بهینه سازی فرآیند کسب و کار

بازنشر افلاطون

دنبال: 0

راه اندازی یک کسب و کار کار آسانی نیست.

کارهای زیادی وجود دارد که باید به موقع انجام شود. اما آیا آنها؟ برخی انجام می دهند و برخی نمی کنند.

چگونه مطمئن می شوید که تمام وظایف شما قبل از مهلت مقرر تکمیل شده است؟

با دنبال کردن یک فرآیند بهینه شده. وقتی کوچک‌نمایی می‌کنید، یک کسب‌وکار نتیجه این است که چگونه همه فرآیندهای تجاری با هم کار می‌کنند. اگر همه فرآیندها کارآمد باشند، همه چیز خوب است. اگر فرآیندهای شما ناکارآمد باشد، اساساً وقت و تلاش کارمندان را تلف می‌کنید.

برای استفاده حداکثری از فرآیندهای تجاری، رهبران باید به موارد زیر فکر کنند: بهینه سازی فرآیند کسب و کار

چگونه با آن شروع کنیم؟ چگونه باید بهترین پشته فناوری را برای اجرای استراتژی های BPO مناسب انتخاب کنید؟ در وبلاگ زیر به بررسی همه این موارد خواهیم پرداخت.

فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیند کسب و کار به دنباله ای از مراحل، فعالیت ها و وظایفی است که یک شرکت برای تولید محصول یا ارائه خدمات انجام می دهد.

فرآیند کسب و کار چیست؟

انواع فرآیندهای کسب و کار

فرآیندهای کسب و کار به سه نوع اصلی تقسیم می شوند: عملیاتی، مدیریتی و پشتیبانی.

فرآیندهای عملیاتی به طور مستقیم با تحویل یک محصول یا خدمات مرتبط هستند. این موارد شامل مواردی مانند انجام فروش، ارسال سفارشات و پاسخ دادن به بلیط های پشتیبانی مشتری است.

فرآیندهای مدیریتی شامل اطمینان از اینکه کارمندان شما وظایف خود را به درستی انجام می دهند (و نه فقط وقت خود را تلف می کنند). این موارد شامل مواردی مانند بررسی عملکرد، برگزاری کلاس های آموزشی و ایجاد موقعیت های جدید در شرکت می شود.

استفاده از چارچوب مدیریت فرآیند کسب و کار، میزان موفقیت یک پروژه را افزایش می دهد ٪۱۰۰.

فرآیندهای پشتیبانی ارائه خدمات ضروری برای خود کسب و کار (بر خلاف مشتریانش). آنها می توانند هر چیزی باشند، از کاغذبازی منابع انسانی گرفته تا پیگیری بسته های مزایای کارکنان و سوابق حقوق و دستمزد.

هنگام ایجاد یک استراتژی جدید یا تجدید نظر شده برای سازمان، درک اینکه چگونه هر عنصر جریان بر عملکردها و بخش‌های دیگر شرکت شما تأثیر می‌گذارد، ضروری است.

به عنوان مثال، اگر در حال کار بر روی ارتقاء گردش کار یک بخش هستید اما از تأثیری که بر بخش دیگر خواهد داشت - مانند خدمات فناوری اطلاعات - غفلت می کنید، ممکن است در نهایت با یک مشکل حل نشدنی روبرو شوید.

بیش از 500+ شرکت به نانونت‌ها اعتماد دارند تا سالانه بیش از 30 میلیون سند را خودکار کند.

محاکمه آزاد خود را شروع کنید or یک تماس را برنامه ریزی کنید ببینید چگونه می توانید فرآیندهای کسب و کار خود را در کمتر از 30 دقیقه خودکار کنید.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟

بهینه سازی فرآیند کسب و کار (BPO) یک استراتژی برای تبدیل شرکت شما به شرکتی است که کارآمدتر، موثرتر و سودآورتر باشد.

این شامل شناسایی فرآیندهایی است که در کسب و کار شما نقش اساسی دارند و آنها را برای دستیابی به کارایی و اثربخشی بهتر بهبود می بخشد. به این ترتیب، می‌تواند منجر به خدمات بهتر به مشتریان و قیمت‌های رقابتی‌تر شود - همه چیزهایی که باعث می‌شود مشتریان بخواهند در طول زمان تجارت بیشتری با شما انجام دهند.

چرا به بهینه سازی فرآیند کسب و کار نیاز دارید؟

چرا بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار؟ پاسخ ساده به نظر می رسد.

