Kuidas luua ärikasutust oma makseallikate protsesside automatiseerimiseks, 4. osa (Jussi Karjalainen)

Kuidas luua alt-üles, väärtuspõhine ärijuhtum, et automatiseerida oma allika tasumisprotsesse, mis kiidetakse heaks. 4. osa. 

Minu viimane artikkel käsitles õige tehnoloogia tuvastamise ja realistliku ümberkujundamise tegevuskava koostamise impordietappe. Selles artiklis vaadeldakse teie äriprojekti loomise protsessi mitterahalisest vaatenurgast. Minu järgmine tükk näeb välja
rahanduses. Oluline on meeles pidada, et ärijuhtumit, mis keskendub üksnes kõrgetasemelistele finantsasjadele, tõenäoliselt ei allkirjastata ega kinnitata. Teisest küljest ärijuhtum, mis hõlmab kõiki teie kavandatud muudatuste aspekte ja
alt-üles väärtuse hindamine on palju tõenäolisem. Tõenäoliselt aitab põhjalik hindamine teil transformatsiooniprojekti rakendamise ajal läbi viia.

Oma ärijuhtumi loomine

Selleks ajaks saate teada, mida soovite teha, kellega ja millise aja jooksul. Protsessi järgmine samm on koondada kõik, mida teate ärijuhtumi dokumenti, ja seejärel taotleda oma projekti investeeringuks heakskiitu.
tegevmeeskonna ja/või juhatuse liikmed. Huvitaval kombel peetakse seda sammu sageli kogu protsessi kõige stressirohkemaks osaks. Kust sa alustad? Milliseid dokumente on vaja ette valmistada? Kuidas see vastu võetakse? Milliseid lisaküsimusi teie juhid esitavad
küsida? Kas teil on piisavalt köitev lugu? Kas teie pakutud muudatused kiidetakse heaks?

Hoolimata ärijuhtumi dokumendi fookusest ja tähtsusest, muutub see samm tavaliselt liiga lihtsustatuks ja keskendub numbritele – selle asemel, et olla aus hindamine, mida juhid tavaliselt otsivad. Teie ärijuhtum ei ole arvutustabel.
Finants on ärijuhtumi oluline komponent, kuid see pole ainus komponent.

Teie ärijuhtum peab käsitlema kolme üldist punkti, et see kinnitataks ja aitama teil ümberkujundamisprojekti juhtida.   

• Usaldus – sinu ärijuhtum peab olema piisavalt tugev, et teie juhid usaldaksid, et teate, millest räägite 
• Ausus – see peaks olema kavandatava projekti aus hinnang. Määratlege komponendid, mis võivad projekti kiirendada või aeglustada, ning määratlege teie tehtud finants- ja projekti elluviimise eeldused 
• Juhtimine – see peab kavandama selge tee koos tugevate järelevalve- ja hindamispunktidega, mis tagavad, et projekt täidab oma lubadused. Tugev plaan, mis kirjeldab peamisi ümberkujundamise mõõdikuid, mis tuleb saavutada ja mida
  saab rakendada parandusmeetmeid. 

Teie ärijuhtum peab sisaldama järgmisi elemente. 

Muutuste juhtimise hinnang 

Iga ärijuhtum peab sisaldama üksikasjalikku hinnangut selle kohta, millist mõju teie projekt tõenäoliselt teie meeskonnale avaldab. Peate välja tooma "inimeste tegurid", mis teie projekti elluviimist nii toetavad kui ka takistavad. Et seda teha
kaaluge järgmist: 

• Teie praegune kultuur ja väärtussüsteem 
• Teie ettevõtte muutuste võime, sealhulgas juba käimas või kavandatud muudatuste suurus 
• Organisatsioonis eksisteerivad juhtimisstiilid ja võimujaotus 
• Arusaamad varasematest transformatsiooni- ja muutusprojektidest 
• Teie keskastme juhtkonna suhtumine kavandatavatesse muudatustesse, kuna need on lõppkasutaja omaksvõtmisel võtmetähtsusega 
• Juhtkonna sponsorlus, mis on vajalik muutuste käivitamiseks kogu organisatsioonis 

Joondage oma plaan laiemate strateegiliste eesmärkidega 

Iga ärijuhtum peab tõmbama väga selge ja ilmse piiri kavandatavast projektist ühe või mitme teie organisatsiooni strateegilise eesmärgini. Seejärel linkige see tagasi muudatusega, mille teie pakutud muudatused teostavad. See on võitmiseks ülioluline
projekti juhtkonna tugi ja nende heakskiit mis tahes kulutustele. See peab olema üksikasjalikum kui lihtsalt „X
ühtib digitaalse muundamise eesmärgiga Y, kuna see on digitaalne projekt. Niisiis, kuidas näidata nõutavat üksikasjalikkuse taset? 

• Vaadake üle oma ettevõtte ja osakondade strateegilised plaanid. Kui neid ei ole, kohtuge oma tippjuhi meeskonnaga ja küsige neilt nende peamiste strateegiliste prioriteetide kohta. 
• Seejärel tehke kindlaks oma projekti konkreetsed tulemused, mis neid prioriteete toetavad.
• Joondage oma edumõõdikud ja projekti ajaskaala laiema ettevõtte ja/või osakonna strateegilise plaaniga. 

Katsetage oma järeldusi paari peamise sidusrühmaga, et veenduda nende mõttekuses – see aitab ka teie projekti ideed selle sidusrühmaga juurutada.  

