تایید فاکتور اتوماسیون

معرفی

بخش حساب های پرداختنی (AP) اکثر شرکت ها دارای قوانین داخلی هستند مدیریت فاکتور که شامل تاییدیه ها می شود. تاییدیه فاکتورها چیست؟ گردش کار تایید فاکتور دستی چیست؟ چرا گردش کار تایید فاکتور را خودکار کنیم؟

برای درک فرآیند تایید فاکتور به ادامه مطلب مراجعه کنید.

---

---

---

به دنبال خودکار کردن فرآیندهای AP دستی خود هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای انتها به انتها کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

عملکرد بخش حساب‌های پرداختنی (AP) در یک کسب‌وکار، خواه محصول محور باشد یا خدمات، برای بهره‌وری شرکت و حفظ روابط خوب با تامین‌کنندگان حیاتی است. یک بخش AP کارآمد که پشتیبانی مالی، اداری و دفتری را برای فرآیند خرید یک شرکت ارائه می‌کند، باید یک سیستم سازمان‌یافته داشته باشد که به طور یکپارچه عملکردهای مختلف فرآیند خرید تا پرداخت را که شامل مدیریت سفارش خرید، ارتباطات فروشنده، فاکتور می‌شود، یکپارچه کند. مدیریت، ردیابی محصول و پرداخت.

مدیریت فاکتور از زمان دریافت فاکتور توسط یک شرکت شروع می شود و با پرداخت فاکتور به پایان می رسد، یکی از مهمترین وظایف بخش AP شرکت است. هر چند ساده به نظر می رسد، مدیریت فاکتور یک فرآیند دو مرحله ای «دریافت فاکتور، پرداخت فاکتور» نیست یا نباید باشد. این امر به ویژه در مورد شرکت هایی که خریدهای زیادی انجام می دهند و در نهایت تعداد زیادی فاکتور دریافت می کنند صادق است. یک پروتکل مدیریت فاکتور خوب باید الزاماً شامل تأیید مشروعیت همه فاکتورها و تأییدیه‌های چند سطحی قبل از پردازش آنها برای پرداخت باشد.

گردش کار تایید فاکتور

گردش کار تایید فاکتور مجموعه ای از مراحل در فرآیند خرید تا پرداخت است که برای اطمینان از قانونی بودن فاکتور دریافت شده توسط شرکت و مطابقت با سفارش انجام شده انجام می شود. تأیید فاکتور شامل سطوح مختلف بررسی توسط پرسنل مسئول سفارش خرید و/یا فروشنده است. هر شرکتی می تواند گردش کار تایید منحصر به فرد خود را داشته باشد

یک گردش کار تایید فاکتور معمولی شامل مراحل زیر است:

فاکتور به شرکتی می رسد. فاکتور ممکن است به صورت یک نسخه چاپی، یا پیوست PDF یا فرم پیشرفته تر فاکتور دیجیتال باشد که باید در قسمت مربوطه برای پردازش ثبت شود.

• اعتبار سنجی فاکتور: پس از ثبت، فاکتور به هر سند دیگری مرتبط با آن معامله خاص مانند درخواست خرید، سفارش خرید، نقل قول از فروشنده، سایر ارتباطات فروشنده و غیره مرتبط می شود. ، سه سندی که باید مطابقت داده شود عبارتند از: سفارش خرید، فاکتور و رسید تحویل، اما تطبیق ممکن است شامل سایر اسناد نیز باشد. سایر عواملی که برای اعتبارسنجی باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:
  آیا شرایط پرداخت مطابقت دارد؟
  آیا شامل تخفیف های وعده داده شده می شود؟
  آیا فاکتور به حساب های هزینه مناسب کد گذاری شده است؟
  آیا مشکلات مربوط به عملکرد پس از رسید وجود دارد که ضمانت عدم پرداخت را دارد؟
• استثناء فاکتور: زمانی استثنا مطرح می شود که فاکتور اطلاعات ناقص یا نادرست داشته باشد. فاکتور برای پیگیری و تصحیح خطا به کارمندان مناسب تغییر مسیر داده می شود. این امر با صدور مجدد فاکتور، تأیید مجدد، و تطبیق در صورت تصحیح خطا، یا بررسی تقلب در صورت وجود استثنائات حل نشده دنبال می شود.
• تصویب: پس از تأیید، فاکتور بسته به سیاست‌های شرکت، برای کارکنان در سطوح مختلف ارسال می‌شود. تعداد و ماهیت تاییدیه ها بین شرکت ها، بخش ها، نوع محصول و مبلغ فاکتور متفاوت است. به عنوان مثال، بخش خرید ممکن است مجبور باشد قبل از پردازش پرداخت، فاکتوری را برای تأیید صحت صورت‌حساب فروشنده تأیید کند. برخی از شرکت‌ها برای نیاز به تأییدیه‌های اضافی از یک مدیر یا مدیر مالی، به مبالغ فاکتور بالاتر از یک آستانه نیاز دارند.
• پرداخت: فاکتور پس از اخذ کلیه تاییدیه ها وارد صف پرداخت می شود.

