Dokumentide arhiveerimisel on kolm peamist salvestuslahendust: füüsiline arhiveerimine, elektrooniline arhiveerimine ja nõudmisel skaneerimine. Vaatame neist igaühe kokkuvõtet.
Füüsiline arhiveerimine on sisuliselt paberi säilitamine.
See on siis, kui arhiveerite oma dokumendid, dokumenteerides need ära või kulutades nende jaoks väljastpoolt turvalist salvestusvõimalust, näiteks hoiuruumi. See on laialt levinud tava suurtes tööstusharudes, mis nõuavad mittemissioonikriitiliste dokumentide paberjälje säilitamist.
Samuti saate oma dokumendid digiteerida ja salvestada digitaalsesse pilvesalvestusse või kohapealsesse salvestusruumi. Saate kasutada dokumentide digiteerimistarkvara, nagu Nanonets, et hankida dokumentidest teavet ja salvestada see oma andmebaasi.
Digitaalse salvestusruumi eeliseks on see, et see säästab palju ruumi. Te ei vaja oma dokumendi hoidmiseks füüsilist ruumi – kõik salvestatakse küberruumi.
Sellegipoolest pole see kõigile mõeldud. Paljudele valdkonna omanikele meeldib füüsiliste koopiate säilitamine ja neile ei meeldi turvakaalutlustel usaldada kogu oma dokumentide arhiveerimisvõrku pilvesalvestusele.
Nõudmisel skaneerimine on mõlema maailma parim. See on lahendus, mille puhul ettevõte varustab teie paberdokumendid teie jaoks väljaspool asukohta, kuid vaatab need üle ja saadab teile kutse alusel digitaalse koopia.
See loob hea valiku tööstusharudele, kes soovivad salvestada tohutul hulgal dokumente väljaspool asukohta, kuid võivad aeg-ajalt nõuda neile juurdepääsu. Sellegipoolest on nõudmisel skaneerimine kulukam kui tavaline paberi säilitamine, kuna kulutate lisateenusele.
Füüsilise dokumendiarhiivi säilitamine nõuab nii raha kui ka aega ning kasulikku füüsilist ruumi kas teie töökohal või kolmanda osapoole salvestusabi juures. (Paberdokumendi esitamine on 3 dollarit.)
Dokumentide elektrooniline arhiveerimine on nii kulu- kui ka ajasäästlik ning ei võta peaaegu üldse füüsilist ruumi.
Füüsiliste dokumentide taastamisest elektroonilises dokumendiarhiivis säilitamiseks võite saada mitmeid eeliseid. Nende hulka kuuluvad:
Kuidas elektrooniline dokumentide arhiveerimine töötab?
Dokumentide arhiveerimine ei ole ühekordne tegevus, kuid kui olete õige äriprotsessi seadistanud, saate selle automatiseerida. Vaatame, kuidas arhiveerimistöid dokumenteerida.
1. samm: esialgne hindamine
Mõistke oma praeguseid dokumendiprotsesse. Kuidas käsitlete olulisi ja vähemolulisi dokumente? Kas teil on kindel protsess? Kas kõiki dokumente käsitletakse korraga või on protsess ad hoc?
Heitke pilk sisse
- Kuidas dokumente genereeritakse, salvestatakse, kategoriseeritakse ja nimetatakse?
- Milline on dokumentide digiteerimise kord?
- Millised on dokumendi kustutamise või äraviskamise nõuded?
- Kes tegeleb dokumentide eranditega?
- Milliseid dokumente on auditeerimiseks vaja?
Aimu saamiseks peaksite mõistma ka käsitletavate dokumentide arvu.
Selle esialgse hinnangu põhjal töötate protsesside voogude koostamisega.
2. samm: määrake kindlaks eesmärgid ja rollid
Kui olete protsessidest aru saanud, proovige kaardistada dokumentide arhiveerimise põhjused.
- Kas soovite vähendada dokumentidega tegelemise tegevuskulusid?
- Kas teete seda andmeturbe juhiste järgimiseks?
- Kas proovite oma dokumendihaldust optimeerida?
- Kas juhtkond teeb seda ressursside nähtavuse parandamiseks?
Eesmärkide põhjal saate neid prioritiseerida ja muuta dokumentide arhiveerimisprotsesse. Mõista sidusrühmade rolle protsessis.
- Kes jälgib dokumentide arhiveerimise protsessi?
- Milliseid autoriseerimistasemeid kasutate, et piirata arhiveeritud andmete sisestamist?
- Kuidas tagate töötajate järgimise?
3. samm: rakendage säilitamise ajakava
Nüüd on aeg kehtestada säilitamise ajakava. Põhimõtteliselt mõistke dokumente, mida tuleb säilitada ja millest mitte.
Peate säilitama esialgsed iga-aastased finantsaruanded, kuna neid võidakse nõuda. Uurige föderaalseid, kohalikke, osariigi ja tööstusharuspetsiifilisi eeskirju, mida peate järgima.
Nt Säilitage kõik IRS-i ja maksudega seotud dokumendid vähemalt seitse aastat.
Järgmisena lammutage kõik dokumendid, mida ei ole vaja arhiveerida või mida ei salvestata üldse püsivalt, näiteks hankijate kataloogid, rämpspost ja duplikaatkoopiad. Saate need digiteerida, skannides neid ja eraldades OCR-tarkvara abil teavet.
Võimaliku vastutuse vältimiseks kasutage materjalide turvaliseks transpordiks, hilisemaks kõrvaldamiseks ja hävitamiseks NAID-i (National Association of Information Destruction) müüjat.
4. samm: digiteerige paberfailid
Digiteerige paberfailid, et vähendada kulusid, säästa ruumi ja parandada dokumentide korraldust.
Saate kasutada OCR-tarkvara koos dokumendiskanneriga failide sortimiseks, korraldamiseks, sildistamiseks ja indekseerimiseks, et parandada otsitavust.
5. samm: valige salvestusruum
Kui otsite digitaalset salvestusruumi, peate valima lindi, ketta ja pilvesalvestuse hulgast. Igal neist on oma eelised ja puudused, mis on seotud pikaajalise turvalisuse, terviklikkuse ja dokumendihaldustarkvara sisestamise lihtsusega.
6. samm: automatiseerige dokumentide töövoogudega
Kui kõik protsessid ja kõik muutujad on kaardistatud, on aeg protsess kasutusele võtta.
Üks dokumendihaldustarkvara, nagu Nanonets, kasutamise eelis on võimalus automatiseerida kõiki protsesse ja seadistada sidusrühmadele teavitusi, et te ei jääks veafailidest ilma. Vaadake dokumentide arhiveerimise voo loomise juhiseid.
7. samm: jälgige ja optimeerige
Ükski protsess pole alguses täiuslik. Pärast dokumendi töövoogude juurutamist võtke sidusrühmadelt tagasisidet selle kohta, kuidas protsessi saaks parandada.
Millistele ettevõtetele oleks dokumentide arhiveerimisest kasu?
Teie ettevõte peab keskenduma dokumentide arhiveerimisele, kui:
- Teie ettevõte tegeleb regulaarselt paljude paberimajandusega
- Võimalik, et vajate tulevikus juurdepääsu vanadele dokumentidele
- Auditid on teiega sarnaste ettevõtete jaoks tavalised
- Te peate dokumente säilitama vastavus- ja regulatiivsete nõuete osana
Kui need tegurid on teie ettevõtte jaoks olulised, peate võib-olla oma dokumendid arhiivima.
Miks valida elektrooniline dokumentide arhiveerimine?
Vähendage kulusid ja säästke ruumi
Olenemata sellest, kas tegutsete ulatusliku rahvusvahelise ettevõtte või idufirmana, on oluline säästa kulusid, kus saate. Digitaalne dokumentide arhiveerimine võib seda võimaldada, vabastades ala ja vähendades tegevuskulusid.
Kui vähe dokumente teil kohapeal reguleerida on, seda vähem tuleb kulutada raha ja aega nende haldamisele.
Täiustage töövoogu ja jõudlust
Piisav digitaalne dokumentide arhiveerimine võib parandada teie ettevõtte jõudlust ja töövoogu. Hinnanguliselt ei pea koguni 80% tootmisandmetest olema kergesti kättesaadavad.
Nende andmete arhiveerimisega saate hõlbustada juurdepääsu oma ülejäänud andmetele ja potentsiaalselt parandada oma toimivust.
Alustage dokumentide arhiveerimist Nanonetsiga. 30,000 500+ kasutajat enam kui 30 ettevõttest usaldavad üle 4.9 miljoni dokumendi automatiseerimiseks! G2-l hinnatud XNUMX. Proovi! Alusta tasuta prooviversiooni or broneerige meiega kõne.
Dokumentide arhiveerimise kasutusjuhud
Dokumentide arhiveerimine on kasulik peaaegu igasuguste ettevõtete jaoks. Vaatame mõningaid reaalseid dokumentide arhiveerimise rakendusi erinevates tööstusharudes.
Äridokumente, nagu lepingud, kirjad ja projektidokumentatsioon, võib aastate jooksul koguda ja neid tuleb tohututes kogustes, mis suurendavad ladustamiskulusid. Kui töötajatel on vaja nendest viidetest andmeid hankida, võib tohutute dokumendipoodide käsitsi otsimine kulutada tundide kaupa päevast.
- Finantsteenused ettevõtted peavad tagama, et kõik nende dokumendid on auditeerimiseks valmis. Siin aitab dokumentide arhiveerimine neil vajadusel säilitada kõiki klientide logisid, rahavahetuskviitungeid ja muid juriidilisi dokumente.
- Jaekaubandus Ettevõtetel võib tekkida vajadus tulevikus lahknevuste korral salvestada kogu oma klientide, hankijate ja tarnijate teave.
- Advokaadibürood ja juriidilised osakonnad peate salvestama kõik juhtumiga seotud lepingud, dokumendid ja faksid PDF-failidena. Nad peavad intelligentse otsingu ja siltide abil kiiresti leidma dokumendid ja hinnapakkumised. Siin tulebki kasuks dokumentide arhiveerimine.
- Avalikud teenused tegeleda päevast päeva palju infoga. Kõik ei ole praegu asjakohane, kuid nad peavad salvestama kogu teabe, mis peab olema hiljem ühe nupuvajutusega hõlpsasti kättesaadav.
- Ettevõtted saavad optimeerida oma dokumendihaldust tõhusa dokumentide arhiveerimisega. Teisendades oma paberdokumendid otsitavaks raamatukoguks, saavad töötajad vähendada dokumentide otsimisele kuluvat aega ja digiteerimine võib samuti parandada andmete nähtavust.
Automatiseerige dokumentide arhiveerimine nanonetsidega. Väljavõte autopiloodil andmeid arvetest, isikutunnistustest või mis tahes dokumentidest! Alustage oma tasuta prooviperioodi kohe!
Dokumentide arhiveerimine nanovõrkudega
Nanonets on intelligentne dokumendihaldustarkvara, millel on sisseehitatud OCR-tarkvara, mis aitab teil konverteerida kõik paberdokumendid digitaalsesse otsitavasse vormingusse. Nanonetsit on lihtne kasutada koodita pukseerimisega töövoo koostajaga, mis suudab automatiseerida kõik käsitsi dokumendiprotsessid.
Nanonetsi saate dokumentide arhiveerimiseks kasutada järgmiselt.
Kaardistage kõik oma protsessid ja sidusrühmad oma protsessis
Looge Nanonetsis konto ja valige kohandatud OCR-mudel, et luua oma vajadustele vastav OCR-mudel, või saate valida ka eelkoolitatud OCR-mudelite hulgast.
Laadige dokumendid üles ja õpetage mudelit soovitud vormingus andmeid ekstraheerima.
Kui olete mudeliga rahul, saate seadistada kõigi dokumentide automaatse edastamise konkreetsele meilile. Minema Töövoog > Import > Failide vastuvõtmine meili teel
Pärast dokumentide allaneelamise seadistamist võtab teie OCR-mudel automaatselt vastu skannitud dokumendid ja eraldab nendest teksti teie valitud vormingus.
Saate andmed oma valitud andmebaasi eraldada, valides töövoost ekspordisuvandi.
Saate lisada kinnitusjaotise, lisades kinnitusetapid, ülevaatuse tüübid, failide märgistamise reeglid ja palju muud.
Samuti saate lisada reegleid andmete täiustamiseks, failide ümbernimetamiseks, dokumentide kategoriseerimiseks ja sortimiseks ning palju muud. Abi vajama? Meie meeskond on siin, et aidata teil seda kõike paika panna!
Minge Nanonetsi poole ja proovige seda kohe ise teha. Või paluge meie meeskonnal see teie eest ära teha!
Nanonetsi kasutab igal aastal 30,000 XNUMX+ õnnelikku professionaali oma dokumendiprotsesside automatiseerimiseks. Siin on Nanonetsi esituse hetktõmmis
Siin on, mida meie kliendid meie kohta räägivad.
Kui teil on keeruline dokumentide arhiveerimise protsess, aitab meie andekas meeskond kogu protsessi lihtsustada ja automatiseerida, et see oleks tõhus ja toimiks vastavalt teie vajadustele. Kas soovite oma nõudmisi meiega jagada? Seadistage kõne or saatke meile e-kiri.
Kas soovite dokumentide andmete väljavõtmist automatiseerida? Vaadake Nanonetsit. Kood puudub. Ei mingit probleemiplatvormi. Start oma tasuta prooviperiood ja eraldage autopiloodil andmeid dokumentidest.
Dokumentide arhiveerimine vs failide varundamine
Dokumentide arhiveerimine on põhimõtteliselt failide varukoopia tegemine, eks? Noh, see on natuke erinev.
Dokumentide arhiveerimisprotsess on mõeldud ainult passiivsete dokumentide jaoks, samas kui varukoopiad luuakse igapäevastes süsteemides kasutatavate aktiivsete failide jaoks.
Dokumendiarhiivi eesmärk on säilitada originaaldokumente, kui neid tulevikus mitmel põhjusel vaja läheb, samas kui failide varukoopia eesmärk on säilitada aktiivsete failide koopiad juhul, kui tegelikud failid on kahjustatud või kaotsi läinud, tagades nende toimimise. järjepidevus.
Vaatame rohkem erinevusi dokumentide arhiveerimise ja failide varundamise vahel.
|
Dokumendiarhiiv |
Dokumendi varundamine |
|
|
Eesmärk |
Hetkel kasutamata dokumentide pikaajaline säilitamine |
Hiljutiste andmete koopia salvestamine andmete kadumise või riknemise korral |
|
Kasutatud |
Vastavalt vajadusele – nt. Audit |
Kui praegused andmed on rikutud või laadimine ebaõnnestub |
|
kuupäev |
Salvestatud koopiana. Andmeid üle ei kirjutata |
Andmed kirjutatakse üle |
|
Salvestatud andmete tüüp |
Algandmed – nt. Finantsaruanded |
Praeguste andmete duplikaat koopiana |
|
Kiirus |
Taastamise kiirus pole probleem |
Peaks olema reaalajas |
|
Termin |
Pikaajaline ladustamine |
Lühiajaline kuni keskmine ladustamine |
FAQ
Miks dokumente digiteerida?
Tootlik dokumendihaldus: indekseeritud, digiteeritud dokumente saab eksportida süsteemi ja salvestada automaatselt digitaalsetesse raamatukogudesse, kus saab nende kasutamist dokumenteerida, jälgida ja hallata.
Lihtne teksti taaskasutus: kui prinditud teema taastatakse redigeeritavaks tekstiks, saab seda muuta ja uuesti kasutada Microsoft Excelis või Wordis, säästes aega, mis tavaliselt kulub dokumentide uuesti loomisele ja uuesti tippimisele.
Otsitavus: dokumendid, sealhulgas metaandmetes või tekstis olevad märksõnad, saab tuvastada elektrooniliste otsinguvõrkude abil ja näidata mõne sekundi jooksul.
Lihtne juurdepääs: digitaalseid dokumente saab peamisest hoidlast igal ajal alla laadida ja kiiresti e-posti teel levitada, välistades vajaduse teha prinditud koopiaid.
Mis on dokumentide arhiveerimise tarkvara?
Dokumentide arhiveerimise tarkvara teisendab dokumendid digitaalseteks kirjeteks, mida saab arhiveerida, millele on lihtne juurde pääseda ja mida saab tõhusalt hallata, aidates teie asutust
säästa ladustamiskulusid, suurendada töötajate tootlikkust ja kiirendada äriprotsesse.
Piisavalt pikaajaliseks arhiveerimiseks, teisendatud loendid on väikesed ja kõrgendatud visuaalse kvaliteediga. Neid saab lugeda erinevatest seadmetest, hõlpsasti juurde pääseda üksikutest asukohtadest ja neid saab keskselt arhiveerida elektroonilistes arhiivides, digitaalsetes raamatukogudes või dokumendihalduses.
võrgud. Iga ettevõte saab kiirendada sisemisi protseduure ja suurendada tõhusust, pakkudes lihtsat juurdepääsu digitaalselt salvestatud koopiatele määratletud sisenemisõigustega.
Use Nanonets, et automatiseerida dokumentide arhiveerimise protsessi ja korraldada faile autopiloodil!
- AI
- Tehisintellekt ja masinõpe
- ai kunst
- ai kunsti generaator
- on robot
- tehisintellekti
- tehisintellekti sertifikaat
- tehisintellekt panganduses
- tehisintellekti robot
- tehisintellekti robotid
- tehisintellekti tarkvara
- blockchain
- plokiahela konverents ai
- coingenius
- vestluslik tehisintellekt
- krüptokonverents ai
- dall's
- sügav õpe
- Dokumendi automatiseerimine
- dokumentide digiteerimine
- dokumendiprotsess
- google ai
- masinõpe
- Platon
- plato ai
- Platoni andmete intelligentsus
- Platoni mäng
- PlatoData
- platogaming
- skaala ai
- süntaks
- sephyrnet
