Arvete töövoo mall

Säilitage terve rahavoog õigeaegsete maksemeeldetuletuste, sujuva maksete kogumise ja värskendatud finantsdokumentide abil, kasutades Nanonetsi võlgnevuste töövoomalli.

Teave saadaolevate arvete töövoo malli kohta

Kas värskendate oma finantsandmeid iga kord, kui teete laenumüüki? Kas teil on ühtlustatud protsess kõigi oma nõuete ühekordseks jäädvustamiseks?

Kui ei, siis on aeg seda muuta. Automatiseerige, parandage nähtavust ja kõrvaldage vead saadaolevate arvete protsessis, kasutades automaatset saadaolevate arvete töövoomalli minutitega. Kiirendage saadaolevaid arveid perioodiliste arvete ja õigeaegsete meeldetuletustega. Saate oma raamatupidamistarkvaraga sujuva andmevahetuse abil reaalajas AR-aruandeid. Nanonets AR töövoomalli abil saate alati teada, kus teie rahavood on.

Nanonetsi saadaolevate arvete töövoomalli toimingud

Nanonetsi saadaolevate arvete töövoomalli kasutamiseks logi sisse oma Nanonetsi kontole või luua tasuta konto kui te pole seda juba teinud.

Arvete

Looge ja saatke automaatselt arveid, kui klient ostab kolmanda osapoole integratsiooni abil. Kasutage töövooge, et teha kindlaks, kas ost on korduv, ühekordne, krediidivõimeline või riskantne.

Makse töötlemine

Rakendage oma kriteeriumide alusel vajalikke finantstasusid, makse või varajase makse allahindlusi. Saatke kliendile finantstasu arve või väljavõte koos kõigi üksikasjadega.

Värskendage finantsdokumente

Sünkroonige maksete üksikasjad oma raamatupidamistarkvaraga, nagu Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite ja palju muud, kasutades sujuvat integreerimist.

Nanonetsi võlgnevuste töövoomalli kasutamise eelised

Ootel olevad nõuded võivad avaldada rahavoogudele lainetust. Hallake oma debitoorseid arveid, jälgige oma rahavoogusid ja kiirendage oma makseid Nanonetsi abil. Nanonetsi saadaolevate arvete töövoomalli abil saate seda teha

Minimeerige inimlikud vead

Sünkroonige andmed automaatselt oma raamatupidamistarkvaraga sujuvate integratsioonidega. Vähendage käsitsi andmesisestuse vead 0-ni.

Automatiseeritud töövood

Seadistage automaatsed töövood mõne klõpsuga. Kasutage töövoo malle, kohandage oma töövooge või laske meie meeskonnal need enda jaoks seadistada.

Märka sularaha kitsaskohti

Saate oma raamatupidamistarkvara reaalajas andmetega täieliku ülevaate rahavoogudest ilma arvutustabelite või dokumentideta.

Automaatsed meeldetuletused

Kiirendage makseid, kinnitamisi ja finantsaruandlust asjaomastele sidusrühmadele automaatsete meeldetuletustega.

Integreerige, automatiseerige ja saage õigeaegselt ja alati tasu

Automatiseerige arvelt sularahaks tsükli iga samm intelligentsete töövoogude abil. Nanonets integreerub kõigi suuremate raamatupidamistarkvaradega, et olla kursis teie debitoorsete võlgnevustega, kasutades põhjalikku jälgimist, automatiseeritud meeldetuletusi ja täielikku nähtavust.

Kiirendage oma rahavoogusid AR-töövoogudega juba täna!

Automatiseerige oma saadaolevate arvete töövood koodita intelligentne automatiseerimisplatvorm. Optimeerige oma ettevõtte toimivust, säästke kulusid ja kiirendage kasvu Nanonetsi abil.

Võtke ühendust meie automaatikaekspertidegavõi proovige ise luua saadaolevate arvete töövoog.

