Se plantea la hipótesis de que el sistema de escritura evolucionó entre los humanos para registrar transacciones financieras; las primeras tablillas de arcilla que datan de 3000 a. C. son cuentas de registros financieros: las "Cuentas por pagar" de las civilizaciones mesopotámica y egipcia, por así decirlo.
A partir de entonces, el sistema de seguimiento de las interacciones financieras entre proveedores y clientes ha evolucionado a través de Contrugli. sistema de contabilidad de doble entrada, de pacioli legendario sistema de contabilidad, la simplificación del proceso de cuentas por pagar de la industria del transporte de EE. UU. en la década de 1960, hasta los actuales procesos de cuentas por pagar mejorados digitalmente adoptados en todo el mundo.
Aprendamos más sobre Mejores prácticas de cuentas por pagar y el Proceso de Cuentas por Pagar.
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Índice del contenido
- Introducción
- El proceso de flujo de trabajo básico de AP
- Documentos asociados con el proceso AP
- La importancia de la gestión de AP
- La amplitud del proceso de AP
- Desafíos al proceso de AP
- Optimización del ciclo de cuentas por pagar
- Automatización del proceso de gestión de puntos de acceso
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Introducción
Todos los negocios funcionan en ciclos interconectados de ingresos y gastos. Las cuentas por cobrar (AR) se incluyen en el ciclo de ingresos, mientras que las cuentas por pagar se incluyen en los ciclos de gastos y compras asociados.
Las Cuentas por Pagar o Cuenta por Pagar (AP) es la cantidad de dinero que una entidad comercial debe a los vendedores/proveedores por hacer uso de sus bienes/servicios. El Proceso de Cuentas por Pagar es la gestión y ejecución de las obligaciones de pago a corto plazo de la empresa con el vendedor/proveedor.
En términos sencillos, el procesamiento de cuentas por pagar es el proceso responsable de pagar a los proveedores y vendedores por los bienes y servicios utilizados por cualquier empresa. El objetivo del proceso de AP es garantizar la legitimidad y precisión de cualquier pago que se origine en la empresa. Es parte del proceso P2P (procure-to-pay) que cubre todas las actividades desde la adquisición hasta el procesamiento de facturas y los pagos a proveedores.
La mayoría de las empresas tienen un departamento de AP independiente que maneja las facturas/facturas entrantes y los pagos realizados a los proveedores. Las responsabilidades del departamento pueden variar según la naturaleza y el tamaño de la empresa.
El proceso de flujo de trabajo básico de AP
La escala del procesamiento de cuentas por pagar de cualquier organización depende de:
- el número de vendedores/proveedores de servicios que atienden sus necesidades
- la cantidad de pago que se espera realizar en un corto período de tiempo
- los tipos de documentación requerida para validar el proceso de compra
El departamento de AP también puede interactuar con otros departamentos, como el departamento de compras en sus operaciones.
Por ejemplo, una pequeña tienda familiar requeriría solo un procedimiento básico de cuentas por pagar. Un solo libro puede registrar recibos y facturas, en dos columnas: una para las facturas recibidas y otra para los pagos realizados. Aquí el departamento de compras se duplica como el departamento de cuentas por pagar.
Los departamentos de procesamiento de cuentas por pagar de empresas más grandes con más partes interesadas no pueden funcionar en este sistema único de contabilidad. Necesitarían procedimientos que implicaran varios pasos: recibir la orden de compra (PO) del departamento de compras, recibir facturas del proveedor, cotejar los detalles de la orden de compra y la factura, validación, aprobación y pago de facturas al proveedor.
En tales casos, un flujo de trabajo más elaborado se vuelve esencial para administrar de manera eficiente el alto valor y volumen de las transacciones.
Un flujo de trabajo simple del proceso AP incluye los siguientes pasos:
Al final del proceso, la cantidad que era “pagadera” en el primer paso, ya no sería un pasivo. Puede haber intervención procesos que implican ordenes de compra, verificaciones y aprobaciones, pero los cinco pasos básicos son esenciales para evitar errores y fraudes en los gastos.
Documentos asociados con el proceso AP
Dependiendo de la escala de operaciones, los procedimientos de cuentas por pagar de una empresa pueden incluir muchos o todos los siguientes documentos:
Orden de Compra – la PO: La PO es un acuerdo legalmente vinculante emitido por la empresa al vendedor, informando el tipo de producto/servicio pedido y la cantidad y precios acordados. Para las grandes empresas, varias entidades están involucradas en el proceso de orden de compra, incluida la persona/departamento que solicita los bienes/servicios, el departamento de compras, el departamento de cuentas por pagar, el departamento de recepción y el proveedor.
