آیا ما در نرم افزار زیاده روی کردیم؟

کمی بیش از یک دهه از زمان معروف مارک آندریسن می گذرد اعلام کرد که نرم افزار دنیا را می خورد. حق با او بود. اکنون، ما در مرحله جدیدی هستیم: نرم افزار قدرتمندی به هر طرف که نگاه کنیم وجود دارد، و ما مصرف کرده ایم it بدون توجه به اثرات بلند مدت به حدی که امروز با یک سوال کنایه آمیز روبرو هستیم: پرخوری کردیم؟ 

بشقاب های ما مطمئناً پر از هر نوع برنامه ای است که قابل تصور است، و همه آنها بسیار وسوسه انگیز هستند. آیا می دانید تا به حال برای چند برنامه ثبت نام کرده اید؟ شاید ده ها، یا حتی صدها؟ میانگین تعداد برنامه‌های مستقر در هر مشتری Okta 22 درصد افزایش داشته است 4 سال گذشته روسای فناوری اطلاعات که من با آنها صحبت می کنم اغلب به شوخی می گویند که شرکت های آنها برنامه های SaaS بیشتری نسبت به کارمندان دارند.

این می توان مشکل باشد و شما باید به این اهمیت بده سازمان هایی که اجازه می دهند اشتهای خود بدون کنترل رشد کند با سه خطر عمده روبرو هستند:

• هزینه: با تبدیل شدن کار از راه دور به استاندارد، شاهد بوده ایم که نرم افزار به دومین خط هزینه برای بسیاری از شرکت ها تبدیل شده است. با این حال، تا 25 درصد از برنامه های SaaS و مجوزها بلااستفاده می مانند. اگر دو مخارج اصلی شرکت شما افراد و فناوری است، شما در حال هدر دادن یکسری پول برای یکی از مخارج اصلی خود هستید.
• خطرات انطباق: برای فروش نرم‌افزار مبتنی بر ابر یا ذخیره داده‌های مشتری در فضای ابری، باید مطابق با استانداردهای SOC2، ISO 27001 یا حتی SOX باشید یا بمانید. شرکت و داده های آن را به عنوان یک قلعه در نظر بگیرید. شما باید به حسابرسان ثابت کنید که به خوبی محافظت شده است. اکنون هر برنامه را به عنوان پنجره، درگاه، پل یا نقطه ورودی قلعه خود تصور کنید. هرچه تعداد برنامه‌ها بیشتر باشد، بررسی دقیق‌تری از حسابرسان دریافت خواهید کرد.
• بهره وری عملیاتی: تفاوت بین یک سرآشپز خوب و یک سرآشپز در کلاس جهانی در این است که چگونه کارکنان خود را مدیریت می کنند تا با تمام مواد اولیه در دسترس باشند. تیم شما مطمئناً وقتی از چندین نوع از یک برنامه استفاده می‌کند، مانند دوشنبه، جیرا، آسانا یا کلیک‌آپ، به خوبی همکاری نمی‌کند. همچنین، بلیط های پشتیبانی داخلی با تعداد برنامه های مورد استفاده به طور تصاعدی رشد می کنند.

با این وجود (و برای پیش بردن استعاره غذا یک قدم جلوتر)، بسیاری از برنامه هایی که شرکت شما در واقع از آنها استفاده می کند هستند مواد لازم برای ساخت یک محصول عالی به هر حال، ساخت یک شرکت فناوری پیچیده است. و برای انجام موثر آن به اجزا و ابزار مناسب نیاز دارید. با این حال، ترفند استفاده از آنها - تبدیل شدن به یک رستوران نرم افزاری 3 ستاره میشلن - این است که به این فکر کنید که چگونه به طور ماهرانه همه نرم افزارهای خود را مدیریت کنید. 

یکی از روش‌های دستیابی به این هدف، باز کردن پتانسیل کامل شرکت از طریق فناوری، این است که اولویت های فناوری اطلاعات، امنیت و تدارکات را تغییر دهید - تیم هایی که عموماً به عملیات نرم افزاری اهمیت می دهند. به جای اینکه آنها را مجبور به رفع مشکلات کنید (مثلاً حل کردن بلیط های IT)، به آنها کمک کنید زیرساخت هایی ایجاد کنند که کارمندان را قادر می سازد تا خودشان نرم افزار را راه اندازی کنند و به آنها تبدیل شوند. نیروی کار خودگردان.

