Kuidas tuvastada ja ära hoida müüjapettusi

Kas otsite AI-põhist AP automatiseerimise lahendust? Vaadake Nanonetsit parema täpsuse, suurema paindlikkuse ja laiaulatusliku integreerimise jaoks teiste raamatupidamis-, ERP-süsteemide ja muuga!

Ajakava demo

---

Ettevõtte juhtimine hõlmab paljude riskidega tegelemist. Pettuseriskid võivad tekkida seoses kolmandate osapooltega, näiteks müüjate või isegi töötajatega. Üks selline ohjeldamatu pettus on seotud võlgnevuste protsess on müüja pettus.

Müüjapettus võib toimuda ühest või mitmest allikast väga keerukal viisil. Kui seda ei tuvastata, võib see ettevõtetele tõsiselt maksma minna. Lugege edasi, et saada lisateavet tarnija pettuste, selle kategooriate ning selle tuvastamise ja ennetamise viiside kohta.

Sisukord

Mis on müüja pettus

Müüjapettus viitab rikkumistele, mida müüja, mitu müüjat või töötaja võivad isikliku kasu saamiseks toime panna võlgnevused (AP).

Lihtsamalt öeldes on see teatud tüüpi kelmus, mis hõlmab maksete ümbersuunamiseks müüja või saaja kontoteabe võltsimist AP-s. Maksepettuse võib toime panna:

• Üks või mitu töötajat
• Üks või mitu müüjat
• Koostöö müüja(te) ja töötaja(te) vahel
• Väline üksus, kes muudab müüja makseteavet kellelegi teadmata

Mõnikord võib sellega seotud keerukus muuta müüjapettuste tuvastamise keeruliseks ja muuta ettevõtted haavatavaks tohutute kahjude ees.

Kes teeb, see mõjutab

Tavaliselt võivad müüjapettused väikeseid ja keskmise suurusega ettevõtteid üsna tõsiselt mõjutada. Sellised organisatsioonid on suuremas ohus, kuna neil ei ole tavaliselt tugevaid kontrolle ega kontrollpunkte, mis suudaksid selliseid pettusi jälgida ja täpselt kindlaks teha.

Pealegi sõltuvad väiksemad organisatsioonid, kus on väiksemad töötajate meeskonnad, minimaalsest personalist, kes tegeleb mitme töötajaga AP funktsioonid. Seega võib ühel töötajal, kes vastutab arvete vastuvõtmise ja maksete kinnitamise eest, tekkida kiusatus dokumentidega manipuleerida, mis omakorda võib oluliselt kahjustada ettevõtte rahandust ja usaldusväärsust.

See ei tähenda, et suuremad organisatsioonid ei oleks ohus. Kuid oma vahendite, võimekuse ja suhteliselt suurema personali tõttu kasutavad nad tõenäoliselt tugevat riskikontrolli, mis võib vähendada müüjapettuste esinemissagedust.

Väiksemad organisatsioonid on müüjapettuste suhtes vastuvõtlikumad, kui neil puuduvad jälgimisprotsesside ja kontrollide rakendamiseks vajalikud vahendid ja suutlikkus. Ilma nendeta võib olla keeruline ennetada või leevendada erinevaid pettuste kategooriaid, mida nende AP osakonnas võidakse toime panna.

Müüjapettuste kategooriad

Müüjapettuste teostamise viis võib olla väga erinev. Seda saab liigitada järgmiselt:

• Arvelduspettus: viitab maksetega manipuleerimisele, mida töötajad teevad kahel viisil. See võib hõlmata valemüüjat või dubleeritud maksete tegemist tegeliku müüja kontoga.
• Fiktiivne müüja – piisava kontrolli ja juurdepääsu omav töötaja loob võltsmüüja konto või varjatud ettevõtte, registreerib selle hankijana ja teeb sellele kontole regulaarseid makseid.
• Dubleeritud maksed – töötaja kasutab ehtsat hankija kontot, manipuleerib maksekirjetega ja algatab tarnija arvel topeltmakseid. Lisatasu kantakse seejärel töötaja kontole.
• Kontrollige manipuleerimist: Selline pettus seisneb selles, et töötaja tegeleb müüja tšeki teabe võltsimisega või muutmisega, et suunata maksed isiklikule pangakontole.
• Altkäemaksu vastuvõtmine: Müüja ja töötaja vahelise üksteisemõistmise tulemusena hõlmab seda tüüpi pettus töötajat, kes saab müüjalt isiklikke rahaülekandeid lisahüvede või müügi eest.
• Liigne arveldus: Kui müüja esitab ettevõttele arve ülemääraste koguste/hindade eest, kui algselt kokku lepiti, nimetatakse seda ülearveldamiseks. Sellist praktikat saab teha üksi või koostöös töötajaga.
• Hinna fikseerimine: Seda tüüpi pettus juhtub siis, kui kaks müüjat teevad koostööd, et fikseerida tavapärasest kõrgemad hinnad. Ostja/ettevõte on siis sunnitud maksma kõrgemat hinda olenemata müüjast. Töötajad saavad hankijatele eelarvete kohta tundlikku teavet hankida sisemiste allikatena.
• Pakkumise võltsing: Levinud viis pettuste toimepanemiseks, tehakse seda tavaliselt kahe või enama müüja ja töötaja koostöös, et hankida hankeleping kõrgeima pakkumise pakkuja kasuks. Töötaja saab pettuse julgustamise ja abistamise eest nõuetekohaselt hüvitist.
• Küberpettus: Tõenäoliselt kõige raskemini tuvastatavad müüjapettuste juhtumid viivad läbi tundmatud, volitamata isikud, kellel pole ettevõtte ega müüjaga seost. Siin saavad välised üksused manipuleerida olemasoleva müüja kontoga ja suunata makseid nende kontodele. Kogu tehing tehakse elektrooniliselt, mis muudab tuvastamise ja ennetamise ettevõtete jaoks veelgi raskemaks.

Müüjapettuste tuvastamine ja ennetamine

Müüjapettuste tuvastamine ja ennetamine ei ole lihtne, kuid teostatav. Kui olete tuvastanud peamised valdkonnad, kus kontroll puudub, võib tugevamate kontrollide ja meetmete rakendamine müüjapettuste juhtumeid palju ära hoida. Vaatame erinevaid viise, kuidas saab organisatsioonis kontrolle müüjapettuste vältimiseks rakendada.

Müüja juhtnupud

Kuna enamik tarnijapettusjuhtumeid hõlmavad hankijaid, võib teatud ettevaatusabinõude järgimine alates valikust kuni makseteni nende esinemissagedust potentsiaalselt vähendada. Siin on mõned võimalikud juhtelemendid.

• Pärast müüja registreerimisprotsesside hoolsuskohustust. Tähelepanu tuleks pöörata hankija andmete, näiteks postiaadresside, sh postkastide, kontaktnumbrite, müüja maksukohustuslasena identifitseerimisnumbrite, kontaktisikute ja pangakontode kontrollimisele.
• Tsentraliseeritud hankijate andmebaasi pidamine koos seatud eelistustega. Eraldi kõrge riskiga hankijate loendi olemasolu võib aidata algatada maksete tasaarveldamiseks täiendavaid kinnitusi.
• Tarnijate ülevaatuse läbiviimine välisauditi/allika või tarnijaosakonda mittekuuluva töötaja kaudu erapooletu hinnangu saamiseks.
• Kontrollige, kas müüja aadress või muu teave ei ühti ühegi töötaja teabega või ei sarnane olemasoleva müüjaga.
• Tarnija põhifailide perioodiline kontrollimine veendumaks, et arveldusmaht on realistlik ja ei esine ebakõlasid.

Töötajate meetmed

Ehkki seda nimetatakse müüjapettuseks, korraldatakse enamik pettusi sageli siseringi abiga. Mõned peamised meetmed töötajate seotuse kontrollimiseks sellistes pettustes on järgmised:

• Põhjalike taustakontrollide läbiviimine uute töötajate või agentuuride palkamisel (millal võlgnevuste sisseostmine)
• Finantsteabe hoidmine privaatsena ja piiratud kõrgema taseme töötajatega
• Suuremad organisatsioonid saavad parema sisekontrolli huvides eri tasanditel töötajate tööülesanded eraldada. Seega
• Müüja andmete sisestamise eest vastutav isik peaks erinema tarnijate heakskiitjatest, kuna see võib välistada võltsmüüjate loomise
• Erinevad töötajad peaksid tegelema kaupade või teenuste vastuvõtmise, arvete maksete töötlemise ja maksete kinnitamise volitamisega
• Väiksemad ettevõtted saavad vahetada töötajate ülesandeid müüjas/AP/ostuosakond või panna juhid jälgima olulisi ülesandeid, mis võivad välistada pettuse planeerimise võimalused.

Arvete sobitamise meetodite kasutamine

Arvete sobitamine on üks tõhusaid viise, mida väikesed ja suured organisatsioonid saavad kasutada, et vältida müüjapettuste tavalisi juhtumeid.

Arvete sobitamine on protsess, mida ettevõtted kasutavad hankijate arvete võrdlemiseks muude asjakohaste dokumentidega, nagu ostutellimused (PO), kauba kviitungid, kontrollitõendid ja isegi lepingute vastu.

Need kohustuslikud kontrollid võivad aidata kontrollida hankija arvete autentsust enne nende maksmiseks kinnitamist. Arve/PO vastavus saab teha erineval viisil.

• Kahepoolne sobitamine – See viiakse läbi, sobitades arve esialgse ostutellimusega (PO). See protsess kontrollib, kas arvel loetletud kaubad või teenused vastavad organisatsiooni tellitud kaubale või teenustele.
• Kolmepoolne sobitamine – See protsess hõlmab arve topeltkontrolli. Esmalt sobitatakse arve ostutellimus ja seejärel kauba kättesaamiseni. See aitab kontrollida, kas arvel loetletud kaubad/teenused vastavad ostutellimusele ja on ka õigesti kohale toimetatud.
• Neljasuunaline sobitamine – Kõige keerukam sobitamisprotsess eeldab arve kontrollimist kolme muu dokumendiga, nimelt ostutellimuse, kauba kviitungi ja kontrollitõendiga. See protseduur tagab, et arvel mainitud kaubad/teenused võetakse vastu vastavalt PO-le ja on ka kontrollitud, et kontrollida nende õigsust.
• Mitte-PO või lepingu sobitamine – Olukordades, kus ettevõtted ei kasuta mitut dokumenti, võrreldakse müüja arve lepinguga, et kontrollida, kas nimetatud hind ja teenused ei erine lepingust endast.

Andmekaevandamise tehnikate rakendamine

Andmekaeve on kaasaegne tehnika tohutute andmehulkade analüüsimiseks ja mustrite avastamiseks, mis aitavad ärianalüüsil ja otsuste tegemisel. See tehnika on pettuste tuvastamisel väga täpne ja seda saab kasutada müüja pettuste leevendamiseks.

Trendianalüüsi abil saab andmekaeve tuvastada kõrvalekaldeid, mis võivad viidata petturlikule tegevusele. Organisatsioonid saavad kasutada andmekaevetehnikaid, et kontrollida konkreetseid mustreid, mis hõlmavad järgmist:

• Maksed, mis erinevad tavapärasest protseduurist, madalad ebaühtlused dollarites ja summad, mis on maksimeeritud kinnituslimiidini
• Korduvad maksed samal kuupäeval samale hankijale või maksete koguarv, mis ületab lepingulepingut
• Töövälisel ajal tehtud maksed
• Kõrvalekalded hankija teabes, nagu tarne- ja makseaadresside erinevus, sama ostutellimuse kasutamine arvetel, arvete mittejärjekorranumbrid jne.

Muud organisatsioonilised meetmed

Lisaks suurematele meetmetele saavad ettevõtted müüjapettuste kontrolli all hoidmiseks rakendada ka muid piisavaid meetmeid. Mõned elujõulised on:

• Pettuste vihjetelefoni loomine – anonüümse abitelefoni seadistamine võib aidata töötajatel eeskirjade eiramisest teatada, ilma tagajärgede pärast muretsemata. See loob valvsuse õhkkonna ja võib aidata organisatsioonil parandusmeetmeid kiiresti kasutusele võtta.
• Karmistada sisekontrolli – organisatsioon peaks tagama, et kontrolliprotseduurid on paigas ja kõik alates juhtkonnast kuni algtasemeni on neist teadlikud. Töötajate harimine ja ajakohastamine müüjapettuste kohta võib aidata neil riske ja tagajärgi paremini teadvustada. Perioodiliste riskianalüüside läbiviimine võib anda ülevaate lünkadest, mis tuleb müüja pettuste leevendamiseks parandada.
• Kahetasandiline kinnitus – nii hankija kinnitused kui ka maksete kinnitused tuleks läbi viia mitmekihilise kinnitamisprotsessi kaudu. See võib tagada, et ettevõte saab seaduslikud müüjad ja maksed on paremini kontrollitud, kui protsessi jälgib rohkem kui üks töötaja.

Järeldus

Müüjapettus võib organisatsioonile rängalt mõju avaldada ja see kalliks maksma minna. Müüjapettuste ärahoidmiseks on vaja ettevõtte poliitikat korrapäraste ajavahemike järel korralikult planeerida, üle vaadata ja ajakohastada. Ennetavaid meetmeid tuleks rakendada mitmetasandilisel lähenemisviisil, et leevendada pettusi ja kaitsta organisatsioone tõsiste kahjude eest tulevikus.