El proceso de gestión de proveedores: importancia, beneficios y desafíos

Las buenas relaciones con los proveedores son importantes para que cualquier negocio tenga éxito. La gestión de proveedores tiene como objetivo organizar y fortalecer las relaciones entre empresas y proveedores. Una gestión eficaz de los proveedores permite que las empresas funcionen de forma eficiente y, al mismo tiempo, evita perturbaciones en la oferta.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es un proceso estructurado que siguen las empresas para gestionar a sus proveedores o vendedores. La gestión de proveedores se centra en construir/mantener buenas relaciones laborales con los proveedores a largo plazo; para evitar posibles interrupciones en el suministro y cumplir los objetivos comerciales al mejor precio.

El proceso de gestión de proveedores es bastante elaborado y comprende seleccionar proveedores adecuados, negociar contratos viables, controlar costos, minimizar riesgos y garantizar la entrega puntual de bienes o servicios.

Importancia de la gestión de proveedores

La gestión de proveedores es un proceso estratégico que, cuando se realiza correctamente, puede ayudar a las empresas a alcanzar objetivos comerciales específicos.

Abre posibilidades para una incorporación más rápida de múltiples proveedores que pueden minimizar los posibles riesgos y retrasos del lado de la oferta. Con una selección de proveedores disponibles, la empresa también disfruta de costos más bajos y entregas más rápidas para mantener la continuidad del negocio.

La racionalización del proceso de proveedores puede garantizar la confianza mutua y relaciones más sólidas. Puede ayudar a aumentar la eficiencia empresarial centrándose en mejorar la satisfacción del cliente, la rentabilidad y el crecimiento.

¿Qué implica el proceso de gestión de proveedores?

Aunque el proceso de gestión de proveedores puede ser simple o complejo según el tamaño de la organización, los pasos a seguir son prácticamente los mismos. Pero son necesarios algunos requisitos previos:

Pre-requisitos

1. Definir los objetivos comerciales: las empresas pueden participar en una buena gestión de proveedores cuando los objetivos y metas de la empresa están bien definidos. La identificación de los objetivos comerciales puede proporcionar una imagen más clara de la gestión de proveedores.

2. Crear un equipo de gestión de proveedores: contar con personal capacitado como parte de un equipo dedicado puede hacer que la gestión de proveedores sea más fácil y fructífera. Seleccionar, negociar y evaluar proveedores no es una tarea fácil. Un equipo experimentado puede actuar como puente entre sus departamentos internos y los proveedores para optimizar el proceso de gestión de proveedores.

Pasos en el proceso de gestión de proveedores

Con el mercado lleno de proveedores potenciales, una empresa que se dedica a la gestión de proveedores seguirá algunos pasos comunes para garantizar la selección de los proveedores adecuados. Ellos son:

1. Elegir proveedores – El proceso comienza con la selección de los proveedores que se consideran adecuados para el negocio. Luego se buscan citas usando herramientas de abastecimiento electrónico tales como Solicitudes de cotización (RFQ) y Solicitudes de propuestas (RFP). Aunque el precio será un factor decisivo, la empresa también puede medir el potencial de un proveedor en función de la calidad, la reputación, la capacidad para cumplir los requisitos y el historial.

2. Participar en negociaciones contractuales – Esta etapa implica discusiones sobre los términos y condiciones del contrato entre la empresa y el proveedor elegido. Los términos pueden estar relacionados con el tipo/cantidad de los bienes y/o servicios, fechas de entrega, condiciones de pago y condiciones legales que cubren riesgos. El contrato debe ser aceptable y mutuamente beneficioso para ambas partes.

3. Incorporación de proveedores – El proceso de recopilación de información relevante y documentos asociados es importante para reconocer a los proveedores como proveedores aprobados para la empresa. Información de cuentas bancarias, formularios de impuestos y licencias industriales válidas son algunos de los principales datos recopilados para realizar pagos a proveedores y con fines de auditoría.

4. Realice un seguimiento y evalúe el desempeño de los proveedores – Las empresas necesitan verificar el desempeño de los proveedores para ver si se cumplen los estándares, la calidad de los productos o servicios es buena, las entregas se realizan a tiempo y el servicio es satisfactorio. Las desviaciones se pueden corregir con planes de acción discutidos con los proveedores para garantizar transacciones comerciales más fluidas.

5. Monitoreo y gestión de riesgos – La gestión de riesgos implica evaluar y monitorear a los proveedores para detectar riesgos potenciales que pueden afectar gravemente al negocio. Incumplimiento de cumplimiento, fraude de proveedor, las fugas de datos, las demandas y la pérdida de propiedad intelectual son riesgos graves que deben abordarse como parte del seguimiento de riesgos.

