Mis on kahepoolne sobitamine?

Raamatupidamine igas ettevõttes hõlmab igakuist arvetega tegelemist.

Üks keerulisemaid ülesandeid nendega tegelemisel on nende arvete kontrollimine.

Kõik arved, mida ettevõte saab müüjalt ostetud toodete või teenuste eest, tuleb enne makse algatamist kontrollida.

Selleks sobitatakse kõik arvel märgitud ostu andmed vastava ostutellimusega, et tagada tellitud toote/teenuste korrektne ja kokkulepitud hinnaga kohaletoimetamine. Seda kinnitamisprotsessi nimetatakse kahesuunaliseks sobitamiseks.

Saame kiiresti aru, kuidas see toimib.

Hankeprotsessi kokkuvõte

Enne kahepoolse sobitamise mõistmist tehkem kiiresti kokkuvõte, kuidas hange ärikeskkonnas toimib.

Ostutellimus (PO) on juriidiliselt siduv leping, mille ostja väljastab müüjale, teavitades tellitud toote/teenuse tüübist ning kokkulepitud kogusest ja hindadest.

Arve on juriidiliselt siduv dokument, mille müüja väljastab ostjale koos toote/teenuse kliendile üleandmisega või pärast seda. Sellel on kõik andmed müüja, kliendi, tarnitava toote/teenuse, hinnakujunduse ja makseviisi kohta.

Oletame, et ettevõtte ABC IT-osakond nõuab oma IT-juhtidelt 10 pööratavat juhitooli.

• IT-osakond võib (olenevalt ettevõtte poliitikast) esitada ostutaotluse vastavas juhtimishierarhias.
• Ostutaotlus saadetakse ettevõtte ostu- (või samaväärsele) osakonnale, et leida tootele/teenusele sobivad müüjad.
• Kui müüja on tuvastatud, tehakse vajalik eeltöö toote ja hinna tuvastamiseks. Näiteks XYZ, kontorimööbli tarnija, võib pakkuda pööratavaid juhitoole hinnaga 250 dollarit tooli kohta, mis tarnitakse viie päeva jooksul.
• Kui tarnija XYZ on lõpule viidud, ostutellimus genereerib ABC ostuosakond, viidates tootele ja kokkulepitud hinnale.
• Üks ostutellimuse eksemplar saadetakse XYZ-le, üks jääb ABC ostuosakonnale ja üks võlgnevuste osakonnale.
• Kui XYZ tarnib toolid, arve tarnitakse koos ABC-le tarnimisega või pärast seda.

Nüüd, kui arve on saadud, viib sobitamisprotsessi läbi ABC arveldusvõlgade meeskond.

Mis on kahesuunaline sobitamine?

Kahesuunaline sobitamine, tuntud ka kui ostutellimuse sobitamine, on protsess, mille eesmärk on kontrollida, kas üksikasjad on ostutellimused ja nendega seotud arved sobitada, et arve saaks tasutud.

Tavaliselt tehakse vaste arveldatud koguse ja arve hinna järgi. Tuleb täita järgmised tingimused:

• Arve kogus on PO-s tellitud summast väiksem või sellega võrdne.
• Arve hind on PO-s märgitud hinnast väiksem või sellega võrdne.

Edukas vaste võib viidata 100% täpsele vastele või määratleda vastavustolerantsiga (nt nõutav on >=95% vaste) vastavalt ettevõtte seadistusele.

Makse algatatakse alles siis, kui matš on AP meeskonna kinnitusel edukas.

Ebaõnnestunud sobitamise korral arve töötlemine ja tasumine peatatakse. Võlavõlgade haldur kontrollib arvet käsitsi ja kas kinnitab arve tasumise või lükkab arve tagasi.

See on kahesuunaline sobitamine.

Arusaadavuse hõlbustamiseks võtame kahesuunalise sobitamise protsessi vooskeemis kokku.

