نحوه مدیریت کنترل های داخلی برای حساب های پرداختنی

نحوه مدیریت کنترل های داخلی برای حساب های پرداختنی

تمبر زمان: 17 نوامبر 2023، 2:59 صبح
نحوه مدیریت کنترل‌های داخلی برای حساب‌های پرداختنی، هوشمندی داده‌های PlatoBlockchain. جستجوی عمودی Ai.

همه کسب‌وکارها باید پرداخت‌هایی را که به افراد یا نهادهای دیگر بدهی دارند، به‌طور ماهرانه مدیریت کنند. این تابع، به عنوان حساب های قابل پرداخت، برای عملیات تجاری، مدیریت مالی و ایجاد روابط بلندمدت در هر صنعتی بسیار مهم است. 

تیم های حساب های پرداختنی باید تعادل بین سرعت و دقت را پیدا کنند تا پرداخت های مناسب را به شرکای مناسب دریافت کنند. به موقع. احتمال خطاهای مربوط به پرداخت‌ها مستلزم اجرای چندین کنترل حساب‌های پرداختنی در سراسر کشور است فرآیند حساب های پرداختنی. 

کنترل‌های داخلی حساب‌های پرداختنی با دقت توسعه یافته، به طور گسترده اجرا شده و به طور مداوم اصلاح شده‌اند تا از کسب‌وکارها در برابر خطرات پرداخت، صرفنظر از اینکه در کجای فرآیند AP منشأ می‌گیرند، محافظت شود. ما انواع مختلف کنترل‌های AP، بهترین شیوه‌های کنترل‌های داخلی قابل پرداخت حساب‌ها و نحوه مدیریت کنترل‌های AP را در چشم‌انداز دیجیتال امروزی بررسی خواهیم کرد.

آشنایی با کنترل های داخلی حساب های پرداختنی

وقتی نوبت به پرداخت وجوه می رسد – خواه به مشتری که بازگشت می دهد، فروشنده ای که مواد خام را ارسال می کند، یا یک نهاد دولتی که مالیات یا هزینه جمع آوری می کند – مهم است که خطاهای پردازش مانعی ایجاد نکند. کسب‌وکاری که پول بدهکار است، فاکتوری ارسال می‌کند، آن فاکتور توسط تیم AP پردازش می‌شود و سپس تیم AP وجوهی را برای صاحب فاکتور ارسال می‌کند. پس از تسویه وجوه، فرآیند تکمیل خواهد شد و تجارت می تواند طبق روال معمول ادامه یابد. 

کنترل های داخلی برای حساب های پرداختنی مجموعه‌ای از استانداردها و الزامات هستند که فرآیندهای AP را کارآمدتر می‌کنند، ریسک‌های تجاری مرتبط با عملکرد را کاهش می‌دهند و مدیریت بلندمدت نقدینگی را بهینه می‌کنند. به طور خلاصه، یک تیم AP کارآمد و موثر تأثیر مثبتی بر هر عملکرد تجاری پایین دستی خواهد داشت. 

ریسک های حساب های پرداختنی

حساب های قابل پرداخت خطرات بسیار فراتر از تأخیر در پرداخت و روابط تجاری آسیب دیده است. اگر به اندازه کافی شدید باشد، به دلیل مسائل مربوط به حساب های پرداختنی، می توان دوام کسب و کار را زیر سوال برد. برخی از بزرگترین خطرات در این عملکرد تجاری عبارتند از:

  • تقلب
  • پرداخت های دیر یا ناقص
  • عدم رعایت الزامات حسابرسی
  • مدیریت نامناسب فاکتور
  • اضافه پرداختها

عملکرد تجاری کنترل های حساب های پرداختنی

وقتی به درستی اجرا شود، کنترل‌های داخلی حساب‌های پرداختنی نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در طول فرآیند تقسیم می‌کنند، از صحت صورت‌حساب و پرداخت اطمینان می‌دهند، خطر پرداخت‌های متعدد را کاهش می‌دهند، دنباله کاغذی را حفظ می‌کنند که می‌تواند حسابرسی شود، و خطای انسانی را از ابتدا تا انتها کاهش می‌دهد. 