Informe de recepción: El informe de recepción de bienes/servicios es una confirmación de la adquisición del producto/servicio pedido del proveedor. Los detalles del informe de recepción deben coincidir con los de la orden de compra emitida anteriormente.
Factura del proveedor: Simultáneamente o después de la recepción de los bienes solicitados, la empresa recibiría la factura/factura del producto del proveedor de los bienes/servicios. Al final del negocio, se llama la factura del proveedor. El procesamiento de la factura del proveedor es responsabilidad exclusiva del departamento de AP, que verifica los detalles de la factura mediante una comparación triple entre la OC, el informe de recibo y la factura del proveedor y programa los pagos después de la aprobación.
Cupones: los cupones a veces se utilizan para "garantizar" la integridad del proceso de aprobación: es como un índice de los documentos de respaldo como orden de compra, informe de recibo, factura del proveedor, etc. y contiene información sobre aprobaciones, números de casos y otra información relacionada con esa compra en particular.
Estos documentos se mantienen en un archivo "abierto" hasta que el pago se haya procesado por completo, después de lo cual se etiqueta como "cerrado".
Para ilustrar, suponga que un comprador, Buyer Inc., requiere 10 pendrives para la empresa. Emite una orden de compra a su proveedor, Supplier Inc., por los diez artículos, a un precio de, digamos, $15 por pendrive, para ser entregados en cinco días. El departamento de compras genera la orden de compra, una copia de la cual se envía a Supplier Inc., otra al departamento de cuentas por pagar, otra al departamento de beneficiarios y otra para ser retenida por el departamento de compras. Cuando Supplier Inc. suministra los pen drives, ABC Inc., el departamento de compras, prepara un informe de recepción (o un informe de recepción) y el departamento de cuentas por pagar archiva la factura del proveedor. En este punto, el departamento de AP realiza una comparación triple entre la orden de compra, el informe de recepción y la factura de compra para verificar si la descripción, la cantidad, el costo y los términos coinciden en los tres documentos. Una vez que el departamento de AP verifica la coincidencia, se inicia el pago. Es posible que no todas las empresas tengan la coincidencia de tres vías, pero es necesaria una coincidencia de dos vías entre la orden de compra y la factura para evitar la mala gestión de los fondos.
La importancia de la gestión de AP y el flujo de trabajo de cuentas por pagar
La gestión de los procesos de cuentas por pagar es fundamental para el funcionamiento eficiente y sin errores de un establecimiento comercial. Su importancia surge porque:
- Ayuda a pagar puntualmente las facturas, lo cual es importante para la solvencia de la empresa y ayuda a establecer relaciones sanas entre el proveedor y la empresa.
- Los pagos puntuales también evitan cargos atrasados, multas o recargos por pagos atrasados.
- El procesamiento de cuentas por pagar mantiene el gasto excesivo bajo control y evita pagos múltiples/duplicados por el mismo producto/servicio.
- Realiza un seguimiento de las necesidades y compras de la empresa, lo que ayuda a evitar retrasos e interrupciones en el funcionamiento diario de la empresa.
- Consolida todas las acciones de compra para una fácil recuperación.
- El procesamiento de AP elimina el fraude a través de un estricto seguimiento y controles en cada etapa del proceso.
- Ayuda a una mejor gestión del flujo de efectivo al permitir los pagos solo cuando vencen, utilizando la línea de crédito ofrecida por los proveedores, etc.
La amplitud del proceso de AP
El proceso de Cuentas por pagar abarca casi todos los pagos realizados por una empresa por bienes y servicios; La nómina, sin embargo, no es parte del proceso de cuentas por pagar, sino que pertenece a la clase de administración de recursos humanos. La AP mantiene registros de todos los aspectos financieros de las compras realizadas por la empresa, lo cual es crucial para fines de auditoría e impuestos.
Los principales objetivos de la AP son:
- Para garantizar que los pagos sean legítimos y precisos
- Para aprovechar pagos anticipados o descuentos dinámicos.
La integración de controles internos en el proceso de cuentas por pagar, especialmente en los procesos automatizados, elimina los pagos fraudulentos o inexactos al mismo tiempo que garantiza que se contabilicen todas las facturas.
