الگوی گردش کار حساب های دریافتنی

با الگوی گردش کار حساب‌های دریافتنی نانوشبکه، جریان نقدی سالمی را با یادآوری‌های پرداخت به‌موقع، جمع‌آوری پرداخت‌ها و سوابق مالی به‌روز شده حفظ کنید.

درباره الگوی گردش کار حساب های دریافتنی

آیا هر بار که به صورت اعتباری فروش می کنید، سوابق مالی خود را به روز می کنید؟ آیا شما یک فرآیند ساده برای دریافت تمام مطالبات خود در یک حرکت دارید؟

اگر نه، وقت آن است که این را تغییر دهید. با استفاده از الگوی گردش کار حساب‌های دریافتنی خودکار در عرض چند دقیقه، خطاها را در فرآیند حساب‌های دریافتنی به‌طور خودکار، افزایش دید و حذف خطاها انجام دهید. افزایش سرعت حساب های دریافتنی با صورتحساب دوره ای و یادآوری به موقع. با تبادل یکپارچه داده ها با نرم افزار حسابداری خود، گزارش های واقعیت افزوده را در زمان واقعی دریافت کنید. با الگوی گردش کار نانونتز AR، همیشه بدانید جریان های نقدی شما کجاست.

مراحل الگوی گردش کار حساب های دریافتنی نانوشبکه

برای استفاده از الگوی گردش کار حساب‌های دریافتنی نانوشبکه، ورود به حساب Nanonets خود یا یک حساب کاربری رایگان ایجاد کنید اگر قبلا نرفته اید

صورتحساب

پس از خرید مشتری با استفاده از ادغام شخص ثالث، به صورت خودکار فاکتورها را ایجاد و ارسال کنید. از گردش کار برای تعیین اینکه آیا خرید تکراری، یکبار مصرف، اعتباری یا پرخطر است یا خیر استفاده کنید.

فرایند پرداخت

بر اساس معیارهای خود، هزینه های مالی، مالیات یا تخفیف های اولیه پرداخت را اعمال کنید. فاکتور یا صورت حساب شارژ مالی را با تمام جزئیات برای مشتری ارسال کنید.

به روز رسانی سوابق مالی

جزئیات پرداخت را با نرم افزارهای حسابداری خود مانند Sage، Xero، QuickBooks، NetSuite و موارد دیگر با استفاده از یکپارچه سازی یکپارچه همگام کنید.

مزایای استفاده از الگوی گردش کار حساب های دریافتنی نانو شبکه

حساب‌های دریافتنی معلق می‌توانند تأثیرات موجی بر جریان‌های نقدی داشته باشند. حساب های دریافتنی خود را مدیریت کنید، جریان نقدی خود را ردیابی کنید و پرداخت های خود را با Nanonets تسریع کنید. با الگوی گردش کار حساب های دریافتنی نانوشبکه ها، می توانید

خطای انسانی را به حداقل برسانید

داده ها را با نرم افزار حسابداری خود با ادغام های یکپارچه به صورت خودکار همگام سازی کنید. خطاهای ورود دستی داده ها را به 0 کاهش دهید.

گردش کار خودکار

با چند کلیک گردش کار خودکار را تنظیم کنید. از الگوهای گردش کار استفاده کنید، گردش کار خود را سفارشی کنید یا به تیم ما اجازه دهید آنها را برای شما تنظیم کند.

گلوگاه های نقدی را مشاهده کنید

مشاهده کامل جریان های نقدی با داده های بلادرنگ در نرم افزار حسابداری خود بدون صفحات گسترده یا اسناد.

یادآوری های خودکار

سرعت پرداخت ها، تاییدیه ها و گزارش های مالی را با یادآوری خودکار به ذینفعان مربوطه افزایش دهید.

ادغام، خودکارسازی، و دریافت به موقع، همیشه

هر مرحله از چرخه فاکتور به نقد را با گردش کار هوشمند خودکار کنید. Nanonets با همه نرم‌افزارهای اصلی حسابداری ادغام می‌شود تا از حساب‌های دریافتنی شما با ردیابی دقیق، یادآوری‌های خودکار و نمایان شدن کامل مطلع شود.

جریان های نقدی خود را با جریان های کاری AR امروز تسریع کنید!

گردش کار حساب های دریافتنی خود را با یک کد بدون کد خودکار کنید پلت فرم اتوماسیون هوشمند. عملکرد کسب و کار خود را بهینه کنید، در هزینه ها صرفه جویی کنید و رشد را با نانو شبکه ها افزایش دهید.

با کارشناسان اتوماسیون ما در تماس باشید، یا سعی کنید خودتان یک گردش کار حساب های دریافتنی ایجاد کنید.

