Administración de gastos, en esencia, es el proceso metódico mediante el cual una empresa rastrea, verifica y procesa todos los gastos financieros incurridos en sus operaciones.
Esto abarca las tareas cruciales de
- registrar los gastos.
- garantizar que los gastos se alineen con las políticas de la empresa.
- garantizar que los gastos sean aprobados por las personas adecuadas.
- analizar los gastos para mejorar la supervisión fiscal y la planificación estratégica.
- salvaguardar una empresa de errores, fraudes y pesadillas de cumplimiento.
En esencia, es el arte y la ciencia de asegurarse de que cada centavo gastado por su empresa no sólo cuente sino que se contabilice.
Imagine un mundo donde las Grandes Pirámides se construyeron sin herramientas de medición, una hazaña de precisión basada puramente en conjeturas. Parece inverosímil, ¿verdad? Sin embargo, así es como muchas empresas todavía abordan la gestión de gastos, un aspecto crítico pero a menudo subestimado de sus operaciones. En el entorno empresarial actual, la gestión de gastos desempeña un papel fundamental en la configuración del panorama financiero de las empresas, grandes y pequeñas.
En este blog, profundizaremos en el mundo de la gestión de gastos y exploraremos los siguientes temas.
- necesidad de gestión de gastos
- evolución y estado actual de la gestión de gastos
- ¿Cómo empezar con la gestión de gastos?
- ¿Cómo crear una política de gastos?
- ¿Cómo implementar la gestión de gastos?
- estudios de caso sobre la implementación de la gestión de gastos
- comparación del mejor software de gestión de gastos
- cultura corporativa y gestión de gastos
- tendencias futuras en la gestión de gastos
- Recursos adicionales
Necesidad de gestión de gastos
Seamos realistas, en el mundo de las finanzas en constante evolución, administrar los gastos no es sólo una buena idea: es una táctica de supervivencia. Quiero decir, piénsalo. Con negocios cada vez más complejos y mercados más volátiles, el tipo con control en su billetera es quien toma las decisiones. No se trata sólo de ahorrar dinero; se trata de gobernanza financiera estratégica.
Ahora podría estar pensando: "Tenemos esto cubierto con nuestras confiables hojas de cálculo y auditorías trimestrales". Pero no nos engañemos. Los métodos tradicionales son tan efectivos como la puerta mosquitera de un submarino cuando se trata del dinamismo del ecosistema financiero actual. Necesitamos algo más, algo que no sólo registre los gastos sino que también nos brinde información y previsión.
Tomemos un ejemplo práctico. Imagine una empresa de tecnología de tamaño mediano, llamémosla "InnovateX". Les está yendo bien, están creciendo rápidamente y su producto es un éxito. Pero aquí está el truco: su gestión financiera está estancada en la última década. Están utilizando procesos manuales y, francamente, el seguimiento de sus gastos es un desastre.
Indique la entrada de una solución integral de gestión de gastos. Con un sistema sólido implementado, InnovateX no solo podría controlar sus gastos sino también aprovechar estos datos para tomar decisiones estratégicas.
Por ejemplo, descubren que están gastando demasiado en servicios de proveedores, algunos de los cuales se superponen. O se dan cuenta de que sus gastos de viaje están por las nubes porque carecen de una política para reservar opciones de viaje rentables. Con estos conocimientos, InnovateX puede renegociar contratos de proveedores, optimizar servicios e implementar una nueva política de viajes.
InnovateX comienza a ahorrar dinero, claro, pero también se vuelve más eficiente, más ágil y mejor posicionado para invertir en oportunidades de crecimiento. Pasan de jugar a la defensiva con sus finanzas a jugar a la ofensiva.
Veamos cómo InnovateX, o cualquier otra empresa que adopte las mejores prácticas y soluciones de gestión de gastos, puede abordar de forma eficaz los problemas tradicionales de gestión de gastos:
- Los datos en tiempo real son los reyes: En el acelerado mundo empresarial, tomar decisiones basadas en los datos del último trimestre es como conducir por el espejo retrovisor. La gestión de gastos moderna proporciona información en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre la marcha. InnovateX implementó un sistema de gestión de gastos basado en la nube que proporcionaba informes en tiempo real. Esto permitió a su equipo de finanzas detectar un aumento repentino e inexplicable en los gastos de marketing y abordar rápidamente el problema, evitando que se sobrepasara el presupuesto.
- La contención de costos no es opcional: La gestión eficaz de gastos ayuda a las empresas a identificar y eliminar gastos innecesarios. Al analizar sus datos de gastos, InnovateX identificó que estaban pagando de más por suministros de oficina de un proveedor de larga data. Negociaron mejores tarifas y exploraron opciones más rentables, lo que generó importantes ahorros anuales.
- Prevención del fraude: más vale prevenir que curar: Sin un sistema sólido de gestión de gastos, su negocio es como una casa con las puertas abiertas. Es una invitación abierta a los estafadores. Un buen sistema puede detectar irregularidades y evitar fugas financieras. InnovateX introdujo flujos de trabajo automatizados de aprobación de gastos y detección de anomalías. Este sistema detectó un patrón inusual de compras pequeñas y frecuentes por parte de un empleado, descubriendo un caso menor de fraude de gastos que se resolvió rápidamente.
- Cumplimiento normativo: no se meta con la ley: La gestión automatizada de gastos garantiza que siempre estará del lado correcto de la ley, evitando costosos obstáculos legales. Con regulaciones en constante cambio, gestionar el cumplimiento manualmente es como hacer malabarismos con dinamita. InnovateX adoptó un sistema de gastos que se actualizaba automáticamente con los últimos requisitos fiscales y regulatorios, garantizando el cumplimiento y evitando una posible multa considerable debido a una regulación fiscal pasada por alto.
- Hacer un presupuesto no es un juego de adivinanzas: La gestión de gastos convierte la elaboración de presupuestos en una ciencia y no en un juego de adivinanzas. Al analizar los patrones y tendencias de gasto, las empresas pueden pronosticar con mayor precisión y asignar recursos de manera más efectiva. Utilizando datos históricos de gastos, InnovateX pronosticó con precisión su gasto en TI para el próximo año, evitando un déficit presupuestario a mitad de año que los había afectado anteriormente.
- El trabajo manual requiere mucho tiempo y es propenso a errores: Un sistema de gestión de gastos eficiente simplifica los procesos, reduce las tareas manuales y mantiene a su equipo enfocado en lo que mejor saben hacer, no en completar informes de gastos. InnovateX utilizó la aplicación móvil basada en OCR que ofrece su software de gestión de gastos para generar informes de gastos, que captura datos directamente de los recibos y los completa en el sistema de gestión de gastos. Esto redujo el tiempo que los empleados dedicaban a los informes de gastos, elevando la moral y reduciendo los errores.
- Toma de decisiones estratégicas: Información es poder. Al proporcionar información detallada sobre dónde y cómo se gasta el dinero, los sistemas de gestión de gastos permiten a las empresas tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento y la eficiencia. El liderazgo de InnovateX utilizó datos de gastos para decidir trasladar una parte de su presupuesto publicitario de los medios tradicionales a los canales digitales, lo que resultó en un mayor retorno de la inversión, como lo indica el análisis de gastos de ventas y marketing.
- La visibilidad conduce a la rendición de cuentas: Cuando los empleados saben que los gastos están siendo monitoreados y analizados, se genera un gasto más responsable. No se trata de microgestión; se trata de crear una cultura de responsabilidad. InnovateX notó un cambio cultural en el que los empleados se volvieron más conscientes de sus gastos, lo que llevó a una reducción de los gastos no esenciales, como los almuerzos de negocios excesivos.
- Escalabilidad: crecer sin los dolores del crecimiento: Un sistema sólido de gestión de gastos puede crecer con su negocio, garantizando que la gestión financiera no se convierta en un cuello de botella. Cuando InnovateX abrió una nueva oficina en otro país, el sistema ya era capaz de manejar gastos multidivisa y diferentes regímenes fiscales.
- La conclusión: todo se trata de los billetes verdes: Al final del día, lo que importa es el resultado final. La gestión eficaz de los gastos contribuye directamente a la rentabilidad. El enfoque centrado de InnovateX en la gestión de gastos condujo a una reducción del 15 % en los costos de viaje, lo que impulsó directamente su rentabilidad.
Por lo tanto, aplicar la gestión de gastos en su negocio genera beneficios tangibles, mejora la eficiencia operativa, el cumplimiento y, en última instancia, contribuye a la salud financiera de la empresa.
