El mejor software de escaneo de facturas en 2022

Reeditado por Platón

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Tungsten es una solución de facturación y facturación de software como servicio (SaaS) basada en la nube que está diseñada para ayudar a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento de sus finanzas.

La plataforma proporciona todas las herramientas necesarias para crear, enviar y rastrear facturas fácilmente, todo mientras mantiene segura la información financiera de su empresa en la nube. Además, Tungsten ha sido ampliamente elogiado por su capacidad para integrarse perfectamente con otras aplicaciones comerciales, como software de contabilidad como Xero o Freshbooks o incluso plataformas de redes sociales como LinkedIn para enviar correos electrónicos promocionales sobre los servicios de su empresa.

La plataforma también cuenta con notificaciones integradas cuando se ha recibido el pago de los clientes por correo electrónico o mensaje de texto SMS, algo que puede ahorrarle horas cada mes si está tratando con un gran volumen de clientes de forma continua.

Stampli es una herramienta de escaneo de facturas basada en la nube que lo ayuda a administrar las finanzas de su negocio y facturar a los clientes. Está disponible en la web, Android e iOS.

Puede crear y enviar facturas desde su teléfono o tableta, lo cual es excelente para las pequeñas empresas que desean ahorrar tiempo al no tener que usar una computadora real. Stampli también ofrece recordatorios de pagos atrasados, seguimiento por correo electrónico de las facturas recibidas y plantillas personalizables para diferentes tipos de clientes (como suscripciones recurrentes).

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¿Cuál es el mejor software de escaneo de facturas del mercado?

El mejor software de escaneo de facturas es el que se adapta a las necesidades de su negocio y es fácil de usar. Se puede usar un escáner de facturas para convertir facturas en papel en copias digitales, lo que ahorra tiempo al permitir escanear varias facturas de forma rápida y eficiente.

El software de facturación le permitirá importar sus facturas al programa y organizarlas según el nombre del cliente o del proyecto, lo que le permitirá realizar un seguimiento de quién debe qué cantidad de dinero en un momento dado. Esto también permite un fácil mantenimiento de registros en caso de que un cliente alguna vez cuestione el pago con la compañía de su tarjeta bancaria o el emisor de la tarjeta de crédito porque recibió una cantidad incorrecta en su estado de cuenta debido a cargos duplicados de otro vendedor/proveedor de servicios que ha estado trabajando en proyectos con clientes similares. también.

Las características imprescindibles de la plataforma de escaneo de facturas

Una plataforma de escaneo de facturas puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero. La clave es asegurarse de elegir la solución adecuada para las necesidades de su negocio. Estas son algunas de las características imprescindibles para una plataforma de escaneo de facturas:

Entrada de datos segura y excepcional

Desea que los datos que captura estén seguros, y sus clientes también. Por lo tanto, necesita un sistema que sea:

Seguro y encriptado: su plataforma de escaneo de facturas debe usar algoritmos de encriptación (como AES 256) para garantizar que todos sus datos no solo estén protegidos contra usuarios malintencionados, sino también contra el acceso no autorizado por parte de piratas informáticos.
Entrada segura de datos: al capturar facturas, desea estar seguro de que cada pieza de información sobre su empresa o cliente ha sido ingresada correctamente por una sola persona y sin interferencia de otras partes, para que nadie más pueda cambiar una factura después de que es sido capturado por otra persona en la oficina.

Las nanoredes pueden extraer texto de las facturas con una precisión superior al 95 %. Con el acceso basado en roles, también puede restringir que los usuarios modifiquen la información extraída. Más de 30,000 XNUMX usuarios confían en las nanoredes para automatizar tareas manuales.

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Uso de campos de factura para nombrar y guardar facturas

A veces, todo lo que necesita es un método confiable para reconocer y conservar sus facturas en función de un puñado de campos clave.

A los efectos del argumento, supongamos que las facturas escaneadas se archivan según los nombres de sus respectivos proveedores. El documento se colocará en la carpeta correspondiente al proveedor correspondiente con el número de factura y la fecha claramente marcados.

Por ejemplo, el nombre del proveedor, el número de factura y la fecha de la factura se pueden extraer del documento escaneado utilizando el mejor software de escaneo de facturas que utiliza métodos de recopilación automatizados. Una vez que se ha elaborado la factura con estas características, se puede exportar a un documento y darle un nombre único.

La plataforma inteligente de Nanonets puede extraer selectivamente información de sus facturas. Recibí una factura de 15 páginas, pero solo quiero información de las páginas 2 y 3. Considéralo hecho con Nanonets.

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Captura de datos de facturas

La captura de datos le permite importar y administrar facturas desde una sola ubicación. Ayuda a garantizar que todos los datos de su factura se almacenen en un solo lugar, lo que le brinda acceso a la información que necesita en cualquier momento.

