Kõik, mida peate ostutellimuste kohta teadma

Kui ettevõtte hanke-, kvaliteedikontrolli-, haldus- ja finantsosakondade jaoks on üks dokument viitepunktiks, on see Ostutellimus – enamasti viidatakse sellele kui PO.

Olenemata sellest, kas teie ettevõte on suur või väike, on ostutellimusel võtmeroll teie laoseisu jälgimisel, teie toote või teenuse kvaliteedistandardite ja finantsplaneerimise tõhususe tagamisel.

Mis on ostutellimus?

Ostutellimus on ettevõtte koostatud hankedokument, mis sisaldab haldus-, tootmis- või teeninduseesmärgil hangitavate esemete üksikasju. Ostutellimus sisaldab üksikasju ostetavate toodete/teenuste tüübi ja koguse, tehniliste kirjelduste, hinna, tarnekuupäeva ja -aadressi, tõenäolise tühistamise tähtaja, maksetingimuste ning muude tingimuste ja tingimuste kohta.

Väikeettevõtetes loob PO ettevõtte omanik või tegevjuht. Suurtes organisatsioonides hanke- või ostusoov Tavaliselt tõstavad selle osakonnajuhatajad üles ja saadetakse ettevõtte hankejuhile või finantsjuhile, kes omakorda koostab Ostutellimuse. Ostutellimus on ostja ja müüja vahelise tehingu algus.

Ostutellimuste õiguslik seisund

Ostutellimus iseenesest on lihtsalt asjade loend annab. Kui aga müüja või müüja selle vastu võtab ja sellele alla kirjutab, muutub ostutellimus siduvaks lepinguks. Müüjal on seejärel seaduslik kohustus tarnida Ostja nõutud kaubad vastavalt Ostutellimuse juhistele; ja Ostja on kohustatud tasuma maksed vastavalt nimetatud ajakavale. Kinnitatud ostutellimus on seaduslik niivõrd, kuivõrd finantsasutused saavad seda kasutada garantiina teie ettevõtte kaubanduse rahastamiseks.

---

Kas soovite automatiseerida käsitsi AP protsesse? Broneerige 30-minutiline reaalajas demo, et näha, kuidas Nanonets saab aidata teie meeskonnal täielikult rakendada AP automaatika.

Ajakava demo

---

Mis on arve?

Arve on müüja/müüja poolt ostutellimuse täitmiseks esitatud maksenõue. See on arve ja põhineb ostutellimusel ning sisaldab tavaliselt ostutellimuse numbrit koos arve numbri ja üksikasjaliku hinnakirjaga. Arve koostatakse vastavalt Ostutellimuses märgitud maksetingimustele. Kui Ostja on kohustunud tasuma ettemaksu, esitatakse Arve enne kauba väljasaatmist; muul juhul tarnitakse Arve koos hangitud asjadega. Ostja on juriidiliselt kohustatud tasuma ostutellimuse tingimustele vastavad maksed. (Mis on eelnev arve?)

Näiteks Bill White, hankimine ja hankimine viie tärni hotelli juhataja, saab kondiitritöökojalt ostutellimuse vahvlitorbiku, leivakarpide ja šokolaadivormide ostmiseks. Bill White täidab Ostutellimuse, milles on selged andmed vajalike seadmete, tarnekuupäeva ja eeldatava hinna kohta ning saadab selle köögitehnikat pakkuvale ettevõttele.  

Köögitehnika ettevõte saab ostutellimuse ja kinnitab, et suudab tellimust täita. Nad saadavad tellimuse koos arvega Bill White'ile. Kui saadetis saabub, teevad Bill White ja hotelli kontohaldur kolmepoolse vaste, et kontrollida saatelehte ostutellimuse ja arve suhtes. Kui kinnitamine on lõpetatud, töötleb kontohaldur arvet maksmiseks. Peale makse sooritamist märgitakse Ostutellimus suletuks ja Arve pitseeritakse tasutuks.

Ostutellimus vs arve

Kuigi arve koostamiseks kasutatakse Ostutellimust, on need mõlemad eraldi dokumendid, mida erinevad inimesed kasutavad ostuprotsessi eri etappides. Siin on mõned olulised erinevused nende kahe vahel.

Ostutellimus:

– on tehtud ostja poolt enne ostu sooritamist

- loetleb ostetavate toodete/teenuste üksikasjad

– omab pakutud maksegraafikut.

Arve:

– tõstatab müüja pärast müüki (ostmist)

– kinnitab tarnitud tooteid/teenust üksikasjaliku hinnakirjaga

– täpsustab maksegraafiku koos kuupäevadega.

---

Seadistage puutevabad AP töövood ja võlgnevuste protsessi sujuvamaks muutmiseks sekundites. Broneerige kohe 30-minutiline reaalajas demo.

Ajakava demo

---

Kuidas ostutellimused töötavad?

Ostutellimused näitavad ka teie ettevõtte kasvuprognoosi. Otsused selle kohta, mida ja millises koguses osta, põhinevad teie lähitulevikus ette nähtud ärimahul. Kui need vajadused on kindlaks tehtud, saab teha ostutellimusi koos vajalike toodete või teenuste spetsifikatsioonidega.

Samal ajal saab nõude täitmiseks tuvastada hankijaid/müüjaid ja saata neile kinnitamiseks ostutellimused. Müüja vaatab üle ja kinnitab, kas ta suudab ajakavast kinni pidada ja teie nõuet täita, ning kinnitab ostutellimuse, mis muutub seejärel õiguslikult siduvaks.

Sellest tulenevalt vastutab müüja selle eest, et tooted või teenused tarnitakse teile ostutellimuse tingimustel. Samuti esitab müüja arve ja maksed teeb teie ettevõte vastavalt Ostutellimuses kokkulepitule.

Tõhususe suurendamiseks jälgige oma ostutellimusi

Ostutellimuse jälgimine või ostutellimuse jälgimine on teie ostutellimuse jälgimise protsess alates selle loomisest kuni lõpliku tarnimiseni. Traditsiooniliselt helistas ostja pärast ostutellimuse heakskiitmist tarnijale või laevandusettevõttele saadetise oleku kohta. Kiire ja tõhus tehnoloogia on täielikult asendanud traditsioonilise aeglase režiimi; ja saadetisi saab nüüd igal sammul jälgida.

Standardsed elektroonilised Ostutellimuste vormid on muutnud töötlemise kiireks, tõhusaks ja säästlikumaks. Nutikad jälgimislahendused võimaldavad täielikku reaalajas nähtavust ja aruandlust kogu teie ostutellimuse protsessi kohta:

• PO esitamine
• mitmeastmeline heakskiit
• saatmise eelteade
• tarne
• arve
• maksete sulgemine

Ostutellimuste tähtsus teie ettevõtte jaoks

Käivitamisetapis võib teil olla lihtsam luua müüjatega selge suhtluskanal. Kuid äri kasvades kasvavad nõudmised erinevatel tasanditel ja erinevate inimeste meeskondadega. Seetõttu on soovitatav sisse seada Ostutellimuste koostamise süsteem tagamaks, et tellimuse üksikasjad ei lähe kaduma, makseid ei jääks tegemata või sama tellimuse puhul ei dubleeritaks, säästa aega ja luua kontrolljälg. Korralikult dokumenteeritud ostutellimused annavad läbipaistva ajaloo selle kohta, milliseid kaupu teie ettevõte ostis, kes ja millal need ostis, kes on tavalised müüjad ja kui palju kulukapitali on konkreetsel ajahetkel saadaval. See omakorda võimaldab paremat finantsjuhtimist.

---

Broneerige see 30-minutiline reaalajas demo, et see oleks viimane kord, kui peate arvete või kviitungite andmed käsitsi ERP-tarkvarasse sisestama.

Ajakava demo

---

Ostutellimuse protsessi automatiseerimise eelised

Ostutellimuste automatiseerimine on terviku sujuvamaks muutmine ostutellimuse protsess. Ostutellimuste automatiseerimise suurim eelis on aja ja vaeva kokkuhoid. Suurtes organisatsioonides võimaldab automatiseerimisplatvorm meeskonnaliikmetel automaatselt saata ostutaotlusi meeskonna juhile hindamiseks ja kinnitamiseks. Ostutellimus luuakse seejärel automaatselt, kaotades seega vajaduse paberimajanduse järele, andmete dubleerimist kinnitamise eri etappides ja muid probleeme, näiteks:

---

– tõhususe ja vastutuse puudumine

- protsessi kontrolli puudumine

– privaatsus- ja turvariskid.

Säästke aega madala väärtusega tegevuste jaoks. Suurendage üldist tõhusust

Olenemata teie ettevõtte suurusest, on ostutellimuste automatiseerimisel palju eeliseid. Reaalajas töötlemise ja kinnitamisega tagab automatiseerimine reeglite ja juhtelementide järgimise, samas suurendab see teie meeskonna protsesside efektiivsust ja vähendab suurel määral inimlikke vigu. Lisaks pakub see täielikku kontrolljälge, vältides sellega puuduvate paberfailide otsimise vaeva. Sujuva protsessi ning kulude ja aja kokkuhoiuga kaasneb paindlikkus, kontroll ja protsesside nähtavus. Lisaks võimaldab automatiseeritud ostuplatvorm sujuvalt arve sobitamine automatiseeritud AP osakonnas.