فرض بر این است که سیستم نوشتاری در بین انسان ها برای ثبت تراکنش های مالی تکامل یافته است. اولین لوح های گلی قدمت آن به 3000 سال قبل از میلاد برمی گردد، حساب هایی از سوابق مالی - به اصطلاح «حساب های پرداختنی» تمدن های بین النهرین و مصر.
از آن زمان به بعد، سیستم ردیابی تعاملات مالی بین فروشندگان و مشتریان از طریق Contrugli تکامل یافته است. سیستم حسابداری دوبار ورود, پاچیولی سیستم دفتر کل افسانهای، روش ساده صنعت حملونقل ایالات متحده از فرآیند حسابهای پرداختنی در دهه 1960، به فرآیندهای دیجیتالی پیشرفته حسابهای پرداختنی که در سراسر جهان اتخاذ شده است.
بیایید بیشتر بدانیم بهترین روش های حساب های پرداختنی و فرآیند حساب های پرداختنی.
به دنبال یک مبتنی بر هوش مصنوعی راه حل اتوماسیون AP? نانو شبکه ها را بررسی کنید برای دقت بهتر، انعطاف پذیری بیشتر و مجموعه گسترده ای از ادغام با سایر سیستم های حسابداری، ERP و موارد دیگر!
فهرست مندرجات
- معرفی
- فرآیند گردش کار پایه AP
- اسناد مرتبط با فرآیند AP
- اهمیت مدیریت AP
- وسعت فرآیند AP
- چالش های فرآیند AP
- ساده کردن چرخه حساب های پرداختنی
- خودکارسازی فرآیند مدیریت AP
ضبط خودکار داده ها، ایجاد گردش کار و فرآیندهای AP را ساده کنید در چند ثانیه بدون نیاز به کد
معرفی
همه کسبوکارها بر اساس چرخههای به هم پیوسته درآمد و هزینه اجرا میشوند. حساب های دریافتنی (AR) در چرخه درآمد قرار می گیرد در حالی که حساب های پرداختنی در چرخه های مخارج و خرید مرتبط قرار می گیرد.
حساب های پرداختنی یا حساب پرداختنی (AP) مقدار پولی است که یک نهاد تجاری به فروشندگان/تامین کنندگان برای استفاده از کالاها/خدماتشان بدهکار است. فرآیند حساب های پرداختنی مدیریت و اجرای تعهدات پرداخت کوتاه مدت شرکت به فروشنده/تامین کننده است.
به زبان ساده، پردازش حسابهای پرداختنی فرآیندی است که مسئول پرداخت به تامینکنندگان و فروشندگان برای کالاها و خدماتی است که هر کسبوکاری از آن استفاده میکند. هدف فرآیند AP اطمینان از مشروعیت و صحت هر گونه پرداختی است که از کسب و کار نشات می گیرد. این بخشی از فرآیند P2P (تهیه به پرداخت) است که همه فعالیتها از خرید تا پردازش فاکتور و پرداختهای فروشنده را پوشش میدهد.
اکثر کسب و کارها یک بخش AP جداگانه دارند که صورتحساب ها/فاکتورهای دریافتی و پرداخت های انجام شده به فروشندگان را مدیریت می کند. مسئولیت های بخش ممکن است بسته به ماهیت و اندازه شرکت متفاوت باشد.
فرآیند گردش کار پایه AP
مقیاس پردازش حساب های پرداختنی هر سازمان به موارد زیر بستگی دارد:
- تعداد فروشندگان/ارائه دهندگان خدماتی که نیازهای آن را برآورده می کنند
- مقدار پرداختی که انتظار می رود در یک دوره زمانی کوتاه انجام شود
- انواع اسناد مورد نیاز برای تایید فرآیند خرید
بخش AP همچنین ممکن است در عملیات خود با بخش های دیگر مانند بخش خرید ارتباط برقرار کند.
به عنوان مثال، یک فروشگاه کوچک مادر و پاپ فقط به یک روش اولیه حساب پرداختنی نیاز دارد. یک دفتر کل می تواند صورتحساب ها و فاکتورها را در دو ستون - یکی برای فاکتورهای دریافتی و دیگری برای پرداخت های انجام شده - ثبت کند. در اینجا بخش خرید به عنوان بخش AP دو برابر می شود.