La parte de captura de datos más importante es importar los archivos de factura PDF originales a su sistema. Sin embargo, es importante no solo para capturar la factura sino también para crear una pista de auditoría para cada transacción y almacenar información relevante sobre cada transacción (como cuándo se creó), quién la creó, quién la revisó o aprobó y qué acciones se tomaron. tomado una vez aprobado.

Debido a que cada empresa tiene su propio conjunto de requisitos para los sistemas de captura de datos (y diferentes tipos de facturas), hay muchas maneras diferentes de usar esta función dentro de su plataforma de software.

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Salida precisa y sin errores

Una plataforma de escaneo de facturas adecuada garantizará que los datos se ingresen correcta y rápidamente. De esta manera, usted y sus empleados pueden evitar errores durante la entrada de datos.

La información inexacta o incorrecta en las facturas puede generar errores costosos y situaciones embarazosas. Los errores también pueden consumir mucho tiempo, lo que resulta en la pérdida de ingresos debido a cargos por pago atrasado o multas.

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Ahorre tiempo, esfuerzo y dinero

El escaneo de facturas es el proceso de capturar facturas, recibos, recibos y otros documentos en formato digital para que puedan almacenarse y administrarse fácilmente. Al utilizar el software de escaneo de facturas, ahorra tiempo y esfuerzo al automatizar este proceso. También puede automatizar el proceso de contabilidad para reducir errores y ahorrar costos. Algunas funciones, como el almacenamiento de documentos, el acceso multiusuario o el almacenamiento en la nube, ayudan a reducir los costos y garantizan la seguridad de sus datos.

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¿Quién utiliza el software de gestión de facturas?

Muchas empresas utilizan la tecnología para hacer sus vidas más fáciles en el mundo moderno. Una de las áreas más importantes donde esto sucede es con el software de facturación y contabilidad. Un sistema de gestión de facturas le ayuda a crear y gestionar sus facturas para que estén siempre disponibles cuando sea necesario enviarlas, al mismo tiempo que realiza un seguimiento de quién las ha pagado y cuándo. Estos sistemas también pueden agilizar procesos como enviar recordatorios u obtener el historial de pagos si es necesario.

El software de gestión de facturas puede beneficiar a empresas de todos los tamaños. Ya sea que sea una pequeña empresa que recién comienza o una empresa establecida con cientos de empleados, es una de las herramientas más importantes para ayudar a mantener su empresa en el buen camino. El software de gestión de facturas es utilizado por:

Propietarios de pequeñas empresas

Para los propietarios de pequeñas empresas y los autónomos, el software de gestión de facturas es una herramienta clave para realizar un seguimiento de los datos financieros y las facturas. Estas herramientas le permiten ver lo que entra y sale, lo que le permite planificar fácilmente sus finanzas. Puede usarlo para crear facturas, administrarlas a lo largo de su ciclo de vida (proceso de aprobación) y realizar un seguimiento de los gastos y las ventas sobre la marcha utilizando dispositivos móviles.

La herramienta de escaneo de facturas también ayuda a prevenir errores contables al calcular automáticamente los impuestos de cada factura para que se cobren en el momento adecuado.

Organizaciones medianas

Las organizaciones medianas suelen ser aquellas que tienen una gran cantidad de proveedores y clientes, pero no tantos como para necesitar un software de nivel empresarial. Estas empresas están buscando una solución simple, simple y con suficiente funcionalidad para satisfacer sus necesidades.

En este caso, el software de procesamiento de facturas puede ser especialmente útil porque es relativamente fácil de configurar y personalizar para su negocio. Además, los procesos de facturación más complejos se pueden automatizar con este tipo de software, ahorrando tiempo en la entrada manual o errores de entrada de datos, al mismo tiempo que le brinda total transparencia sobre lo que sucede con sus facturas en un momento dado.

Grandes corporaciones

Las grandes corporaciones a menudo tienen una gran cantidad de facturas para procesar, así como muchos empleados y proveedores para facturar. También tienen muchos clientes a los que necesitan facturar en nombre de estos empleados y proveedores.

Como tal, es probable que tengan procesos contables complejos que pueden simplificarse mediante el uso de un software de escaneo de facturas.

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¿Cómo seleccionar el mejor software de escaneo de facturas?

La facturación es uno de los elementos esenciales para que toda empresa cumpla con sus obligaciones financieras. Los empresarios deben elegir la mejor plataforma de escaneo de facturas para ayudarlos a administrar todos los datos y generar facturas de aspecto profesional.

Encontrar la mejor plataforma de escaneo de facturas puede ser un desafío, ya que hay muchas opciones disponibles. Tome una decisión bien informada y complete la facturación más rápidamente siguiendo los pasos a continuación.

Adquirir una comprensión de los requisitos de su empresa

Conocer las necesidades de su negocio es lo más importante que puede hacer al buscar un software de automatización de facturas. Ayudará a determinar qué características y funcionalidades son críticas para su negocio y proporcionará información sobre qué aplicaciones específicas podrían ser las más adecuadas para satisfacer esas necesidades.

