Los 10 mejores software de gestión de documentos legales para abogados en 2023

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#5. LexTrabajoLugar

LexWorkPlace es un software de gestión de correo electrónico y documentos basado en la nube. Permite a los usuarios administrar documentos y correo electrónico y mejora la colaboración. LexWorkPlace se puede usar para equipos que pueden hacer muchas cosas, como administrar flujos de trabajo, delegar tareas a los miembros del equipo, monitorear el tiempo y el pago y almacenar datos.

Algunas de las funciones que ofrece LexWorkplace son búsqueda de texto completo, gestión de versiones de documentos, indexación de documentos y creación de perfiles, permisos y gestión de acceso, y cifrado de datos de un extremo a otro.

Precios: $395/mes (3 usuarios)

Prueba gratis: No

Ideal para: Clasificación, archivo y retención de documentos

Para Agencias y Operadores

• Control de versiones
• Sin tiempo de inactividad

Desventajas

• Incapacidad para guardar correos electrónicos

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#6. clio

Clio es un software de gestión de prácticas jurídicas que permite ejecutar, organizar y colaborar de forma eficiente en los casos. Los usuarios pueden usarlo para editar, almacenar y administrar documentos de forma segura en la nube.

La gestión de casos y documentos, la programación, la contabilidad, el seguimiento del tiempo, la gestión de tareas y la facturación son algunas de sus principales características. Además, Clio incluye una aplicación móvil que permite a los usuarios revisar, compartir o cargar documentos, actualizar estados de casos y conectarse con clientes y miembros del equipo.

Precios: A partir de $39/mes/usuario

Prueba gratis: Sí

Ideal para: Seguimiento de clientes potenciales y gestión de casos

Para Agencias y Operadores

• Gestión integral de clientes potenciales y casos
• Fácil integración

Desventajas

• Ofertas separadas (crecer y administrar)
• Sin plantillas preestablecidas

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#7 Doctor Lógico

LogicalDOC es un software gratuito que incluye una base de datos de código abierto.

Aunque es compatible con todos los DBMS populares, los desarrolladores aún recomiendan MySQL para su uso en sistemas de producción. LogicalDoc permite que los usuarios y las organizaciones organicen, indexen, recuperen, controlen y distribuyan de manera segura y confiable documentos comerciales cruciales, centrándose en la automatización de procesos comerciales y la recuperación rápida de contenido. Además, admite la importación automática desde archivos compartidos y la integración con Microsoft Office y Outlook.

Precios: Bajo pedido

Prueba gratis: Sí, también tiene Versión Gratuita

Ideal para: Indexación y Recuperación Rápida de Documentos

Para Agencias y Operadores

• Fácil uso
• Complementos de código abierto para mejorar la funcionalidad

Desventajas

• La personalización requiere conocimientos de programación
• Dificultad para crear archivos de copia de seguridad

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#8. efilegabinete

El gabinete Efile es un software de gestión de documentos que permite a los usuarios gestionar documentos, crear flujos de trabajo y personalizar procesos para satisfacer sus necesidades. Con funciones como búsqueda avanzada de texto, uso compartido seguro y firmas electrónicas, su objetivo es ayudar a las organizaciones a crear, administrar y compartir documentos de manera eficiente y cuidar el cumplimiento. También cuenta con la opción de una aplicación móvil para los usuarios.

Precios: $699/año/usuario

Prueba gratis: Sí

Ideal para: Administración de Contenidos

Para Agencias y Operadores

• Fácil de usar, Accesibilidad
• Arrastrar y soltar

Desventajas

• Funcionalidad de búsqueda compleja
• Integración limitada

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#9. punto compartido

SharePoint es una plataforma basada en web para la colaboración que se integra a la perfección con Microsoft Office. Aunque la función principal de SharePoint es como un sistema de gestión y almacenamiento de documentos, la forma en que cada empresa lo utiliza variará enormemente. Los grupos pueden crear un área central protegida por contraseña para compartir documentos con esta herramienta.

Se puede acceder a sus características a través de aplicaciones web y una interfaz de usuario (UI) web. Ofrece varias funciones en todo el espectro, como nombres de archivo ampliados, compatibilidad con archivos grandes, administración de derechos de información, uso compartido de carpetas y accesibilidad a la biblioteca de documentos.