Haara riskiga hakkama 

Risk on iga ärijuhtumi otsustusprotsessi väga oluline osa, seega peate näitama, et olete oma kodutöö ära teinud ja mõistma oma projektiga seotud riske kolmes võtmevaldkonnas: 

• Projekti riskid – millised on projekti elluviimisega kaasnevad riskid 
• Tegevusetuse riskid – millised on ettevõtte riskid, millega ettevõte jätkuvalt kokku puutub projekti tegemata jätmise ajal 
• ROI riskid – millised on riskid, kui investeeringult oodatav tulu ei saavutata. 

Iga riski puhul peate kindlaks määrama tõenäosuse, mõju, riskide reitingu ja maandamise strateegia ning omaniku. Projekti riskid tuleks tuletada teie projekti planeerimise protsessist, tavaliselt on need riskid, mis ärijuhtumis esile tuuakse.
Valdkonnad, millest tavaliselt tähelepanuta jäetakse, on tegevusetuse riskid ja ROI riskid. 

Tegevusetuse oht 

Tegevusetuse risk viitab väga reaalsetele ettevõtteriskidele, millega ettevõte hanke- ja võlgnevuste protsessi muutmisel silmitsi seisab. Iga ettevõte seisab silmitsi nende riskidega, küsimus on selles, kui kõrged need riskid on süsteemide põhjal
ja protsessid, mis teil juba on. Ettevõtte hanke- ja võlgnevuste protsessides on üldiselt 10 ettevõtteriski, millest peate teadma: 

• Petturlikud arved – oht, et maksate arve, mida te ei peaks 
• Tarnija mittevastavus – see hõlmab tervet rida tarnijapoolseid mittevastavusriske, mis on seotud dokumentatsiooni/protsesside tüübiga, mida te neilt nõuate. Siin on oht, et hakkate koostööd tegema tarnijaga, kellel pole seda
  nõutav dokumentatsioon või olemasolev tarnija dokumentatsioon aegub. See võib hõlmata järgmist: 
  • Keskkonna-, sotsiaalsed ja juhtimisnõuded (ESG) 
  • Kaasaegne orjus 
  • Kindlustus 
  • Tööstusharu akrediteeringud 
  • Tööstuse hinnangud  
• Dubleerivad arved – risk, et maksate tarnija eest sama arve kaks korda. 
• Maksukuulekus – oht, et te ei suuda teie andmete või protsessidega seotud probleemide tõttu täita asjakohaseid maksueeskirju/seadusi. 
• Mavericki kulutused – risk, et ettevõte kulutab kaupadele/teenustele volitamata kulutusi. 
• Kulutage heakskiit – risk, et te ei suuda oma finantspoliitikat ja -protseduure järgides tõendada, et nõustute ettevõtte kulutustega kaupadele/teenustele. 
• Vale arveandmete jäädvustamine – oht, et jäädvustate arveandmeid valesti, mis põhjustab probleeme tarnija maksetega  
• Huvide konflikt - risk, et ettevõtte kuluotsused tehakse ilma huvide konflikti selge hinnanguta (nt leping sõlmitakse töötaja sõbra või muu ärihuviga). 
• Lepingu elutsükli risk – see risk hõlmab tervet rida lepinguga seotud riske, sealhulgas selliseid valdkondi nagu: 
  • Lepitakse kokku ebasoodsate ja/või potentsiaalselt kahjustavate lepingutingimustega ilma nõuetekohase lepinguriski hindamiseta 
  • Lepingu dokumentatsioon kaob 
  • Lepingute kinnitamine volitamata töötajate poolt 
  • Lepingud hakkavad teadmata lõppema 
• Tarnijasuhete kahjustamine – see risk on seotud probleemidega, mis võivad tekkida teie hankemenetluses ja võivad kahjustada teie suhteid tarnijatega. See võib hõlmata selliseid tegureid nagu: 
  • Hilinenud, hilinenud või tasumata arvete tasumine 
  • Kõrge hoolduskulu käsitsi jälgitavate protsesside tõttu 
  • Tellimused on saamata jäänud või valed käsitsi tellimisprotsesside tõttu 
• Äritegevuse katkemine - see risk on seotud võimalusega, et teie äritegevuse tasumiseks vajalik põhihange katkeb võtmetähtsusega töötajate lahkumise tõttu, kellel on võtmeteadmised käsitsi protsesside kohta. 

ROI risk

Kui olete suutnud protsessi selle hetkeni jälgida, peaks teil olema selge ettekujutus sellest, kuidas ja millal teie kavandatava projekti kaudu väärtust teenitakse, mis kõik määratakse mitmete eelduste põhjal. ROI-ga seotud riskid on riskid
need eeldused ei täitu.

Näiteks kui olete arvutanud, et teie arvete töötlemise kulude vähendamine on tingitud sellest, et tarnija võtab kasutusele rohkem automatiseeritud arvelduskanaleid, mis juhtub siis, kui kasutuselevõtt on oodatust aeglasem? Milliseid leevendusstrateegiaid saate rakendada
et eeldused oleksid tegelikkusele lähedased?

Soovitan üle vaadata kõik eeldatava kasu valdkonnad:

• Arveldusprotsessi eelised
• Ostutellimuse töötlemise eelised
• Hankega seotud soodustused
• Inimestega seotud hüved
• Tõhususega seotud eelised

Seejärel viige läbi nende valdkondade põhjal riskianalüüs, et teha kindlaks tõenäosus, mõju ja leevendusstrateegia.

Meie kogemuse kohaselt aitab ärijuhtumi mitterahaliste aspektide sõnastamine palju usaldust tekitada, näidata oma teadmisi ja juhtida teie juhti ärijuhtumi rahalise poole jaoks. Järgmises artiklis vaatlen nende peamiste finantsnäitajate lisamist
teie ärijuhtumile.