رقابت شدید است. رقبای شما در حال تلاش برای بهتر شدن هستند و شما هم همینطور. بهینه سازی فرآیند کسب و کار مزایای متعددی را ارائه می دهد که می تواند به شما در مقابله با رقابت با اطمینان کمک کند.

بهره وری را افزایش دهید

بهینه سازی فرآیند کسب و کار می تواند به شما در کاهش ضایعات، بهبود کیفیت و افزایش ظرفیت کمک کند.

کاهش هزینه های

هنگامی که فرآیندهای شما بهینه می شوند، وظایف خود را با کمترین منابع ممکن تکمیل می کنید. این امر باعث کاهش هزینه های تولید، توزیع، پشتیبانی و مدیریت از طریق بهینه سازی فرآیند می شود که می تواند به شما در افزایش سودآوری بدون افزایش قیمت یا کاهش استانداردهای کیفیت کمک کند.

خطاها را کاهش دهید

بهینه سازی فرآیند روش‌هایی مانند ناب یا شش سیگما با جایگزین کردن تلاش‌های دستی با اتوماسیون هوشمند یا سایر اقدامات، به دنبال این هستند که فرآیندهای شما را بدون خطا انجام دهند.

افزایش ظرفیت

بهینه سازی فرآیندهای شما می تواند کارایی کارکنان را افزایش دهد. بهینه‌سازی فرآیند کسب‌وکار می‌تواند گلوگاه‌های فرآیند کسب‌وکار را شناسایی کند و به دنبال کاهش اتلاف منابع در سایر بخش‌های فرآیند باشد. به عنوان مثال. به جای استفاده از کارمندان برای مرتب سازی اسناد، می توانید از سیستم های مدیریت اسناد برای دسته بندی اسناد استفاده کنید.

افزایش سودآوری

این ناگفته نماند. بهینه سازی فرآیند می تواند به شما کمک کند تا هزینه ها را به حداقل برسانید و در عین حال سطوح خروجی را بهبود بخشید و در نتیجه فرآیندهای تجاری خود را سودآورتر کنید.

پلتفرم BPM Nanonets را با نرم افزار 5000+ یکپارچه کنید. فرآیندهای کسب و کار دستی را در کمتر از 30 دقیقه خودکار کنید و 90٪ در زمان و 80٪ هزینه ها صرفه جویی کنید. یک آزمایش رایگان شروع کنید or درخواست پاسخ به تماس.

مزایای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

بهینه سازی فرآیند کسب و کار (BPO) با بهبود پذیرش فناوری مدرن برای از بین بردن تنگناها، فرآیندهای کسب و کار شما را ساده می کند. بیایید نگاهی به مزایای ارائه شده با استفاده از استراتژی های BPO در سراسر سازمان شما بیندازیم.

کاهش خطرات و تقلب ها

بهبود فرآیندهای شما خطر خطا، خطر تقلب و نقض مقررات را کاهش می دهد. علاوه بر این، اگر خطاهای کمتری دارید، می‌توانید منابع خود را روی مناطقی متمرکز کنید که بیشتر مورد نیاز هستند.

بهبود توانایی حل مسئله

مهارت های خوب حل مسئله برای موفقیت بسیار مهم است. با بهینه‌سازی کارآمد فرآیند کسب‌وکار، یک شرکت می‌تواند در طول فرآیند بهینه‌سازی، شما همچنین ممکن است راه‌های جدیدی را برای حل سریع‌تر و کارآمدتر مشکلات کشف کنید که منجر به نتایج بهتری نیز می‌شود.

به عنوان مثال. به جای پرداخت هر ماه یک بار پس از دسته بندی، تجزیه و تحلیل و تایید فاکتورها، می توانید از یک پلت فرم پردازش خودکار فاکتور برای آپلود، پردازش، طبقه بندی، تایید و پرداخت فاکتورها استفاده کنید.

افزایش انطباق

انطباق یکی از مهمترین جنبه های یک کسب و کار است. عدم تطابق با مقررات می تواند منجر به جریمه های سنگین و سایر مجازات ها شود که می تواند به طور جدی بر درآمد شما تأثیر بگذارد. با این حال، انطباق همیشه آسان یا ارزان نیست.

به عنوان مثال، اگر شما یک شرکت بیمه هستید، باید مطمئن شوید که فرآیند ورود مشتری شما دارای روش‌های KYC و تأیید اسناد مناسب است. برای این کار، به جای فرآیندهای دستی، می‌توانید از یک پلت‌فرم سوار خودکار برای نگهداری گزارش‌های همه اسناد، ذخیره اطلاعات در فضای ذخیره‌سازی امن، و رمزگذاری اطلاعات دریافتی برای جلوگیری از نشت داده‌ها استفاده کنید.