Por ejemplo, si tiene una tienda minorista física que vende productos de alta gama, es posible que una plataforma en línea no sea adecuada para usted porque los clientes tendrían dificultades para acceder a ella en sus teléfonos o tabletas.

En su lugar, una buena solución sería una aplicación de escritorio tradicional con poderosas capacidades de generación de informes que permitan a los gerentes en la sede realizar un seguimiento de las ventas por ubicación para que puedan planificar los horarios del personal en consecuencia.

Averigüe lo que necesita de su integración de software

Antes de tomar una decisión, el software debe integrarse con sus sistemas y procesos existentes. No desea quedarse atascado con un sistema que no se ajusta a su modelo de negocio. Entonces, ¿cómo saber qué requisitos de integración son importantes? Aquí hay algunas preguntas para hacer:

¿Es necesario integrar otras aplicaciones con la herramienta de escaneo de facturas? Si es así, ¿qué tipo de integración requiere?
¿Esta aplicación funciona en múltiples plataformas? ¿Funcionará tanto en Mac como en PC, o solo en uno u otro?
¿Hay algo más, en particular, que deba tener en cuenta al elegir un sistema de escaneo de facturas?

Sea consciente de su presupuesto.

Teniendo en cuenta el costo del software, es importante considerar no solo la tarifa mensual sino también los costos adicionales. Algunos proveedores ofrecen pruebas gratuitas o versiones de software gratuitas, que pueden ayudarlo a decidir si la solución es adecuada para su negocio antes de comprometerse con un plan de suscripción pago. Otros proveedores ofrecen generosos descuentos si paga por adelantado durante varios meses a la vez, por lo que vale la pena investigar este tipo de ofertas y averiguar qué hay disponible.

Además, no se olvide de los costos de capacitación o las tarifas de soporte. Muchas soluciones de escaneo de facturas requieren que el personal obtenga capacitación adicional para usarlas de manera efectiva; algunos también brindan ayuda en vivo limitada o soporte telefónico por un cargo adicional, ¡y algunos incluso no incluyen servicio al cliente! El proveedor de software de escaneo de facturas debe poder explicar exactamente cuánto costarán estos servicios y qué implican para que no haya sorpresas en el camino cuando llegue el momento de la implementación y el uso continuo.

Compare las características del software de escaneo de facturas

Cuando compare paquetes de escaneo de facturas, asegúrese de buscar lo siguiente:

El paquete debe tener todas las características que necesita. Si desea agregar nuevos productos o servicios a su negocio, ¿los permitirá el software?
¿Es fácil de usar? ¿Afectará esto al tiempo que tardan sus empleados en configurar nuevas facturas? ¿Se integra con otras aplicaciones, como sistemas de gestión de contabilidad o inventario, si es necesario?
¿Es lo suficientemente seguro y escalable para una empresa en crecimiento? Considere lo que podría suceder si un día de repente tiene 100 empleados en lugar de 10. ¿Quiere un sistema de creación de facturas que maneje la carga sin colapsar o ralentizar la productividad porque su base de datos no está equipada para el crecimiento del tamaño del empleo y la cantidad de transacciones procesadas cada mes (o semana)?

Averigüe qué métodos emplean otras empresas.

Verifique la cantidad de revisiones que tiene un paquete de software. Si hay muy pocos, no significa que el producto sea malo; no ha estado en el mercado el tiempo suficiente para obtener buenas calificaciones. Sin embargo, si ve algo con más de 100 reseñas y una calificación promedio de 4 estrellas o más, es un buen indicador de que otras empresas que usan el software están contentas con él.

Otra forma de verificar si un software de escaneo de facturas vale la pena es mirar su base instalada: la cantidad de veces que los usuarios lo han descargado. Cuanto mayor sea este número, más interesado en su negocio estará ese segmento de mercado (suponiendo que tengan necesidades similares). Si no hay instalaciones enumeradas para ningún proveedor de servicios en particular. Aún así, afirman ser populares en su área, analizan los comentarios de otros clientes y las reseñas en línea antes de suscribirse a algo demasiado costoso o complicado para lo que necesita.

¡Finalmente, mira cuántas calificaciones obtiene cada uno! Esto puede dar una idea de cuán satisfechas se sienten las personas que usan productos similares a lo largo de su jornada laboral antes de tomar decisiones de inversión basadas únicamente en información limitada.

Conclusión

En conclusión, el software de escaneo de facturas es una herramienta que le permite escanear sus facturas y enviarlas como archivos PDF. Están diseñados para facilitar a las empresas el manejo de sus cuentas por pagar, proporcionando una forma sencilla de cargar documentos y realizar un seguimiento de lo que se ha pagado hasta el momento. En este blog se mencionan algunos de los mejores programas de facturación para ayudarlo a seleccionar el mejor que existe.

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