Loe rohkem raamatupidamisartikleid:

Automatiseerige raamatupidamist tasuta raamatupidamismallidega

Leidke oma ettevõtte jaoks parim tarkvara

Mis on saadaolevad arved?

AR, tuntud ka kui saadaolevad arved, on raha, mida ettevõte saab oma klientidelt pärast nende teenuseid. Arusaadavuse hõlbustamiseks võtame näite tegelikust elust. Kujutage ette, et laenasite oma kolleegilt tellimuse eest tasumiseks raha, sest teil polnud siis raha. Seda võiks nimetada saadaolevateks arveteks, kuna maksate talle hiljem tagasi. Nüüd tagasi äri juurde: saadaolev arve on ettevõtte antud krediit, mis võib ulatuda mõnest päevast kuni aastani, ja see on "IOU".

Kui ettevõte ei ole pärast sama tegemist või teenuse osutamist veel kliendilt raha saanud, nimetatakse seda ettevõtte nõueteks. Paljud ettevõtted pakuvad seda teenust klientide mugavuse huvides, et neile hiljem maksta. Näiteks nõudetootja tarnib söögiriistad jaekauplusesse. Pärast kauplusele asjade eest arve esitamist kajastatakse makse otse saadaolevate arvete hulka. Ja kui jaekauplus kaubad kätte saab, maksab ta nende eest.

AR-protsessid võivad käsitsi käsitsemisel olla keerulised, seega peaks ettevõttel olema automaatne AR-protsess. See aitab ettevõttel tuluvoogu tõhusalt juhtida ja võimaldab ettevõttel kasvada. Lisaks on kontol selgelt näha laekunud ja allesjäänud maksed, mistõttu on töötajatel lihtne summat jälgida.

Mis on saadaolevate arvete protsess?

Enamikul ettevõtetel on saadaolevate arvete protsess. See aitab neil makseid hõlpsalt hallata ja jälgida. Seetõttu võimaldab automaatse raamatupidamislahenduse loomine ja kasutamine debitoorse võlgnevuse protsessi haldamiseks ja jälgimiseks ettevõttel hoida tehingud tõrgeteta. Saadaolevate arvete protsessi etapid on järgmised:

Krediiditavade loomine

Krediiditaotluse protseduuri loomine ettevõttes on nõuete menetlemise esimene samm. Mis tahes organisatsiooni või üksikute klientide maine põhjal otsustab ettevõte, kas nad tarnivad oma kaupu laenuga. Lisaks peab ettevõte kehtestama krediidi pakkumise tingimused lähtuvalt klientide vajadustest ja nõudmistest. Dokumendis on selgelt ja üksikasjalikult välja toodud intressimäärad ja krediiditingimused, et ei tekiks lahknevusi.

Järgmine asi krediidiprotsessis hõlmab perioodi, mille jooksul organisatsioon kliendile krediiti laenab. Suured ettevõtted saavad laenu anda pikemaks perioodiks, samas kui väikesed ettevõtted vajavad rohkem sularaha.

Klientidele arveldamine

Järgmine samm debitoorse võlgnevuse protsessis hõlmab klientidele arve saatmist. Arve on dokument, millel on kirjas toote andmed, kulud, tasumise kuupäev ja muud pangaandmed. Saaks saata kohe peale kauba saatmist, et saaks võimalikult kiiresti tasuda.

Arvete jälgimine

Nõuete haldur jälgib tellimuse tasumist. AR-ametniku ülesanne on kontrollida pangakontole kantud summat, sisestada andmed AR-süsteemi ja määrata need arvele. Lisaks peab ta kooskõlastama saadaolevate arvete pearaamatu, et tagada kõigi maksete korrektne kirje, ning väljastama klientidele igakuised väljavõtted.

Suurte ja väikeste organisatsioonide jälgimisprotsess on erinev. Suured organisatsioonid palkavad AR-ametnike meeskonna, kes kasutavad täiustatud jälgimistarkvarasüsteemi. See vähendab aega ja vaeva ning annab täpsed tulemused. Teisest küljest vajavad väikesed organisatsioonid tavaliselt täiustatud süsteemi, mistõttu nad teostavad jälgimisprotsessi käsitsi. Seda võib teha professionaalne raamatupidaja või nende meeskond.