TB graafik
A[Ostuvajadus] –> C[Saada ostutaotlus ostuosakonnale]
C –> D [Ostuosakond leiab sobiva müüja]
D –> E [lõplikult hankija XYZ]
E –> F[Ostuosakond genereerib ostutellimuse]
F –> G[Saada üks ostutellimuse koopia XYZ-le, üks säilitage ostuosakonnas, üks saatke võlgade osakonnale]
G –> H [müüja XYZ tarnib toolid ja esitab arve]
H –> I [Makstud võlgade meeskonna sobitamise protsess]
I –> J{Kontrollige tingimusi:
1. Arve kogus ≤ PO kogus
2. Arve hind ≤ PO hind}
J –> |Sobivus ≥ 95%| K[Õnnestunud vaste, algata makse]
J –> |Sobib 95%| L[Ebaõnnestunud vaste, peata arve töötlemine ja maksmine]
L –> M[Maksovõlgade haldur kontrollib arvet käsitsi]
M –> |Kiidab| K
M –> |Lükkab tagasi| N[Lükka arve tagasi]

Oletame ülaltoodud näites, et ABC ei järginud kahesuunalist sobitamist.

Pärast allahindlusalaseid arutelusid väljastavad nad 10 tooli ostutellimuse soodushinnaga 2000 $ (200 $/tool, mitte 250 $/tool), nagu XYZ-ga kokku lepitud.

Pärast ostutellimuse ülevaatamist ja vastuvõtmist ning 10 tooli tarnimist saadab XYZ arve alghinnaga 2500 $ (250 $/tool). XYZ-i arve koostaja ei pruugi olla teadlik allahindlusest, mille XYZ-i turundusmees ABC ostuosakonnale hulgiostu puhul pakub. Või võib see olla tahtlikult halb äritava.

Kui arve üksikasju ei võrrelda ega ühildata ostutellimuse üksikasjadega, võib AP (makstavate kontode) meeskond ABC-s maksta täiendavalt 500 dollarit, millest algselt loobuti.

Kahesuunaline sobitamisprotsess võib aidata selle vea enne makse sooritamist tabada. Protsess tagab, et tasutakse ainult õige summa ja koguse arveid.

Kahesuunalise sobitamise tähtsus

Kahepoolne sobitamine on võlgade täpsuse ja finantskontrolli säilitamiseks ülioluline.

• Täpsuse tagamine: Kahesuunaline sobitamine tagab arvete täpsuse, kontrollides neid vastavate ostutellimuste alusel, vältides enammaksmist või tasumist tarnimata kaupade/teenuste eest.
• Finantskontroll: See suurendab finantskontrolli ja vähendab võlgnevuste protsessis vigade või pettuste riski.
• Müüja suhe: Tõhus rakendamine suurendab tarnijasuhete läbipaistvust ja usaldust, kuna lahknevused lahendatakse kiiresti ja lahendatakse.
• Vastavus: See tagab sisemiste hankepoliitikate ja väliste regulatsioonide järgimise, minimeerides finantsriskid ja auditiprobleemid.
• Kulude kokkuhoid: Enammakseid vältides ja lahknevusi tõhusalt lahendades saavad ettevõtted pikas perspektiivis märkimisväärseid kulusid kokku hoida.

Kuidas käsitsi kahesuunaline sobitamine töötab

Käsitsi kahesuunalist sobitamist eelistavad tavaliselt ainult väga väikese tehingumahuga ettevõtted või ettevõtted, mille nõuded nõuavad inimliku järelevalvet.

Siin on, kuidas protsess välja näeb.

Võtame näiteks ettevõtte XYZ Inc. ja uurime, kuidas nad rakendavad käsitsi kahesuunalist sobitamist. XYZ Inc kasutab raamatupidamiseks Quickbooksi. Selline näeb välja nende hankeprotsess kahesuunalise sobitamisega.

1. Ostutellimuse koostamine:

• Quickbooks pakub ostutellimuse loomise ja haldamise moodulit.
• XYZ Inc. loob/saab müüjale ostutellimuse otse Quickbooksis, täpsustades tellitud kaubad, kogused, hinnad ja tarnekuupäevad.

