پایان ماه یک زمان استرس زا برای بسیاری از بخش های حساب های پرداختنی است. ایجاد گزارش های بسته می تواند یک کار یکنواخت و وقت گیر باشد، به ویژه برای کسانی که هنوز برای انجام کار به فرآیندهای دستی وابسته هستند.
خوشبختانه، تعداد فزاینده‌ای از سازمان‌ها با این واقعیت بیدار می‌شوند که لازم نیست اینگونه باشد. در طول همه‌گیری، بسیاری فرآیندهای خود را دوباره ارزیابی کردند و به سرعت متوجه ارزشی شدند که اتوماسیون حساب‌های پرداختنی (AP) می‌تواند به همراه داشته باشد، نه تنها
هنگامی که صحبت از ساده کردن عملیات و پشتیبانی از همکاری از راه دور می شود، اما همچنین در صدر اطلاعات در زمان واقعی قرار می گیرد. در زیر برخی از راه‌هایی که برای دستیابی به این امر کمک می‌کند آورده شده است.
صرفه جویی در زمان و منابع
اتوماسیون AP به روش های مختلف به افزایش کارایی و دقت گزارش پایان ماه کمک می کند. یکی از تاثیرگذارترین آنها از طریق اتوماسیون بسیاری از فرآیندهای دستی خسته کننده درگیر در گزارش پایان ماه است. این فرآیندها بیهوده طول می کشد
زمان قابل توجهی را افزایش می دهد و تیم های AP را بسیار بیشتر از زمان لازم در دفتر پشتیبان نگه می دارد. آنها همچنین بسیار بیشتر در معرض خطاهای انسانی هستند، به ویژه در هنگام عجله برای خلاصه کردن اطلاعات مالی در پایان هر ماه. با این حال، بسیاری از فرآیندهای
از تطبیق فاکتور گرفته تا تأیید داده ها، می تواند به سرعت و به راحتی خودکار شود و در زمان با ارزش صرفه جویی شود و به طور همزمان خطاهای پرهزینه حذف شوند.
اتوماسیون AP همچنین می تواند برای استانداردسازی روش های گزارش دهی دستی استفاده شود. بسیاری از این رویه ها بسته به اینکه چه کسی آنها را اجرا می کند بسیار متفاوت است، که می تواند به سرعت منجر به سردرگمی و اشتباه سایر اعضای تیم شود. استاندارد کردن آنها از طریق یک مرکز
اتوماسیون AP به سازمان ها کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که همه همیشه در یک صفحه مالی هستند. علاوه بر این، رویه‌های مستند، بالاترین سطح سرعت و دقت را هنگام رسیدگی به گزارش‌های پایان ماه و همچنین سایر فرآیندهای حسابرسی فراهم می‌کنند.
ساده سازی مدیریت داده ها و افراد
یکی دیگر از ملاحظات کلیدی در طول گزارش پایان ماه، خود داده است، که اغلب می تواند تحت فرآیندهای دستی و مبتنی بر کاغذ، دفن یا به تاخیر بیفتد. اتوماسیون AP با حذف فاکتورهای کاغذی، ارائه گزارش در زمان واقعی، دید بسیار بیشتری ایجاد می کند.
و ایجاد گزارش های آماده برای استفاده و سفارشی برای پایان ماه / پایان سال. در نتیجه، داده‌های مربوطه همیشه در صورت نیاز در دسترس ذینفعان مناسب است.
همچنین می توان از آن برای بهبود همکاری تیمی استفاده کرد. عملیات موثر AP متکی به همکاری اعضای تیم برای ارائه پروژه ها به سرعت و کارآمد است. اتوماسیون AP این کار را با ایجاد شفافیت در سراسر تیم ها امکان پذیر می کند، بنابراین همه متوجه می شوند
مسئولیت های محول شده به یکدیگر همچنین از همکاری، بدون در نظر گرفتن زمان، شرایط یا مکان، با تأییدیه‌های صورت‌حساب و درخواست‌هایی که به جای روزها یا هفته‌ها در چند ثانیه یا چند دقیقه حل می‌شوند، پشتیبانی می‌کند.
هدایت بهره وری عملیاتی در سراسر کسب و کار
بهینه‌سازی کارایی در تمام جنبه‌های عملیات برای رقابتی ماندن در یک بازار جهانی دائماً در حال تحول بسیار مهم است. اتوماسیون AP به طور یکپارچه وظایفی را انجام می دهد که ممکن است برای تکمیل آنها ساعات زیادی از زمان کارمندان را ببرد. همچنین می تواند آن را در زمان واقعی انجام دهد،
از هر دستگاه یا مکانی، در یک محیط مشارکتی و ایمن، صرفه جویی در زمان و هزینه و در عین حال افزایش کارایی و بهره وری.
اتوماسیون AP می‌تواند گزارش‌های بسته شدن پایان ماه را بدون دردسر کند - در صورتی که فرآیندهای مناسب انجام شود. هدف نهایی با هر اتوماسیونی، از بین بردن تعقیب کاغذی گیج کننده مرتبط با پردازش دستی و پشتیبانی از همکاری در زمان واقعی است.
هر مکان این نه تنها اعضای تیم را آزاد می‌کند تا روی فعالیت‌های استراتژیک و نوآورانه‌تر کار کنند، بلکه داده‌های مالی مهم را در صورت نیاز در اختیار افرادی قرار می‌دهد که به آن نیاز دارند و امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر و آگاهانه‌تر را فراهم می‌کند.
در تمام سطوح کسب و کار