نوسازی فرآیندها

شرکت های قدیمی از فرآیندهای قدیمی استفاده می کنند که ممکن است بهترین نباشند. اما فقط به این دلیل که "کار می کند" به این معنی نیست که باید آن را دنبال کنید. بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار می تواند چنین فرآیندهایی را شناسایی کرده و آنها را برای عملکرد بهتر مدرن کند.

به Nanonets تغییر دهید، یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار بدون کد و بدون کد که به راحتی قابل استفاده است و به شما امکان می دهد فرآیند خود را در 15 دقیقه خودکار کنید.

5 مرحله برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

این پنج مرحله را برای شروع بهینه سازی فرآیند در کسب و کار خود دنبال کنید:

شناسایی/نقشه برداری از آن

قبل از اینکه بتوانید فرآیند خود را بهینه کنید، باید بدانید که این فرآیند چیست و چگونه کار می کند. این شامل شناسایی مراحل، مراحل، و نقاط عطف آن و مواد (یا اطلاعات) درگیر در هر مکان است. هرچه جزئیات بیشتری در مورد هر مرحله داشته باشید، انجام تغییرات در آینده برای بهبود کارایی یا کاهش هزینه ها برای شما آسان تر خواهد بود.

هنگامی که فرآیند را شناسایی کردید، آن را بر روی کاغذ ترسیم کنید و هر گونه تنگنا یا سایر مناطقی را که می‌توان بهبود داد شناسایی کنید. با انجام این کار، می توانید ببینید که آیا مناطقی وجود دارد که در آن کار بیش از حد انجام می شود یا کافی نیست.

بازنویسی کن

مرحله دوم در بهینه سازی فرآیند، تجدید نظر است. این شامل زیر سوال بردن دلیل فرآیندهای فعلی شما و سپس ایجاد تغییرات بر اساس آن بازتاب است. به عنوان مثال، فرض کنید در حال حاضر از یک روش خاص استفاده می کنید، زیرا این روش استاندارد در شرکت دیگری بوده است یا به این دلیل که همیشه این روش را انجام داده اید. در آن صورت، این نمونه ای از یک طرز فکر ناقص است.

اگر شما یک کسب و کار را اداره می کنید، صدها تصمیم در مورد تخصیص منابع و اینکه روی چه فعالیت هایی تمرکز کنید، می گیرید. هدف شما باید بهبود عملکرد با تصمیم گیری بهتر باشد – و یکی از راه های انجام این کار از طریق بهینه سازی فرآیند است.

تجزیه و تحلیل

مرحله بعدی تجزیه و تحلیل فرآیند است. در این مرحله، شما باید دقیقاً مشخص کنید که شامل چه فعالیت هایی است، چه کسی آنها را انجام می دهد و چگونه انجام می شود. همچنین باید شاخص های کلیدی عملکرد را شناسایی کنید که نشان می دهد چه زمانی یک فرآیند با موفقیت تکمیل شده است. هنگامی که عملیات و فعالیت های فعلی خود را قرار دادید، می توانید به دنبال راه هایی برای بهبود آنها باشید.

اتوماتیک

از یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار برای خودکارسازی فرآیندهایی استفاده کنید که در غیر این صورت برای مدیریت دستی بسیار پیچیده هستند. (با این حال، ممکن است همچنان برخی از این فرآیندها را به صورت دستی مدیریت کنید.) برای مثال، اگر چندین کارمند دارید که باید گزارش های هزینه را قبل از ارسال برای پردازش تأیید کنند، یک گردش کار تأیید ایجاد کنید که در آن تأیید هر کارمند مورد نیاز است. قبل از ادامه روند همه چیز به صورت خودکار اتفاق می افتد و از ابتدا تا انتها قابل پیگیری است.

مانیتور

نظارت بخش اساسی بهینه سازی فرآیند است. نظارت در طول فرآیند اتفاق می افتد، بنابراین صرفاً یک پس از مرگ اتفاقی نیست که رخ داده است. درعوض، به شما امکان می‌دهد تا در لحظه نظارت داشته باشید و تغییراتی ایجاد کنید، که می‌تواند برای جلوگیری از تکرار اشتباهات بسیار مفید باشد. اگر تیم شما جریان کار خود را از نزدیک زیر نظر دارد، باید بتواند مشکلات احتمالی را قبل از اینکه برای شرکت یا مشتریان شما مشکل ساز شود، شناسایی کند.

چه چیزی شما را از خودکارسازی فرآیندهای کسب و کارتان باز می دارد؟ به شبکه‌های نانو تبدیل شوید و از قیمت‌گذاری شفاف، رابط کاربری آسان، و پشتیبانی ۲۴×۷ لذت ببرید.

محاکمه آزاد خود را شروع کنید or با تیم ما صحبت کنید.

نانو نت برای بهینه سازی فرآیند کسب و کار

نانو شبکه ها یک نرم افزار اتوماسیون گردش کار مبتنی بر هوش مصنوعی با نرم افزار OCR داخلی نانوشبکه‌ها می‌توانند هر فرآیند دستی را با گردش‌های کاری مبتنی بر قانون بدون کد در 15 دقیقه خودکار کنند.

با بیش از 5000+ ادغام، یک رابط کاربری آسان و مدل های از پیش آموزش دیده، دیجیتالی کردن فرآیندهای دستی را برای شما آسان می کند. Nanonets پشتیبانی 24×7 مشتری، آزمایش رایگان و کمک مهاجرت کامل را برای همه مشتریان فراهم می کند.

[محتوای جاسازی شده]

شما می توانید از نانو شبکه ها برای موارد زیر استفاده کنید:

پردازش فاکتور
استخراج داده ها از فایل های PDF، تصاویر یا اسناد دست نویس
اتوماسیون حساب های پرداختنی
اتوماسیون کار
پرداخت خودکار قبوض
مراحل تأیید
اتوماسیون هوشمند

و بیشتر. هر فرآیند دستی که از مجموعه‌ای از قوانین پیروی می‌کند، می‌توانید با نانونت‌ها خودکار کنید.

چه چیزی شما را از خودکارسازی فرآیندهای کسب و کارتان باز می دارد؟

به شبکه‌های نانو تبدیل شوید و از قیمت‌گذاری شفاف، رابط کاربری آسان، و پشتیبانی ۲۴×۷ لذت ببرید.

محاکمه آزاد خود را شروع کنید or با تیم ما صحبت کنید.

چگونه نرم افزار مناسبی را برای بهینه سازی فرآیند انتخاب کنیم؟

نرم افزار بهینه سازی فرآیند کسب و کار یک روند رو به رشد در بازاریابی دیجیتال است. این روشی است برای خودکار کردن فرآیند بهبود وب سایت های مشتری و صفحات فرود، از جمله نحوه ساختار آنها و محتوایی که استفاده می کنید. نرم‌افزار بهینه‌سازی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با تلاش کمتر و هزینه‌های کمتر نسبت به خودکارسازی این فرآیند به مخاطبان هدف خود دست یابند.

نیازهای خود را تعیین کنید

قبل از انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب و کار خود، باید اهداف خود را بشناسید. به عنوان مثال، آیا از آن برای مقاصد گزارش استفاده می کنید؟ آیا می خواهید فرصت ها را بر اساس داده های تاریخی شناسایی کنید؟ یا می خواهید بتوانید بر اساس داده های زنده تغییرات بلادرنگ ایجاد کنید؟ هنگامی که این موضوع را مشخص کردید، در نظر بگیرید که چه مقدار داده را می توان در هر زمان معین پردازش کرد و چه مدت طول می کشد تا نرم افزار گزارش تولید کند.

در نهایت، به این فکر کنید که کاربرپسندی برای هر نرم افزار چقدر حیاتی است. برخی از ابزارها ساده تر از سایرین هستند و اگر به اندازه کاربر پسند نباشند، ویژگی های بیشتری را ارائه می دهند. به عنوان مثال، ابزارهای ساده تر ممکن است به مراحل بیشتر یا مداخله دستی نیاز داشته باشند، در حالی که دیگران به کاربران اجازه می دهند بدون نیاز به توانایی های فنی پیشرفته به یک رابط وب ساده دسترسی داشته باشند.

یک فهرست کوتاه از راه حل های بهینه سازی ایجاد کنید

فهرست کوتاهی از فروشندگان نرم افزار مکان خوبی برای شروع است. شما می توانید آنها را با جستجو در وب یا پرسیدن از همتایان خود بیابید. هنگامی که وب سایت آنها را بررسی می کنید، به دنبال موارد زیر باشید:

لیستی از ویژگی ها و مزایایی که نیازهای بهینه سازی شما را برآورده می کند
اطلاعات قیمت گذاری
گزینه های صدور مجوز، از جمله راه حل های مبتنی بر ابر (در صورت وجود)
گزینه های پشتیبانی مشتری

زمان و بودجه مورد نیاز برای اجرا را درک کنید

قبل از شروع جستجوی خود برای نرم افزار بهینه سازی کامل، باید بدانید که برای پیاده سازی نرم افزار چقدر زمان و بودجه لازم است. این بدان معناست که چقدر زمان لازم است تا کارکنان خود را به سرعت در سیستم جدید ارتقا دهید و چه مدت قبل از مشاهده نتایج ملموس از کار آنها.

همچنین مهم است که در نظر بگیرید که آیا هزینه های اضافی مرتبط با اجرای یک راه حل بهینه سازی وجود دارد یا خیر. به عنوان مثال، برخی از شرکت ها ممکن است به سرور اختصاصی نیاز داشته باشند زیرا حجم ترافیک بالایی دارند و الگوریتم های پیچیده ای دارند که هر روز اجرا می کنند.

فروشنده مناسب را شناسایی کنید

یک فروشنده خوب یک نسخه آزمایشی رایگان را ارائه می دهد و یک مدل پشتیبانی برای کمک به مشتریان در موفقیت دارد. همچنین بسیار مهم است که بدانید استفاده از نرم افزار چقدر هزینه دارد و همچنین نقشه راه محصول آینده چگونه به نظر می رسد و آیا برنامه هایی برای ارتقاء وجود دارد یا خیر. این را می توان با صحبت با مراجع مشتری یا بررسی نظرات در سایت های شخص ثالث مانند G2 Crowd، Capterra یا TrustRadius انجام داد، که اطلاعات دقیقی درباره محصولات و خدمات فروشندگان ارائه می دهند.

نرم افزار بهینه سازی می تواند ابزار قدرتمندی باشد.

نرم‌افزار بهینه‌سازی برای وب‌سایت‌هایی که در حال حاضر عملکرد خوبی دارند، مؤثرتر است. این می تواند به شما کمک کند تا استراتژی سئوی موجود خود را با ارائه داده ها و بینش هایی در مورد اینکه مردم چگونه وب سایت شما را پیدا می کنند و جایی که می توان بهبودها را انجام داد، بهبود بخشید. این می تواند یک ابزار قدرتمند در زرادخانه دیجیتال مارکتینگ شما باشد، اما محدودیت هایی دارد. نرم افزار بهینه سازی لزوما بهترین انتخاب برای همه وب سایت ها نیست، زیرا ممکن است برای برخی از مشاغل بسیار پیچیده یا گران باشد. همچنین برای پیاده سازی موفقیت آمیز بهینه سازی در وب سایت شما زمان و تلاش لازم است.

در نهایت، شما باید بهترین تصمیم را برای کسب و کار خود بگیرید. اگر یک شرکت جدید هستید، دانستن اینکه چه نوع نرم افزاری برای شما بهتر کار می کند ممکن است چالش برانگیز باشد. با این حال، لازم است قبل از تصمیم گیری نهایی درباره اینکه هر ابزار بهینه سازی چگونه می تواند برای شرکت شما مفید باشد، تحقیق کنید و بیشتر بدانید.

از الگوهای آماده استفاده کنید و فرآیندهای کسب و کار خود را در 15 دقیقه خودکار کنید.

محاکمه آزاد خود را شروع کنید or با تیم متخصص ما به صورت رایگان مشورت کنید.

نتیجه

اگر می‌خواهید یک کسب‌وکار موفق و پرسود را اداره کنید، باید بهبود مستمر را درک کرده و آن را در اولویت قرار دهید. برای اجرای بهبود فرآیند، باید عملکرد فعلی خود را ارزیابی کنید، تنگناها را شناسایی کنید و علل آنها را کشف کنید. سپس، با تیم های خود برای رسیدگی به چالش ها و ارزیابی نتایج همکاری کنید.

با تجزیه و تحلیل منظم اثربخشی فرآیندهای خود، می توانید موانع موفقیت را از بین ببرید و افراد خود را برای ارائه نتایج بالاتر توانمند کنید.

پاسخ به برخی سوالات مهم

چگونه فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشیم؟

ساده‌سازی اثربخشی کلی فرآیند موجود مستلزم شناخت و تقویت آن است. به عبارت دیگر، شما یک فرآیند را در پیش گرفته اید و رویکرد بهتری برای تکمیل آن ارائه می کنید.

شرکت شما احتمالاً بر رویه‌های زیادی مانند نظارت بر سفارش‌های خرید و تأیید درخواست‌های سفر هر روز متکی است. هر کدام برای سلامت و عملکرد شرکت شما ضروری است.

با این حال، اگر به‌روزرسانی یا به‌صورت دستی انجام نشوند، چنین رویه‌هایی می‌توانند بی‌اثر شوند و هزینه‌ای را به همراه داشته باشند و زمان را هدر دهند.

هفت مرحله زیر برای بهبود فرآیندها ضروری است: