راهنمای جامع تحلیلگرهای ایمیل

روی هشتاد درصد شرکت های کوچک و متوسط ​​از بازاریابی ایمیلی برای جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریانی که در حال حاضر دارند استفاده می کنند.

ایمیل یک جزء ضروری از عملیات تجاری مدرن است. ایمیل‌ها اغلب حاوی اطلاعات تماس مشتری، تأیید سفارش مشتری، درخواست‌های پرداخت فروشنده، درخواست‌های سرنخ و داده‌های تجاری حیاتی مشابه هستند.

تجزیه‌کننده‌های ایمیل می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا تمام داده‌های به دام افتاده در ایمیل‌ها و پیوست‌هایشان را استخراج کرده و از آنها استفاده کنند.

تجزیه کننده ایمیل چیست؟

تجزیه کننده ایمیل ابزاری است که برای جمع آوری اطلاعات از ایمیل های دریافتی استفاده می شود. داده ها را می توان از هدر و محتوای ایمیل با استفاده از یک API تجزیه ایمیل استخراج کرد. علاوه بر این، می‌تواند داده‌ها را مستقیماً از پیوست‌های ایمیل مانند فایل‌های PDF، فایل‌های CSV، تصاویر و سایر انواع سند استخراج کند.

تجزیه کننده های ایمیل را می توان برای استخراج فیلدهای داده خاص از پیام های جدید برنامه ریزی کرد. کاربر می تواند داده های ایمیل بدون ساختار را به داده های ساختاری تبدیل کند که برای تغذیه به نرم افزار CRM یا ERP مناسب است. تجزیه ایمیل بنابراین ورود غیر ضروری داده ها را حذف می کند.

آیا تجزیه ایمیل مانند Web Scraping است؟

تجزیه ایمیل شبیه به خراش دادن وب است. در حالی که اسکراپرهای وب معمولاً داده‌ها را از وب‌سایت‌های HTML جمع‌آوری می‌کنند، تجزیه‌کننده‌های ایمیل فقط داده‌ها را از سرصفحه‌ها، بدنه‌ها و پیوست‌های ایمیل استخراج می‌کنند.

نرم افزار تجزیه ایمیل عبارات و کلمات کلیدی خاص را در یک ایمیل جستجو می کند.

تجزیه کننده های ایمیل می توانند مستقیماً ایمیل ها را برای صندوق ورودی شما بازیابی کنند. از طرف دیگر، آنها همچنین یک شناسه ایمیل اختصاصی ارائه می دهند که تمام ایمیل های شما می توانند به طور خودکار به آن فوروارد شوند.

سپس ابزار تجزیه ایمیل، بر اساس قوانین تجزیه تنظیم شده توسط کاربر، به طور خودکار فیلدهای داده را از ایمیل ها شناسایی و استخراج می کند. اکثر تجزیه کننده های ایمیل به کاربران اجازه می دهند قوانین تجزیه سفارشی را در یک رابط کاربری ساده بدون کد تنظیم کنند.

چرا تجزیه ایمیل مهم است؟

نرم افزار تجزیه ایمیل به بهبود بهره وری برای شرکت هایی که روزانه ایمیل ها را دریافت و تجزیه و تحلیل می کنند، کمک می کند. اکنون کارمندان می توانند روی کارهای با ارزش بالاتر تمرکز کنند. به جای جستجوی چند ایمیل برای استخراج تک تک اطلاعات.

تجزیه خودکار ایمیل بسیار دقیق تر از ورود دستی داده است و می توان از آن برای تنظیم گردش کار استفاده کرد. به عنوان مثال، قوانین تجزیه را می توان برای برجسته کردن فیلدهای داده با اطمینان تجزیه پایین تنظیم کرد - که می تواند برای بررسی دستی ارسال شود.

بنابراین تجزیه ایمیل می تواند ورود دستی داده ها را حذف کند و حداقل بازبینی دستی را تضمین کند.

مزایای تجزیه ایمیل

تجزیه و تحلیل ایمیل ها مزایای قابل توجهی را برای مشاغل در هر اندازه و بخش ارائه می دهد. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:

صرفه جویی در وقت و پول

همانطور که در بالا ذکر شد، تجزیه کننده های ایمیل می توانند بسیاری از کارهای دستی بیهوده را حذف کنند. این به کارکنان کمک می کند تا روی سایر وظایف با ارزش تمرکز کنند که می توانند مستقیماً بر روی خط نهایی شرکت تأثیر بگذارند.

تجزیه ایمیل همچنین می تواند با اطمینان از اینکه داده ها تقریباً بلافاصله به برنامه های تجاری پایین دست ارسال می شوند، تاخیرها را کاهش دهد.

خودکارسازی گردش کار

تجزیه کننده های ایمیل به طور خودکار فیلدهای داده مورد علاقه را از ایمیل ها انتخاب می کنند. سپس داده های استخراج شده را می توان به هر قالب دلخواه تغییر داد. و در نهایت داده ها را می توان به هر نرم افزار پایین دستی مانند CRM، ERP یا نرم افزار حسابداری وارد کرد.

کل این فرآیند را می توان به عنوان یک گردش کار خودکار بدون لمس تنظیم کرد.

بهبود کیفیت کار

وقتی تلاش کمتری به عملیات دستی اختصاص داده می شود، خطاهای ورود داده ها به طور چشمگیری کاهش می یابد. تصور کنید که از طریق صدها ایمیل برای استخراج اطلاعات می گذرید - این فقط داده های زیادی است که باید به صورت دستی مدیریت کنید!

دقت در هنگام استفاده از تجزیه کننده ایمیل برای استخراج خودکار داده ها تضمین می شود. تجزیه ایمیل را می توان به راحتی و بدون به خطر انداختن کیفیت و دقت استخراج داده، مقیاس بندی کرد.

موارد استفاده از تجزیه و تحلیل ایمیل محبوب

عملاً هر ایمیلی را می توان برای استخراج داده های ارزشمند تجزیه کرد. اسناد تجاری و به‌روزرسانی‌های معاملات اغلب از طریق ایمیل ارسال می‌شوند و حاوی داده‌های مهمی هستند.

در اینجا چند مورد استفاده از تجزیه ایمیل محبوب آورده شده است:

درخواست‌های خرید، سفارش‌های خرید، فاکتورها، صورت‌حساب‌های بانکی و سایر اسناد اغلب به صورت پیوست ایمیل می‌شوند. با تجزیه کننده های ایمیل می توانید به طور خودکار هر ایمیل یا پیوست را طبقه بندی/ دسته بندی کنید و آن را برای پردازش بیشتر به تجزیه کننده مناسب ارسال کنید.

تصور کنید یک PO از طریق ایمیل دریافت می کنید و به طور خودکار برای مشتری فاکتور می کنید! یا به طور خودکار داده ها را از رسیدهای پرداخت ضمیمه استخراج می کند و به نرم افزار حسابداری شما وارد می شود.

مدیریت و غنی سازی

کسب و کارها اغلب بالقوه هایی دارند که از طریق ایمیل با آنها ارتباط برقرار کنند. این ایمیل‌ها حاوی اطلاعات تماس رهبر و سایر اطلاعات مربوط به تیم‌های فروش و بازاریابی است. تجزیه کننده ایمیل می تواند به طور خودکار اطلاعات سرنخ را استخراج کند و داده ها را در یک CRM مانند Salesforce یا Hubspot به روز کند.

سپس تیم‌های بازاریابی می‌توانند این سرنخ‌ها را با گسترش مرتبط مورد هدف قرار دهند. یا تیم‌های فروش می‌توانند با ارسال یک قیمت یا پرش از یک تماس، چنین سرنخ‌هایی را کسب کنند.

اتوماسیون فرآیند تجارت الکترونیک

هر خرید تجارت الکترونیکی یک سری ایمیل حاوی اطلاعات سفارش، فاکتورها و به‌روزرسانی‌ها را راه‌اندازی می‌کند.

APIهای تجزیه ایمیل می توانند به سایت های تجارت الکترونیک کمک کنند تا انجام سفارش، ارسال و پیگیری مشتری را بهینه کنند.

نحوه خودکارسازی تجزیه ایمیل با نانو شبکه

در اینجا مراحل راه اندازی یک گردش کار تجزیه خودکار ایمیل با Nanonets وجود دارد:

ایجاد یک حساب کاربری

ثبت نام برای شروع با نانو شبکه ها.

یک تجزیه کننده ایمیل سفارشی بسازید

چند فایل نمونه آپلود کنید و فیلدهایی را که می خواهید استخراج کنید علامت بزنید. هوش مصنوعی یاد می گیرد که زمینه های مورد علاقه شما را بر اساس مثال هایی که نشان می دهید شناسایی کند – هر چه بیشتر، بهتر.

اسکرین شات از ایمیل ها به خوبی انجام می شود. استخراج کننده سفارشی را با فایل های جدید تست کنید تا ببینید چگونه کار می کند.

توجه داشته باشید که Nanonets استخراج کننده های خارج از جعبه را برای انواع اسناد رایج که ممکن است به صورت پیوست شامل فاکتورها، PO، رسیدها و موارد دیگر ارائه شوند، ارائه می دهد.

تعریف منبع(ها)

اگر ایمیل‌ها منبع اصلی شما هستند، یک آدرس دریافت Nanonets تنظیم کنید و همه ایمیل‌های مربوطه را به‌طور خودکار به آن شناسه ایمیل ارسال کنید.

همچنین می‌توانید وارد کردن خودکار فایل‌ها را از فضای ذخیره‌سازی ابری، پایگاه‌های داده یا اتصال از طریق یک API تنظیم کنید.

گردش کار را تنظیم کنید

کل گردش کار را با اتصال منبع به استخراج کننده داده سفارشی که ساخته اید ایجاد کنید. همچنین می توانید قوانین تجزیه را برای پردازش داده های استخراج شده در قالب خروجی مناسب تعریف کنید.

در نهایت مقصدی را که می خواهید داده های تصفیه شده را به آن صادر کنید، تعریف کنید. شما می توانید داده ها را مستقیماً از طریق API Nanonets به نرم افزار CRM یا ERP صادر کنید.