بخشهای پردازش حسابهای پرداختنی شرکتهای بزرگتر با ذینفعان بیشتر نمیتوانند در این سیستم دفتر کل کار کنند. آنها به مراحلی شامل مراحل متعدد نیاز دارند: دریافت سفارش خرید (PO) از بخش خرید، دریافت فاکتورها از فروشنده، تطبیق جزئیات روی PO و فاکتور، اعتبارسنجی، تأیید، و پرداخت صورتحساب به فروشنده.
در چنین مواردی، گردش کار دقیقتر برای مدیریت کارآمد ارزش و حجم بالای تراکنشها ضروری است.
یک گردش کار ساده از فرآیند AP شامل مراحل زیر است:
در پایان فرآیند، مبلغی که در مرحله اول «قابل پرداخت» بود، دیگر بدهی نخواهد بود. ممکن است مداخله کند فرآیندهای مربوط به سفارش خرید، تأییدها و تأییدها، اما پنج مرحله اساسی برای جلوگیری از اشتباهات و تقلب در هزینه ها ضروری است.
اسناد مرتبط با فرآیند AP
بسته به مقیاس عملیات، رویه های حساب های پرداختنی یک شرکت ممکن است شامل بسیاری یا همه اسناد زیر باشد:
سفارش خرید - PO: PO یک توافق نامه الزام آور قانونی است که توسط شرکت برای فروشنده صادر می شود و نوع محصول/خدمت سفارش داده شده و مقدار و قیمت های مورد توافق را اعلام می کند. برای شرکت های بزرگ، نهادهای متعددی در فرآیند PO درگیر هستند، از جمله، شخص/بخش درخواست کننده کالا/خدمات، بخش خرید، بخش حساب های پرداختنی، بخش دریافت کننده و فروشنده.
گزارش دریافت: گزارش دریافت کالا/خدمات، تاییدیه کسب کالا/خدمت سفارش داده شده از فروشنده است. جزئیات گزارش رسید باید با جزئیات موجود در PO صادر شده قبلی مطابقت داشته باشد.
فاکتور فروشنده: همزمان یا پس از دریافت کالای سفارش داده شده، کسب و کار فاکتور/صورتحساب محصول را از تامین کننده کالا/خدمات دریافت می کند. در پایان کسب و کار، فاکتور فروشنده نامیده می شود. پردازش فاکتور فروشنده تنها مسئولیت بخش AP است، که جزئیات روی فاکتور را با تطبیق سه طرفه بین PO، گزارش رسید و فاکتور فروشنده تأیید می کند و پرداخت ها را پس از تأیید برنامه ریزی می کند.
کوپن: گاهی اوقات از کوپن ها برای "ضمانت" کامل بودن فرآیند تأیید استفاده می شود - مانند یک نمایه برای اسناد پشتیبان مانند PO، گزارش رسید، فاکتور فروشنده و غیره است و حاوی اطلاعات تأییدیه ها، شماره پرونده و سایر اطلاعات مربوط به آن خرید خاص
این اسناد تا زمانی که پرداخت به طور کامل پردازش نشده است در یک پرونده "باز" نگهداری می شود و پس از آن برچسب "بسته" می شود.
برای نشان دادن، فرض کنید که یک خریدار، شرکت Buyer، به 10 درایو قلم برای شرکت نیاز دارد. این شرکت برای تامین کننده خود، شرکت تامین کننده، به قیمت مثلاً 15 دلار به ازای هر قلم درایو، سفارش خرید صادر می کند تا ظرف پنج روز تحویل داده شود. PO توسط بخش خرید ایجاد می شود، یک نسخه از آن به شرکت تامین کننده، یک نسخه به بخش AP، یکی به بخش ذینفع و یک نسخه برای نگهداری توسط بخش خرید ارسال می شود. هنگامی که Supplier Inc. درایوهای قلم را تهیه می کند، یک گزارش دریافت (یا یک گزارش رسید) توسط ABC Inc. توسط بخش خرید تهیه می شود و فاکتور فروشنده توسط بخش AP ثبت می شود. در این مرحله، بخش AP یک تطبیق سه طرفه بین PO، گزارش رسید و فاکتور خرید انجام می دهد تا بررسی کند که آیا توضیحات، مقدار، هزینه و شرایط در هر سه سند مطابقت دارند یا خیر. هنگامی که مطابقت توسط بخش AP تأیید شد، پرداخت آغاز می شود. ممکن است همه شرکت ها تطابق سه طرفه نداشته باشند، اما یک تطابق دو طرفه بین PO و فاکتور برای جلوگیری از سوء مدیریت وجوه ضروری است.
