La guía de información privilegiada para las salas de datos: lo que debe saber antes de aumentar

Es hora de que tu startup recaude fondos. Preparas un mazo, practicas tu presentación y comienzas a llegar a los inversores. Si una primera reunión va bien, a menudo termina con una solicitud para compartir su "sala de datos". Pero que is una sala de datos y qué debe incluirse en ella?

¿Qué es una sala de datos?

El término "sala de datos" es un vestigio de la década de 1900, cuando las empresas solían imprimir documentos físicos y presentarlos en salas seguras para que los revisaran los inversores y otros posibles socios. Hoy en día, las salas de datos son virtuales, pero siguen siendo una parte importante del proceso de diligencia. 

Las salas de datos también son una parte clave de la preparación para otros eventos de liquidez como las OPI o los SPAC, pero aquí nos enfocamos en la importancia de las salas de datos al recaudar capital de riesgo. Esto es lo que los fundadores necesitan saber, incluidos los datos que los inversores esperan ver, los documentos que no necesidad y banderas rojas a tener en cuenta.

Sala de datos 101

Para empezar, una sala de datos es una colección de documentos que ayuda a los inversores a ponerse al día con su negocio. El objetivo de una sala de datos es brindar a los inversionistas la información que necesitan para hacer su debida diligencia en su empresa (y eventualmente escribir un memorando de inversión para discutir con el resto de su equipo). Aquí están las cinco cosas principales que recomendamos, incluyendo:

1. Plataforma de presentación. ¡Esta podría ser una publicación completamente separada! Como mínimo, la plataforma debe incluir la tesis de su empresa, la visión del producto, el panorama competitivo, la tracción y el equipo, así como una hoja de ruta aproximada o un plan sobre cómo utilizará los fondos. 

2. Mesa de gorras. Esto debería mostrar a los inversores actuales en su empresa, cuánto han invertido y cuánta propiedad tienen. Carta tiene algunos grandes plantillas gratuitas. 

3. Pérdidas y ganancias históricas y quemar. Esto debería mostrar la ruta desde los ingresos brutos hasta los ingresos (pérdidas) netos y la salida de efectivo mensualmente. Asegúrese de desglosar los diferentes tipos de ingresos (si corresponde) y todos sus costos principales. También es útil agregar su saldo de efectivo, si no incluye un balance general y un estado de flujo de efectivo.

4. Datos de uso. Estos datos variarán según el tipo de empresa (más adelante entraremos en detalles sobre métricas más específicas), pero querrá incluir datos que ilustren lo siguiente:

• Crecimiento: ¿Cómo está escalando su base de usuarios con el tiempo, tanto en términos de suscripciones como de usuarios activos? 

• Canales de adquisición: ¿Dónde estás adquiriendo usuarios? ¿Cuánto te cuesta cada uno de estos canales?

• Compromiso:  ¿Con qué frecuencia los usuarios interactúan con el producto? ¿Cuánto tiempo dedican a ello y qué están haciendo?

• Retention: ¿Cómo se retienen los usuarios a lo largo del tiempo? Esto generalmente toma la forma de cohortes mensuales y analiza tanto la cantidad de usuarios como el gasto. Dependiendo de la frecuencia de uso natural del producto, también podemos buscar una retención diaria o semanal. Nos sumergiremos en esto más adelante para las aplicaciones sociales. 

5. LTV/CAC y periodo de recuperación. Para muchas empresas de consumo, los inversores buscan la respuesta a una pregunta simple: "¿Estás ganando dinero con el cliente promedio, después de tener en cuenta los costos de adquisición y servicio?" Aquí es donde entra en juego el LTV (valor de por vida)/CAC (costo de adquisición del cliente). El LTV es una medida de la ganancia de contribución generada durante la vida del cliente. La utilidad de contribución es diferente del margen bruto: incorpora otros costos variables como ventas y marketing que no están incluidos en COGS. Un LTV/CAC > 1 indica que ganarás dinero con ese cliente, ya que la ganancia generada por el cliente supera el costo de adquirirlo.

Para CAC en esta ecuación, recomendamos usar CAC combinado, aunque también puede ser un ejercicio valioso para hacer con CAC pagado, ya que le da una idea de si sus esfuerzos de marketing pagados son rentables. 