La نرم افزارنهضت یا آن …؟

اما اول: چگونه به اینجا رسیدیم، به امروز که شرکت‌ها در SaaS زندگی می‌کنند و در شرایطی زندگی می‌کنند که من به شوخی از آن یاد می‌کنم. نرم افزارنهضت؟ دلایل اعتیاد به نرم افزار ما چیست؟

تجربه کاربری بهتر نرم افزارهای مدرن، نرم افزارهای سنتی سازمانی را جدا کرده است

کارمندان برای موفقیت در کار از اپلیکیشن های تخصصی تری استفاده می کنند. ما برای استفاده از محصولات مایکروسافت استفاده می شود تقریبا برای همه چیز اکنون به جای اکسل از Airtable، به جای Word از Notion و به جای پاورپوینت از Pitch استفاده می کنیم. برای قرار دادن برخی اعداد پشت آنچه که بسیاری از ما در زندگی روزمره خود می بینیم: بیش از 42 درصد از مشتریان Office365 Okta اکنون به جای استفاده از تیم های مایکروسافت، Zoom را نیز به کار می گیرند و 26 درصد از آنها با وجود داشتن OneDrive از Box نیز استفاده می کنند.

افراد به دلیل پذیرش آسان و رایگان از برنامه های بیشتری استفاده می کنند

به طور سنتی، محصولات سازمانی از بالا به پایین فروخته می شدند: CIO تصمیم گرفت Salesforce یا Microsoft Office را بخرد و آنها به پیش فرض کل شرکت تبدیل شدند. اما استارت آپ هایی مانند Slack و Dropbox رشد از پایین به بالا را رایج کرد، و امروز، 67 درصد از شرکت های توسعه دهنده (به عنوان مثال Datadog یا AWS) یک طرح یا آزمایش رایگان دارند. ما دیگر نیازی به برقراری تماس با فروشندگان یا درخواست مجوز از IT نداریم - ما به سادگی برای نسخه رایگان ثبت نام کنید از ابزار

به طور خلاصه: برنامه ها اینجا، آنجا، همه جا هستند. ولی آیا زیاده روی کردیم؟ آیا ما در واقع از برنامه های زیادی استفاده می کنیم؟ فکر نمی کنم برعکس، نرم افزار می تواند به ما قدرت های فوق العاده بدهد تا کسب و کار را سریعتر به جلو ببریم. 

با فناوری به عنوان یک محرک تجاری رفتار کنید

به فکر ماشینت باش ایجاب می کند 30,000 قسمت برای ایجاد فقط یک ماشین اما به جای کاهش تعداد قطعات، سازندگان خودرو در عوض موثرترین روش را برای مونتاژ خودرو توسعه دادند. این نوآوری از نحوه گردآوری قسمت های مختلف به وجود آمد. به عنوان مثال سیستم تولید تویوتاکه "تولید ناب" نیز نامیده می شود، به یک عامل اصلی تمایز رقابتی برای تویوتا تبدیل شد. یک اصل به حداقل رساندن ضایعات و بهبود مستمر عملیات با آوردن سریع مشکلات به سطح بود. توسعه نرم‌افزار چابک و متدولوژی «استارت‌آپ ناب» از سیستم «ساخت، اندازه‌گیری، یادگیری» تویوتا الهام گرفته شده است. 

مشابه تویوتا، شرکت ها باید به این فکر کنید که چگونه اصول عملکرد خود را در مورد نرم افزار تغییر دهید و آنها را به a تبدیل کنید متمایز کننده رقابتی. رویکردهای سنتی برای مدیریت فناوری کافی نیستند. شرکت ها اغلب فکر می کنند که تمرکز راه حل است، اما در این مورد، اینطور نیست. علاوه بر عوامل دیگری مانند امنیت و انطباق، برنامه‌های زیادی وجود دارد که نمی‌توان با آن‌ها مبارزه کرد.

