چگونه اتوماسیون فرآیند رباتیک در مدیریت ایمیل می تواند بر مربیان تأثیر بگذارد

اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) افراد را قادر می سازد تا انجام انواع خاصی از وظایف تکراری را که اغلب به صورت دستی انجام می شوند متوقف کنند. از آنجایی که بسیاری از افراد اکنون زمان گرانبهایی را صرف رسیدگی به نیازهای مدیریت ایمیل می کنند، جای تعجب نیست که آنها به نحوه کمک RPA به صندوق ورودی خود نگاه کرده اند. در اینجا چند نمونه از چگونگی بهبود عملکرد در بخش آموزش و کمک به معلمان سخت کوش برای آزاد کردن وقت خود آورده شده است.

کاهش وظایف تایپ

برخی از ابزارهای RPA می‌توانند ایمیل‌های دریافتی و خروجی را قبل از اینکه مربیان ببینند مدیریت کنند. بسیاری از مشغله های کاری را که اغلب شامل بسیاری از روزهای کاری معمولی آنها می شود، حذف می کند.

چنین راه حل هایی به طور کلی محتوای ایمیل را به عنوان اولین گام ارزیابی می کنند. سپس، آنها برای آنچه ایمیل می‌گوید، یک امتیاز اطمینان ایجاد می‌کنند. اگر سیستم RPA از اطمینان بالایی برخوردار باشد، پاسخی را بدون نظر معلمان یا هر شخص دیگری که در مدیریت ایمیل دخیل است ارسال می کند. مربیان تنها زمانی درگیر می شوند که ابزار RPA اعتماد کمی به محتوای ایمیل داشته باشد و به راهنمایی نیاز داشته باشد.

چنین تنظیماتی به ویژه زمانی مفید هستند که والدین ایمیل هایی را ارسال می کنند که پاسخ دادن به آنها آسان باشد. یک مربی ممکن است الگوهای خاصی را برای استفاده از ابزار RPA تنظیم کند. سپس، تنها زمانی که محتوای ایمیل پیچیده‌تر است، باید پاسخ‌های دقیق‌تری را تایپ کنند.

مثالی را در نظر بگیرید که در آن دانش آموزان تکالیف خود را از طریق ایمیل ارسال می کنند. یک مربی می‌تواند از RPA برای تأیید دریافت اثر یا پرچمی استفاده کند که یادگیرنده فراموش کرده است پیوست لازم را اضافه کند.

RPA همچنین در دوره هایی مانند شروع سال تحصیلی، زمانی که یک مربی ممکن است نیاز به ارسال ایمیل های خوش آمدگویی به ده ها دانش آموز جدید و والدین آنها داشته باشد، ارزشمند است. معلمان هنوز باید نکات شخصی را به مکاتبات اضافه کنند، اما می توانند برخی از محتوای ایمیل را که باید در هر پیام وجود داشته باشد حذف یا کاهش دهند.

"RPA می تواند پاسخ های ایمیل را بدون هیچ گونه ورودی از معلمان ارسال کند." 

صرفه جویی در زمان در طول وظایف ضروری

بسیاری از معلمان مشاغل دارای عناصر تکرار و فردی هستند. برنامه ریزی درسی یک مثال عالی است. معلمان معمولاً از چارچوب های خاصی پیروی می کنند تا اطمینان حاصل کنند که محتوای درس با استانداردهای ایالتی یا ملی مطابقت دارد. با این حال، آنها همچنین برنامه ها را برای هر دانش آموز، بسته به نقاط قوت و نیازهای یادگیرنده، تنظیم می کنند.

در اسکاتلند، شورای شهر آبردین برای اولین بار در کشور از RPA برای ایجاد طرح های درسی استفاده کرد. این برنامه RPA باعث تغییرات مثبت شد معادل استخدام 14 معلم دیگر زیرا باعث صرفه جویی در زمان شد

برخی از برنامه های درسی حتی شامل آموزش نحوه ارسال ایمیل به زبان آموزان می شود. این محتوا به ویژه برای زبان آموزان جوان یا افرادی که انگلیسی را به عنوان زبان دوم یاد می گیرند مفید است.

ایمیل‌ها برای خیلی‌ها بخشی جدایی‌ناپذیر از زندگی روزمره هستند، اما همه باید یاد می‌گرفتند که چگونه آنها را ارسال کنند. یک راه حل RPA را تصور کنید که می تواند به معلمان کمک کند تا برنامه های درس را سریعتر ایجاد کنند، سپس محتوای موضوعی را مستقیماً در صندوق ورودی دانش آموزان توزیع کنند.

یک برنامه RPA که در اسکاتلند استفاده می‌شد، در زمان صرفه‌جویی زیادی کرد که معادل استخدام 14 مربی جدید بود. 

