Mis on võlgnevused?

Võlad arved on arvestustermin, mis viitab rahale, mille ettevõte võlgneb müüjale või tarnijale nende toodete või teenuste kasutamise eest.

Kui ettevõte ostab müüjalt/tarnijalt tooteid/teenuseid kokkuleppega hiljem maksta, nimetatakse seda summat võlgnetavaks arveks – kuni makse sooritamiseni.  See on krediidivorm mida pakub müüja/tarnija.

Tasumata arve kajastatakse siis, kui arve on tasumiseks kinnitatud. See registreeritakse pearaamatus (või AP alamraamatus) tasumata makse või kohustusena kuni summa tasumiseni. Võlad võivad olla võlgnevused hankijatele (laos registreeritud füüsiliste kaupade ost) või võlgnevused (arvestatud kaupade ja teenuste ost, nt reklaam, meelelahutus, reisimine, kontoritarbed ja kommunaalkulud).

---

Automatiseerige andmete kogumine, ehitage Töövoogud ja võlgnevuste protsessi sujuvamaks muutmiseks sekundites. Koodi pole vaja. Broneerige kohe 30-minutiline reaalajas demo. Arvete maksmise automatiseerimine tehisintellektiga.

Ajakava demo

---

Sisukord

---

Kas soovite automatiseerida oma käsitsi kolmesuunalisi sobitamisprotsesse? Broneerige 3-minutiline reaalajas demo, et näha, kuidas Nanonets saab aidata teie meeskonnal täielikult rakendada AP automaatika.

Ajakava demo

---

Näide võlgnevuse kohta

ABC pagariäri tellib hulgimüüjalt XYZ Traders 50 naela suhkrut hinnaga 50 senti naela kohta. XYZ Traders pakub pärast pagariärisse tarnimist 30-päevast krediidiperioodi, mille jooksul ABC peaks tasuma 25-dollarise arve. Kuni pagariäri XYZ-kauplejatele maksab, nimetatakse 25-dollarist summat võlgnevusteks ja seda näidatakse pagariäri bilansis kohustusena võlausaldajate ees.

25 dollarit kajastatakse XYZ kauplejate bilansis varana kuni makse laekumiseni.

Võlad arved hõlmavad peale kauba ostmise ka järgmist:

• Transport ja logistika
• Võimsus / Energia / Kütus
• liising
• litsentsimine
• Teenused (monteerimine / alltöövõtt)

---

Seadistage puutevabad AP töövood ja võlgnevuste protsessi sujuvamaks muutmiseks sekundites. Broneerige kohe 30-minutiline reaalajas demo.

Ajakava demo

---

Ostjate arvete tähtsus

AP on oluline järgmistel põhjustel:

See tagab arvete õigeaegse tasumise, mis omakorda parandab ettevõtte krediidireitingut ja pikaajalisi suhteid hankijatega.

• Õigeaegne arvete tasumine tagab katkematu tarnete ja teenuste voo, mis toob kaasa sujuva äritegevuse.
• Õigeaegne maksmine väldib viivist, viivist ja muid viivistasusid.
• Organiseeritud AP võimaldab arveid ja makseid süstemaatiliselt jälgida.
• AP hõlbustab rahavoogu, tehes makseid ainult tähtaegselt ja kasutades müüja pakutavaid krediidivõimalusi.
• Range AP väldib müüja pettus ja vargus.

AP-l pole puudusi. Sageli peetakse seda rahaliseks koormaks tarnijatele, kes peavad pärast toodete ja teenuste tarnimist ootama tasumist. Ettevõtte poolelt viitab pikaajaliste võlgnevuste bilanss ebakindlale sularahapositsioonile. Neid puudusi saab ületada eetilise, juriidilise ja loogilise abil AP protsessid.

Ostjate võlgnevuste protsessi komponendid

Arvestusvõlg on mitmeastmeline protsess ja sisaldab mõningaid olulisi samme:

• AP algab ettevõtte otsusega hankida kaupu/teenuseid krediidisüsteemis.
• Laenuvõimalusi pakkuvate tarnijate valimine.
• Tarnijate krediidipoliitika võrdlemine lubatud krediidipäevade, viivitatud maksete, ennetähtaegse makse soodustuse jms osas ning tarnija valimine ettevõttele kõige sobivamate tingimustega.
• Pärast hankeprotsess - ostusoov, ostutellimus, arve, kviitung – ettevõttest.
• Arvete/arvete kajastamine raamatupidamises võlgnevusena pärast kauba kättesaamist.
• Raamatupidamine aitab läbi viia ettevõtte sise- ja välisauditeid ning analüüsida kulumustreid, mis omakorda aitab kaasa finantsplaneerimisele ning standardite ja eeskirjade täitmisele.
• Arvete kuupäevade jälgimine, et tagada makse enne tähtpäeva.
• Tasumine enne tähtaega
• Suhtlemine müüjaga, et makse on tehtud.