مدیریت متمرکز نرم افزار دشمن است

در سال 1944، سازمان اطلاعات مرکزی یک راهنما منتشر کرد در مورد چگونگی خرابکاری در محل کار خود نکته شماره 1 این بود که هرگز از میانبر استفاده نکنید و همیشه از یک "کانال" متمرکز عبور کنید. به آخرین باری فکر کنید که به یک برنامه یا مجوز نیاز داشتید. شما باید از طریق یک کانال ایجاد شده توسط بلیط IT بروید و منتظر ماندید. یا آخرین باری که نیاز به خرید یک نرم افزار جدید داشتید چطور؟ می تواند 2 تا 3 ماه طول بکشد تا زمانی که تمام تأییدیه های لازم برای خرید یک برنامه را دریافت کنید. 

در اینجا به این می پردازیم که چرا متمرکزسازی کار نمی کند، و چرا رویکردهای رفع آن ممکن است نتیجه را از دست بدهند.

متمرکز شدن گلوگاه ایجاد می کند

بیش از نیمی از همه برنامه‌ها توسط کارشناسان موضوعی در تیم‌های مختلف تهیه و مدیریت می‌شوند - بسیاری از آنها فقط می‌خواهند ابزارهای خود را به دست آورند و به کار مشغول شوند. با این حال، بخش هایی مانند فناوری اطلاعات، امنیت یا تدارکات باید در مورد اکثر این درخواست ها کمک کنند. بر اساس آنچه که می بینیم، بین 40 تا 60 درصد از تمام بلیط های فناوری اطلاعات مربوط به مشکلات دسترسی به نرم افزار است که به طور متوسط ​​حدود 19 ساعت طول می کشد تا حل شود. کارمندان منتظر مانده‌اند و ادمین‌ها با مشغله‌هایی مانند ایجاد حساب کاربری سرکوب می‌شوند. سربار مدیریت با هر برنامه اضافی افزایش می یابد. 

تمرکز به سطل های نشتی منجر می شود

شرکت ها همچنین نظارت را متمرکز می کنند تا خطرات هزینه، انطباق یا امنیت را کاهش دهند. منطق درست است، زیرا کارکنان نباید فقط نرم افزارهای تکراری بخرند یا مجوزهای مدیریت بیش از حد دریافت کنند. با این حال، بررسی صدها برنامه و هزاران حساب با یک رویکرد متمرکز مقیاس‌پذیر نیست – سطل‌های نشتی ایجاد می‌کند، جایی که کارمندان همچنان بدون اینکه کسی بداند برنامه‌ها را دریافت می‌کنند و دسترسی غیرضروری به آن‌ها را حفظ می‌کنند. مثلا، 25٪ یا بیشتر از نرم افزار در اکثر شرکت ها استفاده نشده است. یا، تیم امنیتی Segment سال گذشته این را نشان داد 60 درصد از 669 نقش مدیر آن به طور فعال مورد استفاده قرار نگرفتند.

تعداد بیشتر کار راه حل نیست

اغلب، تیم‌های عملیاتی مخالفت می‌کنند که آنها به اندازه سایر بخش‌ها بودجه ندارند، که باعث می‌شود کندتر از آنچه واقعاً می‌خواهند حرکت کنند. بنابراین، چرا ما به طور مداوم تعداد سرپرستان را با تعداد برنامه هایی که استفاده می کنیم افزایش نمی دهیم؟ با این حال، موضوع دقیقاً در این سؤال نهفته است و با این فرض که مشکل تنها با کمک و نظارت متمرکز حل می شود. این راه حلی است که مقیاس ندارد.

تمرکز مدیریت نرم افزار چیز عجیبی است. سعی می‌کند کارها را آسان‌تر کند، اما به نوعی، با افزایش تعداد برنامه‌ها، اوضاع را برای همه بدتر می‌کند. بنابراین، چگونه می توانیم نقش تیم ها را دوباره تصور کنیم که به عملیات نرم افزار اهمیت می دهند - یعنی فناوری اطلاعات، امنیت و تدارکات؟

مسیر سازگار را به مسیر آسان تبدیل کنید

بیایید با آن روبرو شویم: کارمندان تقریباً همیشه ساده ترین راه را برای ارزش گذاری انتخاب می کنند. اگر رویکرد شما برای مدیریت نرم‌افزار متمرکز و با تنگناهای فراوان باقی بماند، کارمندان با انجام کارهایی مانند خرید مخفیانه نرم‌افزار، به کار بر روی خط‌مشی‌های شما ادامه خواهند داد. این یک چرخه معیوب است. برای اینکه بسیاری از افراد مسئولانه عمل کنند - و رابطه بین فناوری اطلاعات/امنیت/تدارکات و بقیه سازمان را تغییر دهند- مسیر سازگار باید به راحت ترین مسیر تبدیل شود. 

خودگردانی رویکرد جدیدی برای مدیریت نرم افزار است

مقابله با این پیچیدگی تنها زمانی اتفاق می افتد که کنترل و مسئولیت را به کارمندان و تیم های آنها برگردانیم. به جای اینکه به مردم غذا بدهید، به مردم یاد می‌دهید چگونه آشپزی کنند بدون اینکه خودشان بسوزند. اساساً، هدف یافتن راهی است که در آن انگیزه ها همسو شوند تا کارکنانی که به مقرون به صرفه ترین و مطمئن ترین راه عمل می کنند، مشکلات خود را نیز سریعتر حل کنند. 

ما قبلاً مشروط شده‌ایم که وقتی نوبت به خرید غذا و بنزین می‌رسد - و حتی ورود به هواپیما - این کار را خودتان انجام دهیم، پس چرا با مدیریت نرم‌افزار سازمانی این کار را نکنیم؟ به جای درخواست پشتیبانی از IT (یا کار از طریق «کانال‌ها»، همانطور که سیا در راهنمای خرابکاری در محل کار توضیح داده است)، IT می‌تواند کارمندان را قادر سازد تا سریع و مسئولانه به خودشان کمک کنند. به جای اینکه بازوی اعدام متمرکز باشید، امنیت، تدارکات و فناوری اطلاعات باید به پلتفرم داخلی شرکت تبدیل شود که کارکنان را با زیرساخت های مناسب قادر می سازد.

اتوماسیون عالی است، اما به پشتیبانی متمرکز نیاز دارد و با صدها برنامه مقیاس پذیر نیست.

اتخاذ یک فرآیند و ساختار برای خودگردانی مشکل مهمی است که باید حل شود، زیرا مستقیماً بر نتیجه نهایی تأثیر می گذارد. سازمان‌هایی که تمرکز خود را بر تکامل از راه‌اندازی متمرکز سیستمیک خود به یکی از سلف‌سرویس‌ها ندارند، در معرض هدر دادن مقادیر زیادی پول برای نرم‌افزارهای بلااستفاده، مخفی کردن حسابرسی انطباق بعدی و ناکارآمدی کل سازمان هستند. این یک اولویت رهبری برای تغییر نحوه عملکرد سازمان خود، به طوری که می تواند با استفاده استراتژیک از برنامه های شخص ثالث به جای غرق شدن در آنها، پتانسیل کامل خود را باز کند.

سوالی که شرکت ها باید از خود بپرسند این است چگونه می توان سلف سرویس را در مکان های مختلف رمزگذاری کردe. مثلا:

• هنگامی که IT گردش کاری را در مورد اینکه چه کسی باید کدام برنامه را تأیید کند ایجاد می کند، کارمندان می توانند برنامه ها، مجوزها، ابزارهای داخلی یا حتی منابع توسعه دهنده را بدون کمک IT درخواست کنند. 
• اگر تدارکات سیستمی را در مورد اینکه چه کسی نیاز به تایید نوع خرید نرم افزار دارد ایجاد کند، کارمندان می توانند ادامه دهند و از آن سیستم سلف سرویس استفاده کنند. 
• اگر امنیت روشی را برای اعطای دسترسی به برنامه‌ها یا مجوزهای حساس فقط برای یک پنجره زمانی خاص پیاده‌سازی کند، نیازی نیست همیشه دسترسی را به‌طور مرکزی بررسی کنند.