Debitoorsete arvete arvestus

Järgmise sammuna määrab inkassoametnik kindlaks maksetähtpäeva. Seejärel peavad nad pärast tasumata võlgade andmete korrastamist pidama päevikut tellimuste registreerimiseks. Seda protsessi kasutatakse tasumata võlgade arvestamiseks ja ennetähtaegse makse allahindluste tuvastamiseks.

Miks on saadaolevad arved nii olulised?

Tavaline raha tagastamise kord on vaid müüt. Inimesed peavad järgima ideaalset protseduuri, mistõttu on saadaolevate arvete protsess hädavajalik. Kui makse hilineb, võib see viia organisatsiooni kokkuvarisemiseni ja kogu rahavoogude süsteem võib seiskuda. Lisaks võib see kaasa tuua rahapuuduse, mida investeerida edasiseks tootmiseks ja aktsionäridele maksmiseks. Seega on saadaolevate arvete protseduur iga organisatsiooni sujuvaks toimimiseks hädavajalik. See näitab, kui palju raha teil on vaja saada, ja ajakava, et säilitada terve rahavoog.

Kuidas automatiseerida saadaolevaid arveid?

hankimine

Ostuosakond astub automatiseerimisprotsessis esimese sammu. Ta esitab tellimuse ja saadab ostutellimuse koopia nõuete osakonnale. Seejärel saadab organisatsioon pärast tellimuse kättesaamist arve, millel on märgitud makse ja muud rekvisiidid.

Arve töötlemine

Arvete töötlemine võiks toimuda nii käsitsi kui ka elektrooniliselt. Käsitsi töötlemine on aga äärmiselt aeganõudev protseduur, mistõttu on soovitatav kasutada automaatset andmetöötlust. See aitab vähendada vigu ja tagab täpsuse, mis omakorda aitab kogu purgivoo protsessi sujuvalt läbi viia.

Arve kinnitamine

Sarnaselt arvete töötlemisega saab arve kinnitada käsitsi ja elektrooniliselt. See hõlmab teabe vastavusse viimist ostutellimusega, et saadud makse vastaks täpselt tellimusele. Seejärel koostatakse dokumendid maksumuse, tarneaja, kordade arvu ja muude oluliste üksikasjade kohta.

Makse

Seejärel tuleb makse, mille saab kätte sularahas ja tšekki saaks automaatselt töödelda. Nõuete haldur peab makse heaks kiitma ja viima läbi kõik formaalsused, et makse saaks sujuvalt kätte.

Edasimüüjate juhtimine

Kui tal on maksega seotud probleeme, tuleb kliendiga ühendust võtta. Debitoorse võlgnevuse osakonna kohus on kontrollida, kas arve on veel kooskõlastusprotsessis või on makse laekunud.

Süsteemi uuendused

Debitoorse võlgnevuse protsessi automatiseerimiseks on oluline hoida ERP (Enterprise Resource Planning) süsteemi uuendatud, installides uued tarkvaraversioonid, mida meeskond nõuab, et makseprotsess sujuvalt läbi viia.

Aruandlus ja analüüs

Debitoorsete arvete automatiseerimisprotsessi viimane etapp on AP osakonna poolt saadetud tellimuste ja saadud maksete koostatud lehtede aruandlus. Pärast seda analüüsige tehinguid ja uurige osakonna toimivust, et nad saaksid teha muudatusi, kui nende taga on midagi. See aitab jällegi organisatsiooni sujuvalt juhtida.

