10. aasta 2023 parimat õigusdokumentide haldustarkvara advokaatidele

---

#5. LexWorkPlace

LexWorkPlace on pilvepõhine dokumendi- ja meilihaldustarkvara. See võimaldab kasutajatel hallata dokumente ja e-kirju ning tõhustab koostööd. LexWorkPlace'i saab kasutada meeskondade jaoks, kes võivad teha paljusid asju, näiteks hallata töövooge, delegeerida ülesandeid meeskonnaliikmetele, jälgida aega ja makseid ning salvestada andmeid.

Mõned LexWorkplace'i pakutavad funktsioonid on täistekstiotsing, dokumendi versioonihaldus, dokumentide indekseerimine ja profiilide koostamine, lubade ja juurdepääsu haldamine ning andmete täielik krüpteerimine.

Hinda: 395 $ kuus (3 kasutajat)

Tasuta prooviversioon: Ei

Ideaalne: Dokumentide klassifitseerimine, arhiveerimine ja säilitamine

Plusse

• Versioonihaldus
• Seisakuid pole

Miinused

• Võimatus e-kirju salvestada

---

#6. Clio

Clio on õiguspraktika haldamise tarkvara, mis võimaldab juhtumite tõhusat käitamist, korraldamist ja koostööd. Kasutajad saavad seda kasutada dokumentide turvaliseks muutmiseks, salvestamiseks ja haldamiseks pilves.

Juhtumi- ja dokumendihaldus, ajakava koostamine, raamatupidamine, aja jälgimine, ülesannete haldamine ja arveldamine on mõned selle peamised funktsioonid. Lisaks sisaldab Clio mobiilirakendust, mis võimaldab kasutajatel dokumente üle vaadata, jagada või üles laadida, juhtumite olekut värskendada ning klientide ja meeskonnaliikmetega ühendust võtta.

Hinda: Alates $ 39/kuu/kasutaja

Tasuta prooviversioon: Jah

Ideaalne: Müügivihjete jälgimine ja juhtumite haldamine

Plusse

• Põhjalik müügivihje ja juhtumihaldus
• Lihtne integreerimine

Miinused

• Eraldi pakkumised (kasvatage ja haldage)
• Eelseadistatud malle pole

---

#7 LogicalDoc

LogicalDOC on tasuta tarkvara, mis on pakitud avatud lähtekoodiga andmebaasiga.

Kuigi see toetab kõiki populaarseid DBMS-e, soovitavad arendajad siiski MySQL-i tootmissüsteemides kasutamiseks. LogicalDoc võimaldab kasutajatel ja organisatsioonidel turvaliselt ja usaldusväärselt korraldada, indekseerida, tuua, juhtida ja levitada olulisi äridokumente, keskendudes äriprotsesside automatiseerimisele ja kiirele sisuotsingule. Lisaks toetab see jagatud failide automaatset importimist ning integreerimist Microsoft Office'i ja Outlookiga.

hinnapoliitika: Nõudmisel

Tasuta prooviversioon: Jah, sellel on ka tasuta versioon

ideaalne: Dokumentide indekseerimine ja kiirotsing

Plusse

• Kasutajasõbralik
• Avatud lähtekoodiga pistikprogrammid funktsionaalsuse parandamiseks

Miinused

• Kohandamine nõuab programmeerimisteadmisi
• Varufailide loomine on keeruline

---

#8. efileCabinet

Efile kapp on a dokumendihaldustarkvara mis võimaldab kasutajatel hallata dokumente, luua töövooge ja kohandada protsesse vastavalt oma vajadustele. Funktsioonidega, nagu täiustatud tekstiotsing, turvaline jagamine, e-allkirjad, on selle eesmärk aidata organisatsioonidel dokumente luua, hallata ja tõhusalt jagada ning nõuete täitmise eest hoolitseda. Sellel on kasutajatele ka mobiilirakenduse võimalus.

hinnapoliitika: 699 dollarit aastas kasutaja kohta

Tasuta prooviversioon: Jah

Ideaalne: Sisuhaldus

Plusse

• Lihtne kasutada, juurdepääsetavus
• Lohistamine

Miinused

• Keeruline otsingufunktsioon
• Piiratud integratsioon

---

#9. Jaotuspunkt

SharePoint on veebipõhine koostööplatvorm, mis integreerub sujuvalt Microsoft Office'iga. Kuigi SharePointi põhifunktsioon on dokumendihaldus- ja salvestussüsteem, on iga ettevõtte kasutusviis väga erinev. Grupid saavad selle tööriistaga dokumentide jagamiseks luua keskse parooliga kaitstud ala.

Selle funktsioonidele pääseb juurde veebirakenduste ja veebikasutajaliidese (UI) kaudu. See pakub mitmesuguseid funktsioone, nagu laiendatud failinimed, suurte failide tugi, teabeõiguste haldus, kaustade jagamine ja dokumenditeegi juurdepääsetavus.