6. Pagos puntuales – Realizar los pagos a tiempo a los proveedores puede ser crucial para garantizar buenas relaciones laborales. Cumplir los términos del contrato para el pago y garantizar que las facturas se liquiden sin demoras puede generar confianza para que los proveedores mantengan servicios continuos.

Implementación de un sistema de gestión de proveedores

La gestión de proveedores es un proceso crucial para que cualquier organización garantice el crecimiento y el éxito. La aparición de tecnologías avanzadas ha cambiado la forma en que se realizan los procesos de gestión de proveedores en la actualidad.

Los sistemas de gestión de proveedores (VMS) son software basados ​​en la web o en la nube que están diseñados para ayudar a organizar y gestionar múltiples actividades relacionadas con proveedores desde un solo lugar. Son eficientes, fáciles, rentables y muy beneficiosos para organizaciones con múltiples proveedores.

Beneficios de la gestión de proveedores

Los diversos beneficios de contar con la gestión de proveedores son:

1. Facilita una mejor selección – La organización se beneficiará de una selección más amplia de proveedores que ofrecen más opciones a precios competitivos.

2. Negociaciones rentables – La gestión de proveedores puede garantizar que haya varios proveedores compitiendo por el negocio. Esto permite a la empresa negociar mejores tarifas y obtener precios más bajos o descuentos.

3. Gestión eficaz de contratos – Una de las ventajas de tener un sistema de gestión de proveedores son los datos centralizados. Todos los contratos, información de proveedores y documentos relacionados son accesibles desde un solo lugar para toda la organización. Esto facilita el seguimiento de los contratos y la toma de decisiones de manera más eficiente.

4. Gestión del desempeño más sencilla – Los sistemas de gestión de proveedores permiten una vista panorámica de todo el desempeño de los proveedores. Es fácil realizar un seguimiento del rendimiento y compararlo con datos anteriores. Las partes interesadas pueden garantizar que los proveedores cumplan los términos del contrato y que las necesidades comerciales se satisfagan de manera eficiente.

5. Relaciones más sólidas con los proveedores – La información centralizada del proveedor en VMS ayuda a simplificar el proceso de toma de decisiones. La identificación de retrasos y una comunicación rápida reduce las interrupciones en la cadena de suministro y evita costos o pérdidas adicionales para ambas partes, lo que genera confianza y mejores relaciones.

6. Mejor mitigación de riesgos – El software VMS es capaz de identificar los riesgos de los proveedores que pueden prevenirse o abordarse tempranamente para evitar el impacto en el negocio. Dado que todos los datos relacionados con los proveedores se verifican y es posible un seguimiento constante, la mitigación de riesgos se vuelve más fácil.

Desafíos en la gestión de proveedores

La falta o inadecuación de procesos de gestión de proveedores puede plantear muchos desafíos:

1. Incumplimiento de los proveedores – Una organización sin estándares establecidos para los proveedores corre el riesgo de incumplimiento por parte de sus proveedores. Elegir el proveedor adecuado y establecer estándares durante las negociaciones del contrato es importante para evitar desviaciones.

2. Riesgo de mala reputación de los proveedores – Cuando participan varios proveedores, evaluar la calidad del trabajo de los proveedores es difícil y el desempeño deficiente de un solo proveedor puede afectar el negocio. Realizar verificaciones exhaustivas de antecedentes y conocer el desempeño pasado se vuelve vital durante el proceso de selección en la gestión de proveedores.

3. La molestia del almacenamiento manual de datos de proveedores – Las empresas en expansión pueden tener dificultades para almacenar datos de proveedores a medida que el negocio crece y se incorporan más proveedores. La falta de un sistema de gestión de proveedores crea más problemas a la hora de recuperar información sobre los proveedores cuando es necesario.

4. Sin visibilidad para la toma de decisiones – Los sistemas de gestión de proveedores pueden proporcionar visibilidad general a través de la disponibilidad de datos centralizados para una buena toma de decisiones. Sin un VMS adecuado, esto se convierte en una tarea complicada.

5. Incapacidad para manejar diferentes pagos – El software VMS puede mantener y realizar un seguimiento de los pagos incluso si las condiciones o métodos de pago difieren. Los pagos manuales a múltiples proveedores pueden ser engorrosos, complejos y propensos a errores, lo que genera proveedores insatisfechos.

Conclusión

Los tiempos cambiantes y acelerados están obligando a muchas empresas a encontrar soluciones efectivas para manejar las relaciones con los proveedores de manera eficiente. Las organizaciones, grandes o pequeñas, que tratan con múltiples proveedores pueden beneficiarse de la implementación de un buen sistema de gestión de proveedores. Un software VMS eficaz puede ayudar a superar los desafíos y fomentar relaciones más sólidas con los proveedores, agregar valor y mejorar el rendimiento empresarial.