Desafíos al proceso de AP
Algunos desafíos comunes para el procesamiento de AP son:
- Retrasos de tiempo: esto es particularmente cierto con el procesamiento manual de AP porque los documentos en papel deben moverse entre mesas y departamentos. Esto puede causar retrasos en el procesamiento de una factura y en el pago al proveedor. Los retrasos a lo largo del ciclo de la cuenta por pagar pueden convertirse en recibos atrasados de artículos pedidos, mala calificación crediticia, malas relaciones con los proveedores y tarifas/multas.
- Errores de coincidencia: la coincidencia triple es necesaria para garantizar que todas las facturas de los proveedores se paguen correctamente. Las discrepancias pueden ocurrir cuando hay errores de ingreso de datos o información de facturación incorrecta, lo que puede tomar tiempo para identificar o corregir.
- Gestión de excepciones: los departamentos de cuentas por pagar deben lidiar con excepciones tales como información incompleta y no coincidente en las facturas, lo que puede ocasionar costosas demoras.
- Compras innecesarias: La ausencia de controles y puntos de control adecuados en el ciclo de cuentas por pagar puede resultar en compras innecesarias o no autorizadas.
- Fraude y robo: los equipos de AP deben estar constantemente alerta contra el fraude y el robo, tanto dentro como fuera de la empresa.
- Documentos perdidos: el papeleo puede resultar en el extravío y la pérdida de documentos importantes como facturas. Esto puede conducir a una gran cantidad de problemas a lo largo del ciclo de contabilidad por pagar, desde fricciones con el proveedor hasta operaciones retrasadas.
- Pago doble: las inconsistencias e ineficiencias en la documentación pueden hacer que una sola factura se pague dos veces. Los pagos dobles también pueden ocurrir si se utilizan varios programas financieros, en lugar de un solo sistema integrado.
- Puntos ciegos: Los procesos en papel y manuales están asociados con la opacidad que impide que los equipos de AP puedan rastrear el flujo de efectivo de la empresa en tiempo real.
- Outsourcing de cuentas por pagar actividades frente a la automatización de las responsabilidades de AP
Optimización del ciclo de cuentas por pagar
El procesamiento de cuentas por pagar se puede simplificar centralizando todos los documentos AP relevantes y archivándolos para facilitar el acceso. Tal simplificación puede habilitarse mediante la automatización. La automatización tiene los siguientes propósitos:
- Elimina el desorden de papel, lo que reduce el tiempo de procesamiento y las tasas de error.
- Vincula órdenes de compra y facturas con pagos electrónicos, lo que presenta el panorama completo del ciclo de cuentas por pagar
- Ayuda a una mejor gestión de proveedores y prevenir el fraude de proveedores
- Permite la coincidencia de tres vías sin problemas
- Permite la integración del proceso de Cuentas por Pagar con otros sistemas comerciales centrales como ERP y CRM
- Permite configurar múltiples puntos de control en el ciclo de contabilidad por pagar para evitar gastos excesivos o compras innecesarias
- Se pueden configurar advertencias y alarmas cuando se detectan discrepancias en cualquier etapa del flujo de trabajo de cuentas por pagar.
- Permite establecer plazos de pago.
- Permite la generación de informes periódicos para comprender los patrones de gasto de la empresa y prepararse para auditorías e impuestos
Automatización del proceso de gestión de puntos de acceso
Se cree que el flujo de trabajo de cuentas por pagar mejorado digitalmente comenzó en 1978, con Visical, el primer software de hoja de cálculo que podía usarse para la gestión de cuentas. A esto le siguió un software similar que podría ayudar a las empresas a informatizar su contabilidad. Hoy en día, el proceso de cuentas por pagar digital incluye la captura de datos de facturas, la codificación de facturas con la cuenta y el centro de costos correctos, la aprobación de facturas, la conciliación de facturas con órdenes de compra y su registro para pagos.
Una variedad de funciones de uso de software de flujo de trabajo de cuentas por pagar, tales como Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y captura inteligente de datos (IDC) para capturar automáticamente bits clave de datos como el número de orden de compra, la cantidad y la fecha. También utilizan plantillas preestablecidas para convertir todos los documentos asociados con la gestión de AP en versiones digitales.
Más recientemente, todas las tareas contables, incluidas las cuentas por pagar, se están automatizando mediante tecnologías basadas en IA. El aprendizaje automático permite que el sistema AP aprenda de los elementos habituales del proceso y haga sugerencias significativas sobre cómo manejar estos elementos en el futuro. Tal automatización de AI de los procesos de AP puede dar al equipo de AP más tiempo para dedicarse a las funciones analíticas y administrativas que benefician a la empresa.
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