Hinda: See on saadaval Microsoft Office 365 Suite'i osana

Tasuta prooviversioon: On tasuta versioon

Ideaalne: Koostöö

Plusse

• Jagamine ja koostöö
• Andmete sünkroniseerimine
• Mitme seadme kasutamine

Miinused

• Raske navigeerida
• Järsk õppimiskõver

---

#10. Kujutage ette

Pilt on kõikehõlmav sisuhaldussüsteem mis loob turvaliselt dokumente ja teeb nendega koostööd. Samuti pakuvad need partnerite ja integratsioonide ökosüsteemi, nagu Google Workspace. Funktsioonidega, nagu meilihaldus, AI-põhine kontekstuaalne otsing ja krüptimine, on selle eesmärk aidata organisatsioone tõhusal teadmistehaldusel.

Hinda: Nõudmisel

Tasuta prooviversioon: Ei

---

Kas soovite optimeerida juriidiliste dokumentide haldamist?

Tutvuge Nanonetsi koodita dokumendihaldusplatvormiga ja optimeerige dokumendihaldust 15 minutiga. Alustage tasuta prooviperioodi.

---

Tipptaseme juriidiliste dokumendihaldussüsteemide võrdlus

Oleme võrrelnud ülaltoodud ajaveebis mainitud juriidilist dokumenti. Siin on kogu tarkvara lühiülevaade.

---

Nanonets – parim juriidiline dokumendihaldustarkvara

[Varjatud sisu]

Nanonets on väga lihtsalt kasutatav dokumendihaldussüsteem koodivaba töövoohaldusega, oma klassi parim OCR-tarkvaraning usaldusväärne ja turvaline pilvesalvestus. Saate Nanonetsid seadistada ühe päevaga, kasutada neid ühtki koodirida kirjutamata ja automatiseerida iga käsitsi protsessi mõne minutiga.

Nanonets pakub:

Peale nende on siin kolm põhjust, miks Nanonets on suurepärane võimalus juriidilise dokumendihaldussüsteemi jaoks:

• Töövoo automatiseerimine - Automatiseerige e-kirjad, dokumentide jäädvustamine, PDF-i otsimine, sobitage juriidilisi dokumente ja palju muud lihtsate koodita töövoogude abil.
• Dokumendihaldus – Otsige üles iga viide, leping või kokkulepe vaid ühe sõnaga. Nanonetsi saate kasutada dokumentide, dokumentide märkuste, digiteerimise, salvestamise ja muu otsimiseks.
• Suurepärane klienditugi – Meie meeskond on ooterežiimis, et aidata teid kogu teie reisi vältel. Nanonets pakub kõikidele klientidele ööpäevaringset tuge, tehnilist abi ja tasuta koolitusi.

Nanonets pakub võimalusterohke platvormi automatiseerida kõike alates keerukatest finantsprotsessidest kuni rutiinse andmesisestuseni. Tänu sujuvale integratsioonile, koodita platvormile ja töövoo automatiseerimisele on Nanonets ideaalne advokaadibüroodele, kes soovivad kõrvaldada käsitsi protsesse.

---

Kuidas valida parimat juriidilist dokumendihaldustarkvara?

Õigusdokumentide haldussüsteemi valimisel.

Oma vajaduste tuvastamine

Enne võimaliku tarkvara valikusse lisamist vaadake üle praegused süsteemid ja protsessid, et tuvastada peamised lüngad, mida tarkvara aitab teil lahendada. Kui need on tuvastatud, koostage põhjalik loend, mida saate viitamiseks kasutada.

Kolm peamist tegurit, mida peaksite meeles pidama, on järgmised

Turvalisus ja vastavus

Advokaadibüroode puhul on turvalisus ülimalt tähtis, kuna nad kannavad palju oma klientide tundlikke ja konfidentsiaalseid andmeid. Andmete privaatsus ja turvalisus on äri- ja eraklientide jaoks kohustuslikud. Isegi väike andmetega seotud rikkumine võib põhjustada katastroofilisi tagajärgi. Seega on ettevõttetasemel turvalisus juriidiliste dokumendisüsteemide jaoks kohustuslik, et kaitsta andmeid häkkerite, andmepüüdjate ja muude küberrünnakute eest. Seega tuleks dokumenditarkvara valimisel kontrollida selle krüpteerimist ja vastavusfunktsioone.

Kerghõlbustusfunktsioonide

Töö advokaadibüroos hõlmab palju koostööd. See võib mõjutada mitut osapoolt ja dokumendid võivad protsessi jooksul palju omanikke vahetada. Seega on sellistel puhkudel hädavajalik tagada andmebaasist kiire ja tõhus juurdepääs dokumentidele. See pakub suurt vabadust ja paindlikkust, kuna meeskonnad saavad kliente teenindada igal ajal ja igal pool. See aitab oluliselt suurendada ka tootlikkust ja üldist tõhusust.

