La guía completa para el archivo de documentos

---

¿Cómo funciona el archivo electrónico de documentos?

El archivo de documentos no es una actividad de una sola vez, pero una vez que establezca un proceso comercial adecuado, puede automatizarlo. Veamos cómo funciona el archivo de documentos.

Paso 1: Evaluación inicial

Comprenda sus procesos de documentos actuales. ¿Cómo manejan los documentos esenciales y no esenciales? ¿Tienes un proceso establecido? ¿Se manejan todos los documentos a la vez o el proceso es ad-hoc?

Echa un vistazo a

• ¿Cómo se generan, registran, categorizan y nombran los documentos?
• ¿Cuál es el procedimiento para la digitalización de documentos?
• ¿Cuáles son los requisitos para eliminar o descartar un documento?
• ¿Quién maneja las excepciones de documentos?
• ¿Qué documentos se requieren para una auditoría?

También debe comprender la cantidad de documentos que manejará para tener una idea.

Sobre la base de esta evaluación inicial, trabaja en la redacción de flujos para los procesos.

Paso 2: Identificar metas y roles

Una vez que comprenda los procesos, intente identificar los motivos del archivo de documentos.

• ¿Quiere reducir los costos operativos del manejo de documentos?
• ¿Está haciendo esto para cumplir con las pautas de seguridad de datos?
• ¿Está tratando de optimizar su gestión de registros?
• ¿El equipo ejecutivo está haciendo esto para mejorar la visibilidad de los recursos?

Según los objetivos, puede priorizarlos y modificar los procesos de archivo de documentos. Comprender los roles de las partes interesadas en el proceso.

• ¿Quién supervisará el proceso de archivo de documentos?
• ¿Qué niveles de autorización usará para limitar la entrada a los datos archivados?
• ¿Cómo garantizará el cumplimiento de los empleados?

Paso 3: Implemente un programa de retención

Ahora es el momento de establecer un programa de retención. Básicamente, comprenda los documentos que deben conservarse y los que no.

Debe mantener los informes financieros anuales originales, ya que podrían ser necesarios en el futuro. Investigue las reglas federales, locales, estatales y específicas de la industria que debe seguir.

Por ejemplo, conserve todos los documentos relacionados con el IRS y los impuestos durante al menos siete años.

A continuación, elimine todos los documentos que no requieran ser archivados o que nunca se almacenarán de forma permanente, como catálogos de proveedores, correo no deseado y copias duplicadas. Puede digitalizarlos escaneándolos y extrayendo información usando el software OCR.

Contrate a un proveedor de NAID (Asociación Nacional de Destrucción de Información) para el transporte seguro, la eliminación posterior y la destrucción de materiales para evitar cualquier responsabilidad potencial.

Paso 4: Digitalice archivos en papel

Digitalice archivos en papel para reducir costos, ahorrar espacio y mejorar la organización de documentos.

Puede usar el software OCR junto con un escáner de documentos para ordenar, organizar, etiquetar e indexar archivos para mejorar la capacidad de búsqueda.

Paso 5: Elija un almacenamiento

En caso de que opte por el almacenamiento digital, debe seleccionar entre: cinta, disco y almacenamiento en la nube. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas asociadas con la seguridad a largo plazo, la integridad y la facilidad de acceso por parte del software de gestión de registros.

Paso 6: Automatice con flujos de trabajo de documentos

Una vez que todos los procesos y todas las variables están mapeados, es hora de implementar el proceso.

Una de las ventajas de utilizar un software de gestión de documentos como Nanonets es poder automatizar todos los procesos y configurar notificaciones a las partes interesadas para que no se pierda los archivos de errores. Vea los pasos para crear un flujo de archivo de documentos.

Paso 7: Supervisar y optimizar

Ningún proceso es perfecto al principio. Después de implementar los flujos de trabajo de documentos, obtenga comentarios de las partes interesadas sobre cómo se puede mejorar el proceso.

¿Qué empresas se beneficiarían del archivo de documentos?  

Su empresa debe centrarse en el archivo de documentos si:

• Su empresa se ocupa de una gran cantidad de papeleo con regularidad
• Es posible que necesite acceso a documentos antiguos en el futuro
• Las auditorías son comunes para empresas similares a la suya
• Debe almacenar documentos como parte de los requisitos reglamentarios y de cumplimiento

Si estos factores son relevantes para su empresa, es posible que deba archivar sus documentos.