Nõuanded saadaolevate arvete parandamiseks

Säilitage üksikasjalikud tarbijaandmed

Oletame, et organisatsioon kasutab käsitsi andmete sisestamist; see võib põhjustada vigu, mis mõjutavad arveldusprotseduuri. Seega peaks automaatne nõuete süsteem laadima kõik olulised andmed, eriti makse- ja krediiditingimused. Automatiseeritud AR-protsess aitab säilitada täpsust regulaarsel andmebaasi kontrollimisel, tähtaegadest teavitamisel ning koolitada personali detaile õigesti haldama, et rahavoog sujuks.

Pakkuge positiivseid ja negatiivseid stiimuleid

Stiimulid võivad üldise rahavoo protseduuriga imet teha. See on sama, mis tegelik näide kaupade ostmisest; kui allahindlusi pakutakse, siis müük tõuseb. Samamoodi töötavad positiivsed ja negatiivsed stiimulid ettevõtetelt ja üksikisikutelt sularaha tagasilükkamisel. Positiivse stiimuli näide võib olla kingituste pakkumine, kui makse laekub varakult. Negatiivse stiimuli näide võib olla nende karistamine lisatasudega, kui makse hilineb. See võib tekitada hirmu ja nad hakkavad makseid tõsiselt võtma, mis võib teie organisatsioonile kasu tuua.

Veenduge, et teie krediidipoliitika on selge ja lühike

Enne kaupade ja teenuste jaoks raha laenamist veenduge, et teie organisatsioonil on kindlad krediidipoliitikad. See on oluline krediidivoogude nõuetekohaseks säilitamiseks. See on finants- ja müügimeeskonna kohustus määrata tähtaja pikenemise korral krediidilimiidid ja trahvid. Samuti peaksid töötajad planeerima koosolekuid, et tagada poliitika vastavus muutuvatele majandustingimustele.

Hoidke oma klientidega ühendust

Sageli juhtub, et klientidel võib olla vaja meeles pidada tellimuse eest tasumist, kuna see on tavaline inimlik instinkt. Või muul ajal võib neil olla tõsine põhjus arveid õigeaegselt tasumata jätmiseks. Ükskõik, mis põhjus ka poleks, saab selle terve suhtlusega lahendada. Debitoorse võlgnevuse protsessi abil saaks selle lahendada. Saate saata meeldetuletusi, et nad makse mäletaksid, või helistada neile lahenduse leidmiseks.

Kasutage tavaliste arvete asemel tavalisi kuutasusid

Alati on soovitatav saata igakuiseid arveid, kui tellimus on suur või ettevõtete vahel toimub korrapärane tehing. Erinevalt ebaregulaarsetest arvetest on igakuised arved iga organisatsiooni jaoks produktiivsemad. See aitab ettevõttel reguleerida rahavoogusid, täiustades tootmisprotsessi ja aidates ettevõttel kasvada. Veelgi enam, igakuised arved võimaldavad klientidel maksta otsekorraldusega, mis lihtsustab kogu makseprotseduuri.

Lihtsustage oma arveldamise töövoogu

Debitoorsete arvete protsessi sujuvamaks muutmiseks on oluline, et see ei sisaldaks vigu. Vead võivad ulatuda õigekirjavigadest kuni täiesti valede üksikasjadeni. Seetõttu on soovitatav kasutada vormingut sisaldavaid arvemalle, et saaksite meeles pidada, mida lisada ja mida mitte. See omakorda kiirendab kogu saadaolevate arvete protsessi ja aitab kaasa iga organisatsiooni tõrgeteta toimimisele.

Pakkuge oma klientidele maksevõimalusi

Organisatsioon peaks pakkuma oma klientidele maksevõimalusi sularaha õigeaegseks kättesaamiseks. See teeb neile mugavaks teha makseid soovitud viisil enne raha õigeaegset laekumist. Patendivalikud hõlmavad tšekke, sularaha, deebetkaarte, krediitkaarte, otsekorraldust ja pangaülekandeid. Nende valikute hulgas on otsekorraldus kõige tõhusam, kuna see on tõukemakse asemel tõmbemakse. See tähendab, et see on eelnevalt kinnitatud ja klient ei pea makset kinnitama.