Müügitellimus vs arve: peamised erinevused, roll ja tüübid

Müügi jälgimine algusest lõpuni aitab ettevõtetel säilitada õiget varude taset, rakendada parimat rahavoo taktikat ja tagada, et kliendid saavad õigeid tooteid. Kuna enamik ettevõtteid jälgib mitut müüki korraga, on iga sammu täpne registreerimine ülioluline.

Olenemata äritüübist, tegutsevast tööstusest või isegi piirkonnast tuginevad ettevõtted müügitellimustele ja arvetele, et tagada iga müügi nõuetekohane teostamine, makse laekumine ja paberijälg. Müügitellimused ja arved ei ole aga sama asi; tegelikult kasutatakse neid täiesti erinevatel eesmärkidel. Mõlemad on võrdselt olulised, kuid müügitellimuse ja arve erinevuse mõistmine aitab tagada, et teie ettevõte saab mõlemast kasu. 

Kõrgel tasemel on müügitellimus esikohal. See on dokument, mis luuakse siis, kui klient avaldab soovi midagi osta ja töötab teie müügimeeskonnaga, et leppida kokku müügitellimuses sisalduvate kaupade või teenuste kohaletoimetamise ajakava. Kui tellimus on saadetud, saadab teie võlgnevuste meeskond kliendile arve tellimuse eest võlgnetavate rahaliste vahendite kogumiseks.

Pole tähtis, milline teie müügiprotsess välja näeb, on tõenäoline, et see algab müügitellimusega ja lõpeb tellimusega arve makse.

Mis on müügitellimus?

Kui olete müüja või müüja, koostab teie meeskond müügitellimuse, kui klient on ostu vastu huvi väljendanud. Tavaliselt väljendab klient huvi a ostutellimus. Müügitellimus kinnitab tellimuse kättesaamist, täpsustab üksikasjad ning on sisemiste müügimeeskondade ja müügijälgimissüsteemide algdokumendiks iga müügi sooritamisel.

Müügitellimus nõuab üksikasjalikku teavet, nii et kui teil pole veel kogu nõutavat klienditeavet, võib teie meeskond vajada müügitellimuse täitmiseks tellija kliendi sisestusi. Müügitellimusel sisalduv teave on järgmine: 

• Teie ettevõtte nimi
• Teie ettevõtte kontaktandmed
• Kliendi andmed (nimi, arveldusinfo, aadress)
• Müüdava toote või teenuse kirjeldus
• Müügis sisalduvate kaupade või teenuste kogus
• Kauba või teenuse hind
• Kohaletoimetamine, saatmiskulud ja maksud
• Tellimuse kogumaksumus

Teie ettevõte võib kasutada mitut tüüpi müügitellimusi. Olenevalt olukorrast või müügimaastikust kasutavad paljud ettevõtted regulaarselt kõiki nelja järgmist.

Sularaha müügitellimus

Kui klient esitab tellimuse, tuleb tootele järele ja maksab sularahas, kasutatakse sularaha müügitellimust. Kuna klient maksab sularahas, siis ei ole debitoorsed arved tehinguga seotud kirje. Kliendi ost mõjutab otseselt teie sularahakontot ja kohaletoimetamine toimub kohe.

Kiire müügitellimus

Kui klient soovib ebatavaliselt kiiret tarneajakava, kasutatakse sisemiselt kiirmüügitellimust. Teie müügimeeskond saab seda tüüpi müügitellimused märgistada kõrge prioriteedina, et tagada nende õigeaegne täitmine. Klient võib olenevalt asjaoludest kaubale ise järele tulla või selle kiireks kohaletoimetamiseks juurde maksta. Pärast toote tarnimist saadab teie AR-meeskond kliendile arve, et tasuda.

Ajakavaleping

Olukorras, kus klient soovib kindlat kogust tooteid tarnida erinevatel kuupäevadel, võib ajakavaleping olla suurepärane vahend iga eraldi tarne korras hoidmiseks. Kui klient soovib nädala jooksul 10 vidinat, kahe nädala jooksul 5 ja kolme nädala jooksul 7 vidinat, võivad kõik need tehingud kehtida ühe ajakavalepingu alusel, mida värskendatakse pärast tarnimist. 

Kolmanda osapoole müügitellimus

Mõnel juhul, eriti väikeettevõtete puhul, kasutatakse kolmanda osapoole müügitellimust, kui teie ettevõte ei tarni kaupu ega teenuseid otse klientidele. Selle asemel saadate need kolmandale osapoolele müüja mis seejärel lõpetab kliendile tarnimise viimase etapi.

Mis on arve?

Kui müüjad või müüjad täidavad müügitellimuse ja tarnivad kokkulepitud toote, loovad nad arve ja saatke see kliendile tarnitud kaupade või teenuste eest tasumiseks. Üks müügiprotsessi viimastest sammudest, arve saatmine, käivitab kliendi makse ja sularaha sissenõudmise, mis on kaks olulist komponenti teie ettevõtte tervise hoidmiseks. Tänapäeval saadetakse arveid tavaliselt elektrooniliselt ja helistatakse e-arved.

Arvel on enamus sama teavet, mis müügitellimusel, kuid see sisaldab ka järgmist. 