¿Por qué optar por el archivo electrónico de documentos?

Reduzca costos y ahorre espacio

Ya sea que esté operando una corporación internacional extensa o una nueva empresa incipiente, es importante ahorrar gastos donde sea posible. El archivo de documentos digitales puede permitir esto al liberar espacio y reducir los gastos operativos.

Los documentos limitados que tiene en el sitio para regular, menos dinero y tiempo tiene que gastar en administrarlos.

Mejore el flujo de trabajo y el rendimiento

El archivado adecuado de documentos digitales puede mejorar el rendimiento y el flujo de trabajo de su negocio. Según las estimaciones, no es necesario que hasta el 80 % de los datos de producción estén fácilmente disponibles.

Al archivar estos datos, puede facilitar el acceso al resto de sus datos y mejorar potencialmente su rendimiento.

---

Comience a archivar documentos con Nanonets. ¡Con la confianza de más de 30,000 500 usuarios de más de 30 empresas para automatizar más de 4.9 millones de documentos! Calificado 2 en GXNUMX. ¡Darle una oportunidad! Comienza tu prueba gratuita or agenda una llamada con nosotros.

---

Casos de uso de archivado de documentos

El archivo de documentos es útil para casi todo tipo de empresas. Echemos un vistazo a algunas aplicaciones de la vida real del archivo de documentos en diferentes industrias.  

Los documentos comerciales, como contratos, cartas y documentación de proyectos, pueden acumularse a lo largo de los años, y se producen en grandes cantidades que aumentan los gastos de almacenamiento. Cuando los trabajadores necesitan recuperar datos de estas referencias, la búsqueda manual a través de grandes almacenes de documentos puede llevar horas fuera de su día.

• Servicios Financieros las empresas deben asegurarse de que todos sus documentos estén listos para la auditoría. Aquí es donde el archivo de documentos les ayuda a mantener todos los registros de clientes, recibos de cambio de moneda y otros documentos legales cuando sea necesario.
• Mercado las empresas pueden necesitar guardar toda la información de sus clientes, vendedores y proveedores en caso de discrepancias en el futuro.
• Bufetes de abogados y departamentos legales necesita almacenar todos los contratos, documentos y faxes relacionados con el caso como archivos PDF. Necesitan encontrar rápidamente documentos y cotizaciones mediante etiquetas y búsquedas inteligentes. Ahí es donde el archivo de documentos resulta útil.
• Servicios públicos manejar mucha información día tras día. No todo es relevante ahora, pero deben almacenar toda la información que debe estar disponible en una fecha posterior con solo hacer clic en un botón.
• Empresas pueden optimizar su gestión de documentos con un archivo de documentos eficiente. Al convertir sus documentos en papel en una biblioteca de búsqueda, los empleados pueden reducir el tiempo dedicado a buscar documentos y la digitalización también puede mejorar la visibilidad de los datos.

---

Automatice el archivo de documentos con Nanonets. ¡Extraiga datos de facturas, documentos de identidad o cualquier documento en piloto automático! ¡Comience su prueba gratuita ahora!

---

Archivo de documentos con Nanonets

Nanonets es un software inteligente de gestión de documentos con software de OCR incorporado que puede ayudarlo a convertir todos sus documentos en papel en un formato de búsqueda digital. Nanonets es fácil de usar con un generador de flujo de trabajo de arrastrar y soltar sin código que puede automatizar cualquier proceso de documento manual.

Así es como puede usar Nanonets para archivar sus documentos:

Mapee todo su proceso y las partes interesadas en su proceso

Cree una cuenta en Nanonets y seleccione un modelo de OCR personalizado para crear un modelo de OCR para sus necesidades o también puede seleccionar entre los modelos de OCR pre-entrenados.

Cargue los documentos y entrene el modelo para extraer los datos en el formato que desee.

Una vez que esté satisfecho con el modelo, puede configurar el reenvío automático de todos los documentos a un correo electrónico específico. Ir Flujo de trabajo > Importar > Recibir archivos por correo electrónico

Después de configurar la ingestión de documentos, su modelo de OCR recibirá automáticamente los documentos escaneados y extraerá el texto de los documentos en el formato de su elección.

Puede extraer los datos a la base de datos de su elección eligiendo una opción de exportación del flujo de trabajo.

Puede agregar una sección de aprobación agregando etapas de aprobación, tipos de revisión, reglas para marcar archivos y más.

También puede agregar reglas para mejorar los datos, cambiar el nombre de los archivos, categorizar y ordenar documentos, y más. ¿Necesitas ayuda? ¡Nuestro equipo está aquí para ayudarlo a configurarlo todo!

Dirígete a Nanonets e intenta hacerlo tú mismo ahora. ¡O pide a nuestro equipo que lo haga por ti!

Nanonets es utilizado por más de 30,000 XNUMX profesionales felices para automatizar sus procesos de documentos cada año. Aquí hay una instantánea del rendimiento de Nanonets

Esto es lo que dicen nuestros clientes sobre nosotros.

Si tiene un proceso de archivo de documentos complejo, nuestro talentoso equipo puede ayudarlo a simplificar y automatizar todo el proceso, para que sea eficiente y funcione de acuerdo con sus requisitos. ¿Quiere compartir sus requisitos con nosotros? Configurar una llamada or envianos un email.

---

¿Quiere automatizar la extracción de datos de documentos? Echa un vistazo a Nanonets. Sin código. Plataforma sin complicaciones. Sinicia tu prueba gratis y extraer datos de documentos en piloto automático.

---

Archivado de documentos frente a copia de seguridad de archivos

El archivado de documentos consiste básicamente en hacer una copia de seguridad de un archivo, ¿verdad? Bueno, es un poco diferente.

El proceso de archivado de documentos es solo para documentos pasivos, mientras que las copias de seguridad se construyen para archivos activos utilizados en los sistemas cotidianos.

El objetivo de un archivo de documentos es conservar los documentos originales en caso de que sean necesarios por varios motivos en el futuro, mientras que el objetivo de una copia de seguridad de archivos es conservar una copia de los archivos activos en caso de que los archivos reales se dañen o se pierdan, lo que garantiza el funcionamiento. continuidad.

Veamos más diferencias entre el archivo de documentos y la copia de seguridad de archivos.

	Archivo de documentos	Copia de seguridad de documentos
Objetivo	Almacenamiento a largo plazo de documentos que no se utilizan en este momento	Guardar una copia de los datos recientes en caso de pérdida o corrupción de datos
Usado	Según sea necesario, p. Auditoría	Cuando los datos actuales están dañados o no se cargan
Datos	Guardado como una copia. Los datos no se sobrescriben	Los datos se sobrescriben
Tipo de datos almacenados	Datos originales – ej. Reportes financieros	Duplicado de datos actuales como copia
Velocidad	La velocidad de restauración no es un problema	Debería ser en tiempo real
Término	Almacenamiento a largo plazo	Almacenamiento a corto y medio plazo

Preguntas Frecuentes

¿Por qué digitalizar documentos?

Gestión productiva de documentos: los documentos indexados y digitalizados se pueden exportar a un sistema y almacenar automáticamente en bibliotecas digitales, donde se puede documentar, rastrear y administrar su uso.

Reutilización simple del texto: cuando un tema impreso se restaura en texto editable, se puede modificar y reutilizar en Microsoft Excel o Word, lo que ahorra el tiempo que generalmente se dedica a recrear y volver a escribir documentos.

Capacidad de búsqueda: los documentos, incluidas las palabras clave en los metadatos o el texto, pueden ser detectados por redes de búsqueda electrónica e indicados en segundos.

Acceso simple: los documentos digitales se pueden recuperar del repositorio principal en cualquier momento y distribuirse rápidamente por correo electrónico, eliminando la necesidad de hacer copias impresas.

¿Qué es el software de archivo de documentos?

El software de archivo de documentos convierte los documentos en registros digitales que se pueden archivar, acceder fácilmente y administrar de manera eficiente, lo que ayuda a su institución

ahorre en gastos de almacenamiento, mejore la productividad de los empleados y agilice los procedimientos comerciales.

Adecuadas para el archivo a largo plazo, las listas convertidas son pequeñas con una calidad visual elevada. Se pueden leer en varios dispositivos, acceder fácilmente desde ubicaciones aisladas y archivarse de forma centralizada en archivos electrónicos, bibliotecas digitales o gestión de documentos.

redes Cualquier corporación puede acelerar los procedimientos internos y aumentar la eficiencia al ofrecer un fácil acceso a las copias almacenadas digitalmente con derechos de entrada definidos.

---

U¡Use Nanonets para automatizar el proceso de archivado de documentos y organizar sus archivos en piloto automático!

---