Kuidas võib e-posti haldamise protsesside automatiseerimine õpetajaid mõjutada

Robotprotsesside automatiseerimine (RPA) võimaldab inimestel lõpetada teatud tüüpi korduvate toimingute tegemise, mida sageli tehakse käsitsi. Kuna nii paljud inimesed kulutavad nüüd väärtuslikku aega meilihaldusvajaduste käsitlemisele, pole üllatav, et nad on uurinud, kuidas RPA saaks nende postkasti aidata. Siin on mõned näited selle kohta, kuidas see võiks parandada tegevust haridussektoris ja aidata töökatel õpetajatel oma aega vabastada.

Tippimisülesannete vähendamine

Mõned RPA tööriistad saavad hakkama sissetulevate ja väljaminevate e-kirjadega enne, kui õpetajad neid üldse näevad. See välistab suure osa kiirest tööst, mis sageli hõlmab nii palju nende tüüpilisi tööpäevi.

Sellised lahendused hindavad üldjuhul esimese sammuna meili sisu. Seejärel loovad nad meilis kirjas oleva usaldusskoori. Kui RPA-süsteemil on kõrge usaldusväärsus, saadab see vastuse ilma õpetajate või teiste meilihaldusega seotud isikute sisendita. Koolitajad osalevad ainult siis, kui RPA tööriist ei usalda meili sisu ja vajab juhendamist.

Sellised seadistused on eriti kasulikud, kui vanemad saadavad meile, millele on lihtne vastata. Koolitaja võib RPA tööriista jaoks kasutada konkreetseid malle. Seejärel peavad nad sisestama üksikasjalikumad vastused, kui meili sisu on keerulisem.

Vaatleme näidet, kus õpilased saadavad kodutööd meili teel. Koolitaja võib kasutada RPA-d töö kättesaamise kinnitamiseks või märgistada, et õppija unustas vajaliku manuse lisada.

RPA on väärtuslik ka sellistel perioodidel nagu kooliaasta algus, mil õpetajal võib tekkida vajadus saata tervitusmeile kümnetele uutele õpilastele ja nende vanematele. Õpetajad peavad siiski lisama kirjavahetusele isiklikke nüansse, kuid nad saavad kõrvaldada või vähendada osa meili sisust, mis peab igas sõnumis sisalduma.

"RPA saab meilivastuseid saata ilma õpetajate sekkumiseta." 

Aja säästmine oluliste ülesannete täitmisel

Paljudel tööõpetajatel on nii kordamise kui ka individualiseerimise elemente. Tunni planeerimine on suurepärane näide. Õpetajad järgivad tavaliselt konkreetseid raamistikke, et tagada tunni sisu vastavus riigi või riiklikele standarditele. Siiski kohandavad nad ka iga õpilase plaane, olenevalt õppija tugevatest külgedest ja vajadustest.

Šotimaal kasutas Aberdeeni linnavolikogu esimesena riigis RPA-d tunniplaanide koostamiseks. See RPA rakendus põhjustas positiivseid muutusi samaväärne 14 õpetaja palkamisega sest see säästis palju aega.

Mõned tunniplaanid hõlmavad isegi õppijatele e-kirjade saatmise õpetamist. See sisu on eriti kasulik noorematele õppijatele või inimestele, kes õpivad inglise keelt teise keelena.

Meilid on paljude jaoks igapäevaelu lahutamatu osa, kuid igaüks pidi mingil hetkel õppima, kuidas neid saata. Kujutage ette RPA lahendust, mis aitaks õpetajatel kiiremini tunniplaane koostada ja seejärel temaatilise sisu otse õpilaste postkastidesse levitada.

"Šotimaal kasutatav RPA rakendus säästis nii palju aega, et see andis 14 uue õpetaja palkamise võrdväärseks." 