Evolución y estado actual
El viaje de la gestión de gastos es una historia de evolución que refleja la historia más amplia del desarrollo empresarial. Desde los días de los libros contables y los montones de recibos en papel hasta la era moderna de las soluciones de software, la gestión de gastos ha atravesado un viaje transformador. En la última década, la llegada de la IA y la computación en la nube ha revolucionado este campo. Atrás quedaron los días de la laboriosa entrada manual; Hoy en día, un recibo puede pasar de un bolsillo a un libro de contabilidad digital en cuestión de segundos.
El mercado de gestión de gastos es un mercado repleto de actividad, lleno de innovación y que crece más rápido que una startup de Silicon Valley con esteroides. Según un informe reciente, Se prevé que el mercado mundial de software de gestión de gastos crezca significativamente en los próximos cinco años., impulsado por un aumento en la demanda de soluciones financieras automatizadas e integradas.
Empresas como Nanonets, SAP Concur, Expensify y Coupa están a la cabeza, transformando el panorama con soluciones de vanguardia que hacen que la gestión de gastos parezca un paseo por el parque. Sus contribuciones van desde análisis basados en inteligencia artificial hasta integraciones perfectas con sistemas de contabilidad, remodelando la forma en que las empresas manejan sus gastos.
Pero lo verdaderamente fascinante es la adopción generalizada de estas soluciones. Desde los conglomerados en expansión hasta las bulliciosas nuevas empresas, empresas de todos los sectores se están subiendo al tren de la gestión de gastos. Esta no es una tendencia limitada a los sectores financiero o tecnológico; es un movimiento interindustrial. Minoristas, fabricantes, proveedores de atención médica: lo que sea, todos reconocen la necesidad de soluciones eficientes de gestión de gastos.
Desafíos en la gestión de gastos
Las empresas que buscan implementar la gestión de gastos en un flujo de trabajo manual tradicional se enfrentan inmediatamente a una gran cantidad de desafíos. Veamos los desafíos que enfrenta con mayor frecuencia una empresa que busca implementar la gestión de gastos.
- Los datos manuales generan errores y desperdician tiempo y recursos humanos valiosos. Una montaña de recibos, horas dedicadas a la entrada manual de datos y el inevitable error humano que se produce: es una receta para el desastre financiero.
- Luego está el gigante del cumplimiento de políticas. Garantizar el cumplimiento tanto de las políticas corporativas como de los mandatos regulatorios es como caminar sobre la cuerda floja. Un desliz y estarás en un mundo de caos en materia de cumplimiento. Aquí es donde tropiezan muchas empresas, que luchan por mantenerse al día con las regulaciones y políticas internas en constante cambio.
- Y no nos olvidemos de las cuestiones de integración. En un mundo donde su sistema de gestión de gastos necesita comunicarse con su software de contabilidad, su sistema ERP y tal vez incluso su CRM, la integración es clave. Pero lograr una integración perfecta suele ser más fácil de decir que de hacer. Las empresas con frecuencia luchan por lograr que sus sistemas funcionen en armonía, lo que a menudo genera silos de datos e ineficiencias operativas.
- Las aprobaciones manuales son ineficientes y conducen directamente a pagos retrasados de multas e ineficiencias operativas. Los aprobadores a menudo desconocen el contexto de los gastos que deben aprobarse, y los engorrosos flujos de trabajo de aprobación provocan retrasos. La intervención humana en las aprobaciones puede generar incumplimiento de plazos, multas y mayores cargas administrativas, lo que hace que la automatización sea una alternativa más eficiente para optimizar los flujos de trabajo y garantizar transacciones oportunas.
- Garantizar pagos fluidos a vendedores, empleados y proveedores puede ser un desafío. Los pagos retrasados o incorrectos pueden provocar relaciones tensas, sanciones financieras y una reputación empresarial empañada. Además, para las empresas que operan a nivel internacional, gestionar los gastos en múltiples monedas puede resultar complicado. El manejo de tipos de cambio, el cumplimiento de regulaciones extranjeras y la conciliación de transacciones en múltiples monedas requieren herramientas y experiencia especializadas.
- Tratar con múltiples proveedores de software de gestión de gastos, procesamiento de pagos y otros servicios relacionados puede resultar complejo. Coordinar y gestionar estas relaciones de forma eficaz puede ser un desafío en sí mismo.
- A medida que las empresas crecen, sus necesidades de gestión de gastos pueden aumentar. Garantizar que la solución de gestión de gastos elegida pueda ampliarse para adaptarse a mayores volúmenes de transacciones, empleados adicionales y operaciones en expansión es esencial para el éxito a largo plazo.
- Administrar y almacenar recibos digitales, facturas y otros documentos relacionados con gastos puede resultar abrumador. Mantener un seguimiento de auditoría completo y de fácil acceso es esencial para el cumplimiento y la transparencia. Esto incluye registrar todos los cambios y aprobaciones relacionados con los gastos y tener la documentación adecuada disponible para las auditorías.
- Generar información significativa a partir de datos de gastos es esencial para tomar decisiones informadas. Configurar capacidades sólidas de análisis e informes, comprender los datos y traducirlos en inteligencia procesable puede resultar complejo, especialmente para empresas con grandes volúmenes de datos de gastos.
Innovaciones tecnológicas en la gestión de gastos
La automatización y la IA han venido a nuestro rescate. Exploremos cómo estos avances de vanguardia están revolucionando la gestión de gastos.
Automatización: el nuevo caballo de batalla de la gestión financiera
Bienvenido a la era de la automatización, donde los informes de gastos se crean solos, los envíos son muy sencillos y las aprobaciones no requieren un esfuerzo hercúleo. La automatización en la gestión de gastos es como tener a tu lado un mago financiero que trabaja 24 horas al día, 7 días a la semana, sin pausa para el café. Ha transformado la monótona tarea de crear informes de gastos en un proceso simplificado y sin errores. Ahora, los empleados toman una fotografía de sus recibos y listo, los datos mágicamente llegan a los informes. Las aprobaciones que antes llevaban días ahora se realizan en tiempo real, lo que garantiza un flujo de caja fluido y empleados satisfechos. No se trata sólo de ahorrar tiempo; se trata de redefinir la eficiencia.
Soluciones móviles y en la nube: gestión de gastos a su alcance
Finalmente, hablemos de los héroes anónimos: las soluciones móviles y en la nube. En un mundo donde los negocios ocurren en todas partes, ¿por qué la gestión de gastos debería estar encadenada a un escritorio? Las plataformas basadas en la nube significan que los datos financieros están siempre a su alcance, seguros y actualizados. Y con las aplicaciones móviles, los gastos se pueden gestionar sobre la marcha: desde el asiento trasero de un taxi o desde la sala de embarque de un aeropuerto. Esta movilidad y flexibilidad no son sólo comodidades; son necesidades en un mundo que nunca deja de moverse.
Integraciones: tus aplicaciones ahora pueden comunicarse entre sí
Las integraciones son herramientas esenciales que hacen que la gestión de gastos sea aún más eficiente. Conectan sus aplicaciones y garantizan la sincronización de datos en tiempo real entre sus aplicaciones y bases de datos. Sólo para enumerar algunos, ahora puede...
- Vincule sus correos electrónicos y otras aplicaciones a su sistema de gestión de gastos para una ingesta fluida de facturas, facturas y recibos de gastos. Un sistema basado en OCR puede extraer datos directamente de sus documentos de gastos e ingerir los datos en formato estructurado.
- Vincule su sistema de gastos con software de contabilidad como QuickBooks o Xero para un flujo de datos fluido y una reducción de errores.
- Optimice los reembolsos integrándolos con el software de recursos humanos y nómina para un proceso más fluido.
- Integre con herramientas de proyectos como Trello para asignar gastos con precisión a proyectos específicos.
Pagos sin interrupciones: pagos directos que son más rápidos, rentables y seguros
Los pagos ahora se pueden realizar directamente a través de su software de gestión de gastos. Estos sistemas ahora ofrecen amplias funcionalidades para que los pagos sean fluidos.
- Puede elegir entre transferencias ACH, tarjetas de crédito, transferencias bancarias y pagos con billetera a nivel mundial. Utilice un calendario de pagos automatizado o pague según sus propios términos.
- Algunas plataformas como Nanonets ofrecen pagos globales en múltiples monedas sin cargos adicionales.