اهمیت مدیریت AP و گردش کار حساب های پرداختنی
مدیریت فرآیندهای حساب های پرداختنی برای عملکرد کارآمد و بدون خطا یک مؤسسه تجاری بسیار مهم است. اهمیت آن به این دلیل است که:
- این به پرداخت سریع قبوض کمک می کند، که برای اعتبار شرکت مهم است و به ایجاد روابط سالم بین فروشنده و شرکت کمک می کند.
- پرداخت های سریع همچنین از هزینه های معوقه، جریمه ها یا هزینه های تاخیر جلوگیری می کند.
- پردازش حسابهای پرداختنی، هزینههای بیش از حد را کنترل میکند و از پرداختهای چندگانه/تکراری برای یک محصول/خدمت جلوگیری میکند.
- نیازها و خریدهای شرکت را پیگیری می کند که به جلوگیری از تاخیر و وقفه در عملکرد روزانه شرکت کمک می کند.
- این همه اقدامات خرید را برای بازیابی آسان یکپارچه می کند.
- پردازش AP کلاهبرداری را از طریق پیگیری و بررسی دقیق در هر مرحله از فرآیند حذف می کند.
- با فعال کردن پرداختها فقط در زمان مقرر، با استفاده از تسهیلات اعتباری ارائه شده توسط فروشندگان و غیره، به مدیریت بهتر جریان نقدی کمک میکند.
وسعت فرآیند AP
فرآیند حسابهای پرداختنی تقریباً تمام پرداختهای انجامشده توسط یک تجارت برای کالاها و خدمات را در بر میگیرد. حقوق و دستمزد، با این حال، بخشی از فرآیند AP نیست، بلکه تحت کلاس مدیریت منابع انسانی قرار می گیرد. AP سوابق تمام جنبه های مالی خریدهای انجام شده توسط شرکت را نگهداری می کند که برای اهداف حسابرسی و مالیاتی بسیار مهم است.
اهداف اصلی AP عبارتند از:
- برای اطمینان از قانونی بودن و دقیق بودن پرداخت ها
- برای استفاده از پرداخت های اولیه یا تخفیف های پویا.
ادغام کنترلهای داخلی در فرآیند AP، بهویژه در فرآیندهای خودکار، پرداختهای متقلبانه یا نادرست را حذف میکند و در عین حال تضمین میکند که تمام صورتحسابها حساب میشوند.
چالش های فرآیند AP
برخی از چالش های رایج برای پردازش AP عبارتند از:
- تأخیر زمانی: این امر به ویژه در مورد پردازش دستی AP صادق است زیرا اسناد کاغذی باید در جداول و بخشها جابجا شوند. این می تواند باعث تاخیر در پردازش فاکتور و پرداخت به فروشنده شود. تأخیر در چرخه پرداخت حساب می تواند منجر به دریافت دیرهنگام اقلام سفارش داده شده، رتبه اعتباری ضعیف، روابط ضعیف با فروشندگان و کارمزد/جریمه شود.
- خطاهای تطبیق: تطابق سه طرفه برای اطمینان از اینکه تمام فاکتورهای فروشنده به درستی پرداخت می شوند ضروری است. زمانی که خطاهای ورود داده یا اطلاعات صورتحساب نادرست وجود داشته باشد، ممکن است مغایرتها رخ دهد که شناسایی یا رفع آن ممکن است زمان ببرد.
- مدیریت استثناء: بخش های حساب های پرداختنی باید با استثناهایی مانند اطلاعات ناقص و غیر منطبق در صورتحساب ها برخورد کنند که می تواند منجر به تاخیرهای پرهزینه شود.
- خریدهای غیرضروری: عدم وجود کنترلها و پستهای بازرسی کافی در چرخه حسابهای پرداختنی میتواند منجر به خریدهای غیرضروری یا غیرمجاز شود.
- کلاهبرداری و سرقت: تیم های AP باید به طور مداوم در برابر کلاهبرداری و سرقت، چه از داخل شرکت و چه از خارج، هوشیار باشند.
- اسناد مفقود: کارهای کاغذی می تواند منجر به جا انداختن و از بین رفتن اسناد مهم مانند فاکتورها شود. این می تواند منجر به مشکلات زیادی در چرخه پرداخت حسابداری شود که از اصطکاک با فروشنده شروع می شود تا عملیات تاخیری.
- پرداخت مضاعف: ناهماهنگی و ناکارآمدی در اسناد و مدارک می تواند باعث دوبار پرداخت یک فاکتور شود. در صورت استفاده از چندین نرم افزار مالی، به جای یک سیستم یکپارچه، پرداخت های مضاعف نیز ممکن است رخ دهد.
- نقاط کور: کاغذ و فرآیندهای دستی با کدورت همراه هستند که از ردیابی جریان نقدی شرکت در زمان واقعی توسط تیم های AP جلوگیری می کند.
- برون سپاری حساب های پرداختنی فعالیت ها در مقابل خودکارسازی مسئولیت های AP
ساده کردن چرخه حساب های پرداختنی
پردازش حساب های پرداختنی را می توان با متمرکز کردن تمام اسناد AP مربوطه و ثبت آنها برای دسترسی آسان ساده کرد. چنین ساده سازی را می توان با اتوماسیون فعال کرد. اتوماسیون اهداف زیر را انجام می دهد:
- به هم ریختگی کاغذ را از بین می برد و در نتیجه زمان پردازش و میزان خطا را کاهش می دهد
- PO و فاکتورها را با پرداخت های الکترونیکی پیوند می دهد که تصویر کاملی از چرخه حساب های پرداختنی را ارائه می دهد.
- کمک به مدیریت بهتر فروشنده و جلوگیری از تقلب فروشنده
- تطبیق سه طرفه بدون دردسر را فعال می کند
- اجازه می دهد تا فرآیند حساب های پرداختنی را با سایر سیستم های تجاری اصلی مانند ERP و CRM ادغام کند
- برای جلوگیری از خرج کردن بیش از حد یا خریدهای غیر ضروری، امکان راه اندازی چندین پست بازرسی در چرخه پرداختنی حسابداری را فراهم می کند.
- هنگامی که مغایرت در هر مرحله از گردش کار حساب های پرداختنی شناسایی شود، می توان هشدارها و آلارم ها را تنظیم کرد.
- امکان تنظیم مهلت پرداخت را فراهم می کند
- تولید گزارش های دوره ای را برای درک الگوهای هزینه های شرکت و آماده سازی برای ممیزی و مالیات امکان پذیر می کند
خودکارسازی فرآیند مدیریت AP
اعتقاد بر این است که گردش کار حساب های پرداختنی به صورت دیجیتالی بهبود یافته در سال 1978 با Visical، اولین نرم افزار صفحه گسترده که می تواند برای مدیریت حساب ها استفاده شود، آغاز شده است. به دنبال آن نرم افزار مشابهی که می تواند به شرکت ها در کامپیوتری کردن حسابداری خود کمک کند، دنبال شد. امروزه، فرآیند حسابهای پرداختنی دیجیتال شامل جمعآوری دادههای فاکتور، کدگذاری فاکتورها با حساب و مرکز هزینه صحیح، تأیید فاکتورها، تطبیق فاکتورها با سفارشهای خرید و ارسال آنها برای پرداخت است.
انواع نرم افزار گردش کار حساب های پرداختنی از ویژگی هایی مانند تشخیص شخصیت نوری (OCR) و ضبط هوشمند داده (IDC) برای گرفتن خودکار بیت های کلیدی داده مانند شماره PO، مقدار و تاریخ. آنها همچنین از الگوهای از پیش تنظیم شده برای تبدیل تمام اسناد مرتبط با مدیریت AP به نسخه های دیجیتال استفاده می کنند.
اخیراً، تمام وظایف حسابداری، از جمله حساب های پرداختنی، با استفاده از فناوری های مبتنی بر هوش مصنوعی خودکار می شوند. یادگیری ماشینی به سیستم AP اجازه می دهد تا از عناصر معمول فرآیند یاد بگیرد و پیشنهادات معناداری در مورد نحوه مدیریت این عناصر در آینده ارائه دهد. چنین اتوماسیون AI فرآیندهای AP می تواند به تیم AP زمان بیشتری برای اختصاص دادن به عملکردهای تحلیلی و اداری که به نفع شرکت است، بدهد.
مقالات مرتبط
- &
- 10
- درباره ما
- دسترسی
- حساب
- حسابداری (Accounting)
- اکتساب
- در میان
- اقدامات
- فعالیت ها
- توافق
- AI
- معرفی
- در میان
- مقدار
- تحلیلی
- AR
- خودکار
- اتوماسیون
- اتوماسیون
- زمینه
- بودن
- سود
- بهترین
- لایحه
- صدور صورت حساب
- اسکناس
- مرز
- ساختن
- کسب و کار
- کسب و کار
- گرفتن
- موارد
- پول دادن و سكس - پول دادن و كس كردن
- جریان نقدی
- علت
- چالش ها
- بار
- چک
- کلاس
- مشتریان
- رمز
- برنامه نویسی
- مشترک
- شرکت
- شرکت
- شامل
- هسته
- میتوانست
- اعتبار
- بحرانی
- بسیار سخت
- جاری
- داده ها
- دوستیابی
- مقدار
- تاخیر
- تحویل داده
- بستگی دارد
- شناسایی شده
- دیجیتال
- دیجیتالی
- اسناد و مدارک
- دو برابر
- راندن
- پویا
- در اوایل
- موثر
- موثر
- دارای جزئیات - بسیط
- الکترونیک
- عناصر
- را قادر می سازد
- حصول اطمینان از
- سرمایه گذاری
- اشخاص
- به خصوص
- ضروری است
- ایجاد
- مثال
- اعدام
- انتظار می رود
- امکان
- امکانات
- هزینه
- مالی
- نام خانوادگی
- رفع
- انعطاف پذیری
- جریان
- پیروی
- تقلب
- کامل
- تابع
- عملکرد
- بودجه
- آینده
- نسل
- هدف
- اهداف
- مغازه
- بیشتر
- کمک
- کمک می کند
- اینجا کلیک نمایید
- زیاد
- چگونه
- چگونه
- hr
- HTTPS
- انسان
- شناسایی
- اهمیت
- مهم
- شرکت
- شامل
- شامل
- از جمله
- شاخص
- اطلاعات
- یکپارچه
- ادغام
- یکپارچگی
- هوشمند
- رابط
- گرفتار
- مسائل
- IT
- کلید
- بزرگ
- بزرگتر
- رهبری
- یاد گرفتن
- یادگیری
- دفتر کل
- مشروعیت
- قدرت نفوذ
- بدهی
- دستگاه
- فراگیری ماشین
- ساخته
- مدیریت
- مدیریت
- کتابچه راهنمای
- مسابقه
- مطابق
- پول
- بیش
- چندگانه
- طبیعت
- لازم
- عدد
- تعداد
- اوراق قرضه
- عملیات
- سفارش
- سفارشات
- کدام سازمان ها
- دیگر
- p2p
- پرداخت
- مقاله
- ویژه
- پرداخت
- مبلغ پرداختی
- تصویر
- نقطه
- فقیر
- بله
- قیمت
- روند
- فرآیندهای
- در حال پردازش
- محصول
- خرید
- خرید
- اهداف
- کوانتومی
- رتبه
- گرفتن
- اخذ شده
- رکورد
- سوابق
- کاهش
- روابط
- مربوط
- گزارش
- گزارش ها
- نیاز
- ضروری
- مسئوليت
- مسئوليت
- درامد
- دویدن
- مقیاس
- ثانیه
- خدمات
- تنظیم
- محیط
- کوتاه
- کوتاه مدت
- مشابه
- ساده
- اندازه
- کوچک
- So
- نرم افزار
- هزینه
- صحنه
- آغاز شده
- opbevare
- ساده
- تامین کنندگان
- حمایت از
- سیستم
- سیستم های
- وظایف
- مالیات
- تیم
- فن آوری
- سرقت
- از طریق
- زمان
- امروز
- مسیر
- پیگردی
- معاملات
- حمل و نقل
- فهمیدن
- us
- استفاده کنید
- اعتبار سنجی
- ارزش
- تنوع
- فروشندگان
- حجم
- در حین
- در داخل
- بدون
- در سرتاسر جهان
- خواهد بود
- نوشته