LTV es a menudo más difícil de calcular. Es probable que deba estimar cuánto tiempo un cliente retendrá su producto y cuánto gastará con el tiempo. Recomendamos utilizar datos históricos para guiar estas decisiones y establecer claramente sus suposiciones para que los inversionistas las entiendan. 

También analizamos el período de recuperación, que es una medida de cuánto tarda la ganancia generada por el cliente en "reembolsar" el costo de adquisición. El numerador aquí será el costo de adquisición del cliente. El denominador será una medida de la ganancia: ya sea el margen bruto, suponiendo que no tenga costos variables indirectos además de las ventas y el marketing, o el margen de contribución sin incluir las ventas y el marketing.

En casos excepcionales, puede recibir una entrada de efectivo antes de reconocer los ingresos, lo que puede acortar su período de recuperación. El ejemplo anterior de la aplicación de suscripción se vería diferente si un cliente comprara un plan anual: el pago inicial produce un período de recuperación de <1 mes.

¿ no deberían incluyes?

Construir una buena sala de datos es un acto de equilibrio. Desea brindar la información que necesitan los inversionistas, pero no desea perder su propio tiempo reuniendo documentos o datos que no van a ver.

Aquí hay cinco cosas que a menudo vemos en las salas de datos pero que no recomendaríamos incluir, a menos que un inversor las solicite específicamente: 

1. Organigrama y/o biografías del equipo. Definitivamente queremos entender los antecedentes del equipo fundador y otros ejecutivos, pero generalmente usamos LinkedIn para esto.

2. Proyecciones financieras detalladas de 3 a 5 años. Esto puede ser controvertido, pero a menudo es difícil modelar las finanzas prospectivas para las empresas de consumo en etapa inicial. Nos encanta escuchar los hitos clave que espera alcanzar en los próximos 12 a 18 meses (y lo que necesitará para lograrlo), pero no esperamos un modelo completo. 

3. Declaraciones de impuestos, auditorías y documentos legales como contratos de arrendamiento de oficinas o cartas de oferta de empleados. ¡No somos abogados ni contadores! Si tenemos una inquietud, solicitaremos los documentos que necesitamos.

4. Actas de las reuniones de directorio. A menos que tengamos una pregunta específica, por lo general no analizamos minuciosamente las actas de estas reuniones (y de todos modos tienden a estar muy redactadas). Sin embargo, normalmente echamos un vistazo a las cubiertas de tablero si están disponibles. 

5. Dimensionamiento del mercado. Haremos nuestro propio trabajo dimensionando el mercado. Hay casos excepcionales en los que es posible que desee incluir esto (por ejemplo, si se encuentra en un mercado oscuro y es difícil encontrar datos disponibles públicamente).

Salas de datos por categoría

Las métricas específicas que los inversores quieren ver variarán según su modelo de negocio. A continuación, describimos las métricas clave que nos gusta ver para las categorías de inicio que normalmente observamos. Tenga en cuenta que para cada uno de estos elementos, los inversores generalmente quieren tener una idea de cómo han cambiado con el tiempo (si es que han cambiado), no solo el estado actual. 

Mercados (por ejemplo, Airbnb, Instacart)

• Transacciones, GMV e ingresos netos 
• Nuevos vendedores y compradores mensuales agregados a la plataforma 
• Vendedores y compradores activos 
• CAC en ambos lados del mercado 
• retención GMV y retención de usuarios para cohortes de compradores y vendedores 
• Concentración de GMV cada mes en los principales compradores y vendedores 

Aplicaciones sociales (por ejemplo, Snap, Facebook)

• DAU, WAU y MAU
• Cohortes de retención diaria: retención D1, D7, D30, D60, D90
• Cohortes de retención semanal: retención W1, W2, W3, W4, W6 
• Adquisición dividida mensualmente entre usuarios orgánicos y pagos, y CAC pagado
• Tiempo empleado y tiempo de sesión por usuario 

Suscripciones (por ejemplo, Calm, Noom) 

• Usuarios gratuitos activos mensuales y suscriptores pagos
• MRR y margen bruto
• Tasas de conversión para cada paso en el flujo: instalación, registro, prueba, usuario que paga
• Adquisición dividida mensualmente entre usuarios orgánicos y pagos, y CAC pagado
• % de usuarios en cada tipo de plan (por ejemplo, mensual frente a anual) 
• Cohortes de retención mensual: retención de usuarios pagados (% de usuarios que aún pagan por una suscripción en X meses) y retención de usuarios activos (% de usuarios que aún usan la aplicación en X meses) 