مقالات حسابداری را بیشتر بخوانید:

خودکارسازی حسابداری با قالب های حسابداری رایگان

بهترین نرم افزار را برای کسب و کار خود بیابید

حساب های دریافتنی چیست؟

AR، همچنین به عنوان حساب های دریافتنی شناخته می شود، پولی است که شرکت از مشتریان خود پس از خدمات دریافت می کند. برای درک آسان، بیایید یک مثال از زندگی واقعی بیاوریم. تصور کنید برای پرداخت هزینه سفارش از همکار خود پول قرض کرده اید زیرا در آن زمان پول نداشتید. این را می‌توان حساب‌های دریافتنی نامید، زیرا بعداً به او بازپرداخت خواهید کرد. اکنون به تجارت برمی گردیم، حساب دریافتنی اعتباری است که شرکت داده می شود، که می تواند از چند روز تا حتی یک سال متغیر باشد و "IOU" است.

پس از انجام همان یا ارائه خدمات، اگر شرکت هنوز وجهی را از مشتری دریافت نکرده باشد، مطالبات شرکت نامیده می شود. بسیاری از شرکت ها این خدمات را برای راحتی مشتریان ارائه می دهند تا بعداً به آنها پرداخت کنند. به عنوان مثال، یک تولید کننده ظروف ظروف، کارد و چنگال را به فروشگاه خرده فروشی تحویل می دهد. پس از صدور صورتحساب فروشگاه برای چیزها، پرداخت مستقیماً در حساب های دریافتنی ثبت می شود. و هنگامی که فروشگاه خرده فروشی مقالات را دریافت می کند، هزینه آنها را پرداخت می کند.

فرآیندهای AR اگر به صورت دستی انجام شوند می توانند پیچیده باشند، بنابراین یک شرکت باید یک فرآیند AR خودکار داشته باشد. این به شرکت کمک می کند تا جریان درآمد را به طور موثر مدیریت کند و به شرکت اجازه می دهد تا رشد کند. علاوه بر این، پرداخت‌های دریافتی و آن‌هایی که باقی مانده‌اند به وضوح در حساب نشان داده می‌شوند، بنابراین پیگیری مبلغ برای کارمندان آسان می‌شود.

فرآیند حساب های دریافتنی چیست؟

اکثر شرکت ها فرآیند حساب های دریافتنی خود را دارند. این به آنها کمک می کند تا پرداخت را به راحتی مدیریت و پیگیری کنند. بنابراین، ایجاد و استفاده از یک راه حل حسابداری خودکار برای مدیریت و پیگیری فرآیند حساب های دریافتنی به شرکت این امکان را می دهد که تراکنش ها را روان نگه دارد. مراحل فرآیند حساب های دریافتنی به شرح زیر است:

ایجاد روش های اعتباری

ایجاد رویه درخواست اعتبار در شرکت اولین گام در فرآیند حساب های دریافتنی است. بر اساس شهرت هر سازمان یا مشتریان فردی، شرکت تصمیم می گیرد که آیا کالاهای خود را به صورت اعتباری ارائه کند یا خیر. علاوه بر این، شرکت باید شرایط و ضوابط ارائه اعتبار را بر اساس نیاز و نیاز مشتریان تعیین کند. در این سند به وضوح نرخ سود و شرایط اعتباری به طور دقیق بیان شده است تا مغایرتی رخ ندهد.

مورد بعدی در فرآیند اعتبار شامل دوره ای است که سازمان برای آن اعتبار به مشتری وام می دهد. شرکت‌های بزرگ می‌توانند برای دوره‌های طولانی‌تر اعتبار بدهند، در حالی که شرکت‌های کوچک به پول نقد بیشتری نیاز دارند.

صورتحساب مشتریان

مرحله بعدی در فرآیند حساب های دریافتنی شامل ارسال فاکتور برای مشتریان است. فاکتور سندی است که جزئیات محصول، هزینه ها، تاریخ پرداخت و سایر جزئیات بانکی را بیان می کند. بلافاصله پس از ارسال کالا ارسال می شود تا در اسرع وقت پرداخت انجام شود.

پیگیری حساب های دریافتنی

یک افسر حساب های دریافتنی، پرداخت سفارش را پیگیری می کند. نقش یک افسر AR این است که مبلغ واریز شده به حساب بانکی را بررسی کند، داده ها را به سیستم AR وارد کند و آن را به یک فاکتور اختصاص دهد. علاوه بر این، او باید دفتر حساب های دریافتنی را تطبیق دهد تا اطمینان حاصل کند که تمام پرداخت ها به درستی ثبت شده و باید صورتحساب های ماهانه برای مشتریان صادر کند.