2. Tarnija arve kviitung:

• Saadetise kättesaamisel saab XYZ Inc. müüjalt arve, mis on samuti Quickbooksi sisse logitud.
• Andmesisestusmeeskond lisab igale arvele käsitsi kauba üksikasjad, kogused, hinnad, maksud ja allahindlused.

3. Käsitsi sobitamise protsess:

• Maksete võlgnevuste meeskond sobitab käsitsi arve üksikasjad vastava ostutellimusega Quickbooksis, tagades koguste ja hindade ühtivuse.

4. Kinnitamine ja kinnitamine:

• Kinnitatud arved kinnitatakse Quickbooksis maksmiseks, samas kui lahknevused märgistatakse ülevaatamiseks.
• Ülevaatajad töötlevad käsitsi arveid, mille kahesuunaline sobitamine ebaõnnestub.

5. Makse algatamine:

• Quickbooksi kasutades alustab XYZ Inc. kinnitatud arvete eest tasumist, järgides nende makseprotseduure.

Kuigi see protsess on hoolikas, loob see aluse rahalisele aususele.

Väljakutsed kahepoolses sobitamises

Kuigi käsitsi kahesuunaline sobitamine tagab praktilise lähenemise arvete kontrollimisel ostutellimuste alusel, tekitab see mitmeid väljakutseid.

Andmete mittevastavuse probleemid: Maksete võlgnevuste meeskond peab ostutellimused arvetega vastavusse viima, kontrollides neid käsitsi, mis viib üksikasjade vahelejätmiseni ja aeglaste toiminguteni, riskides tootlikkuse ja ärisuhetega.

Pikad töötlemisajad: Võlad on sageli seotud andmete ebatäpsusega kuni 20% arvetest, mis pühendavad umbes 25% oma ajast selliste probleemide lahendamisele, mis lükkab protsesse edasi ja suurendab tegevusriske.

Pettuste ja varguste riskid: Sertifitseeritud pettuste kontrollijate assotsiatsioon (ACFE) leiab, et organisatsioonid kaotavad igal aastal pettuste tõttu tavaliselt 5% tuludest, kusjuures kurjategijad pettavad sageli võlgnetavaid arveid veenvate petturlike arvete kaudu, mis kujutab endast märkimisväärset ohtu valvsusele ja rahalisele usaldusväärsusele.

Mitme arve vormingu haldamine: Suured organisatsioonid haldavad ostutellimusi ja arveid erinevatest allikatest erinevates vormingutes, nagu Wordi dokumendid, arvutustabelid, XML-dokumendid EDI jaoks, PDF-id, pildid ja paberdokumendid. Käsitsi konsolideerimisel esineb sageli vigu, mis põhjustab selliseid probleeme nagu enammaksmine, valed maksed ja arvete dubleerimine, mis lõpuks põhjustab tootlikkuse ja usalduse kaotust.

Käsitsi töötlemise kulumõjud: Traditsioonilise arve ja ostutellimuse sobitamisega kaasnevad märkimisväärsed tööjõu-, materjalide- ja postikulud, millele lisanduvad täiendavad rahalised mõjud trahvidest, viivistest ja töötlemisvigade tõttu kaotatud äritegevusest. Arvete käsitsi töötlemise kulud ulatuvad teadaolevalt 15–50 dollarini arve kohta.

Kuidas automatiseerida kahesuunalist sobitamist?

Automatiseeritud kahesuunaline sobitamine on nagu abistav robot teie raamatupidamistoimingute jaoks.

Täna AP automatiseerimine tööriistad saavad automaatselt kontrollida, kas arvete üksikasjad vastavad teie ostutellimustele, säästes teie aega ja vähendades vigu.

Need tööriistad võivad töötada koos teiste raamatupidamissüsteemidega; Paljud süsteemid on valmis kasutama integratsioonivõimalusi või API/vahevara, et tagada sujuv andmeedastus erinevate süsteemide vahel.

Nende integratsioonide abil saavad ettevõtted integreerida automaatse kahesuunalise sobitamise sujuvalt oma AP töövoogudesse, kasutades samal ajal neile sobivat raamatupidamistarkvara.

Nanonetsi AP automatiseerimise tarkvara, näiteks saab integreerida teiste raamatupidamissüsteemidega, nagu QuickBooks ja Sage. Siin on automatiseeritud kahesuunalise sobitamise töövoo lihtsustatud kirjeldus.

Kuidas see toimib?

Vaatame, kuidas AP automatiseerimise tarkvara nagu Nanonets automatiseerib täielikult kahesuunalise sobitamise protsessi.

1. Automaatne arvete kogumine

Nanonets lihtsustab seda protsessi, importides arved ja ostutellimused automaatselt e-kirjadest, draividest, raamatupidamistarkvarast ja andmebaasidest kohe pärast nende saabumist, tagades, et iga andmeosa leiab oma koha tsentraliseeritud digitaalses hoidlas.

Nanonetid saavad automaatselt laadida meili teel saadetud arveid ja ostutellimusi otse teie postkastist, eraldades asjakohase teabe sujuvalt nii meili sisust kui ka manustest.

Kõiki käsitsi kirjutatud ja prinditud arveid saab nutitelefoniga hõlpsalt skannida või otse platvormile üles laadida.

Arveid ja ostutellimusi saab importida ka oma meilidest, rakendustest ja andmebaasidest Nanonetsi.

2. Automatiseeritud andmesisestus

Jätke tundidepikkuse käsitsi andmete sisestamisega hüvasti. Nanonets AI abil loetakse arveid üle 99% täpsusega, mis vähendab drastiliselt tüütutele ülesannetele kuluvat aega.

See tähendab, et teie meeskond saab keskenduda sisukamale tööle, samal ajal kui Nanonets hoolitseb andmete eraldamise ja sisestamise eest otse teie raamatupidamistarkvarasse / ERP-sse, ilma käsitsi sekkumata.

3. Arukas kahesuunaline sobitamine

Tehisintellekti võimendades teostab Nanonets automaatselt kahe-, kolme- või neljasuunalise sobitamise, lugedes välja võetud arvete andmeid ja ristviiteid ostutellimustega, saades vastu aruandeid ja erinevatest allikatest imporditud kontrolliaruandeid.

4. Heakskiidu marsruutimine

Süsteem märgistab kõik lahknevused inimeste ülevaatamiseks, kuid muul juhul suunatakse ettevõtte kriteeriumidele vastavad arved automaatselt kinnitamiseks või kinnitatakse eelseadistatud reeglite alusel otse.

5. Heakskiidud

Nanonettide heakskiitmine ei ole enam kitsaskoht. Nad muutuvad paindlikuks ja elavad seal, kus teie organisatsioon teeb – olgu see siis meili, Slacki või Teamsi kaudu. See välistab vajaduse segavate telefonikõnede järele ja liigagi tuttava meeldetuletuste tulva.

6. ERP integratsioonid

Kasutusvalmis integratsioonid tagavad, et arved ja ostutellimused salvestatakse teie raamatupidamistarkvarasse / ERP-sse automaatselt niipea, kui need ilmnevad.

Kinnitatud arved seatakse teie raamatupidamistarkvaras automaatselt tasumise järjekorda.

7. Reaalajas analüüs

Nanonets läheb kaugemale pelgalt tehingute töötlemisest, pakkudes täiustatud analüüsivõimalusi ja reaalajas andmete aruandlust.

See aitab teil saada reaalajas ülevaadet oma võlgnevuste protsessist, võimaldades teil jälgida kulumustreid, tuvastada kulude kokkuhoiu võimalusi ja täiustada finantsprognoose.

Õige tarkvara valimine kahesuunaliseks sobitamiseks

Kahesuunalise sobitamise automatiseerimiseks õige tarkvara valimine sõltub teie ettevõtte suurusest ja tüübist.

Mõned valikud töötavad eraldiseisva lahendusena või osana suuremast raamatupidamissüsteemist, olenevalt sellest, mida te juba kasutate. Näiteks on mõne tööriista jaoks vajalik integreerimine olemasolevate süsteemidega, nagu ERP.

• Nanonets muudab arvete ja ostutellimuste käsitlemise lihtsaks, automatiseerides sobitamisprotsessi. See impordib automaatselt arveid ja ostutellimusi, kasutab täpseks andmete sisestamiseks ja sobitamiseks tehisintellekti, märgistab mittevastavused lihtsaks ja sujuvaks käsitsi ülevaatamiseks ning värskendab andmeid teie raamatupidamistarkvaras/ERP-s reaalajas.
• Oracle'i võlgade tööriist sobitab arved automaatselt PO-dega, kontrollib vastavust seatud tolerantsitasemetele ning värskendab arve üksikasjade põhjal arveid ja arveldatud summasid.
• Sage Intacct lihtsustab ostmist tehingute ja kinnituste jaoks määratud töövoogude abil. MineralTree automatiseerib arvete vastavusse viimise PO-de või Sage Intaccti kviitungitega, hõivates arvetelt automaatselt üksikasjad ja lisades need kinnitus- ja makseprotsessidesse. See hoiab kõik kooskõlas ettevõtte ERP-ga.
• Nexonia Expenses pakub paindlikku pilvepõhist kuluhaldust koos sügava integratsiooniga teie süsteemidesse.
• Tipalti lihtsustab arvete töötlemist OCR-i ja andmete eraldamisega, kehtestades reeglid arvete vastavusse viimiseks PO-dega ja nende maksmiseks ettevalmistamiseks.
• DocuWare kasutab tehisintellekti arvete võtmeandmete eraldamiseks, kehtivate hankijate ja duplikaatide kontrollimiseks ning arvete vastavusse viimiseks PO-de ja saatelehtedega, tagades täpsed summad.

Saadaval on palju kahesuunalise sobitamise tööriistu, millest igaühel on erinevatele vajadustele mõeldud funktsioonid.

Miks peaksite kahesuunalise sobitamise automatiseerima?

Kahesuunalise sobitamise protsessi automatiseerimine pakub mitmeid eeliseid.

Paberivaba käsitsemine

Kui dokumendid, nagu arved ja ostutellimused, on kõik digitaalsed, vähendab paberivaba käsitsemine paberivajadust ja vähendab käsitsitöö mahtu. See tähendab, et asjad töötavad kiiremini, võivad kergesti kasvada ja on paindlikumad. Dokumendid saadetakse, muudetakse digitaalseks, sorteeritakse, kontrollitakse, kinnitatakse ja töödeldakse ilma, et keegi peaks paberit ümber tõstma. See toimib järgmiselt.

1. Süsteem otsib uusi e-kirju.
2. Nende kallal töötamiseks kulub meilide manuseid.
3. Süsteem loeb vajaliku teabe saamiseks manuseid.
4. See kontrollib arvete või ostutellimuste üksikasju seatud reeglite alusel.
5. Arve pannakse kokku, sobitatakse ostutellimuste ja kviitungitega vastavalt reeglitele, jälgides, et kordusi ei tekiks.
6. See annab kasutajatele teada, kas arveid käsitleti õigesti.

AI aitab süsteemil aja jooksul paremaks muutuda, õppides oma kasutajatelt ja nende ainulaadsetest vajadustest.

Kiire sobitamine

Ostutellimuste sobitamine saab süsteemi abil tehtud ülikiiresti – töö, mida inimestel oleks üksi tõesti raske teha.

Suure hulga dokumentide käsitlemine suures mahus

Kui ostutellimusi ja arveid on palju, muudab automaatika nende kõigi sorteerimise palju lihtsamaks ja kiiremaks.

Alati auditiks valmis

Süsteem jälgib kõike, veendudes, et kõik on õige ja kiire. Juba kinnitatud ja korrastatud dokumentidega on auditiprotsessid sujuvamad.

Vähem tööd, rohkem tootlikkust

AI kasutab keerulisi algoritme, et mõista selliseid andmeid nagu inimese aju, kuid kiiremini. See õpib ja muutub paremaks, mis tähendab, et käsitsi kontrollimist on vaja vähem.

Vähem rutiinse tööga saab finantsmeeskond keskenduda olulisematele ülesannetele, nagu planeerimine ja analüüs, mis võib aidata ettevõtte kasumit.

Vähem vigu

AI-süsteemid suudavad varakult vigu tabada, hoides ära hilisemad suuremad probleemid. Kui midagi on valesti, annab see kiiresti IT-meeskonnale teada, et see parandada.

Säästab raha

Kuigi algkulud on olemas, võib nende AI-süsteemide käitamine olla palju odavam kui täispalga maksmine.

Turvaline ja kasvamisvõimeline

Erinevalt inimestest võib süsteem töötada kogu aeg, muutes toimingud tõhusamaks ja turvalisemaks.

---

Uuring Levvel uuringud näitab, et kiirem arvete kinnitamine ja töötajate tootlikkuse tõus on kaks peamist eelist, mida kogete AI-toega lülitumisel 2 suuna ja 3-viisi sobitamine protsessid koos paljude muude käegakatsutavate eelistega, millest on teatanud arvete töötlemist ja kahesuunalist sobitamist automatiseerivad ettevõtted.

Kindlasti tuleb arvestada, et arvete töötlemise ja ostutellimuste sobitamise automatiseerimine toob teie ettevõttes kasu mitmele funktsioonile.

• Finantsjuhid saavad kulusid vähendada ja ressursse ümber jaotada, et parandada lõpptulemust ning toetada strateegilist ja ettevõtte laienemist.
• Ettevõtete juhid saavad arvukate automatiseerimistööriistade pakutava armatuurlaua analüütika kaudu ülevaate jõudlusest ja rahavoogude juhtimisest.
• Ostjate arvete meeskonnad saavad kõrvaldada vajaduse paberarvete ja käsitsi protsesside järele, kasutades tarnija arvete automatiseeritud marsruutimist, kodeerimist ja sobitamist vastavalt kehtestatud raamatupidamispõhimõtetele.
• Raamatupidajad ja teadustöötajad saavad kohese ja igakülgse juurdepääsu ostutellimustele ja arvetele, aidates kaasa tulevastele planeerimistegevustele.

Järeldus

Kahesuunalise sobitamise kontseptsioon on iga ettevõtte raamatupidamises ülitähtis protsess, mis keskendub peamiselt ettevõtte ja selle müüjate vaheliste tehingute täpsuse ja terviklikkuse tagamisele.

See hõlmab põhjalikku kontrolliprotseduuri, mille käigus võrreldakse ostutellimuste (PO) üksikasju vastavate arvete andmetega, et kinnitada, et tellitud tooted või teenused tarniti õigesti ja kokkulepitud hindadega.

See protsess mitte ainult ei kaitse enammaksete või tarnimata kaupade eest tasumise eest, vaid tugevdab ka finantskontrolli, suurendab usaldust müüjasuhetes ja järgib vastavusstandardeid.

Kuigi käsitsi kahesuunaline sobitamine pakub inimliku järelevalve kaudu täpsust, on see täis väljakutseid, nagu andmete mittevastavus, aja ebaefektiivsus, pettuserisk ja käsitsi töötlemise kõrge hind.

Automatiseerimise tulekuga muutub kahesuunaline sobitamine libedaks ja veakindlaks protsessiks. Sellised platvormid nagu Nanonets automatiseerivad kahesuunalist sobitamist ja integreeruvad sujuvalt raamatupidamissüsteemidega. See automatiseerimine muudab arvete töötlemise sujuvamaks, suurendab andmete täpsust ja võimaldab reaalajas analüüsida, aidates lõpuks kaasa tugevamale finantsjuhtimisele ja tegevuse efektiivsusele.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/