خودگردانی را در اهداف خود بگنجانید

همه این مثال ها نشان می دهد که چگونه نقش تیم های عملیات نرم افزاری می تواند تغییر کند: به جای حل کردن بلیط های پشتیبانی یا هشدارها، آنها می توانند روی رمزگذاری سیستم به روش صحیح و مربیگری کل سازمان در طول مسیر تمرکز کنند. فراتر از آن، رویکرد دیگری برای تغییر مدیریت فناوری از طریق نیروی کار خودگردان این است که همه رهبران تیم خود را تشویق کنید در سراسر سازمان شما به سلف سرویس را در آنها بگنجانید OKR ها or V2MOM روند. 

به عنوان مثال، فناوری اطلاعات معمولاً هدفی حول محور کاهش نیازهای تعداد کارکرد عملیاتی از طریق اتوماسیون دارد. اتوماسیون عالی است، اما به پشتیبانی متمرکز نیاز دارد و با صدها برنامه مقیاس پذیر نیست. در عوض، فناوری اطلاعات می‌تواند از طریق سلف‌سرویس تلاش کند تا نیازهای تعداد کارکرد عملیاتی را کاهش دهد. یا، IT گاهی اوقات هدفی را در مورد کاهش زمان پاسخگویی به بلیط ها اضافه می کند. باز هم، این هدف با این فرض ایجاد می شود که کمک باید متمرکز باشد. در عوض، سعی کنید یک هدف اضافه کنید تا درصد درخواست‌هایی را که نیازی به لمس اولیه IT ندارند، کاهش دهید.

Up تا 25٪ از برنامه های SaaS و مجوزها بلااستفاده می مانند. اگر دو مخارج اصلی شرکت شما افراد و فناوری است، شما در حال هدر دادن یکسری پول برای یکی از مخارج اصلی خود هستید.

خودگردانی نیز می تواند با الف شروع شود تمرین کوچک برای کاهش هزینه SaaS. مدیریت صدها فروشنده به صورت مرکزی غیرممکن است، اما ممکن است کاری به سادگی ارسال ایمیل به هر کاربر Outreach.io یا Smartsheet انجام شود که توضیح دهد شما سعی می کنید در هزینه های نرم افزاری صرفه جویی کنید. اگر آنها دیگر از نرم افزار استفاده نمی کنند یک 👍 درخواست کنید تا بتوانید مجوز را پس بگیرید.

یا، از همه مدیران برنامه خود بخواهید که به کاهش هزینه های اضافی کمک کنند. یک صفحه گسترده مشترک از برنامه‌های نرم‌افزاری و هزینه‌های سالانه ایجاد کنید، سپس از آن‌ها بخواهید با حذف مجوزها یا لغو کامل برنامه‌ها، تا حد امکان هزینه را کاهش دهند. برای اینکه این یک چالش تیمی باشد و انگیزه‌ها را هماهنگ کنید، به ازای هر برنامه استفاده نشده یا اضافی که حذف می‌کنند، یک جایزه و به سه مدیر برتری که بیشترین هزینه را در SaaS کاهش می‌دهند، یک انگیزه پولی بدهید. این رویکرد اولین نگاهی به معنای داشتن نیروی کار خودگردان به شما می دهد.

هنوز سیر شدیم؟

ایجاد یک شرکت فناوری پیچیده است - به خصوص امروزه. به جای اینکه از همه ابزارهایی که استفاده می کنیم ابراز تاسف کنیم، استفاده بهتر از انرژی ممکن است راهی کارآمد برای مدیریت ابزارها و فرآیندهای زیربنایی آنها باشد. توانمندسازی تیم‌ها و کارمندان از طریق خودگردانی می‌تواند به یک تمایز رقابتی تبدیل شود. نه تنها کارمندان احساس می‌کنند بخشی جدایی‌ناپذیر از فرآیند هستند و بنابراین در موفقیت آن نقش دارند، بلکه آن‌هایی که در فناوری اطلاعات، امنیت و تدارکات فعالیت می‌کنند، به جای حل‌کننده‌های بلیت یا هشدار، به توان‌بخش‌های واقعی تبدیل می‌شوند. 

بنابراین، بله، ممکن است ما یک بوفه SaaS که همه چیز می توانید بخورید در مقابل خود داشته باشیم، اما ابزار و دانشی داریم که اشتهای خود را سیر کنیم و همه این انتخاب ها را به نفع خود انجام دهیم. برای تغییر رابطه ما با نرم افزار فقط اراده لازم است.

ارسال شده در 27 سپتامبر 2022