Turvaline jagamine

Turvalisuse tagamiseks tuleb nõuda erinevaid lubade/juurdepääsu tasemeid või kinnitusmehhanisme. Dokumendid tuleks krüpteerida, et jagamist ja koostööd saaks teha turvaliselt. Mõnel tarkvaral on ka sätted paroolide või turvaliste jagamislinkide määramiseks.

uurimistöö

Järgmine samm on valida teie vajadustele vastav tarkvara. Saate konsulteerida inimestega, kes seda tarkvara juba kasutavad, ja vaadata arvustusi sellistest portaalidest nagu G2 ja Capterra. Kui olete mõne neist nullinud, tehke põhjalik analüüs toote demode, proovide jms kaudu.

---

Kui töötate lepingute ja juriidiliste teadetega, vaadake Nanonetsit. Hallake dokumente hõlpsalt koodita töövoo automatiseerimisega. Alusta tasuta prooviversiooni or broneerige meiega kõne.

---

Millised on juriidiliste dokumentide haldustarkvara ühised omadused?

Mõned funktsioonid, mis juriidilisel dokumendihaldustarkvaral peaksid olema, on järgmised.

Dokumendi salvestamine

Peamine probleem, mida Legal dokumendihaldusplatvorm püüab lahendada, on dokumentide säilitamine – piiramatu ruumi olemasolu kõikidele dokumentidele on kohustuslik. Süsteemis peavad olema sätted kõigi tekstifailide, helisalvestiste, videoklippide ja piltide andmete salvestamiseks. See peaks võimaldama tõhusat dokumentide arhiveerimine juriidiliste dokumentide hoidmiseks turvalises pilvesalvestuses.

Turvalisus ja vastavus

Turvafunktsioonid, nagu paroolikaitse, lubade haldamine ja mitmefaktoriline autentimine, on vajalikud, samuti on vaja järgida erinevaid määrusi, kuna advokaadibürood tegelevad tundlike andmetega.

E-juhtimine

See ei ole samuti vajalik, kuid aitab palju, kui see on olemas. Tsentraliseeritud süsteem, mis suudab hallata kõiki teie dokumente ja e-kirju, aitab vähendada hõõrdumist ja säästa edasi-tagasi kaotatud aega, mida tehakse siis, kui neid kahte hallatakse erineva tarkvaraga. Otsige juriidilist dokumendihaldustarkvara, millel on e-kirjade sõelumise võimalus, et liikvel olles meilidest teavet hankida.

Integratsioonivõimed

See on eriti kasulik õigusbüroodele, kes juba kasutavad erinevaid tööriistu erinevate protsesside haldamiseks ja soovivad jätkata nende/oma andmete kasutamist. Juriidiline dokumendihaldustarkvara, mis pakub sujuvat integreerimist erinevate rakendustega, võimaldab sujuvat infovoogu.

Dokumentide töövood

Teie ettevõtte haldusnõuded võivad hõlmata dokumentide märgistamist, redigeerimist, dokumentide rollide ja õiguste muutmist, dokumendi teisaldamist kaustade vahel, uute dokumentide loomist ja dokumentide värskendamist.

Seega, kui tarkvara pakub töövoo automatiseerimist, saab paljusid neist ülesannetest automatiseerida.

OCR

Enamik õigusbüroosid töötab endiselt paljude paberdokumentidega. Õigusbürood vajavad nendes dokumentides sisalduva teabe tõhusaks haldamiseks automatiseeritud skaneerimise ja dokumentide indekseerimise lahendust. OCR-tehnoloogiaga tarkvara aitab seda probleemi tõhusalt lahendada.

Märksõna otsing

Kuna mitme faili vahel on palju andmeid, muutub konkreetse andmepunkti otsimine sageli suureks ülesandeks. Täpsem otsing võimaldab kasutajatel kasutada otsimisel mitut tehnikat ja muudab dokumentide otsimise kiiremaks.

Heakskiidu automatiseerimine

Juriidilised dokumendid tuleb enne klientidele saatmist kinnitada. Veenduge, et teie juriidilise dokumendihaldussüsteemil on heakskiidu töövood või see võimaldab teil seda luua.

---

Automatiseeritud töövoogude, ülesannete haldamise, aja jälgimise, allkirjade haldamise, koostöö ja turvalise jagamise abil võib juriidiliste dokumentide haldustarkvara aidata teie advokaadibüroo tegevust korda seada ja protsessi tõhusust suurendada.

Seega aja jooksul juriidilise dokumendihaldustarkvara kasutuselevõtt ainult tõuseb, kuna üha enam ettevõtteid mõistavad oma väärtust.

Kuna turul on palju võimalusi, veenduge, et valite oma vajadustele ja eelarvele kõige paremini sobiva.

---

Otsige lepinguid, kui neid vajate, kasutades ainult märksõna. Kasutage Nanonetsi dokumentide otsimise, säilitamise ja töötlemise lihtsustamiseks.

Kas teil on kohandatud kasutusjuhtum? Pöörduge meie ekspertide meeskonna poole, et seadistada oma töövood soovitud viisil. Liituge kohe lühikesele 10-minutilisele kõnele!

---

Loe lähemalt dokumendihalduse kohta

Blogi algselt avaldati 11. detsembril 2022 ja seda uuendati 12. jaanuaril 2023.