Precios: Está disponible como parte de Microsoft Office 365 Suite

Prueba gratis: Tiene versión gratuita

Ideal para: Colaboración

Para Agencias y Operadores

• Compartir y Colaborar
• sincronización de datos
• Uso de múltiples dispositivos

Desventajas

• Difícil de navegar
• Curva de aprendizaje empinada

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#10. imagen

Imagene es una solución integral sistema de gestión de contenido que crea y colabora documentos de forma segura. También proporcionan un ecosistema de socios e integraciones como Google Workspace. Con funciones como gestión de correo electrónico, búsqueda contextual basada en IA y cifrado, su objetivo es ayudar a las organizaciones a gestionar eficientemente el conocimiento.

Precios: Bajo pedido

Prueba gratis: No

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Comparación de los principales sistemas de gestión de documentos legales

Hemos comparado la gestión de documentos legales mencionada en el blog anterior. Aquí hay una vista instantánea de todo el software en resumen.

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Nanonets: el mejor software de gestión de documentos legales

[Contenido incrustado]

Nanonets es un sistema de gestión de documentos extremadamente fácil de usar con gestión de flujo de trabajo sin código, el mejor de su clase. Software de OCRy almacenamiento en la nube confiable y seguro. Puede configurar Nanonets en un día, utilizarlas sin escribir una sola línea de código y automatizar cada proceso manual en cuestión de minutos.

Nanonets ofrece:

Aparte de estos, aquí hay tres razones por las que Nanonets es una excelente opción para un sistema de gestión de documentos legales:

• Automatización del flujo de trabajo – Automatice los correos electrónicos, la captura de documentos, la búsqueda de PDF, haga coincidir documentos legales y más con flujos de trabajo simples sin código.
• Gestión de documentos - Encuentre cada referencia, contrato o acuerdo con una sola palabra. Puede usar Nanonets para buscar documentos, anotación de documentos, digitalización, almacenamiento y más.
• Excelente atención al cliente – Nuestro equipo está listo para ayudarlo durante su viaje. Nanonets brinda soporte 24×7, asistencia técnica y sesiones de capacitación gratuitas para todos nuestros clientes.

Nanonets ofrece una plataforma repleta de funciones para automatizar todo, desde procesos financieros complejos hasta la entrada de datos de rutina. Con integraciones perfectas, una plataforma sin código y automatización del flujo de trabajo, Nanonets es perfecto para los bufetes de abogados que buscan eliminar los procesos manuales.

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¿Cómo seleccionar el mejor software de gestión de documentos legales?

Al seleccionar un Sistema de Gestión de Documentos Legales.

Identificando sus necesidades

Antes de embarcarse en la selección de posibles software, revise los sistemas y procesos actuales para identificar las brechas clave que el software le ayudará a resolver. Una vez identificados, haga una lista exhaustiva que pueda usarse como referencia.

Tres factores clave que debe tener en cuenta son

Seguridad y cumplimiento

En el caso de los despachos de abogados, la seguridad es de suma importancia, ya que contienen una gran cantidad de datos sensibles y confidenciales de sus clientes. La privacidad y la seguridad de los datos son imprescindibles para los clientes corporativos y personales. Incluso una filtración de datos menor puede tener consecuencias desastrosas. Por lo tanto, la seguridad de nivel empresarial es imprescindible para que los sistemas de documentos legales protejan los datos de piratas informáticos, phishers y otros ataques cibernéticos. Por lo tanto, al elegir un software de documentos, se deben verificar sus características de cifrado y cumplimiento.

Facilidad de acceso

El trabajo en un despacho de abogados implica mucha colaboración. Varias partes pueden verse afectadas y los documentos pueden cambiar de manos durante el proceso. Por lo tanto, en tales casos, resulta esencial garantizar que se pueda acceder a los documentos desde la base de datos de manera rápida y eficiente. Ofrece gran libertad y flexibilidad, ya que los equipos pueden atender a los clientes en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto también contribuye en gran medida a aumentar la productividad y la eficiencia general.