بین فرآیند ردیابی برای سازمان های بزرگ و کوچک تفاوت وجود دارد. سازمان‌های بزرگ تیمی از افسران AR را استخدام می‌کنند که از یک سیستم نرم‌افزار ردیابی پیشرفته استفاده می‌کنند. این کار باعث کاهش زمان و تلاش و ارائه نتایج دقیق می شود. از سوی دیگر، سازمان های کوچک معمولاً به یک سیستم پیشرفته نیاز دارند، بنابراین فرآیند ردیابی را به صورت دستی انجام می دهند. این ممکن است توسط یک حسابدار حرفه ای یا تیمی از آنها انجام شود.

حسابداری برای حساب های دریافتنی

مرحله بعدی شامل تعیین تاریخ سررسید پرداخت توسط افسر مجموعه است. سپس آنها باید پس از سازماندهی داده ها برای بدهی های پرداخت نشده، یک مجله برای ثبت سفارش ها نگهداری کنند. این فرآیند برای حسابداری بدهی های پرداخت نشده و شناسایی تخفیف های پرداخت زودهنگام استفاده می شود.

چرا حساب های دریافتنی بسیار مهم است؟

روش استاندارد بازگرداندن پول فقط یک افسانه است. مردم باید از روش ایده آل پیروی کنند، به همین دلیل است که فرآیند حساب های دریافتنی ضروری می شود. اگر پرداخت به تأخیر بیفتد، می تواند منجر به سقوط سازمان شود و کل سیستم جریان نقدی متوقف شود. علاوه بر این، می تواند منجر به کمبود پول نقد برای سرمایه گذاری برای تولید بیشتر و پرداخت به سهامداران شود. بنابراین روش حساب های دریافتنی برای عملکرد روان هر سازمان ضروری است. این نشان می دهد که چقدر پول نقد باید دریافت کنید و جدول زمانی برای حفظ یک جریان نقدی سالم.

چگونه حساب های دریافتنی را خودکار کنیم؟

تهیه

بخش خرید اولین گام را در فرآیند اتوماسیون برمی دارد. سفارش را انجام می دهد و یک نسخه از سفارش خرید را به بخش حساب های دریافتنی ارسال می کند. سپس سازمان پس از دریافت سفارش، فاکتوری مبنی بر پرداخت و سایر جزئیات ارسال می کند.

پردازش فاکتور

پردازش فاکتور می تواند به صورت دستی و همچنین الکترونیکی انجام شود. با این حال، پردازش دستی یک روش بسیار زمان بر است، بنابراین پیشنهاد می شود به سمت پردازش خودکار داده ها بروید. این به کاهش خطاها و ارائه دقت کمک می کند، که به نوبه خود به اجرای روان کل فرآیند کمک می کند.

تایید فاکتور

مشابه پردازش فاکتور، تایید فاکتور می تواند به صورت دستی و الکترونیکی انجام شود. این شامل تطبیق اطلاعات با سفارش خرید است تا پرداخت دریافتی دقیقاً مطابق با سفارش باشد. سپس مدارکی در مورد هزینه، زمان تحویل، تعداد دفعات و سایر جزئیات ضروری تهیه می شود.

پرداخت

سپس پرداخت می آید که می تواند به صورت نقدی دریافت شود و چک به طور خودکار پردازش می شود. یک مدیر حساب های دریافتنی باید پرداخت را تایید کرده و کلیه تشریفات را انجام دهد تا پرداخت به راحتی انجام شود.

مدیریت فروشنده

لازم است در صورت مواجه شدن با مشکلی در ارتباط با پرداخت، با مشتری بررسی شود. این وظیفه بخش حساب های دریافتنی است که بررسی کند آیا فاکتور هنوز در مرحله تأیید است یا پرداخت وجه دریافت شده است.

ارتقاء سیستم

برای خودکارسازی فرآیند حساب‌های دریافتنی، ارتقای سیستم ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) با نصب نسخه‌های جدید نرم‌افزار طبق نیاز تیم ضروری است تا فرآیند پرداخت را به خوبی انجام دهد.

گزارش و تحلیل

آخرین مرحله در فرآیند اتوماسیون حساب های دریافتنی، گزارش برگه های آماده شده برای سفارش های ارسالی و پرداخت های دریافتی توسط بخش AP است. پس از آن، تراکنش ها را تجزیه و تحلیل کنید و عملکرد بخش را بررسی کنید تا در صورت وجود چیزی در پشت آنها تغییراتی ایجاد کنند. باز هم، این به اداره یکنواخت سازمان کمک می کند.