با وجود کنترل‌های مناسب AP، رهبران کسب‌وکار، مشتریان و سایر فروشندگان می‌توانند با آگاهی از اینکه خطر تقلب بسیار اندک است، بخوابند، انتقال وجوه سریع و دقیق انجام می‌شود، و نظارت مالی سازمان شما قابل اعتماد است. بهترین شیوه های کنترل های داخلی حساب های پرداختنی بسیاری وجود دارد که هر کسب و کاری باید آنها را در اولویت قرار دهد. بیایید وارد آنها شویم

انواع کنترل های داخلی برای حساب های پرداختنی

کنترل‌های داخلی حساب‌های پرداختنی به سه زیرمجموعه اصلی تقسیم می‌شوند: کنترل‌های تعهد به پرداخت، کنترل‌های ورود داده‌ها و کنترل‌های ورود پرداخت. هر دسته با مراحل اصلی فرآیند پرداخت مطابقت دارد: اعتبار سنجی صورتحساب های دریافتی، اطمینان از ثبت صحیح داده ها در داخل، و پرداخت مقدار مناسب وجوه به گیرنده پرداخت. 

الزام به کنترل پرداخت

اولین نوع کنترل‌های داخلی برای حساب‌های پرداختنی حول تعهد یک شرکت به پرداخت متمرکز است. هنگامی که فاکتورهای دریافتی برای یک کسب و کار ارسال می شود، کسب و کار باید اعتبار هر فاکتور. آنها باید با کالاها یا خدمات دریافتی مطابقت داشته باشند و نباید تکراری از فاکتورهایی باشند که قبلا پردازش شده اند. در این بخش از فرآیند، تیم AP شما باید با استفاده از روش‌های زیر بررسی‌های لازم را انجام دهد:

  1. تایید فاکتور

بسته به ساختار سازمان شما، نقش دقیقی بر عهده دارد تاییدیه های فاکتور ممکن است متفاوت باشد، اما به طور کلی، یک نفر یا تیم کوچکی از افراد وجود دارد که فاکتورهای دریافتی را بررسی می‌کند، صحت مبلغ بدهی را تأیید می‌کند و پرداخت آن فاکتور را تأیید می‌کند. 

انجام این کار می تواند سخت تر از آن چیزی باشد که فکر می کنید. تایید کننده باید بداند چه مقدار از یک محصول خریداری می شود، قیمت فروش توافقی چقدر است و آیا آن محصول دریافت شده است. با فاکتور، سفارش خرید اصلی و رسید حمل و نقل، می توانند اطلاعات را برای اطمینان از صحت آن بررسی کنند.

  1. تایید سفارش خرید

هنگامی که یک کسب و کار تصمیم به خرید می گیرد، تیم تدارکات باید آن را صادر و تأیید کند سفارش خرید. پس از تأیید سفارش خرید، یک شماره سفارش به آن داده می شود و با فروشنده به اشتراک گذاشته می شود. این به تایید کننده فاکتور یک چک ساده قبل از تایید پرداخت هر فاکتور می دهد. این یک راه عالی برای کاهش هزینه های اضافی و مدیریت پیش بینی هزینه ها است. 

  1. تطبیق سه طرفه

فرآیند مقایسه فاکتورها با سفارشات خرید و دریافت اطلاعات نامیده می شود تطبیق سه طرفه. این تضمین می کند که موارد پرداخت شده دریافت شده است. تطبیق باید قبل از تأیید پرداخت انجام شود. 

  1. فاکتور تکراری یا حسابرسی پرداخت

آخرین کار تأیید این است که پرداخت قبلاً برای اقلام خط در فاکتور به فروشنده ارسال نشده است. قبلاً دستی بود، اما اکنون، بیشتر کسب‌وکارها برای بررسی سیستم خود، جستجوی شماره فاکتور و شماره سفارش و علامت‌گذاری هرگونه پرداخت تکراری، به ابزار نرم‌افزاری مانند Nanonets متکی هستند.  

کنترل های ورود داده ها

کنترل‌های ورود داده - به‌ویژه با راه‌حل‌های دیجیتالی که در اکثر موارد استفاده می‌شود توابع حسابداری و FP&A – امروزه کنترل‌های داخلی کلیدی برای تیم‌های پرداختنی هستند. پس از تعیین تعهد شما برای پرداخت، کنترل‌های ورود داده‌ها برای دریافت داده‌های صحیح در نرم‌افزار پرداختنی حساب‌های شما وجود دارد. چه از یک ERP، یک پلت فرم اتوماسیون یا ترکیبی از ابزارها استفاده کنید، ورود دقیق داده ها باید در اولویت باشد. دو راه برای پیمایش این کنترل های داخلی برای حساب های پرداختنی وجود دارد:

  1. ثبت فاکتور قبل از تایید

با این رویکرد، یک فاکتور و بدهی مربوط به آن به محض اینکه تیم AP آن را از فرستنده دریافت می کند، ثبت می شود. سپس از طریق فرآیند تأیید ارسال می شود، که اغلب منجر به پردازش سریعتر و پرداخت وجه می شود.

  1. ثبت فاکتور پس از تایید

اگر نگران پرداخت‌های تکراری هستید، تصمیم بگیرید که فاکتور را پس از تأیید داخلی توسط مرجع مناسب در سیستم خود ثبت کنید. اگر از جانب احتیاط اشتباه می کنید، این روش توصیه شده است. 

  1. کنترل های ورود به پرداخت

آخرین نوع اصلی کنترل های داخلی برای فرآیندهای حساب های پرداختنی، همه کنترل های ورود پرداخت است. اینها بر ارسال پرداخت‌های مرتبط با فاکتورهایی که تأیید شده و در سیستم شما آپلود شده‌اند تمرکز دارند. کنترل حساب های پرداختنی در این دسته عبارتند از:

  1. تفکیک وظایف

تهیه و امضای چک را به یک نفر واگذار نکنید. آنها را جدا نگه دارید تا یک لایه امنیتی اضافی ایجاد کنید. این همچنین اطمینان حاصل می کند که شخص دوم قبل از پرداخت، همه چیز را دوباره چک می کند. این ممکن است ساده به نظر برسد، اما نقش مهمی در کنترل‌های داخلی کلی حساب‌های پرداختنی دارد. 

  1. امضای چک دستی

از مهرهای امضا دوری کنید و امضای چک دستی قدیمی را برای همه پرداخت های فروشنده الزامی کنید. تمبر می تواند توسط افراد غیرمجاز استفاده شود، خطر کلاهبرداری را افزایش دهد و باعث پرداخت های تکراری تصادفی شود.

  1. بررسی ایمن ذخیره سازی

چک‌ها را در یک فضای ذخیره‌سازی قفل شده ذخیره کنید که جدا از هر گونه مهر امضایی است که سازمان شما استفاده می‌کند.

  1. پیگیری شماره های چک

با زیر نظر گرفتن تمام چک هایی که با استفاده از چک اجرا ارسال شده اند، تیم های AP می توانند مفقود شدن هر گونه چک را شناسایی کنند و از طریق کانال های مناسب مشکل را علامت گذاری کنند.

  1. دو امضاء

کنترل حساب‌های پرداختنی بدون یک خط‌مشی امضای مضاعف برای پرداخت‌های بیش از مقدار معین کامل نمی‌شود. یک مدیر یا یک مدیر اجرایی در سطح بالاتر می تواند به عنوان محافظ موثر در زمانی که پول زیادی در خط است عمل کند.

بهترین روش های کنترل های داخلی حساب های پرداختنی

همه دسته‌های کنترل‌های AP با بهترین توصیه‌های عملی همراه هستند. مهم است که در مورد بهترین شیوه های کنترل های داخلی قابل پرداخت حساب های جاری به روز بمانید، به خصوص که فناوری های جدید فرآیند AP را به صورت داخلی و خارجی تغییر می دهند. 