· Maksetingimused
· Varajase maksmise allahindlused
· PO number
· Arve number
· Viivistasud
· Makseteave ACH, juhtmete või EDI maksed

Samamoodi nagu erinevates olukordades kasutatakse mitut müügitellimust, kasutatakse äritehingutes sageli erinevaid arvetüüpe.

Pro Forma arve

Tavaliselt mõeldakse arveid kui lepingujärgseid maksetaotlusi, kuid a pro forma arve pole sama kasutust. Seda kasutatakse juhul, kui kommertsarve pole saadaval ja seda võib pidada "eelarveks". See sisaldab endiselt kulude jaotust, kuid see on pigem hinnang, mida klient saab võrdluseks kasutada.

Kaupade eksportimisel Ameerika Ühendriikidesse nõuab USA toll tellimusele pro forma arve lisamist, et oleks selge, mida riigi piires saadetakse. 

Vahearve

Kui on suur projekt või mitmeosaline tellimus, mis tuleb jagada mitmeks makseks või etapiks, tuleb kasuks vahearve. Selle asemel, et oodata ühe suure arve saatmisega projekti lõpuni, saab vahearvete abil koguda juurdemakseid. Müüja poolel aitavad vahearved leevendada rahavoo väljakutseid ja ostja poolel jaotavad maksed paremini juhitavateks summadeks. See on vastupidine tasaarveldus mitu arvet ühte maksesse.

Lõpparve

Kõige sagedamini kasutatav arve tüüp on lõpparve. See kipub olema üks lihtsamaid arvetüüpe arvete tasumine, muutes selle standardiks enamiku ettevõtete jaoks. Need saadetakse klientidele pärast kauba või teenuse kohaletoimetamist.

Müügitellimus vs. arve: erinevused

Tagamaks, et „müügitellimuse” ja „arve” vahe oleks selge, oleme koostanud loetelu nende kahe kõige olulisematest erinevustest. Ettevõtted kasutavad regulaarsete müügitehingute tegemiseks mõlemat dokumenti, kuid nende eesmärk on erinev.

Müügitellimust ja arvet on lihtne eristada, kui võtta arvesse järgmisi tegureid.

Loomise ajastus

Müügitellimus käivitab müügiprotsessi; see annab teie täitmismeeskonnale teada, et nad hakkavad kaupu või teenuseid tarnimiseks ette valmistama. Seejärel, müügiprotsessi lõpus, kui tarne on lõppenud, saadetakse kliendile arve.

Dokumendi eesmärk

Arve vs müügitellimuse vaatamisel on oluline arvestada iga dokumendi eesmärki. Müügitellimus on rohkem sisemine, andes teie meeskondadele teada, et tellimus on algatatud ja vaja on tegutseda. Arve seevastu on välisküljega. See saadetakse kliendile ametliku maksenõudena. Kui arve tähtpäeva ei järgita, võidakse kliendile määrata viivis või muud trahvid.

Teave loetletud

Kuigi müügitellimuse ja arve erinevus seisneb pigem selles, millal ja kuidas igat dokumenti kasutatakse, on nendes sisalduva teabe osas väike erinevus. Need mõlemad sisaldavad teavet, nagu kliendi nimi ja kontaktteave, ostetavate toodete kogus ja hind ning müüja teave, kuid arve sisaldab täiendavaid üksikasju. Need üksikasjad võivad olla hilinenud tasumäärad, maksetähtpäevad ja palju muud. Vaadake meie ülaltoodud loendeid, et saada täpset jaotust igaühe kohta. 

Raamatupidamise tagajärjed

Teie raamatupidamismeeskond tavaliselt müügitellimust ei näe ega puuduta. Kui nad ei soovi müügitellimust konkreetse arvega sobitada, ei tugine nad müügitellimustele. Arved seevastu on olulised raamatupidamisdokumentatsiooni osad. Neid on vaja täpsete kontrolljälgede tagamiseks ja sisestuste õigsuse tagamiseks.

Järeldus

Võib olla lihtne vaadata artiklit, mis käsitleb müügitellimuse ja arve erinevust, ja arvata, et selle mõju on tühine. Vastupidi, suuremate äridokumentide põhieesmärgi mõistmine aitab teie ettevõttel tõhusamalt toimida, leevendab võimalikke täitmis- ja raamatupidamisvigu ning loob õigete kontrollide ja tasakaaludega sisemisi protsesse, et kaitsta teie ettevõtet riskide eest.

Lõppkokkuvõttes vajavad teie meeskonnad nii müügitellimusi kui ka arveid, kuid see, kuidas erinevad meeskonnad neid kasutavad, on erinev. Teie müügimeeskond vajab müügitellimusi, et tagada tarnete lõpuleviimine lubatud viisil, kuid debitoorsete võlgade eksperdid elavad ja edastavad arveid iga päev. Need meeskonnad peavad töötama koos ja omama oma töö tegemiseks vajalikke ressursse, et teie ettevõte saavutaks oma lõpliku potentsiaali. 

Müügitellimuse ja arve mõistmine ei pruugi tunduda strateegilise juhtimise prioriteedina, kuid paljudele teie organisatsiooni inimestele pole midagi olulisemat. Kui olete valmis võtma oma müügitellimuste haldamise ja arvete töötlemine järgmisele tasemele, investeerides õigesse automatiseerimisse arvete töötlemise tarkvara - nagu Nanonetid – võib muuta maailma.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/