نکاتی برای بهبود حساب های دریافتنی

جزئیات دقیق مصرف کننده را حفظ کنید

فرض کنید یک سازمان از ورود دستی داده استفاده می کند. می تواند منجر به خطاهایی شود که بر رویه صورتحساب تأثیر می گذارد. بنابراین، سیستم حساب های دریافتنی خودکار باید تمام جزئیات ضروری، به ویژه شرایط پرداخت و اعتبار را بارگیری کند. فرآیند AR خودکار به حفظ دقت در بررسی منظم پایگاه داده، اطلاع‌رسانی به ضرب‌الاجل‌ها و آموزش کارکنان برای مدیریت صحیح جزئیات کمک می‌کند تا جریان نقدینگی روان باشد.

مشوق های مثبت و منفی ارائه دهید

مشوق ها می توانند برای روند کلی جریان نقدی معجزه کنند. این همان مثال واقعی خرید کالا است. وقتی تخفیف ارائه می شود، فروش افزایش می یابد. به همین ترتیب، انگیزه های مثبت و منفی برای رد پول نقد از مشاغل و افراد کار می کند. یک مثال از یک انگیزه مثبت می‌تواند ارائه موانع هدیه در صورت دریافت زودهنگام باشد. نمونه ای از مشوق های منفی می تواند جریمه کردن آنها با هزینه های اضافی در صورت تاخیر در پرداخت باشد. این می‌تواند باعث ایجاد ترس شود و پرداخت‌ها را جدی بگیرند، که می‌تواند به نفع سازمان شما باشد.

اطمینان حاصل کنید که سیاست های اعتباری شما واضح و مختصر هستند

قبل از قرض دادن پول برای هر کالا و خدمات، اطمینان حاصل کنید که سازمان شما مجموعه ای قوی از سیاست های اعتباری دارد. این مهم است تا جریان اعتبار باید به درستی حفظ شود. این وظیفه تیم مالی و فروش است که در صورت تمدید تاریخ، محدودیت های اعتباری و جریمه ها را تعیین کنند. کارکنان همچنین باید جلساتی را برنامه ریزی کنند تا اطمینان حاصل شود که سیاست ها با شرایط متغیر اقتصادی مطابقت دارند.

با مشتریان خود در تماس باشید

بسیاری از اوقات پیش می آید که مشتریان ممکن است نیاز داشته باشند که هزینه سفارش را پرداخت کنند زیرا این یک غریزه مشترک انسانی است. یا در مواقع دیگر، ممکن است دلایل واقعی برای عدم پرداخت به موقع صورت حساب ها داشته باشند. دلیل هر چه که باشد، با ارتباط سالم قابل حل است. با کمک فرآیند حساب های دریافتنی، می توان این مشکل را حل کرد. شما می توانید یادآوری ارسال کنید تا پرداخت را به خاطر بسپارند یا مستقیماً با آنها تماس بگیرند تا راه حل را پیدا کنند.

از هزینه های ماهانه منظم به جای فاکتورهای استاندارد استفاده کنید

همیشه توصیه می شود در صورت بزرگ بودن سفارش یا انجام تراکنش منظم بین مشاغل، صورتحساب های ماهانه را ارسال کنید. برخلاف فاکتورهای نامنظم، صورتحساب های ماهانه برای هر سازمانی بازده بیشتری دارد. این به شرکت کمک می کند تا جریان نقدینگی را تنظیم کند، روند تولید را بهبود بخشد و به رشد شرکت کمک کند. علاوه بر این، صورت‌حساب‌های ماهانه به این معناست که مشتریان می‌توانند با بدهی مستقیم پرداخت کنند، که کل فرآیند پرداخت را ساده‌تر می‌کند.

گردش کار صورتحساب خود را ساده کنید

برای هموارسازی فرآیند حساب های دریافتنی، عاری از هرگونه خطا ضروری است. خطاها می توانند از اشتباهات املایی تا جزئیات کاملاً نادرست متغیر باشند. بنابراین توصیه می‌شود از قالب‌های فاکتوری استفاده کنید که دارای قالب هستند تا بتوانید به یاد داشته باشید که چه چیزی را شامل شود و چه چیزی را نه. این به نوبه خود، روند کل حساب های دریافتنی را سرعت می بخشد و به عملکرد روان هر سازمان کمک می کند.

گزینه های پرداخت را به مشتریان خود پیشنهاد دهید

یک سازمان باید گزینه های پرداخت به مشتری خود را برای دریافت به موقع وجه نقد ارائه دهد. این باعث می‌شود که آنها با پرداخت به‌موقع به روشی که می‌خواهند راحت باشند. گزینه های ثبت اختراع شامل چک، پول نقد، کارت های نقدی، کارت های اعتباری، بدهی مستقیم و نقل و انتقالات بانکی است. در میان این گزینه ها، Direct Debit موثرترین است زیرا به جای پرداخت فشاری، یک پرداخت کششی است. این بدان معناست که از قبل تأیید شده است و مشتری برای تأیید پرداخت نیازی به انجام آن ندارد.