Uso compartido seguro

Se deben requerir diferentes niveles de permiso/acceso o mecanismos de aprobación para garantizar la seguridad. Los documentos deben cifrarse para que se puedan compartir y colaborar de forma segura. Algunos programas también tienen disposiciones para establecer contraseñas o enlaces para compartir de forma segura.

Investigación

El siguiente paso es seleccionar varios programas que se adapten a sus necesidades. Puede consultar a personas que ya utilizan ese software y buscar reseñas en portales como G2 y Capterra. Una vez que se haya concentrado en algunos de ellos, realice un análisis en profundidad mediante demostraciones de productos, pruebas, etc.

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Si trabajas con contratos y avisos legales, echa un vistazo a Nanonets. Administre documentos fácilmente con la automatización del flujo de trabajo sin código. Comienza tu prueba gratuita or agenda una llamada con nosotros.

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¿Cuáles son las características comunes del software de gestión de documentos legales?

Algunas de las características que debe tener el software de gestión de documentos legales son las siguientes.

Almacenamiento de documento

El principal problema que pretende resolver una plataforma de gestión de documentos legales es el almacenamiento de documentos: es imprescindible tener espacio ilimitado para todos los documentos. El sistema debe tener disposiciones para almacenar todos los datos de archivos de texto, grabaciones de audio, videoclips e imágenes. Debería permitir una eficiente archivo de documentos para almacenar documentos legales en un almacenamiento seguro en la nube.

Seguridad y cumplimiento

Las funciones de seguridad como la protección con contraseña, la gestión de permisos y la autenticación multifactor son necesarias, al igual que el cumplimiento de diversas normativas, ya que los bufetes de abogados tratan con datos confidenciales.

Gestión de correo electrónico

Esto tampoco es una de las necesidades, pero ayuda mucho si está presente. Tener un sistema centralizado que pueda administrar todos sus documentos y correos electrónicos ayuda a reducir la fricción y ahorrar el tiempo perdido entre las idas y venidas, lo cual se logra cuando estos dos se administran en un software diferente. Busque un software de administración de documentos legales con capacidades de análisis de correo electrónico para extraer información de los correos electrónicos sobre la marcha.

Capacidades de integración

Esto será especialmente útil para las firmas legales que ya usan varias herramientas para administrar diferentes procesos y desean continuar usando sus datos. Un software de gestión de documentos legales que ofrece una integración perfecta con varias aplicaciones permitirá un flujo fluido de información.

Flujos de trabajo de documentos

Los requisitos de administración para su empresa pueden incluir el etiquetado de documentos, la edición, la modificación de roles y permisos para documentos, el movimiento de un documento entre carpetas, la creación de nuevos documentos y la actualización de documentos.

Por lo tanto, si el software proporciona automatización del flujo de trabajo, muchas de estas tareas se pueden automatizar.

Reconocimiento óptico de caracteres

La mayoría de los despachos de abogados todavía trabajan con muchos documentos en papel. Las oficinas jurídicas requieren una solución automatizada de escaneo e indexación de documentos para gestionar de forma eficaz la información contenida en estos documentos. El software con tecnología OCR puede ayudar a resolver este problema de forma eficaz.

Buscar palabra clave

Dado que hay una gran cantidad de datos en varios archivos, la búsqueda de un punto de datos en particular a menudo se convierte en una tarea monumental. La presencia de búsqueda avanzada permite a los usuarios utilizar múltiples técnicas al buscar y hace que la recuperación de documentos sea más rápida.

Automatización de aprobación

Los documentos legales deben aprobarse antes de enviarse a los clientes. Asegúrese de que su sistema de gestión de documentos legales tenga flujos de trabajo de aprobación o le permita crear uno.

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Con flujos de trabajo automatizados, gestión de tareas, seguimiento del tiempo, gestión de firmas, colaboración y uso compartido seguro, el software de gestión de documentos legales puede contribuir en gran medida a poner en orden las actividades de su bufete de abogados y aumentar la eficiencia en el proceso.

Por lo tanto, con el tiempo, la adopción del software de administración de documentos legales solo aumentará a medida que más y más empresas se den cuenta de su valor.

Con una plétora de opciones disponibles en el mercado, asegúrese de seleccionar la que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

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El blog se publicó originalmente el 11 de diciembre de 2022 y se actualizó el 12 de enero de 2023.