Pedagoogide e-kirjade vaatamise tagamine prioriteeditaseme järgi

E-post on mugav suhtlusviis, kuid see võib kiiresti muutuda üle jõu käivaks. Põhjus on selles, et enamikul inimestel on postkastid seadistatud nii, et nad saavad kõik saabuvad meilid kätte. Kuid, e-posti haldamise parim tava on seada prioriteediks, kuidas ja millal te sõnumeid käsitlete. Peaaegu kindlasti leiate, et mõned vajavad kiiret tähelepanu ja teised ei vaja üldse reageerimist.

RPA võib meilide tähtsuse järjekorda seadmiseks töötada taustal. Mõned süsteemid õpivad aja jooksul selgeks, millised meilid on rohkem või vähem olulised. Inimesed saavad sätteid ka kohandada, et nad näeksid e-kirju eelseadistatud aegadel partiidena. Nii ei sega kasutajaid uue sõnumi saabumisel.

Mõned RPA süsteemid õpivad ära tundma ka konkreetseid märksõnu. Nende hulka võivad kuuluda "haige laps", "hiline kodutöö" või "ülesanne täitmata". Need on kõik asjad, mis võivad vajada õpetajalt kiiret tähelepanu.

Paljud pedagoogid on viimaste aastate jooksul silmitsi seisnud erakordsete väljakutsetega ja mõned on silmitsi seisnud erakordsete väljakutsetega nüüd tegeleb läbipõlemisega tulemusena. Üks probleem on see, et nad peavad sageli veetma nii palju aega muude asjadega peale õpetamise. RPA saab seda probleemi lahendada, eriti kui see on seotud meilihaldusega.

"Mõned RPA-süsteemid võivad e-kirju prioriteediks seada ja aja jooksul õppimist, mis on enam-vähem oluline." 

Töötlemisaegade ja -protseduuride parandamine

Paljud haridussüsteemid kasutavad e-posti sisu varajase hoiatussüsteemina. Näiteks võivad teatud fraasid viidata riskirühma kuuluvale õpilasele või äärmuslike vaadetega õpilasele, kes võib ennast või teisi ohtu seada.

Ühendkuningriigis võttis Haridusministeerium kasutusele RPA tööriista, mida tuntakse kui automatiseeritud robotit, mis eitab andmete koormavat logimist ehk ARNOLD. Enne ARNOLDi kasutamist käsitlesid töötajad umbes 120,000 XNUMX meili avalikkuselt igal aastal käsitsi andmeid süsteemi sisestades. See võttis palju aega, nõudes, et keegi luges sõnumi läbi ja mõistis seda kontekstis ning seejärel kategoriseeris, enne kui see õigele inimesele jõudis.

Nüüd vaatab ARNOLD iga e-kirja üle, kategoriseerib selle riskitaseme järgi ja sisestab vajalikud andmed haridusosakonna süsteemi. RPA tööriist uurib sadu iga meiliga seotud muutujaid, et otsustada, kuidas seda klassifitseerida. See seadistus on välistanud sissetulevate e-kirjadega seotud käsitsi andmete sisestamise.

Töötajad ütlevad, et see muudatus on aidanud neil keskenduda pigem teenuse osutamisele kui administreerimisele. Samuti on neil lihtsam tuvastada e-kirju, mis nõuavad kiireimat tegutsemist, näiteks riskirühma kuuluvate õpilaste või kehvemate koolide kohta.

Robotiprotsesside automatiseerimine muudab meilihalduse lihtsamaks

Tänapäeva pedagoogid ei saa vältida kirjade kirjutamist ja neile vastamist. Kuid nagu need näited näitavad, võib robot-protsesside automatiseerimise tööriist aidata neil aega säästa ning teha tasuvamat ja asjakohasemat tööd.

Mõned haridusosakonna otsustajad kõhklevad, kas teha asju teisiti, eriti kui uued protsessid nõuavad rahalisi vahendeid. See tähendab, et õpetajatel võib olla vaja konkreetselt rääkida sellest, kui palju aega ja energiat nad praegu meilide kirjutamisele kulutavad ning kuidas RPA muudaks mängu, võimaldades neil pühendada rohkem aega sellele, mida nad kõige paremini oskavad.