بهترین روش ها: الزام به کنترل پرداخت

برای به دست آوردن بیشترین محافظت در برابر تعهد به کنترل های پرداخت، مطمئن شوید که از یک راه حل منسجم ذخیره سازی اسناد استفاده کنید. اگر کسب‌وکار شما فاکتورهای کاغذی را بپذیرد، همه آن‌ها را در مکان‌های مختلف نگهداری کند، و فرآیند استانداردی برای جایی که می‌روند نداشته باشد، همه چیز گم می‌شود.

در عوض، سرمایه گذاری کنید نرم افزار AP مانند شبکه‌های نانو، که می‌توانند یک نسخه دیجیتالی از هر فاکتور را نگه دارند، جریان تأیید را ردیابی کنند و داده‌های فاکتور را با سایر سیستم‌های سازمان شما مطابقت دهند. راه‌حل‌های نرم‌افزاری همچنین می‌توانند موارد تکراری را علامت‌گذاری کنند یا زمانی که پرداخت قبلاً ارسال شده است به افراد اطلاع دهند. حتی با یک ابزار دیجیتال، مطمئن شوید که از تضاد منافع جلوگیری کنید و افراد متعددی را در فرآیندهای تایید و پرداخت درگیر نگه دارید تا به تفکیک نقش ها و مسئولیت ها کمک کنید. 

بهترین روش ها: کنترل های ورود داده ها

ورود داده ها کاندیدای بزرگی برای خطای انسانی است. به جای تکیه بر یکی از کارکنان AP خود برای وارد کردن اطلاعات از هر فاکتور یا سفارش خرید به صورت دستی، اسناد را در یک ابزار خواندن اسناد اسکن کنید که می تواند به طور خودکار اطلاعات را استخراج کرده و آن را از طریق سیستم های تجاری مورد استفاده شما توزیع کند. Flow by Nanonets سفارشی شده است حذف دستی داده ها و به طور یکپارچه با همه ارتباط برقرار می کند ERP های برتر، CRMها و سایر ابزارهای تجاری. 

بهترین روش ها: کنترل های ورود به پرداخت

در هماهنگی با خود کنترل‌های ورود پرداخت، مطمئن شوید که در این فرآیند تفکیک وظایف را رعایت کنید. شما نمی خواهید همان شخصی که فاکتور را تایید کرده، شخصی باشد که چک را می نویسد و امضا می کند. یک سری دیگر از چشم ها باید قبل از پرداخت همه چیز را بررسی کنند. حتی بهتر از آن، به جای چک های چاپی، به پرداخت های ACH یا حواله های سیمی روی بیاورید. چیزها نمی توانند گم شوند، دنباله کاغذ غیرقابل تخریب است و پرداخت ها تقریباً بلافاصله دریافت می شود. 

کنترل های داخلی برای حساب های پرداختنی از کسب و کار، فروشندگان و مشتریان شما محافظت می کند

اگر مشتاق به پیاده سازی کنترل های جدید AP هستید اما مطمئن نیستید از کجا شروع کنید. بنشینید و روند را از ابتدا تا انتها بررسی کنید. چه کسی درگیر است؟ مراحل دقیقی که از زمان دریافت فاکتور تا زمان پرداخت انجام می شود چیست؟ نقاط درد در روند فعلی چیست؟ فناوری چگونه تاثیر می گذارد

هنگامی که پاسخ این سؤالات را به عنوان یک خط پایه دریافت کردید، می توانید شروع به شناسایی میوه های کم آویزان و تغییرات پیچیده تر قبل از پریدن کنید. به افرادی نیاز دارید که عملکرد را به خوبی درک کنند تا به اجرای کنترل های جدید یا فرآیندهای به روز کمک کنند. اما پس از تکمیل، این کنترل ها از کسب و کار شما و هر شخص یا سازمانی که با آن درگیر است محافظت می کند.

تمبر زمان:

بیشتر از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین