Müüjahaldusprotsess: tähtsus, eelised ja väljakutsed

Head suhted müüjatega on iga ettevõtte edukaks toimimiseks olulised. Tarnija juhtimise eesmärk on korraldada ja tugevdada äri-müüja suhteid. Tõhus tarnijahaldus võimaldab ettevõtetel tõhusalt toimida, vältides samal ajal pakkumisepoolseid šokke.

Mis on tarnija juhtimine?

Tarnija haldamine on struktureeritud protsess, mida ettevõtted järgivad oma tarnijate või hankijate haldamiseks. Tarnija juhtimine keskendub heade töösuhete loomisele/säilitamisele tarnijatega pikaajaliselt; et vältida võimalikke tarnehäireid ja saavutada ärieesmärgid parima hinnaga.

Müüjahaldusprotsess on üsna keerukas ja hõlmab sobivate hankijate valimist, elujõuliste lepingute läbirääkimist, kulude kontrollimist, riskide minimeerimist ja kaupade või teenuste õigeaegse tarnimise tagamist.

Tarnija juhtimise tähtsus

Müüja juhtimine on strateegiline protsess, mis õigesti tehes aitab ettevõtetel saavutada konkreetseid ärieesmärke.

See avab võimalused mitme müüja kiiremaks liitumiseks, mis võib minimeerida võimalikke tarnepoolseid riske ja viivitusi. Kuna tarnijate valik on käepärast, on ettevõttel ka madalamad kulud ja kiirem kohaletoimetamine, et säilitada äritegevuse järjepidevus.

Müüjaprotsessi sujuvamaks muutmine võib tagada vastastikuse usalduse ja tugevamad suhted. See võib aidata suurendada ettevõtte efektiivsust, keskendudes klientide rahulolu, kasumlikkuse ja kasvu parandamisele.

Mida müüja haldusprotsess endaga kaasa toob

Kuigi hankija haldusprotsess võib olenevalt organisatsiooni suurusest olla lihtne või keeruline, on sellega seotud sammud üsna samad. Kuid mõned eeltingimused on vajalikud:

Eeltingimused

1. Määratlege ärieesmärgid – ettevõtted saavad hea hankija juhtimisega tegeleda, kui ettevõtte eesmärgid ja eesmärgid on hästi määratletud. Ärieesmärkide tuvastamine võib anda tarnija juhtimisest selgema pildi.

2. Tarnija haldusmeeskonna loomine – kvalifitseeritud personali olemasolu pühendunud meeskonnas võib muuta hankija juhtimise lihtsamaks ja viljakamaks. Müüjate valimine, läbirääkimine ja hindamine ei ole lihtne ülesanne. Kogenud meeskond võib toimida sillana oma sisemiste osakondade ja tarnijate vahel, et optimeerida hankija haldusprotsessi.

Tarnijahaldusprotsessi etapid

Kuna turg on täis potentsiaalseid müüjaid, järgib hankijate haldamisega tegelev ettevõte õigete hankijate valiku tagamiseks mõningaid ühiseid samme. Nemad on:

1. Müüjate valimine – Protsess algab ettevõtte jaoks sobivate tarnijate valiku tegemisest. Seejärel otsitakse hinnapakkumisi kasutades e-allikate tööriistad nagu pakkumise taotlused (RFQ) ja Requests for Proposals (RFP-d). Kuigi hind on otsustav tegur, saab ettevõte hinnata ka müüja potentsiaali kvaliteedi, maine, nõuete täitmise suutlikkuse ja tulemuste põhjal.

2. Osale lepinguläbirääkimistel – See etapp hõlmab ettevõtte ja valitud müüja vahelise lepingu tingimuste arutelusid. Tingimused võivad olla seotud kaupade ja/või teenuste liigi/koguse, tarnekuupäevade, maksetingimuste ja riske katvate juriidiliste tingimustega. Leping peab olema vastuvõetav ja mõlemale poolele kasulik.

3. Müüjate kaasamine – Asjakohase teabe ja seotud dokumentide kogumise protsess on oluline, et tunnustada tarnijaid ettevõtte heakskiidetud tarnijatena. Pangakonto teave, maksuvormid, kehtivad tööstuslitsentsid on mõned peamised andmed, mida kogutakse hankijatele maksete tegemiseks ja auditi eesmärgil.

4. Jälgige ja hinnake hankija jõudlust – Ettevõtted peavad kontrollima müüja toimivust, et näha, kas standardid on täidetud, toodete või teenuste kvaliteet on hea, tarned toimuvad õigeaegselt ja teenindus on rahuldav. Kõrvalekaldeid saab paika panna müüjatega läbi arutatud tegevusplaanidega, et tagada sujuvamad äritehimised.

5. Riskide jälgimine ja juhtimine – Riskijuhtimine hõlmab tarnijate hindamist ja jälgimist võimalike riskide suhtes, mis võivad äri karmilt mõjutada. Nõuete rikkumine, müüja pettus, andmelekked, kohtuasjad, intellektuaalomandi kaotamine on kõik tõsised riskid, millega tuleb riskide jälgimise raames tegeleda.

6. Õigeaegsed maksed – Müüjatele õigeaegselt maksete tegemine võib olla heade töösuhete tagamiseks ülioluline. Lepingu maksetingimuste järgimine ja arvete viivitusteta tasaarveldamine võib suurendada hankijates usaldust ja kindlustunnet teenuste jätkumise osas.

Müüjahaldussüsteemi juurutamine

Müüja juhtimine on iga organisatsiooni jaoks kasvu ja edu tagamiseks ülioluline protsess. Täiustatud tehnoloogiate esilekerkimine on muutnud seda, kuidas tänapäeval müüjahaldusprotsesse tehakse.

Tarnijahaldussüsteemid (VMS) on veebi- või pilvepõhine tarkvara, mis on loodud mitme hankijaga seotud tegevuse korraldamiseks ja haldamiseks ühest kohast. Need on tõhusad, lihtsad, kulutõhusad ja väga kasulikud mitme tarnijaga organisatsioonidele.

Müüjahalduse eelised

Müüja haldamise eelised on järgmised:

1. Hõlbustab paremat valikut – Organisatsioon saab kasu laiemast tarnijate valikust, pakkudes rohkem valikuid konkurentsivõimeliste hindadega.

2. Kulusäästlikud läbirääkimised - Tarnija juhtimine võib tagada, et mitu müüjat võistlevad äri pärast. See võimaldab ettevõttel kaubelda paremaid hindu ja saada madalamaid hindu või allahindlusi.

3. Tõhus lepingute haldamine – Üks hankijahaldussüsteemi eeliseid on tsentraliseeritud andmed. Kõik lepingud, hankijateave ja seotud dokumendid on ühest kohast kättesaadavad kogu organisatsiooni jaoks. See muudab lepingute jälgimise ja otsuste tegemise tõhusamaks.

4. Lihtsam jõudluse juhtimine – Müüjate haldussüsteemid võimaldavad hankijate kogu tegevusest linnulennult vaadata. Toimivuse jälgimine ja varasemate andmetega võrdlemine on lihtne. Sidusrühmad saavad tagada, et tarnijad järgivad lepingutingimusi ja ärivajadused on tõhusalt täidetud.

5. Tugevamad suhted müüjatega – VMS-i tsentraliseeritud müüjateave hõlbustab otsustusprotsessi. Viivituste tuvastamine ja kiire suhtlus vähendab häireid tarneahelas ja hoiab ära lisakulud või kahjud mõlemale poolele, mille tulemuseks on usaldus ja paremad suhted.

6. Parem riskide maandamine – VMS-tarkvara suudab tuvastada müüjaga seotud riske, mida saab varakult ennetada või nendega tegeleda, et vältida mõju ärile. Kuna kõik tarnijaga seotud andmed on kontrollitud ja pidev jälgimine on võimalik, muutub riskide maandamine lihtsamaks.

Väljakutsed müüjahalduses

Müüjahaldusprotsesside ebaõige või puudumine võib tekitada palju probleeme:

1. Müüjate mittevastavus – Organisatsioonil, millel ei ole tarnijatele kehtestatud standardeid, on oht, et tarnijad ei täida nõudeid. Hälvete vältimiseks on oluline õige tarnija valimine ja standardite seadmine lepinguläbirääkimistel.

2. Müüjate halva maine oht – Kui kaasatud on mitu müüjat, on tarnijate töökvaliteedi hindamine keeruline ja ühe müüja halvad tulemused võivad äritegevust mõjutada. Põhjalike taustakontrollide läbiviimine ja varasemate toimingute ülevaade muutub hankijahalduse valikuprotsessis ülioluliseks.

3. Tarnija andmete käsitsi salvestamise vaev – Laienevatel ettevõtetel võib olla keeruline hankijate andmeid salvestada, kuna ettevõte kasvab ja tarnijaid on kaasatud rohkem. Tarnija haldussüsteemi puudumine tekitab vajaduse korral hankijateabe hankimisel täiendavaid probleeme.

4. Otsuste tegemisel puudub nähtavus – Tarnija haldussüsteemid võivad heade otsuste tegemiseks pakkuda tsentraliseeritud andmete kättesaadavuse kaudu üldist nähtavust. Ilma korraliku VMS-ita muutub see keeruliseks ülesandeks.

5. Suutmatus käsitleda erinevaid makseid – VMS-tarkvara suudab makseid säilitada ja jälgida isegi siis, kui maksetingimused või -meetodid erinevad. Käsitsimaksed mitmele tarnijale võivad olla tülikad, keerulised ja veaohtlikud, mille tulemuseks on rahulolematud hankijad.

Järeldus

Muutuv ja kiiresti arenev aeg sunnib paljusid ettevõtteid leidma tõhusaid lahendusi tarnijasuhete tõhusaks haldamiseks. Organisatsioonid, nii suured kui ka väikesed, mis tegelevad mitme müüjaga, saavad hea hankijahaldussüsteemi rakendamisest kasu. Tõhus VMS-tarkvara võib aidata ületada väljakutseid ja tugevdada tarnijasuhteid, lisada väärtust ja parandada äritegevust.