Toimikukapid läbi käimise ja paberihunnikutes kahlamise ajad on ammu möödas. Tänapäeval kasutavad ettevõtted elektrisalvestust, kus pääsevad ligi kõikidele oma failidele, dokumentidele ja kirjetele selliste seadmete kaudu nagu arvutid, nutitelefonid ja tahvelarvutid. See muudab olulise teabe hankimise ja haldamise lihtsamaks ja kiiremaks. Tegelikult a Deloitte'i uuring näitab, et 85% ettevõtetest kiirendab lähikuudel oma digialgatusi.
Dokumentide käsitsi haldamine ja hankimine võib siiski olla aeganõudev ja tüütu. Samuti ei välista see inimlike vigade ohtu, mille tulemuseks on kahjustatud või kadunud failid. Seetõttu on oluline investeerida oma ettevõtte dokumendihaldussüsteemi.
Dokumendihaldustarkvara ehk DMS on teatud tüüpi tarkvara, mis salvestab, haldab ja hangib kogu teie ettevõtte igapäevaselt kasutatava dokumentatsiooni. See haldab kõiki teie elektroonilisi faile ja isegi paberkandjal dokumente kogu nende elutsükli jooksul, alates nende loomisest kuni rakendamiseni. Kõige tähtsam on see, et see automatiseerib protsessi, nii et saate vähem aega kulutada kõigi failide korraldamisele ja allalaadimisele ning teil on rohkem aega muude oluliste ülesannete täitmiseks.
Dokumendihaldussüsteemi toimimine sõltub tarkvarast, millesse investeerite. Kuid üldiselt aitab see teie ettevõtet, digiteerib kõik teie failid ja salvestab need lihtsaks otsimiseks ja juurdepääsuks ühte andmebaasi. Mõnel neist on skannimise ja pildistamise funktsioonid, et muuta paberkandjal dokumendid digitaalfailideks. Teised kasutavad isegi tehisintellekti ja masinõppetehnoloogiat, et koguda andmeid dokumentidest kohe. Samuti saate kasutada dokumendihaldustarkvara, et kontrollida dokumentide autentsust, luua oma organisatsioonis heakskiitmise töövooge ning automatiseerida andmete varundamist ja taastamist.
Dokumendihaldustarkvaral on veel palju funktsioone. Ja just selle eeliste tõttu kasvab ülemaailmne nõudlus dokumendihaldustarkvara järele jõudis 5.55. aastal 2022 miljardi dollarini ja 16.42. aastaks on see eeldatavasti 2029 miljardit dollarit.
Miks on vaja dokumendihaldustarkvara?
Parandab dokumentide käsitlemist
Dokumentide digiteerimisest ei piisa, kui soovite oma dokumendihaldust sujuvamaks muuta. Ilma dokumendihaldustarkvarata jääte endiselt jänni oma andmebaasis failide käsitsi korraldamise, jälgimise ja allalaadimisega. See võib ikkagi võtta väärtuslikku aega, mida oleksite võinud kasutada muude oluliste kohustuste täitmiseks. Rääkimata sellest, et see ei välista endiselt võimalikke inimlikke vigu dokumentide käsitlemisel.
Dokumendihaldustarkvara on midagi enamat kui lihtsalt ülistatud andmebaas teie dokumentide jaoks. Selle arvukad tööriistad ja funktsioonid muudavad kõigi failide ja kirjete haldamise ja haldamise lihtsamaks vaid mõne hiireklõpsuga. Saate seda kasutada ka failide jälgimiseks ja toomiseks dokumendis oleva sõna või fraasi järgi. Ja integreerides selle teiste rakendustega, saate hõlpsalt importida ja eksportida dokumendist eraldatud andmeid ning vältida seeläbi andmete käsitsi sisestamist.
Oluline on märkida, et DMS erineb sisuhaldussüsteemist. Teie sisu loomiseks ja veebis avaldamiseks kasutatakse sisuhaldussüsteemi või CMS-i. See ei pruugi tingimata hallata teie faile ja dokumente. Nii et nii DMS-i kui ka CMS-i olemasolu võib teie ettevõtte jaoks kasulik olla. Mõned CMS-tarkvara näited saab sujuvalt integreerida DMS-iga, nii et kontrollige neid kindlasti.
Suurendab juurdepääsetavust
Kaugtöö ja hübriidtöökohtade leviku tõttu peaksid teie töötajad saama igal ajal ja igal pool juurdepääsu kõikidele failidele, mida nad vajavad. Kuigi dokumentide digiteerimine muudab failide jagamise ja saatmise ühest seadmest teise lihtsamaks, vajate siiski dokumendihaldustarkvara, et muuta dokumentide otsimine ja toomine sujuvamaks. See automatiseerib failide otsimise, jälgimise ja allalaadimise, kasutades märksõnu ja muid omadusi. Vaid mõne klõpsuga saate üles tõmmata mis tahes soovitud dokumendi, ilma et peaksite kontorisse minema.
Dokumendihaldustarkvara koondab kõik teie dokumendid ühte platvormi, millele pääsete juurde mis tahes seadmega (nt arvuti, nutitelefon või tahvelarvuti). Lisaks võimaldab see lülituda ühelt seadmelt teisele ilma olulisi muudatusi dokumendis või andmebaasis endas kaotamata. See muudab otsimise ja hankimise veelgi mugavamaks PDF-failid ja muud tüüpi dokumendid, kui olete liikvel. Olenevalt rakendatud lahendusest pääseb nendele failidele juurde võrgus või võrguühenduseta.
Soodustab koostööd
Dokumente juurdepääsetavamaks muutes võivad dokumendihaldussüsteemid tõhustada koostööd teie organisatsioonis ja klientidega. Kuna DMS koondab kõik teie failid ühte platvormi, saavad teiste osakondade meeskonnad teatud dokumentide muutmiseks, kirjete koostamiseks ja andmebaaside korraldamiseks koostööd teha. See tagab ka selle, et teie ettevõttel on üksainus tõeallikas. See tähendab, et kõik töötavad sama teabe ja andmete kogumi kallal, olenemata sellest, millal ja kust nad selle hankisid.
Mõned dokumendihaldussüsteemi funktsioonid hõlmavad ka kinnitamise töövoogude automatiseerimist dokumentide kiiremaks töötlemiseks. See tähendab, et te ei pea muretsema dokumendi saatmise pärast vajalikele sidusrühmadele allkirjade või heakskiidu saamiseks. Dokument ise edastab selle protsessi käigus automaatselt edasi. Viivituste vältimiseks võib see isegi adressaati teavitada dokumendi eelseisvast heakskiitmisest.
Parandab andmete turvalisust
Dokumendihaldussüsteemi investeerimine on ka üks viis oma äriandmete kaitsmiseks. Erinevat tüüpi dokumendihaldussüsteemid pakuvad tugevaid turvafunktsioone, et vältida volitamata juurdepääsu teie dokumentidele. See hõlmab selliseid funktsioone nagu lubade juhtelemendid, andmete krüptimine, jälgimis- ja jälgimistööriistad ja palju muud.
Märkamata ei tohi jätta dokumendihalduse tähtsust andmeturbe seisukohalt. Failide nõuetekohase käsitlemise ebaõnnestumine võib põhjustada andmete kadumist ja rikkumisi. See omakorda võib mõjutada teie ettevõtte, klientide ja partnerite üldist turvalisust.
Mõnel DMS-il on ka automaatne dokumentide varundamise ja taastamise funktsioon, mis tagab, et te ei kaota kunagi oma ettevõtte väärtuslikke andmeid. See võimaldab rikutud, kustutatud või kadunud faile vaid mõne klõpsuga taastada.
Vähendage kulusid
Esmapilgul tundub füüsiline failisüsteem odavam kui investeering dokumendihaldussüsteemi. Kuid võimalikust halvast juhtimisest, dokumentide kahjustamisest või kadumisest tulenevad kulud oleksid üldiselt palju suuremad. Rääkimata sellest, et see sunniks teid kulutama väärtuslikku aega kadunud või kahjustatud faili taasloomiseks või taastamiseks. Seetõttu peetakse DMS-i teie ettevõtte jaoks suurepäraseks investeeringuks optimeerib teie protsessi minimaalsete kuludega.
DMS aitab teil ka vähendada kontoritarvete (nt paberi, tindi ja postikulu) kulusid. Samuti ei pea te muretsema salvestusruumi pärast, kuna kõiki teie faile saab salvestada elektrooniliselt. Seega ei vaja te oma dokumentide jaoks neid kalleid terasest kartoteegikappe ega välist ladu või varahoidlat.
Kui töötate arvete ja kviitungitega või muretsete ID-kontrolli pärast, vaadake Nanonetsit võrgus OCR or PDF-teksti ekstraktor PDF-dokumentidest teksti eraldamiseks tasuta. Selle kohta lisateabe saamiseks klõpsake allpool Nanonetsi ettevõtte automatiseerimislahendus.
Õige tarkvara valimine
Kuna digitaalne ümberkujundamine on tõusuteel, on viimane aeg investeerida oma ettevõtte dokumendihaldussüsteemi. DMS teeb enamat kui lihtsalt teie failide digiteerimine. Samuti pakub see teile tööriistu ja funktsioone teie organisatsiooni dokumendihalduse sujuvamaks muutmiseks. Selle arvukad eelised muudavad selle teie ettevõtte jaoks oluliseks tööriistaks, kui soovite turul asjakohaseks ja konkurentsivõimeliseks jääda.
Sellegipoolest valides parim dokumendihaldustarkvara Teie ettevõtte jaoks on vaja põhjalikku arusaamist sellest, mida teie ettevõte vajab ja millist tüüpi DMS sellele sobib. Seega uurige kindlasti oma võimalusi ja proovige neid ise.
Nanonetid võrgus OCR ja OCR API on palju huvitavaid kasutage juhtumeid tmüts võib teie ettevõtte toimivust optimeerida, kulusid kokku hoida ja kasvu kiirendada. Uuri välja kuidas saab Nanonetsi kasutusjuhtumeid teie tootele rakendada.
- AI
- Tehisintellekt ja masinõpe
- ai kunst
- ai kunsti generaator
- on robot
- tehisintellekti
- tehisintellekti sertifikaat
- tehisintellekt panganduses
- tehisintellekti robot
- tehisintellekti robotid
- tehisintellekti tarkvara
- blockchain
- plokiahela konverents ai
- coingenius
- vestluslik tehisintellekt
- krüptokonverents ai
- dall's
- sügav õpe
- dokument ai
- Dokumendi automatiseerimine
- google ai
- masinõpe
- Platon
- plato ai
- Platoni andmete intelligentsus
- Platoni mäng
- PlatoData
- platogaming
- skaala ai
- süntaks
- sephyrnet