Krediidi kestuse täielik ärakasutamine aitab rahavoogu tõhusalt juhtida. Siiski tuleb meeles pidada, et krediiditingimuste kõige tõhusam kasutamine on teadmine, millal arveid tasuda.

Tavapärane võlgnevuste osakond

Manuaalsete võlgnevuste protsesside eest vastutav meeskond vastutab hangete ja tarnijatega seotud finantstehingute registreerimise ja töötlemise eest.

Sel eesmärgil kasutatakse erinevaid spetsialiste:

• Andmesisestuse analüütik sisestab arved pärast nende laekumist digitaalsüsteemi.
• Maksetöötluse analüütik vastutab arvete tasumise eest nende tasumise kuupäeval
• Erandite analüütik tegeleb arvete lahknevuste ja maksehäiretega.
• . müüja juhtimine personal loob ja haldab tarnijate andmebaasi ning seostab seda erinevate hankeoperatsioonidega.
• Ostuvõlgade haldur kooskõlastab meeskonnaga veavaba ja sujuva arvete haldamise.

Kõik meeskonnaliikmed töötavad tugevate tarnijasuhete loomise ja hoidmise nimel. Samuti peab meeskond hoolikalt jälgima AP kulutusi ja säilitama sisekontrolli, et kaitsta raha väljavoolu.  

Tõhus ja hästi juhitud võlgnevuste töövoog võib ettevõtetele AP protsessiga seoses märkimisväärselt säästa aega ja raha. Harvadel juhtudel võiksid ka organisatsioonid AP allhanke korras välisagentuuridele.

Manuaalse maksevõlgade protsessi väljakutsed

Käsitsi maksevõlgade protsessidel on järgmised probleemid:

• Käsitsi andmete sisestamisega seotud probleemid: Arvete käsitsi sisestamine süsteemi võib olla aeganõudev, ebatõhus ja vigane. Kõik see võib mõjutada ettevõtte toimimist ja lõpptulemust.
• Makseviivitused: käsitsi tehtud järelevalve ja vead võivad põhjustada maksete hilinemist ja tarnijate rahulolematust. See võib mõjutada ka ettevõtte krediidireitingut ja usaldusväärsust müüja jaoks.
• Õnnetud töötajad: paljude AP protsessiga seotud ülesannete igapäevane, korduv iseloom võib põhjustada tööga rahulolematust ja sellega seotud probleeme, sealhulgas töötajate voolavust.
• Kohukas teave: ettevõtte kasvades ja käsitletavate arvete arvu suurenedes võib hankijate, toodete, teenuste, kulude, tarnete ja tähtaegadega seotud teabe hulk muutuda tohutuks. Samuti muutub raskeks dokumentide leidmine ja raamatupidamine võib muutuda õudusunenäoks.
• Andmete läbipaistmatus: paberarvete ja füüsiliste AP dokumentide jälgimine võib muutuda keeruliseks, kui mitte võimatuks, kui AP osakonna suurus kasvab, et tulla toime paljude hankeprotsessidega.
• Pettuste kalduvus: käsitsi arveldusarvete süsteemide nähtavuse puudumine võib teie ettevõtte avastada turvaaukude ja pettustega.

Ostuvõlgade protsessi automatiseerimise eelised

Arvestusvõlgade protsessi automatiseerimine toob kaasa järgmised eelised:

