¿Qué es la subcontratación de cuentas por pagar?

Las empresas en crecimiento tienen que mantener relaciones con muchos proveedores y vendedores. Los proveedores con diferentes estándares/procedimientos de facturación tienden a hacer procesos de cuentas por pagar bastante engorroso La subcontratación de cuentas por pagar puede ayudar a suavizar el proceso de AP al tiempo que garantiza que los pagos a los proveedores se liquiden de manera eficiente.

Acerca de las cuentas por pagar

Cuentas por pagar se refiere a corto plazo pasivo en que incurre una empresa a través de la compra de bienes o servicios de proveedores/vendedores a crédito. El proceso de cuentas por pagar es vital para una empresa, ya que realiza un seguimiento de las facturas entrantes o las facturas que deben liquidarse periódicamente.

Las organizaciones que buscan reducir la carga de sus procesos de cuentas por pagar y mantener un flujo comercial fluido podrían usar los servicios de un Cuentas por pagar subcontratar empresa.

¿Qué es la subcontratación de cuentas por pagar?

La subcontratación de cuentas por pagar es el proceso de contratar a un proveedor de servicios especializado que puede hacerse cargo de múltiples funciones de AP que las empresas encuentran difíciles de manejar internamente.

Las empresas de subcontratación de cuentas por pagar están equipadas con las habilidades, herramientas y tecnología necesarias para integrarse con los procesos AP existentes de una organización.

Las organizaciones que manejan datos financieros confidenciales pueden dudar en utilizar un proveedor externo para sus procesos de cuentas por pagar. Por lo tanto, es posible que quieran considerar la automatización AP.

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Subcontratación AP versus automatización AP

La subcontratación de cuentas por pagar implica entregar los procesos de cuentas por pagar a un proveedor comercial externo. Esto significa que utiliza los servicios de cuentas por pagar de una entidad externa para realizar sus transacciones comerciales. Automatización AP, en comparación, es la adopción/integración de un Software AP para extraer, validar y aprobar procesos de cuentas por pagar.

La subcontratación de sus procesos de cuentas por pagar puede ayudar a agilizar los pagos y ahorrar mano de obra, tiempo y errores. La adopción de un software de automatización AP puede brindarle un mejor control de captura de datos de factura, seguridad y ayuda en un mejor análisis de datos para aumentar la eficiencia empresarial. Pero implica incurrir en otros costos, como invertir en el software y asignar tiempo para capacitar a los empleados en el uso del software.

La elección entre la subcontratación de cuentas por pagar o la automatización depende completamente del tamaño y la naturaleza de la empresa. Si bien la automatización de AP facilitará sus procesos de AP internos, la subcontratación será ideal para una empresa que busca reducir su carga de trabajo de AP.

Por ahora, concentrémonos en los beneficios y desventajas de la subcontratación de cuentas por pagar.

Beneficios de la subcontratación de cuentas por pagar

La subcontratación de cuentas por pagar puede ser muy ventajosa para una empresa. Los proveedores de subcontratación calificados pueden hacer que los procesos de cuentas por pagar de una empresa sean más eficientes; mejorando así el flujo de caja. Los proveedores y vendedores pueden así beneficiarse de pagos puntuales.

Aquí hay algunas formas en que las empresas pueden beneficiarse de la externalización de sus procesos de AP:

1. Reducción de costo

La subcontratación de sus procesos de cuentas por pagar puede ser rentable para una empresa. Los procesos de AP internos requieren la contratación de personas, la inversión en materiales de capacitación y equipos/software que pueden ser bastante costosos para una empresa. La subcontratación puede ayudar a evitar estos gastos generales y aún así resultar económico, ya que le paga al proveedor por factura.

2. Descuentos por pago anticipado

La subcontratación de cuentas por pagar puede aumentar la eficiencia de sus procesos de cuentas por pagar al optimizar las facturas y los pagos de los proveedores. Esto puede ayudar a evitar pagos dobles o facturas atrasadas. Como todo está organizado, también puedes realizar liquidaciones anticipadas de las facturas de los proveedores para obtener mejores descuentos.

3. Mayor eficiencia y productividad

La subcontratación de sus procesos de AP puede ayudarlo a acelerar el procesamiento de facturas. Las empresas que ofrecen servicios de cuentas por pagar se enfocan solo en sus procesos de AP; completar el trabajo más rápido y con mayor precisión. Además, al ocuparse de los procesos de AP, sus empleados pueden concentrarse en tareas de mayor valor con una mayor eficiencia que conduce a una mejor productividad general.

4. Menos errores y mejor mitigación del fraude

Además de agilizar las facturas, las empresas de outsourcing de cuentas por pagar también reducen la incidencia de errores en las facturas. Al ejecutar verificaciones y validaciones adecuadas, pueden identificar errores en las facturas y evitar pagos incorrectos. El uso de expertos AP y tecnología sofisticada les ayuda a identificar riesgos y reducir la incidencia de fraude.

5. Recursos calificados y última tecnología

Las empresas de subcontratación de cuentas por pagar utilizan profesionales familiarizados con las últimas herramientas o software para optimizar los procesos de AP. Esto significa que su negocio está impulsado por la última tecnología y herramientas de alta precisión sin que tenga que invertir en ellas.

6. Seguimiento constante

Muchas empresas de subcontratación de cuentas por pagar trabajan fuera del sitio pero utilizan tecnología modernizada que se puede rastrear en cada paso. Con el seguimiento automatizado implementado, las empresas pueden obtener acceso e información en tiempo real sobre sus procesos de cuentas por pagar.

7. No hay escasez de mano de obra

Los procesos de cuentas por pagar, si se interrumpen debido a la ausencia de un empleado, pueden multiplicarse y ser una carga para el negocio. Los proveedores de subcontratación tienen una fuerza laboral adecuada (y equipos de respaldo) para intervenir y administrar sus procesos de AP.

Inconvenientes de la subcontratación de cuentas por pagar

Si bien la subcontratación de sus cuentas por pagar puede parecer sin problemas, hay algunos problemas que una empresa aún puede enfrentar con la subcontratación. A continuación se enumeran algunas de las desventajas que pueden surgir con la subcontratación de AP.

1. Validación de errores

Es posible que las empresas de subcontratación no siempre sean transparentes en la forma en que manejan sus procesos de cuentas por pagar. A pesar de utilizar tecnología moderna, es probable que se produzcan errores. Estos errores a menudo pueden pasar desapercibidos. Además, es posible que las empresas de subcontratación que manejan sus procesos de AP no implementen completamente los cambios en sus procesos, lo que genera más errores o reelaboración.

2. Menos control de procesos

Cualquier empresa que se ocupe de mejores prácticas de cuentas por pagar in-house está obligado a tener un mayor control sobre sus procesos. Las emergencias se pueden priorizar y manejar de inmediato con aprobaciones directas. Con un proveedor externo, tendrá que jugar según sus términos y tiempos. Pueden estar ubicados lejos y la falta de transparencia en los procesos puede convertirse en un problema grave.

3. Problemas con la duplicación

Muchas empresas de subcontratación de cuentas por pagar cobran por factura. Por lo tanto, si su empresa comparte facturas duplicadas, también tendrá que pagar por eso. Si los proveedores de outsourcing no tienen la facilidad para detectar facturas duplicadas, entonces el negocio termina incurriendo en más costos de los necesarios.

4. Menos flexible

Una empresa de subcontratación de cuentas por pagar puede tener ciertos términos y condiciones que pueden no hacer que el trabajo sea flexible para su negocio. Si un contrato con el proveedor no cubre las excepciones en el procesamiento, entonces su empresa debe tratarlo por separado. Esto puede resultar en más complejidad, reelaboración e inconvenientes.

5. Sobredependencia

Ser capaz de transferir responsabilidades AP cruciales puede ser bueno, pero tiene un costo. El hecho es que se vuelve muy dependiente del proveedor externo para los servicios de cuentas por pagar que involucran transacciones vitales. Entonces, si el proveedor enfrenta desafíos como violaciones de seguridad o incluso la bancarrota, los procesos de su empresa podrían detenerse abruptamente.

6. Cuestiones de privacidad y seguridad

Las empresas deben recordar que pierden privacidad cuando divulgan información financiera y brindan acceso a datos confidenciales mientras optan por externalizar los procesos de AP.

Por lo general, dichos terceros utilizan servidores internos y almacenamiento en la nube para almacenar datos confidenciales. Si bien sirve como acceso centralizado para ambas partes involucradas, los datos también son propensos a posibles infracciones de seguridad y ataques.

Evaluación de proveedores de subcontratación de cuentas por pagar

¿Cómo puede elegir el tipo adecuado de servicio de subcontratación de cuentas por pagar para obtener los beneficios necesarios? Aquí hay algunas pautas que puede seguir para seleccionar el proveedor externo de cuentas por pagar correcto:

• Investigue la empresa de subcontratación de AP: Es una buena práctica investigar una empresa de outsourcing de AP antes de asociarse con ellos. La información a través de testimonios, reseñas de usuarios o comentarios puede resaltar el historial de rendimiento del proveedor. Mirar proyectos anteriores puede proporcionar una idea de cómo manejan a los clientes, sus procesos, etc.
• Discutir internamente: Una discusión interna con la gerencia y el personal, antes de entregar los procesos de AP a un proveedor externo, puede ayudar a obtener claridad sobre los requisitos que se deben cumplir y los desafíos que podrían surgir. La eficiencia aumenta y los errores se reducen cuando la empresa, sus proveedores y el proveedor de subcontratación están todos en la misma página.
• Verifique las medidas de privacidad y seguridad: Las empresas de subcontratación de AP pueden incluso estar ubicadas en otro país. Antes de dejar que las empresas de outsourcing tomen las riendas de sus procesos de AP, verifique sus medidas de seguridad y cómo mantienen la privacidad de sus datos financieros. Esto puede ayudar a evaluar el riesgo involucrado y las medidas de seguridad implementadas para evitar violaciones de seguridad.

Servicios de subcontratación de cuentas por pagar

La subcontratación de cuentas por pagar se ha convertido en una práctica comercial popular para muchas empresas que carecen de la capacidad y los medios para manejar sus crecientes procesos de AP. Muchas empresas de subcontratación a lo largo y ancho están disponibles para ofrecer una multitud de servicios.

Los procesos AP más comunes que se subcontratan son orden de compra or conciliación de facturas (0r coincidencia de 3 vías), automatización de facturas, resolución de discrepancias y administración de AP. Una empresa puede optar por lo que quiere subcontratar dependiendo de la magnitud del trabajo y el presupuesto involucrado.

Conclusión

La subcontratación de cuentas por pagar es una solución útil para que las empresas hagan que sus procesos de cuentas por pagar sean eficientes y rentables. Cada vez más empresas dependen de empresas de subcontratación de AP para rediseñar y optimizar sus procesos de AP a pesar de los ligeros contratiempos en el camino. La contratación, la automatización o la subcontratación es una elección que las empresas pueden tomar dependiendo de sus medios, tiempo y capacidad para garantizar procesos de cuentas por pagar más fluidos y una mejor eficiencia empresarial.