- Puede integrarse perfectamente con su cuenta bancaria existente y comenzar a enviar pagos en minutos, e incluso configurar sus cuentas de proveedor directamente en la plataforma, de modo que todo lo que necesita hacer es hacer clic en "Pagar".
Análisis de datos impulsado por IA: el cerebro detrás de las operaciones
Éstas no son sólo palabras de moda; son la columna vertebral de la gestión de gastos moderna. La IA se sumerge en el mar de datos financieros, analiza patrones de gasto y extrae información que haría que incluso el contador más experimentado levantara una ceja. Estos algoritmos detectan anomalías, señalan posibles fraudes e incluso aprenden a predecir tendencias de gasto futuras.
BUENAS PRÁCTICAS
Analicemos cómo empezar a pensar e implementar la gestión de gastos para su negocio.
Seguimiento de gastos estratégicos
La base de una gestión eficaz de los gastos es el principio de un seguimiento meticuloso. Es necesario contabilizar cada centavo gastado, no sólo para cumplir con las normas, sino también para obtener información valiosa sobre los patrones de gasto. Este nivel de detalle ayuda a elaborar presupuestos y previsiones, y a identificar áreas de ahorro de costes.
Las herramientas y el software modernos han revolucionado este aspecto de la gestión de gastos. Plataformas como Nanonets ofrecen procesos optimizados para capturar y categorizar gastos, lo que hace que sea más fácil que nunca mantener registros completos.
Auditorías y revisiones periódicas
Otro pilar de las mejores prácticas en la gestión de gastos es la realización periódica de auditorías y revisiones. Aquí es donde el asunto financiero entra en juego. Las auditorías no se tratan sólo de cumplimiento; se trata de garantizar la integridad de los informes financieros.
La mejor práctica aquí implica establecer un cronograma regular para las auditorías, utilizando una combinación de recursos internos y externos para garantizar la objetividad. El objetivo es identificar cualquier discrepancia, posible fraude o ineficiencias. Este escrutinio continuo no sólo protege contra la mala gestión financiera sino que también refuerza una cultura de rendición de cuentas.
Aprovechamiento de la tecnología
Estamos en una época en la que la tecnología es un aliado en casi todas las funciones empresariales y la gestión de gastos no es una excepción. La IA, el aprendizaje automático y la automatización no son sólo palabras de moda; son herramientas que pueden simplificar y mejorar drásticamente la eficiencia de los procesos de aprobación y presentación de informes de gastos.
Estas tecnologías pueden automatizar tareas mundanas, detectar anomalías e incluso predecir patrones de gasto futuros, lo que permite una planificación financiera más estratégica. La adopción de este tipo de herramientas ya no es un lujo sino una necesidad para las empresas que buscan seguir siendo competitivas y financieramente sólidas.
Garantizar la alineación de las políticas
Por último, el eje de una gestión eficaz de los gastos es garantizar que todas las prácticas se alineen con la política de la empresa. No basta con tener una política bien redactada; debe ser un documento vivo que se refleje en cada transacción de gastos.
En este caso, la tecnología desempeña un papel fundamental a la hora de hacer cumplir las normas. Con las herramientas adecuadas, se pueden detectar infracciones de políticas en tiempo real, se pueden agilizar las aprobaciones y se pueden gestionar las excepciones de forma más eficaz. Esta alineación garantiza que la estrategia financiera de la empresa se aplique de forma coherente en todos los niveles, lo que lleva a una gestión financiera más cohesiva y eficaz.
Política de Gestión de Gastos
Ahora que conocemos adecuadamente el panorama de la gestión de gastos, el siguiente paso es crear una política de gastos.
Una política de gastos bien elaborada sirve como carta de navegación, guiando a los empleados a través de las aguas, a menudo turbias, del gasto empresarial, al tiempo que garantiza que el barco financiero de la empresa mantenga su rumbo.
Veamos cómo crear uno.
El papel de una política de gastos va más allá de las meras reglas; se trata de marcar la pauta sobre cómo una empresa maneja sus finanzas. Una buena política logra un delicado equilibrio entre flexibilidad y control. Debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las diversas necesidades de un entorno empresarial dinámico, pero lo suficientemente estricto para proteger a la empresa contra gastos innecesarios y posibles fraudes.
Elementos clave de una política eficaz
Toda política de gastos eficaz debe tener ciertos elementos no negociables:
- Definiciones claras: ¿Qué constituye un “gasto”? Esto puede parecer elemental, pero la ambigüedad lleva a la confusión. Defina claramente lo que los empleados pueden y no pueden reclamar como gastos comerciales.
- Límites de gasto: Establezca límites claros. Esto podría variar según la función, el departamento o el tipo de gasto. Se trata de crear límites dentro de los cuales los empleados puedan operar de forma autónoma.
- Procesos de aprobación: Establecer quién autoriza los gastos y el flujo de trabajo para su aprobación. Esto ayuda a mantener un sistema de controles y contrapesos.
- Requisitos de recibo y documentación: Especificar la documentación necesaria para acreditar los gastos.
Personalización según las necesidades empresariales
No hay un modelo único que sirva para todos en la creación de políticas de gastos. Una startup con un puñado de empleados podría necesitar una política más sencilla en comparación con una corporación multinacional. Por ejemplo, una startup tecnológica podría destinar más a suscripciones de software, mientras que una empresa de fabricación podría centrarse en gastos de viaje y entretenimiento para clientes. Adaptar su política a las necesidades y cultura específicas de su negocio es crucial para su efectividad y adopción.
Transparencia y Accesibilidad
Una política guardada bajo llave en un archivador o enterrada en un manual del empleado es prácticamente inexistente. Haga que su política de gastos sea fácilmente accesible: publíquela en su intranet, inclúyala en los materiales de incorporación o incluso intégrela en su software de gestión de gastos.
Actualización y evolución de políticas
La única constante en los negocios es el cambio. A medida que su empresa crece, surgen nuevas tecnologías y evoluciona el entorno empresarial, también debería hacerlo su política de gastos. Las revisiones y actualizaciones periódicas garantizan que su política siga siendo relevante y eficaz. Esto podría significar adaptarse a las nuevas leyes fiscales, adaptarse a categorías de gastos emergentes, como configuraciones de trabajo remoto, o integrar nuevas soluciones tecnológicas.
Promoción de una cultura de cumplimiento
La cultura es el ecosistema en el que las políticas prosperan o se marchitan. La creación de una cultura que valore el cumplimiento comienza desde arriba. Cuando la dirección predica con el ejemplo, sienta un precedente. Discutir periódicamente la importancia de la gestión de gastos en las reuniones de equipo, celebrar ejemplos de buen cumplimiento y discutir abiertamente los desafíos puede ayudar a fomentar un entorno en el que se valore el cumplimiento.
Monitoreo y retroalimentación
El monitoreo continuo no se trata de jugar al “hermano mayor”; se trata de brindar soporte continuo y garantizar que el sistema funcione según lo previsto. El uso de tecnología para el monitoreo puede hacer que esta tarea sea menos desalentadora. El software de gestión de gastos con alertas y análisis en tiempo real puede ayudar a identificar patrones que pueden indicar incumplimiento o áreas donde podría ser necesaria capacitación adicional.
Los circuitos de retroalimentación son igualmente importantes. Alentar a los empleados a brindar comentarios sobre el proceso de gestión de gastos puede revelar ideas sobre posibles mejoras o áreas de confusión.
Abordar el incumplimiento
Cuando se produce un incumplimiento, es fundamental abordarlo de manera constructiva. El objetivo es corregir el comportamiento, no castigar. Comprender la causa fundamental es clave: ¿es una falta de comprensión, una falla en la política o algo más? Adaptar la respuesta a la razón detrás del incumplimiento puede convertir estas situaciones en oportunidades de aprendizaje y, en última instancia, fortalecer el marco de cumplimiento.
Ejemplo de política de gastos
Consideremos una empresa hipotética, "TechWave Solutions", una empresa tecnológica de tamaño mediano especializada en servicios basados en la nube, con alrededor de 300 empleados. TechWave está experimentando un rápido crecimiento y necesita renovar su política de gastos para mantenerse al día con sus necesidades cambiantes. Veamos cómo podrían elaborar y ejercer su política de gastos.
1. Definiciones claras:
- Definición de gastos: Los gastos en TechWave incluyen cualquier costo incurrido con fines comerciales. Esto incluye
- viajes
- entretenimiento del cliente
- suscripciones de software
- material de oficina
- Artículos que no son gastos: Gastos personales, multas por infracciones de tránsito durante viajes de negocios o cualquier costo que no esté directamente relacionado con las operaciones comerciales.
2. Límites de gasto:
- Recorrido: Limitado a $200 por día para alojamiento, $50 para comidas y $300 para boletos de avión (clase económica).
- Entretenimiento para el cliente: Máximo de $100 por persona por evento.
- Suscripciones de software: Hasta $500 anuales por empleado para suscripciones relacionadas con el desarrollo profesional.
- Suministros de oficina: No exceder $50 por mes por empleado.
3. Procesos de Aprobación:
- Gastos hasta $100: Aprobación directa del gerente.
- Gastos entre $100-$500: Aprobación del jefe de departamento.
- Gastos superiores a $500: Requieren la aprobación del Director Financiero.
- El flujo de trabajo de aprobación está integrado en el software de gestión de gastos de la empresa para realizar seguimiento y mantenimiento de registros.
4. Requisitos de Recibo y Documentación:
- Todos los gastos deben ir acompañados de un recibo.
- Para las suscripciones en línea, se requieren recibos electrónicos o copias de facturas.
- Los gastos de viaje requieren un itinerario detallado.
5. Personalización según las necesidades comerciales:
- Dado el enfoque de TechWave en la tecnología, se asigna un presupuesto más alto para software y herramientas en línea.
- Los límites moderados reflejan la necesidad de cierta participación del cliente pero también de control presupuestario.
6. Transparencia y Accesibilidad:
- La política de gastos se publica en la intranet de la empresa, se incluye en los materiales de incorporación y se integra en el panel del software de gestión de gastos de TechWave.
7. Actualización y evolución de políticas:
- Revisiones semestrales para ajustar límites y categorías según las tasas del mercado y el crecimiento de la empresa.
- Con el cambio hacia el trabajo remoto, muchos empleados han comenzado a trabajar desde diferentes ubicaciones, lo que ha provocado un aumento en las solicitudes de instalación de oficinas en casa. El departamento de RR.HH. informa de un aumento del 30% en trabajadores remotos. Los empleados han solicitado soporte para configuraciones de oficina en casa, incluidas sillas ergonómicas y planes de Internet mejorados, que anteriormente no estaban cubiertos. Esto lleva a la adición de una nueva categoría de gastos:
- Asignación de hasta $500 por empleado para una instalación única de oficina en casa. Esto incluye muebles ergonómicos y las actualizaciones tecnológicas necesarias.
- $30 adicionales por mes para planes de Internet mejorados para trabajadores remotos.
- La política actualizada se comunica a través de una reunión general, boletines informativos por correo electrónico y se actualiza en la intranet y el software de gestión de gastos.
- El equipo de finanzas monitorea el impacto de estos cambios en el presupuesto general de gastos e informa en la próxima revisión bianual.
8. Promoción de una cultura de cumplimiento:
- Pocas discusiones en reuniones sobre gestión de gastos y cumplimiento.
- Reconocer y recompensar el cumplimiento a través de boletines y reuniones internas.
9. Seguimiento y retroalimentación:
- TechWave Solutions había estado utilizando un sistema básico de gestión de gastos. Sin embargo, a medida que la empresa crecía, el director financiero, Alex Morgan, notó varios problemas:
- Reclamaciones duplicadas: En ocasiones, los empleados presentaron el mismo gasto dos veces debido a la falta de un seguimiento adecuado.
- Fraude potencial: Se señalaron algunos casos de gastos sospechosos, pero no pudieron verificarse de inmediato.
- Multas por pagos atrasados: Algunos gastos se informaban demasiado tarde, lo que provocaba la pérdida de descuentos por pago anticipado y multas por pago atrasado.
- Para abordar estos problemas, TechWave Solutions integró una nueva función en su software de gestión de gastos que proporcionaba alertas y análisis en tiempo real. Así es como transformó su proceso:
- Prevención de reclamaciones duplicadas: El software ahora marca automáticamente las entradas duplicadas. Por ejemplo, si un empleado intenta enviar una factura de hotel que coincide con la fecha y el monto de una entrada anterior, el sistema le alerta a él y al equipo de finanzas.
- Detección de fraude: Los patrones de gasto inusuales activan alertas. Por ejemplo, si un empleado que viaja raramente presenta de repente gastos de viaje elevados, el sistema lo marca para su revisión.
- Informes de gastos oportunos: El software envía recordatorios de los plazos de presentación de gastos. Esto ayudó a reducir significativamente las multas por pagos atrasados. Por ejemplo, se envía un recordatorio dos días antes de fin de mes para presentar todos los gastos, lo que garantiza el procesamiento y el pago oportunos.
- Encuestas trimestrales a empleados para retroalimentar el proceso de gestión de gastos.
- Los empleados informaron que el proceso de presentación de recibos era engorroso. En respuesta, TechWave actualizó su sistema de gestión de empleados para permitir la carga sencilla de fotografías de recibos a través de una aplicación móvil, lo que aceleró enormemente el proceso y mejoró el cumplimiento.
- El equipo de Finanzas informó ineficiencias y errores en el proceso de ingreso manual de datos al leer recibos e introducir datos en el software de gastos. Se agregó una integración de OCR al software de gestión de gastos, lo que resultó en una reducción del 90 % en el trabajo manual correspondiente junto con una precisión de extracción de datos superior al 99 %.
10. Abordar el incumplimiento:
Seis meses después de implementar la nueva política de gastos, TechWave Solutions observa un patrón de incumplimiento en materia de gastos de viaje. Varios empleados han superado el límite establecido de 200 dólares por día para alojamiento durante viajes de negocios. El equipo financiero informa esta tendencia a la dirección.
- El director financiero inicia una revisión de los viajes de negocios recientes. El equipo descubre que, en varios casos, los únicos hoteles disponibles en los distritos comerciales tenían precios superiores al límite establecido por la empresa, lo que provocó infracciones de las políticas.
- La dirección mantiene conversaciones con los empleados que excedieron los límites. Los empleados explican que para asistir a reuniones en áreas comerciales centrales es necesario permanecer cerca, pero el costo de ese tipo de alojamiento a menudo excede el límite de la empresa.
- El equipo directivo, reconociendo el desafío práctico, decide ajustar la política. El nuevo límite de alojamiento se establece en 300 dólares por día en ciudades con costos de vida más altos, mientras que se mantiene el límite de 200 dólares para otras ubicaciones.
- Este cambio se comunica a todos los empleados, enfatizando la importancia de elegir opciones rentables dentro de los nuevos límites. Se brindan consejos para reservar con anticipación, elegir hoteles económicos y comprender los nuevos límites de alojamiento escalonado.
- El software de gestión de gastos se actualiza para reflejar los nuevos límites y solicitar a los empleados una justificación cuando exceden estos límites en ciudades específicas.
Por lo tanto, la nueva política de gastos en evolución de TechWave Solutions, adaptada a sus necesidades y cultura comerciales específicas, proporciona un marco estructurado y claro para gestionar los gastos. Este enfoque no sólo garantiza el control financiero sino que también fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia dentro de la organización. Las actualizaciones periódicas y los mecanismos de retroalimentación garantizan que la política siga siendo relevante y eficaz, adaptándose al entorno empresarial dinámico.
Implementación de la gestión de gastos
En el mundo de la gestión de gastos, hemos pasado de la Edad de Piedra a la Era Espacial y algunas empresas todavía utilizan herramientas de piedra.
Echemos un vistazo a cómo se implementa la gestión de gastos en un proceso manual y compárelo con un sistema automatizado de gestión de gastos como Nanonets.
La Edad de Piedra: Gestión manual de gastos
1. Gastos incurridos: Aquí estamos, en las trincheras. Los empleados acumulan gastos: viajes, comidas, lo que sea. Se aferran a los recibos como si fueran artefactos preciosos que, seamos sinceros, a menudo terminan como jeroglíficos borrados de una expedición de lavandería.
2. El rastro del papel: Los empleados se embarcan en el arduo viaje de registrar los gastos manualmente. Piense en hojas de cálculo, recibos arrugados y alguna que otra mancha de café. Es un proceso laborioso, plagado de errores humanos y tan eficiente como una carrera con una sola pierna.
3. El Maratón Mensual: Una vez al mes se produce un ritual: la compilación de estas hojas de cálculo en algo parecido a un informe de gastos. Es como armar un rompecabezas, pero faltan la mitad de las piezas.