اطمینان از دیدن ایمیل‌ها توسط مربیان بر اساس سطح اولویت

ایمیل یک روش ارتباطی راحت است، اما می تواند به سرعت بسیار زیاد شود. به این دلیل که اکثر افراد صندوق ورودی خود را طوری تنظیم کرده اند که همه ایمیل ها را به محض رسیدن دریافت کنند. با این حال، بهترین روش برای مدیریت ایمیل این است که نحوه و زمان مدیریت پیام ها را اولویت بندی کنید. تقریباً مطمئناً خواهید دید که برخی نیاز به توجه فوری دارند و برخی دیگر اصلاً نیازی به پاسخ ندارند.

RPA می تواند در پس زمینه برای اولویت بندی ایمیل ها کار کند. برخی از سیستم ها به مرور زمان یاد می گیرند که کدام ایمیل ها کم و بیش مهم هستند. افراد همچنین می توانند تنظیمات را تغییر دهند تا ایمیل ها را در زمان های از پیش تعیین شده به صورت دسته ای ببینند. به این ترتیب، هر زمان که یک پیام جدید می رسد، کاربران قطع نمی شوند.

برخی از سیستم های RPA نیز یاد می گیرند که کلمات کلیدی خاص را تشخیص دهند. این موارد می تواند شامل «کودک بیمار»، «تکلیف دیرهنگام» یا «تکلیف از دست رفته» باشد. اینها همه مواردی هستند که ممکن است نیاز به توجه سریع معلم داشته باشند.

بسیاری از مربیان در چند سال گذشته با چالش‌های خارق‌العاده‌ای مواجه بوده‌اند و برخی نیز با چالش‌هایی روبرو بوده‌اند در حال حاضر با فرسودگی شغلی در نتیجه. یک مسئله این است که آنها اغلب باید زمان زیادی را صرف انجام کارهایی غیر از آموزش کنند. RPA می تواند به آن مشکل رسیدگی کند، به ویژه در رابطه با مدیریت ایمیل.

"برخی از سیستم های RPA می توانند ایمیل ها و یادگیری را در طول زمان اولویت بندی کنند که کم و بیش مهم است." 

بهبود زمان‌ها و رویه‌های پردازش

بسیاری از سیستم های آموزشی از محتوای ایمیل به عنوان یک سیستم هشدار اولیه استفاده می کنند. به عنوان مثال، عبارات خاصی می تواند دانش آموز در معرض خطر یا دانش آموزی با دیدگاه های افراطی را نشان دهد که می تواند خود یا دیگران را در معرض خطر قرار دهد.

در بریتانیا، وزارت آموزش و پرورش یک ابزار RPA به نام ربات خودکار که ثبت نامطلوب داده ها را نفی می کند - یا ARNOLD مستقر کرد. قبل از استفاده از ARNOLD، کارگران دست به کار شدند حدود 120,000 ایمیل از مردم هر سال با قرار دادن دستی داده ها در یک سیستم. این کار زمان قابل توجهی را صرف کرد، و به کسی نیاز داشت که پیامی را بخواند و آن را در زمینه درک کند، سپس قبل از اینکه به شخص مناسب برسد، آن را دسته بندی کند.

اکنون، ARNOLD هر ایمیل را بررسی می‌کند و آن را بر اساس سطح خطر طبقه‌بندی می‌کند و داده‌های مورد نیاز را به سیستم بخش آموزش وارد می‌کند. ابزار RPA صدها متغیر مرتبط با هر ایمیل را بررسی می کند تا در مورد نحوه طبقه بندی آن تصمیم بگیرد. این راه‌اندازی ورود اطلاعات دستی مرتبط با ایمیل‌های دریافتی را حذف کرده است.

اعضای کارکنان می گویند این تغییر به آنها کمک کرده است تا بر ارائه خدمات به جای مدیریت تمرکز کنند. همچنین تشخیص ایمیل‌هایی که نیاز به سریع‌ترین اقدام دارند، مانند ایمیل‌های مربوط به دانش‌آموزان در معرض خطر یا مدارس با عملکرد ضعیف را برای آنها آسان‌تر می‌کند.

اتوماسیون فرآیند رباتیک مدیریت ایمیل را ساده تر می کند

مربیان امروزی نمی توانند از نوشتن و پاسخ به ایمیل ها اجتناب کنند. با این حال، همانطور که این مثال‌ها نشان می‌دهند، یک ابزار اتوماسیون فرآیند روباتیک می‌تواند به آنها کمک کند در زمان صرفه‌جویی کرده و در کارهای مفیدتر و مرتبط‌تر شرکت کنند.

برخی از تصمیم گیرندگان دپارتمان آموزشی در انجام کارها به شیوه ای متفاوت تردید دارند، به خصوص اگر فرآیندهای جدید به منابع مالی نیاز داشته باشند. این بدان معناست که معلمان ممکن است نیاز داشته باشند به طور خاص در مورد میزان زمان و انرژی که در حال حاضر صرف نوشتن ایمیل می‌کنند و اینکه چگونه RPA می‌تواند بازی را تغییر دهد و به آنها اجازه می‌دهد زمان بیشتری را به بهترین کاری که انجام می‌دهند اختصاص دهند، صحبت کنند.