• Aja kokkuhoid: Öeldakse nii 25% töönädalast kulub igapäevastele käsitsi arvehaldusülesannetele, aega, mida saab paremini kulutada produktiivsematele tegevustele.
• Kulude kokkuhoid: on leitud, et ühe arve käsitsi töötlemine maksab 12–15 dollarit. Automatiseerimine võib kaotada suure osa sellest kulust. Lisaks jälgivad automatiseeritud lahendused arvete maksetähtaegu ja aitavad arvet tasuda optimaalsel ajal, parandades seeläbi rahavoogu, vältides hilinenud makseid ja säilitades paremaid suhteid hankijatega.
• Tulu genereerimine: Automatiseerimisega võimaldatud õigeaegsed maksed ei saa mitte ainult vältida hilinenud makseid, vaid ka parandada ettevõtte krediidireitingut ning muuta see avatuks müüjate allahindlustele ja allahindlustele.
• Vigade vähendamine: käsitsi arvete haldamine on seotud inimliku järelevalve tõttu tekkinud vigadega. Automatiseerimine võib kõrvaldada suure osa käsitsi maksevõlgade protsessidega seotud vigadest.
• Makse paindlikkus: automatiseerimine võimaldab otsustada, millal ja kuidas arveid tasuda (nt pabertšekk, ACH või virtuaalsed kaardid, kus teenite raha tagasi).
• Parem andmete haldamine: paberimajanduse käsitsi sõelumine võib olla piinav ja vigade oht. Digitaalse andmebaasi pidamine võimaldab andmetele paremat juurdepääsu ja väljavõtet, muutes seeläbi sujuvamaks hanke-maksmiseks tsükli. Selline juhtimine võimaldab analüüsida ka ettevõtte ostude ja rahavoogude aruandlust ja jälgimist.
• Turvalisus: arveldusvõlgade automatiseerimislahendus võib salvestada andmeid tsentraliseeritud serverisse või pilve, mis tagab turvalisuse

Mida otsida maksevõlgade tarkvarast

Oluline on valida a AP automatiseerimise tarkvara mis tagab maksimaalse investeeringutasuvuse. Võlakohustuste automatiseerimise tarkvara peab sisaldama andmete kogumist, arvete töötlemist, automatiseeritud kinnitusi ja makseid. Põhifunktsioonid, mida tuleb AP automatiseerimistarkvara otsimisel otsida, on järgmised:

• Täpne arveandmete kogumine: arveandmete teisendamine ühisesse digitaalvormingusse on AP automatiseerimise tõhususe loomise kõige olulisem aspekt. Andmete käsitsi sisestamine on kallis, tõrgeteta ja aeganõudev. Hea OCR-tööriist võimaldab asjakohaste andmete intelligentset jäädvust ilma inimese sekkumiseta, säästes nii aega, raha ja inimlikke vigu.

• Lihtne arvete kinnitamine: inimesed, kes arveid kinnitavad, on sageli hõivatud juhid ja juhid ning automaatne arvete kinnitamine peab sellistele töötajatele olema lihtne, intuitiivne ja mugav. Kinnitaja peab saama arvet näha ja kinnitada ühe klõpsuga, olenemata sellest, millisest seadmest ta arvele ligi pääseb.
• Võimalus jälgida AP arveid reaalajas: töövoo tööriistad peavad võimaldama ka kõigil sidusrühmadel arvet hõlpsalt jälgida. See väldib viivitusi, valesti suhtlemist ja halba juhtimist kontode töötlemise protsessis.
• Integratsioon olemasoleva raamatupidamissüsteemiga: Ettevõte võib kasutada teisi digitaalseid platvorme ja tarkvara ning AP tööriist peab olema võimeline nendega integreeruma, et vältida andmete ja toimingute mittevastavust.
• Maksete automatiseerimine: AP protsessi viimane etapp on maksmine. Pärast kõigi kinnituste registreerimist peab tarkvara olema suuteline algatama ja töötlema makset tarnijale, et viia lõpule ja sulgeda selle konkreetse hanke võlgnevuste protsess.
• Andmete salvestamine: olenevalt ettevõtte vajadustest saab kõiki AP andmeid salvestada tsentraliseeritud serverisse või pilve. Ettevõte peab enne AP automatiseerimise käivitamist otsustama salvestusruumi tüübi.

Järeldus

Kontode töötlemise toimingute automatiseerimine võib kõrvaldada käsitsi protsessidega seotud probleemid, nagu viivitused, vead ja inimtegevuse raiskamine.  

Tõhus AP-tarkvara, nagu Nanonets, võib võimaldada paremaid hankimise ja maksmise protsesse, tagada maksukuulekuse, automatiseerida 3-suunaline sobitamine, optimeerida AP päevad või DPO, pettuste ärahoidmiseks, rahavoogude sujuvamaks muutmiseks, müüjasuhete säilitamiseks ja andmete salvestamiseks järglastele. Automatiseerimine suurendab tõhusust ja suudab hankida tasumiseks protsessi pikaajalise väärtuse saavutamiseks. AP-protsessi digitaalne lubamine edendaks äristrateegiaid, muutes müüja-kliendi suhted konkurentsieeliseks.