4. El guantelete del portero: Luego, los gerentes entran en la arena de los gladiadores, armados sólo con su ingenio, para luchar contra los dragones del cumplimiento de las políticas y la razonabilidad. Este proceso a menudo implica más idas y venidas que un partido de ping-pong.
5. El abismo de la auditoría: De vez en cuando, el equipo de finanzas se pone el papel de detective para auditar estos informes. En realidad, es un juego de azar en el que las anomalías se pasan por alto con tanta facilidad como una aguja en un pajar.
6. El juego de la espera: Una vez aprobados, los empleados entran en el purgatorio de los tiempos de espera de reembolso. Es un limbo donde el tiempo se detiene y la moral a menudo se ve afectada.
7. La mazmorra de datos: Entrada de datos: la pesadilla de la existencia del equipo financiero. Introducir datos manualmente en los sistemas de contabilidad es tan emocionante como ver cómo se seca la pintura.
8. ¿Perspectivas? Más bien en retrospectiva: Se generan informes periódicos que ofrecen información que a menudo es tan oportuna como el periódico de ayer.
La era espacial: gestión automatizada de gastos
La automatización y la inteligencia artificial han transformado este panorama sombrío y han hecho que la gestión de gastos sea muy sencilla. Echemos un vistazo a cómo un software de gestión de gastos moderno como Nanonets emplea estos avances tecnológicos para que la automatización de gastos sea fluida, eficiente y sin errores.
1. Gastos incurridos: Los mismos gastos de siempre, pero aquí es donde ocurre la magia. Los recibos se capturan más rápido que una bala, gracias a las maravillas de la tecnología móvil y las integraciones perfectas para importar recibos desde sus aplicaciones y bases de datos.
2. Grabación automática mágica: La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) interviene y extrae datos estructurados de recibos en datos digitales más rápido de lo que se puede decir "gastado".
3. Informes en tiempo real: Los informes se generan con solo hacer clic en un botón: es como tener su propio asistente personal, sin tener que tomar café.
4. Aprobaciones sencillas: Las comprobaciones de cumplimiento impulsadas por el sistema se activan primero y señalan sólo los valores atípicos. Los gerentes pueden concentrarse en problemas reales en lugar de jugar al "Whack-a-Mole" con cada informe. Luego, puede agregar personas involucradas para garantizar que las facturas se envíen para su aprobación a la persona adecuada en el momento adecuado. Además, puede hacer cumplir su política de aprobación y controles de validación personalizados.
5. El Control de Crucero de Cumplimiento: Las auditorías continuas y automatizadas hacen la vida más fácil. Las anomalías sobresalen como un pulgar dolorido y la aplicación de las políticas es más estricta que un tambor.
6. La velocidad de los reembolsos de la luz: Los reembolsos se producen a una velocidad vertiginosa, lo que eleva la moral de los empleados a la estratosfera.
7. La Sinfonía Sinfónica: La perfecta integración con su software de contabilidad y otras aplicaciones convierte la entrada y conciliación de datos en una sinfonía armoniosa en lugar de una cacofonía caótica.
8. Análisis a la velocidad del pensamiento: La información en tiempo real está a su alcance, lo que ofrece una bola de cristal sobre patrones de gasto y oportunidades de ahorro.
En conclusión, si bien el salto de la implementación de una gestión de gastos manual a una gestión automatizada de gastos puede parecer un gran salto, en realidad es una serie de pequeños y prácticos pasos hacia la eficiencia, la claridad y, en última instancia, una mayor rentabilidad.
A continuación se muestran algunos estudios de casos de empresas que han implementado con éxito la gestión y automatización de gastos:
- SaltPay utiliza nanoredes para integrarse con SAP para gestionar facturas de proveedores.
- In2 Project Management ayuda a Water Supply Corporation a ahorrar 700,000 AUD con Nanonets AI.
- Cómo Happy Jewelers, una PYME, se benefició de NanoNets.
- Nanonets AI ayuda a ACM Services a automatizar la extracción de gastosdocumentos electrónicos, ahorrando un 90% de tiempo para el equipo de Cuentas por Pagar.
- Tapi automatiza las facturas de mantenimiento de propiedades mediante Nanonets.
- Puma automatiza su proceso de gestión de gastos con Zoho Expense.
- SWISS mejoró la eficiencia del procesamiento de gastos en un 80 % con Rydoo.
- Suncommon gestiona los gastos de su empresa y le ahorra tiempo aprovechando la tarjeta Expensify.
Los 15 mejores software de gestión de gastos
En esta sección, examinaremos en detalle los pros y los contras de los mejores programas de gestión de gastos del mercado.
1. Flujo por nanoredes
Flujo es un software de gestión de gastos basado en inteligencia artificial que ofrece captura de datos automatizada para el procesamiento inteligente de gastos. Con capacidades avanzadas de OCR y aprendizaje automático, Flow puede extraer información relevante de varios documentos de gastos, como recibos y facturas. Proporciona una interfaz fácil de usar, modelos de OCR personalizables y opciones de integración perfectas, lo que la convierte en una solución versátil para la gestión de gastos.
Las mejores prestaciones:
- Todos tus datos de gastos en un solo lugar.
- Flujos de trabajo de aprobación complejos, alertas duplicadas y detección de fraude
- Pago y conciliación que funciona como magia. Flow lee la información de las transacciones de cualquier fuente y la publica en su ERP.
- Integración API para una integración perfecta con otras herramientas y sistemas.
- Escalable y capaz de manejar grandes volúmenes de documentos y datos, atendiendo así a empresas de todos los tamaños.
- Los algoritmos de IA garantizan la precisión de los datos y la disponibilidad para su revisión
- Integración perfecta de información de transacciones de diversas fuentes en el ERP, lo que facilita pagos precisos y oportunos.
- Reconocimiento y clasificación de gastos automatizados, lo que reduce la entrada manual de datos y los esfuerzos de codificación del libro mayor.
- Procesos de aprobación de gastos simplificados, automatización de límites de gastos y mecanismos de aprobación
- Gaste el análisis de datos para identificar oportunidades de ahorro y recomendar medidas de ahorro de costos.
- Integración con NetSuite, Quickbooks en línea, Xero y Sage Intacct,
- Integración con Slack, lo que permite a los empleados recibir alertas, manejar solicitudes y obtener aprobaciones directamente dentro de la interfaz de Slack.
Pros:
- IA de disparo cero que puede capturar datos de documentos desde el día 1.
- Política de precios transparente.
- Múltiples opciones de soporte directo, incluyendo chat, portal de soporte y correo electrónico.
- Oferta de prueba generosa para que los usuarios prueben la plataforma.
- Administrador de cuenta dedicado disponible para el plan superior.
- Ofrece servicios de anotación para ayudar con el etiquetado de datos.
- Incluye plantillas prediseñadas para una implementación más sencilla.
Contras:
- Elección limitada de niveles para los planes.
- Aún no hay ninguna oferta de tarjeta virtual disponible.
Fuentes:
2. Brexit
Brex es un software integral de gestión de gastos que facilita el control de diversos tipos de gastos, desde tarjetas corporativas, reembolsos y viajes hasta pago de facturas y cuentas comerciales, todo en un sistema unificado.
Sus flujos de trabajo personalizables pueden manejar tipos de gastos complejos y diversos, lo que permite el cumplimiento con la menor fricción para los empleados.
Las mejores prestaciones:
- Diseñado para el cumplimiento y la responsabilidad
- Utilizado ampliamente por nuevas empresas y pequeñas empresas.
- Seguimiento de gastos optimizado, información en tiempo real e integración con sistemas de contabilidad
Pros:
- Sin verificaciones de crédito personales para comenzar
- Interfaz de usuario de arrastrar y soltar fácil de usar
- Proceso rápido de configuración e incorporación
- Notificaciones por correo electrónico en tiempo real que lo ayudan a estar al tanto de los informes
- Funcionalidad perfecta de la aplicación móvil
Contras:
- Opciones de personalización y categorización limitadas
- La funcionalidad de informes de gastos podría mejorarse
- Incompatibilidad con las opciones de tarjetas principales
- Puede que no sea adecuado para organizaciones más grandes con necesidades complejas de gestión de gastos
Fuente:
3. Expensificar
Expensify es un software de administración de gastos fácil de usar que simplifica el seguimiento y la generación de informes de gastos. Es una aplicación única para varias funciones, como el escaneo de recibos, la categorización automática de gastos, la aplicación de políticas, los flujos de trabajo de aprobación y la integración perfecta con los sistemas de contabilidad populares.
Las mejores prestaciones:
- Aplicación única para tarjetas corporativas, escaneo de recibos y seguimiento de gastos
- Tarjeta Expensify CPA diseñada para contadores
Pros:
- Interfaz fácil de usar que facilita y agiliza el registro de gastos
- Categorización automática de gastos
- Reembolsos enviados en depósitos directos a cuenta bancaria
- Aplicación móvil para la gestión de gastos sobre la marcha
Contras:
- Los precios pueden ser costosos para organizaciones más grandes
- Algunos usuarios consideran que la interfaz está desordenada y que el producto no se adapta a los casos de uso empresarial.
- Malo el servicio al cliente
Fuente:
4. SAP Concur
SAP Concur es una solución integral de gestión de gastos que automatiza el proceso de gastos para que las empresas puedan funcionar de manera eficiente. Integra la gestión de viajes, gastos y facturas y ofrece sólidas capacidades de generación de informes, aplicación de políticas y flujos de trabajo de aprobación.
También tiene amplias opciones de integración y es especialmente utilizado por empresas empresariales.
Las mejores prestaciones:
- Conecta datos financieros entre fuentes y le permite controlar los gastos
- Automatice los procesos comerciales, de viajes y AP
- Marca líder en gestión de viajes, gastos y facturas
Pros:
- Solución integral de gestión de gastos
- Integración con gestión de viajes y facturas, con opciones apropiadas para elegir
- Sólidas capacidades de generación de informes
- Flujos de trabajo de aplicación y aprobación de políticas impecables
- Amplias opciones de integración
- Fácil de generar tickets y obtener una resolución inmediata sin involucrar soporte manual al cliente
Contras:
- Interfaz poco intuitiva y que algunos usuarios encuentran abrumadora y difícil de operar
- Archivos difíciles de adjuntar
- Precios más altos en comparación con otras soluciones.
- Instalación y configuración complejas
Fuente:
5. Rampa
Ramp hace que el gasto sea más inteligente con su tarjeta corporativa y su plataforma de gestión de gastos, que proporciona información sobre gastos en tiempo real, cotejo automatizado de recibos, negociación con proveedores y optimización de gastos.
Ramp se integra perfectamente con los sistemas de contabilidad, lo que la convierte en una opción conveniente para las empresas.
Las mejores prestaciones:
- Recompensas e incentivos en forma de reembolsos
- Tarjetas fáciles de usar, límites de gastos, flujos de aprobación, pagos de proveedores
- Ahorro medio del 3.5%
- Función AI for Finance que lo ayuda a descubrir ahorros y perspectivas
Pros:
- Interfaz intuitiva y fácil de usar
- Plataforma de gestión de gastos y tarjetas corporativas que funciona globalmente en transacciones internacionales, pagos de facturas transfronterizos y reembolsos en varias monedas
- Perspectivas de gastos en tiempo real y coincidencia de recibos automatizados
- Funciones de negociación de proveedores y optimización de gastos
- Las empresas que usan Ramp cierran sus libros 8 veces más rápido
Contras:
- Disponibilidad limitada en ciertas regiones, lo que afecta los límites de tiempo y los activadores automáticos
- Algunos usuarios informaron dificultades para integrarse con los sistemas existentes
- Sin atención al cliente, con resolución de tickets solo por correo electrónico
- No se pueden detener múltiples notificaciones al marcar algunos pagos como recurrentes
Fuente:
6. Base aérea
Airbase es una plataforma moderna de gestión de gastos de primer nivel para empresas con 100-5,000 empleados. Combina la gestión de gastos, el pago de facturas, las tarjetas corporativas, la elaboración de presupuestos, los flujos de trabajo de aprobación y las tarjetas virtuales, lo que proporciona una visibilidad y un control completos de los gastos para las empresas.
Las mejores prestaciones:
- Ofrece automatización de cuentas por pagar y compras guiadas
- Plataforma de compras global totalmente integrada
Pros:
- Plataforma de gestión de gastos todo en uno con informes en tiempo real
- Interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar
- Tarjetas virtuales para facilitar el seguimiento de gastos
- Excelente atención al cliente
- Amplios flujos de trabajo, aprobación y automatización de la contabilidad
Contras:
- Lento en el desembolso de pagos de proveedores
- No es compatible con todos los tipos de tarjetas de crédito.
- Funcionalidades limitadas en la aplicación móvil para iPhone y iPad
Fuente:
7. Pleo
Pleo es una solución inteligente de gestión de gastos que simplifica los gastos de la empresa. Proporciona tarjetas virtuales y físicas para los empleados, junto con seguimiento de gastos en tiempo real e informes automatizados. Pleo se integra con los sistemas de contabilidad, lo que lo convierte en una opción conveniente para las empresas.
Las mejores prestaciones:
- La solución de gasto empresarial n.º 1 de Europa, en la que confían más de 25,000 XNUMX empresas de la región
- Solución de gestión de gastos todo en uno
- Realice un seguimiento de los gastos en tiempo real, junto con análisis y límites de compra personalizables
Pros:
- Tarjetas de empresa inteligentes, virtuales y físicas, para empleados
- Seguimiento de gastos y reembolsos en tiempo real
- Reportes automatizados
- Interfaz de usuario limpia y fácil de usar
- Ayuda a ahorrar más de 138 horas mediante la digitalización de recibos y la automatización de la gestión de gastos
- 1% de reembolso en cada transacción con tarjeta Pleo
Contras:
- Demasiadas categorías y opciones para tipos de gastos
- Algunos usuarios encontraron la interfaz de usuario confusa, especialmente cuando operaban como administradores
Fuente:
8. Gastos de Zoho
Zoho Expense es un software de gestión de gastos intuitivo que automatiza los informes de gastos y agiliza los procesos de reembolso. Ofrece características como escaneo de recibos, cumplimiento de políticas e integraciones con sistemas de contabilidad populares. Zoho Expense ofrece una experiencia fácil de usar tanto para empleados como para administradores.
Las mejores prestaciones:
- Con la confianza de empresas en más de 150 países
- Optimiza los viajes corporativos y los informes de gastos automatizados
- Motor de detección de fraude impulsado por IA
Pros:
- Software intuitivo de gestión de gastos con aplicación de políticas y flujos de trabajo de reembolso personalizables
- Escaneo automático de recibos y categorización de gastos
- Precios competitivos
- El motor de detección de fraude impulsado por IA ayuda con las auditorías y la gestión fiscal
- Junto con Zoho One, puede integrar facturación, alojamiento de datos de clientes, ventas y marketing, gestión de gastos y colaboración con compañeros de equipo.
- Atención al cliente 24/5 y asistencia de incorporación gratuita de 2 horas
Contras:
- Los informes de gastos podrían verse más compactos
- Largo proceso de incorporación
- Atención al cliente lenta con largos plazos de entrega
- Empinada curva de aprendizaje en el uso de la interfaz de usuario
- Algunos usuarios encuentran que las funciones no se comunican entre sí y la interfaz de usuario no es fácil de usar
Fuente:
9. Dividir
Divvy es una plataforma de gestión de gastos todo en uno con una experiencia perfecta para solicitar, gastar y realizar un seguimiento de las finanzas de su empresa. También ofrece límites de gasto personalizables e informes de gastos automatizados. Divvy tiene como objetivo simplificar la gestión de gastos para empresas de todos los tamaños.
Las mejores prestaciones:
- Tarjetas de crédito virtuales y físicas para empleados, con líneas de crédito desde $500 hasta $15M
- Software gratuito de gestión de gastos automatizado
Pros:
- Tarjeta de crédito comercial individual para empleados junto con límites de gasto personalizados
- Viene con una herramienta de gestión de gastos gratis
- Facilidad de gestión de gastos y seguimiento del presupuesto
- Fácil de categorizar facturas y gastar artículos, tomar fotografías, incluso en el teléfono
- Ahorros mensuales promedio reportados de $10,630
- Liquidación de libros más rápida con un promedio de 12 horas de ahorro de tiempo mensual
- Crédito rápido y flexible para empresas de todos los tamaños
Contras:
- Preocupaciones de seguridad en términos de fraude y prevención de fraude
- Difícil de reemplazar las tarjetas
- Algunos usuarios reportaron un mal servicio al cliente
- Dificultad para sincronizar/integrar con QuickBooks
Fuente:
10. Archivo
Fyle es una solución inteligente de gestión de gastos que automatiza el seguimiento de gastos, los informes y la aplicación de políticas. Ofrece características como captura de recibos, categorización de gastos en tiempo real e integraciones con sistemas de contabilidad. Fyle proporciona una experiencia perfecta para empleados y administradores.
Las mejores prestaciones:
- Feeds en tiempo real sobre tarjetas de crédito existentes
- Reembolsa a los empleados a tiempo con pagos ACH
Pros:
- Conciliaciones de tarjetas de crédito en tiempo real para tarjetas como Visa, Mastercard, AmEx, etc.
- Fyle envía un SMS para nuevas transacciones al instante, y los empleados solo necesitan responder con una imagen del recibo para que se reconcilie automáticamente.
- Integraciones perfectas con Slack, Gmail, Outlook y otras aplicaciones para que los gastos se puedan administrar sobre la marcha
- Hace coincidir las imágenes de los recibos con la transacción de la tarjeta de crédito correspondiente
- Fyle se integra con todas las tarjetas de crédito
- Atención al cliente 24 × 7 por chat y correo electrónico
- Gerente de cuenta designado que siempre está ahí para ayudar
Contras:
- La interfaz móvil no es tan fluida como la interfaz de usuario en línea
- Las funciones de escaneo automático no funcionan con precisión a veces
- Requiere una curva de aprendizaje si se cambia de otro sistema
- Los feeds en tiempo real son solo para VISA y Mastercard
Fuente:
11. Mesa de gastos
Spendesk es un software de gestión de gastos que se centra en simplificar y automatizar los procesos de gestión de gastos. Proporciona funciones como seguimiento de gastos, tarjetas virtuales, gestión de facturas y flujos de trabajo de aprobación para ayudar a las empresas a optimizar sus gastos.
Las mejores prestaciones:
- Tarjetas virtuales ilimitadas, suscripciones y usuarios
- Configuración gratuita y cero tarifas ocultas
- Plataforma 7 en 1 para gestionar tarjetas de empresa, facturas, gastos, presupuestos, aprobaciones, automatización de contabilidad e informes
- Herramientas de gestión de gastos escalables
Pros:
- Hace que el flujo de trabajo y el procesamiento de finanzas sean más fluidos
- Proporciona informes analíticos precisos para los cálculos de ingresos al final del mes.
- Tarjetas virtuales para un gasto seguro y controlado
- Flujos de trabajo de aprobación personalizables
- Integración con sistemas de contabilidad populares, incluidos UPI y Netbanking, para transacciones instantáneas
- El 95% de los recibos se recopilan automáticamente y se concilian en 2 días
- Procesamiento de libros 4 veces más rápido 4 veces cada mes
Contras:
- Flujos de trabajo de políticas inconsistentes
- La tarjeta no se acepta en todas las ubicaciones o sitios web
- Valores incorrectos llenos de funcionalidad de escaneo automático
Fuente:
12. Pagos en malla
Mesh Payments es un software de gestión de gastos que ofrece una plataforma integral para que las empresas rastreen, administren y controlen sus gastos. Lo utilizan 1,000 equipos de finanzas y ofrece funciones como seguimiento de gastos, captura de recibos, aprobaciones de gastos automatizadas e integración con sistemas de contabilidad.
Las mejores prestaciones:
- Diseñado para dar a las empresas globales control y visibilidad sobre los gastos
- Ofrece flujos de trabajo automáticos y contabilidad junto con gestión de pagos y controles de presupuesto.
- Soluciones a medida para diferentes tipos de gastos corporativos
Pros:
- Interfaz conveniente y fácil de usar
- Implementación de límites de pago diarios
- Extraiga rápidamente información de los informes
- Recibos fáciles de adjuntar inmediatamente
- Atención al cliente receptiva
Contras:
- Opciones de integración limitadas con los ERP existentes
- Solo proporciona tarjeta virtual para gastos, y la tarjeta no se acepta en todas partes
- La aplicación móvil no es tan intuitiva de usar como el sitio web
Fuente:
13. feliz
Happay es una solución integrada todo en uno para la gestión de pagos, gastos y viajes corporativos. Es el sitio de viajes, gastos y pagos más grande de la India con más de 7000 clientes en más de 20 países. La plataforma tiene como objetivo simplificar los procesos de informes y reembolsos de gastos para las empresas. Ofrece funciones como seguimiento de gastos, captura de recibos, aprobaciones de gastos e integración con sistemas de contabilidad.
Las mejores prestaciones:
- Herramienta de reserva automática (SBT) para ayudar a los viajeros a reservar vuelos, hoteles y taxis por sí mismos
- Cero líneas de crédito colateral con recompensas
- Tarjetas prepago para diversos casos de uso, desde gastos corporativos hasta gastos de caja chica
Pros:
- Fácil de reportar y reembolsar gastos
- Interfaz de usuario conveniente y fácil de usar
- Automatiza todo el flujo de trabajo de gastos, desde la captura de recibos hasta la aprobación y el reembolso de gastos.
- Ciclo de reembolso más rápido y mayores ahorros de efectivo a través de una mayor productividad
Contras:
- Alcance para mejorar la forma en que los informes de reclamaciones se etiquetan con los gastos individuales
- Cargos por cargos de tarjeta por retiros en cajeros automáticos
- Proceso de reembolso lento si el pago falla durante una transacción en línea
- Opciones de personalización limitadas e integraciones con otras plataformas.
- La interfaz de usuario debe mejorarse
Fuente:
14. Ondulación
Rippling es una plataforma de gestión de empleados y recursos humanos todo en uno que incluye la funcionalidad de gestión de gastos. Proporciona funciones como seguimiento de gastos, aprobaciones de gastos automatizadas e integración con sistemas de nómina.
Las mejores prestaciones:
- Simplifique los recursos humanos, la TI y las finanzas a través de una plataforma
- Administre análisis, automatización de flujos de trabajo, políticas y permisos
- Sistema único para empresas desde 2 empleados hasta 2000
Pros:
- Un lugar para que las empresas administren recursos humanos, TI y finanzas
- Soporte de chat receptivo y servicio al cliente
- Fácil de implementar con una interfaz de usuario fácil de usar
- Le permite administrar empleados con solicitudes de tiempo libre, información de recursos humanos, fichajes, etc.
- Incorporación rápida de empleados y contratistas en 90 segundos
- Automatice los procesos de cumplimiento global
Contras:
- Ausencia de sistema de puntos, programación y revisiones de empleados.
- No es una solución de gestión de gastos enfocada
- Algunos usuarios reportan dificultades para configurar
Fuente:
15. Gastos de Emburse Chrome River
Emburse Chrome River Expense es un software de gestión de gastos diseñado para medianas y grandes empresas. Ofrece funciones como seguimiento de gastos, captura de recibos, aplicación de políticas e integración con sistemas de contabilidad.
Las mejores prestaciones:
Diseñado para empresas complejas, educación superior y servicios profesionales
Soluciones de automatización de cuentas por pagar y administración de gastos enfocadas globalmente
Pros:
Fácilmente configurable para abordar las necesidades comerciales
Los flujos de trabajo de cumplimiento ayudan a detectar documentos incorrectos o fraudulentos antes de enviarlos
Completamente electrónico de principio a fin
Los flujos de trabajo de aprobación pueden realizarse a través del correo electrónico
Algunos usuarios informan que es más fácil de usar y más rentable que Concur
Ahorro significativo de dinero y tiempo
Contras:
Analítica lenta y poco intuitiva
Los informes predefinidos son torpes; informes más detallados requieren un costo adicional
Algunos usuarios reportan dificultades para configurar
Fuente:
https://www.g2.com/products/emburse-chrome-river-expense/reviews#reviews
Cultura Corporativa y Gestión de Gastos
A menudo se dice que la cultura desayuna la estrategia. En el ámbito de la gestión de gastos, esto no podría ser más cierto. La cultura de una empresa influye profundamente en cómo se manejan, aprueban y examinan los gastos. No se trata sólo de las políticas vigentes; se trata de cómo estas políticas están arraigadas en las acciones y actitudes cotidianas de cada miembro del equipo.
- ¡Prepárate! Google, Por ejemplo. Su cultura de innovación y libertad tiene un impacto directo en la forma en que gestionan los gastos, con énfasis en la confianza y la responsabilidad.
- Salesforce es conocido por su vibrante cultura. Han integrado perfectamente sus valores en su gestión de gastos. Con una cultura que enfatiza la transparencia y la responsabilidad, Salesforce ha cultivado un entorno donde la gestión de gastos no se ve como un obstáculo burocrático sino como un reflejo de sus valores colectivos.
- Otro caso ejemplar es Netflix. Su cultura de libertad y responsabilidad permite a los empleados tomar decisiones de gasto como si fuera su propio dinero. No tienen presupuestos estrictos, pero dependen de una cultura de autodisciplina y prudencia, que ha dado sus frutos en sus ágiles operaciones financieras.
Cambio cultural para una mejor gestión
Un cambio cultural hacia una mejor gestión de gastos comienza desde arriba. Cuando los líderes modelan la importancia de una gestión de gastos eficiente y ética, se establece un tono para toda la organización. Esto no significa microgestionar todos los gastos. Más bien, se trata de fomentar una cultura en la que los gastos se consideren a través del lente de la creación de valor y la ética empresarial. Los líderes deben preguntarse: ¿Estamos gastando de una manera que se alinee con nuestros valores y objetivos fundamentales?
Entonces, ¿cómo se fomenta esta cultura?
- Empiece por hacer que la gestión de gastos forme parte de su diálogo habitual. Discútalo en reuniones, resalte cuándo los miembros del equipo toman decisiones de gasto inteligentes y hable abiertamente sobre la lógica detrás de las políticas de gastos.
- La transparencia es clave. Asegúrese de que la política de gestión de gastos sea accesible, esté presente en los documentos de incorporación y esté adjunta a su software de gestión de gastos.
- Aliente a los líderes del equipo a dar ejemplo. Cuando los gerentes examinan sus gastos y toman decisiones rentables, envían un mensaje claro.
- Celebre la buena gestión de gastos. Reconocer y recompensar a los equipos e individuos que ejemplifican el gasto responsable. Esto podría ser tan simple como un reconocimiento en una reunión de equipo o tan significativo como un premio anual.
- Considere ofrecer incentivos a los empleados que cumplan constantemente las políticas de gastos o presenten ideas innovadoras para ahorrar costos.
- Los foros abiertos, en particular, pueden ser una mina de oro de ideas. Pueden ser una plataforma donde los empleados discuten los desafíos que enfrentan con las políticas actuales y sugieren mejoras. Esto no sólo ayuda a perfeccionar el proceso de gestión de gastos sino que también refuerza una cultura de apertura y confianza.
- Los informes financieros abiertos son otra herramienta poderosa. Cuando las empresas comparten informes detallados con sus equipos, no solo fomenta la transparencia sino que también fomenta debates y decisiones informadas sobre el gasto. Las plataformas basadas en la nube, que ofrecen paneles e informes compartidos, son particularmente efectivas. Permiten un flujo fluido de información y facilitan que los miembros del equipo accedan y comprendan los datos de gastos, independientemente de su experiencia financiera.
- La creación de un entorno en el que la rendición de cuentas sea la norma comienza con el establecimiento de expectativas claras. Se trata de establecer una cultura en la que cada dólar gastado sea un dólar que deba justificarse, no en un sentido punitivo, sino de una manera que se alinee con los objetivos y valores de la empresa. Esta cultura de rendición de cuentas también implica revisiones y auditorías periódicas de los gastos. Estas no deben verse como una caza de brujas, sino como oportunidades para garantizar el cumplimiento de las políticas e identificar áreas de mejora.
Tendencias futuras
Ahora que estamos al borde del año 2024, hagamos el papel de futurista por un momento. Mirando hacia atrás, hemos visto predicciones en el mundo de las finanzas y la tecnología cobrar vida de maneras que nunca imaginamos, mientras que otras se han desvanecido y nunca han visto la luz del día. Entonces, mientras miramos hacia el futuro de la gestión de gastos, ¿qué nos deparará los próximos diez años?
IA y automatización: la columna vertebral inteligente de la gestión de gastos
Una predicción que es una apuesta segura: la IA y el aprendizaje automático no sólo serán parte del panorama de la gestión de gastos, sino que serán su columna vertebral. Estamos analizando una IA que no sólo es inteligente sino casi genial a la hora de categorizar gastos, optimizar los flujos de trabajo de aprobación y garantizar el cumplimiento de las políticas. Imagine un sistema que aprende de cada transacción y se vuelve más inteligente, más eficiente y más preciso. No se trata sólo de automatizar procesos; se trata de mejorarlos a un nivel de precisión con el que sólo hemos soñado.
Blockchain: el libro mayor de la confianza y la transparencia
Blockchain y gestión de gastos: es una coincidencia que está a punto de suceder. La transparencia y la seguridad que aporta blockchain están destinadas a revolucionar la forma en que manejamos las transacciones de gastos. Estamos hablando de un mundo en el que cada transacción se registra en un libro de contabilidad que es prácticamente a prueba de manipulaciones, lo que aporta un nivel de confianza y responsabilidad sin precedentes al proceso. El potencial para reducir el fraude y mejorar el cumplimiento es enorme.
Personalización: la nueva normalidad
El futuro es personal, especialmente en la gestión de gastos. Los sistemas evolucionarán para ofrecer experiencias adaptadas a los hábitos y preferencias de gasto individuales. Estamos yendo más allá del enfoque único para todos y entrando en una era en la que su sistema de gestión de gastos lo conoce (realmente lo conoce) y se adapta a sus necesidades y patrones únicos. Es el tipo de innovación centrada en el usuario que convierte una tarea mundana en una experiencia agradable.
Redefiniendo las prácticas financieras
Estos avances en IA, blockchain y personalización no solo cambiarán la forma en que gestionamos los gastos; van a remodelar prácticas financieras más amplias dentro de las organizaciones. Estamos ante un ecosistema financiero más integrado, inteligente e interconectado. Las implicaciones son enormes: desde una mejor planificación y análisis financieros hasta una toma de decisiones más estratégica.
En resumen, la próxima década en la gestión de gastos no se trata sólo de nuevas herramientas y tecnologías. Se trata de un cambio fundamental en la forma en que abordamos, entendemos y gestionamos nuestras finanzas. Es un mundo feliz y está más cerca de lo que piensas.
Conclusión
A medida que concluimos esta exploración integral de la gestión de gastos, queda claro que el panorama del seguimiento y análisis financiero está experimentando una transformación dinámica. El paso de los libros contables a las soluciones de software impulsadas por la IA, como las nanoredes, ilustra no sólo el avance tecnológico, sino también un cambio fundamental en la forma en que las empresas abordan la responsabilidad fiscal.
En el volátil entorno empresarial actual, la gestión de gastos ya no es una tarea administrativa sino un imperativo estratégico. Empresas como InnovateX y otras mencionadas en nuestros estudios de caso ejemplifican la transformación que puede provocar un sistema sólido de gestión de gastos.
Las empresas que reconozcan y se adapten a estos cambios se encontrarán bien equipadas para navegar las complejidades del panorama financiero moderno, convirtiendo lo que alguna vez fue una tarea mundana en un componente crítico de su estrategia comercial general.
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Recursos adicionales
A continuación se presentan algunos recursos adicionales que brindan más lecturas y herramientas para profundizar su comprensión del panorama de la gestión de gastos:
- Crecimiento del mercado de gestión de gastos | Informe de investigación [2029]: Este informe ofrece datos e información sobre las tendencias de gestión de gastos. Informe de información empresarial de Fortune.
- Gestión de gastos 101: su guía para la presentación de informes de gastos: Esta guía es un excelente recurso para quienes buscan profundizar en temas de gestión financiera, especialmente relacionados con los informes de gastos. Centro de aprendizaje G2.
- Cumplimiento efectivo de la gestión global de viajes y gastos: Este recurso proporciona información relevante sobre pautas regulatorias que pueden afectar las prácticas de gestión de gastos, especialmente para empresas que operan en varios países. Guía de cumplimiento de Mobilexpense.
- Distribución de relaciones públicas y contenido potenciado por SEO. Consiga amplificado hoy.
- PlatoData.Network Vertical Generativo Ai. Empodérate. Accede Aquí.
- PlatoAiStream. Inteligencia Web3. Conocimiento amplificado. Accede Aquí.
- PlatoESG. Carbón, tecnología limpia, Energía, Ambiente, Solar, Gestión de residuos. Accede Aquí.
- PlatoSalud. Inteligencia en Biotecnología y Ensayos Clínicos. Accede Aquí.
- Fuente: https://nanonets.com/blog/expense-management/
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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