Comercio electrónico (por ejemplo, sidra, Rothy's)

• Tráfico web mensual, número de compradores, número de compras y volumen de transacciones. (Hay submétricas que surgirán de esto, como la tasa de conversión y AOV)
• Tasa de retorno
• Tasa de repetición de clientes y frecuencia de recompras
• Margen bruto y margen de contribución
• % de nuevos clientes por canal de adquisición
• CAC, LTV estimado y período de recuperación

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si mi empresa está en prelanzamiento?

En este caso, una sala de datos generalmente incluye una plataforma, información sobre su equipo y una hoja de ruta de lo que le gustaría lograr antes de la próxima ronda. Si tiene una versión beta o ha realizado una prueba piloto del producto, incluir datos sobre eso también puede ser útil. 

Nunca trabajé en un banco de inversión. ¿Cómo construyo un modelo financiero?

¡Esta bien! No esperamos que los fundadores sean genios de Excel. Comience con la identificación de los impulsores clave de valor para su negocio. Por ejemplo, podrían ser usuarios nuevos, retención mensual e ingresos promedio por usuario. Luego intente proyectar cómo se verían estas métricas en el futuro, utilizando sus datos históricos como guía.

En la mayoría de los casos, sus proyecciones no deberían ser muy diferentes de los datos históricos. Si las MAU han crecido ~20 % intermensual durante los últimos seis meses, probablemente no sea realista suponer un crecimiento intermensual del 200 % para el próximo año. Sin embargo, hay algunos casos en los que es razonable suponer que sus métricas mejorarán a escala; por ejemplo, muchas empresas de entrega ven caer el costo por entrega a medida que su red se vuelve más densa.

En una nota relacionada, asegúrese de tener bastante confianza en su capacidad para lograr sus proyecciones. Si un inversionista pasa su ronda actual pero quiere volver a conectarse para rondas posteriores, quiere poder decir que superó o excedió su plan.

¿Cuándo debo tener listo el data room de mi startup?

Si es posible, intente tener su sala de datos preparada antes de iniciar oficialmente su recaudación de fondos. Armar una sala de datos puede ayudarlo a prepararse para atraer a los inversores. Probablemente usará los datos en su mazo y saldrá con una mejor comprensión de sus números. 

Tener una sala de datos lista con anticipación también mantendrá en movimiento su proceso de recaudación de fondos. Considéralo un trabajo en progreso, ya que probablemente agregarás más a medida que recibas preguntas de los inversionistas. 

¿Cuáles son algunas señales de alerta que debo tener en cuenta?

No esperamos que las salas de datos sean perfectas, pero hay un par de cosas que pueden sorprender a los inversores: 

• Números que no son consistentes con lo que hay en la baraja. Por ejemplo, su mazo dice $2 millones en ARR, pero su modelo muestra $1.5 millones.
• Números que no son consistentes entre pestañas u hojas de cálculo. Una forma de solucionar esto es crear un modelo integral (en lugar de muchas hojas de cálculo diferentes) y vincularlo entre pestañas, de modo que si cambia una métrica en un lugar, cambia en todas partes.
• Datos financieros históricos limitados. Por ejemplo, solo muestra tres meses de datos cuando su empresa tiene tres años, o muestra ingresos trimestrales pero no mensuales. Y asegúrese de que quede claro dónde terminan los históricos y dónde comienzan las proyecciones futuras resaltando las proyecciones en un color diferente o agregando una (A) después de los datos reales y una (P) después de las proyecciones.
• Métricas presentadas selectivamente. Cuando presente datos de retención o compromiso, no seleccione sus mejores cohortes de usuarios. Incluya los datos completos, aunque también nos gusta ver "puntos brillantes" (p. ej., "los usuarios que agregan más de 5 amigos pasan 20 minutos en la aplicación todos los días"). 

Cuando se construye de manera efectiva, una sala de datos es una gran oportunidad para aumentar la historia y la visión detrás de su negocio con los "recibos" de lo que ha logrado hasta la fecha.

Publicado el 25 de agosto de 2022