بسیاری از شرکت های کوچک و متوسط ​​همچنان گردش کار تایید فاکتور دستی را دارند. اینها ممکن است شامل اقدامات ابتدایی مانند داشتن یک سند پردازش کلمه à la an SOP، با مراحل مشخص شده و توزیع سند بین شرکت کنندگان مختلف گردش کار باشد تا به عنوان راهنما استفاده شود. همانطور که می توان تصور کرد، این یک فرآیند نامرتب است که شرکت کنندگان را ملزم می کند که به دنبال مراحل به سند مراجعه کنند، که ممکن است منجر به خطا شود.

در بسیاری از شرکت‌های کوچک، حتی چنین SOP وجود ندارد و فقط یک رویه کلی وجود دارد که دهان به دهان به شرکت‌کنندگان مختلف منتقل می‌شود، که دستوری برای فاجعه زمانی است که شرکت دستخوش هر نوع تغییری شود، خواه این باشد. افزایش یا تغییر پایگاه کارکنان خود.

---

گردش کار بدون لمس AP را تنظیم کنید و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

مشکلات در گردش کار تأیید فاکتور دستی

برخی از چالش های خاص گردش کار تایید فاکتور دستی عبارتند از:

• خطاها: خطاهای انسانی ناشی از کار بیش از حد یا صرفاً نظارت می تواند منجر به پرداخت مضاعف، کم پرداختی، تأخیر در پرداخت ها یا عدم پرداخت ها شود که همه این موارد می تواند هزینه و زمان بیشتری را برای شرکت به همراه داشته باشد.
• اسناد گم شده: کاغذبازی می تواند منجر به جا انداختن و از بین رفتن اسناد مهم مانند فاکتورها شود. این می تواند منجر به مشکلات زیادی در چرخه پرداخت حسابداری شود که از اصطکاک با فروشنده شروع می شود تا عملیات تاخیری.
• هدر دادن تلاش انسان: فرآیندهای تأیید دستی، تلاش انسانی را که می‌توان به شکل سازنده‌تری در فعالیت‌های مولدتر به کار گرفت، هدر می‌دهد.
• تاخیر زمانی: زمانی که چندین تاییدیه برای تایید یک فاکتور مورد نیاز است، و زمانی که شرکت با چندین فاکتور در طول روز کاری خود سر و کار دارد، فقط گرفتن تاییدیه ها قبل از پردازش فاکتور می تواند زمان بر باشد. حداکثر 20 درصد از فاکتورها به طور منظم حاوی اطلاعات نادرست یا ناقص هستند و گردش کار تأیید فاکتور دستی منجر به این می شود که بخش AP 25 درصد از زمان خود را صرف حل مشکلات و ردیابی اطلاعات گم شده می کند.
• پرداخت های تاخیری: تاخیر در دریافت تاییدیه ها ممکن است به نوبه خود منجر به تاخیر در پرداخت ها شود که همانطور که قبلا ذکر شد ممکن است برای شرکت گران تمام شود. در ایالات متحده، در سال 3، 2019 تریلیون دلار با تأخیر در پرداخت‌ها در میان مشاغل کوچک مرتبط بود، که منجر به توقف استخدام، محدودیت‌های خرید موجودی و کاهش ساعات کار کارکنان برای تأمین مخارج زندگی شد. تاخیر همچنین می تواند منجر به دریافت دیرهنگام اقلام سفارش داده شده، رتبه اعتباری ضعیف، روابط ضعیف با فروشندگان و هزینه ها/جریمه ها شود.
• کدورت مسیر فاکتور: ردیابی وضعیت یک فاکتور در مسیر اعتبار سنجی و تایید آن دشوار یا حتی غیرممکن است، که این امر بررسی مجدد و برنامه ریزی قبلی را دشوار می کند.
• آسیب پذیری تقلب: کلاهبرداری فاکتور ممکن است کلاهبرداری شخص ثالث، هزینه نادرست نیروی کار، پرداخت های تکراری به دلیل تاخیر، یا داخلی باشد. برای جلوگیری از تقلب نیاز به یک پروسه تایید ضد آب است. این امر به ویژه در زمان بحران صادق است. به عنوان مثال، شیوع کووید-19 گزارش شده است که در سال 2020 وقوع تقلب در صورت‌حساب را افزایش داده است. تقلب‌های فاکتور ممکن است به صورت حجم غیرعادی فاکتور، عدم پاسخگویی کالا در مقابل فاکتور، اختلاف بین PO و فاکتور، و رفتار مشکوک کارمندان ظاهر شود. اینها را نمی توان به صورت دستی شناسایی کرد، به خصوص زمانی که حجم کسب و کار زیاد است.

اتوماسیون گردش کار تایید فاکتور

اتوماسیون تایید فاکتور می تواند به تسهیل فرآیند و صرفه جویی در زمان کمک کند. برخی از مزایای اتوماسیون تایید فاکتور عبارتند از:

• اعتبار سنجی سریعتر: این شاید مهمترین مزیت اتوماسیون باشد. مقایسه خودکار فاکتور با سایر اسناد مرتبط می تواند تاخیرهای زمانی مرتبط با تطبیق سه طرفه دستی را از بین ببرد زیرا تمام اسناد مربوط به یک تراکنش به صورت دیجیتالی در یک مکان ذخیره می شوند و به راحتی می توان به صورت بصری یا از طریق یک نرم افزار مبتنی بر هوش مصنوعی مقایسه کرد. گردش کار تأیید فاکتور خودکار را می توان با پایگاه های داده و سایر سیستم های حسابداری برای تطبیق خودکار بدون دخالت انسان ادغام کرد.
• تاییدیه های سریعتر: اعلان‌ها و یادآوری‌های خودکار می‌توانند تأخیر در تأیید فاکتورها را از بین ببرند. ادغام امضاهای الکترونیکی و فرم‌های دیجیتال می‌تواند تأییدیه‌های در حال حرکت را از شرکت‌کنندگان مختلف فرآیند فعال کند تا غیبت فیزیکی از دفتر روند تأیید را به تأخیر نیندازد.
• صرفه جویی در هزینه: گزارش 2018 توسط Levvel (مشاوران سابق Paystream) نشان داد که تخفیف های از دست رفته (44٪)، پرداخت های دیرکرد (39٪) و پرداخت های تکراری (29٪) اصلی ترین موارد بودند. پردازش فاکتور نگرانی های موجود در کسب و کارها، و هر سه را می توان با استفاده از اتوماسیون برطرف کرد.
• مسئوليت: ردیابی خودکار تراکنش ها در زمان واقعی امکان مشاهده وضعیت فاکتور در زنجیره تأیید را فراهم می کند. گنجاندن موارد احتمالی و یادآوری‌ها در جریان کار می‌تواند موانع را از بین ببرد و اجازه شفافیت را برای تأیید سریع‌تر بدهد. اتوماسیون فرآیند تأیید همچنین یک دنباله حسابرسی ایجاد می کند که سطوح مختلف تأییدیه هایی را که تکمیل شده اند و سطوحی که تکمیل نشده اند را نشان می دهد.
• ایمنی اسناد: دیجیتالی کردن تمام اسناد به عنوان بخشی از گردش کار تأیید فاکتور خودکار می تواند از گم شدن اسنادی که معمولاً با جابجایی فیزیکی سند در شرکت برای تأیید و تأیید مرتبط است، جلوگیری کند. اتوماسیون اجازه می دهد تا گردش کار با سیستم مدیریت اسناد شرکت و سایر ابزارهای حسابداری برای به روز رسانی و بایگانی خودکار سوابق یکپارچه شود.
• انطباق مقررات: گردش کار تأیید فاکتور خودکار، دسترسی آسان به تمام داده های مربوطه را در طول ممیزی ها امکان پذیر می کند، که انطباق با مقررات را تسهیل می کند.
• هوش تجاری بهتر: گردش کار تأیید فاکتور خودکار می تواند دسترسی و ارزیابی آسان داده ها و هزینه های خرید را امکان پذیر کند، در نتیجه مکانیسم های گزارش دهی و تصمیم گیری بهتر را امکان پذیر می کند.
• مدیریت و روابط فروشنده بهتر: سازماندهی سیستماتیک فرآیندهای تایید فاکتور می تواند به مدیریت بهتر فروشنده کمک کند و جلوگیری از تاخیر در پرداخت می تواند به روابط فروشنده کمک کند.
• رفع تقلب: اتوماسیون گردش کار تأیید فاکتور می تواند با اجازه دادن به بررسی در سراسر گردش کار و افزایش دید، تقلب را از بین ببرد. بی‌نظمی‌ها می‌توانند به‌طور خودکار در طول مسابقه سه‌طرفه خودکار علامت‌گذاری شوند و تأیید امضای الکترونیکی می‌تواند از تقلب‌های داخلی و خارجی و ضررهای مرتبط جلوگیری کند.

---

این نسخه ی نمایشی زنده 30 دقیقه ای را رزرو کنید تا آخرین باری باشد که باید به صورت دستی داده ها را از فاکتورها یا رسیدها در نرم افزار ERP کلید بزنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

فرآیند تأیید فاکتور کاملاً خودکار

• دیجیتالی کردن فاکتور: فاکتورها در قالب های مختلف ابتدا باید به فرمت استاندارد دیجیتالی شوند. از آنجایی که هر فاکتور دارای داده های کلیدی است که در برنامه ریزی منابع حسابداری و تصمیم گیری در کسب و کار استفاده می شود، دقت در استخراج داده ها ضروری است. داده‌هایی که از صورت‌حساب‌ها خوانده می‌شوند معمولاً سپس به پلتفرم‌های ERP، حسابداری یا تجزیه و تحلیل داده‌ها که توسط شرکت برای پردازش‌های بعدی استفاده می‌شوند، منتقل می‌شوند.
• اعتبار سنجی خودکار: تطبیق سه‌طرفه خودکار می‌تواند داده‌های مربوطه را از صورت‌حساب‌ها، POها و رسیدها بگیرد و آنها را به گونه‌ای پردازش کند که ذهن انسان را تقلید کند. از میان آن‌ها، پردازش‌های مجهز به هوش مصنوعی همچنین می‌توانند سوابق را با هم مقایسه و مطابقت دهند و تصمیماتی مانند تصویب تراکنش، پرچم‌گذاری خطاها یا بالا بردن استثناء اتخاذ کنند.
• مدیریت خودکار استثنا: هنگامی که خطاها علامت گذاری می شوند یا استثنائات مطرح می شوند، فاکتور بلافاصله به پرسنل مربوطه ارسال می شود که می توانند خطاها را برطرف کنند. این می تواند تأخیرهای زمانی مرتبط با مدیریت خطای دستی را کاهش دهد.
• تاییدیه های خودکار: پس از تطبیق و اعتبارسنجی، فاکتورها به صورت خودکار برای تایید به پرسنل مربوطه ارسال می شود. استفاده از امضای دیجیتال و تاییدیه ها به صورت دیجیتال می تواند از تاخیر جلوگیری کند.
• فرآیند پرداخت: پس از تأیید، سیستم خودکار فاکتور را برای پردازش پرداخت به تیم مالی ارسال می کند و پس از آن تراکنش بسته می شود و داده ها بایگانی می شوند.

شرکت‌هایی که به دنبال استفاده از سیستم‌های گردش کار تأیید فاکتور خودکار هستند، باید عوامل زیر را در انتخاب ابزار برای آن در نظر بگیرند:

• زیرساخت و منابع فناوری اطلاعات مورد نیاز برای پشتیبانی از نرم افزار
• تعهد مالی مربوط به راه اندازی و اجرای سیستم
• ادغام با سایر سیستم های داخل شرکت
• سطوح اتوماسیون و مداخله انسانی مورد نیاز/ممکن در کسب و کار
• در دسترس بودن دانش فنی در داخل شرکت و پشتیبانی مشتری از سازنده نرم افزار
• سطوح امنیت داده های مورد نیاز
• سطح دسترسی - این می تواند تعیین کند که داده ها در کجا ذخیره شوند - در یک ماشین محلی، یک سرور مرکزی یا ابر.

نانوشبکه‌ها برای تأیید خودکار فاکتور

موتور OCR Nanonets مبتنی بر هوش مصنوعی می تواند به شما کمک کند پردازش فاکتور را خودکار کنید و آن را به یک فرآیند بی دردسر تبدیل کنید. از انواع مختلف فایل پشتیبانی می کند و فاکتورهای ساختاریافته و بدون ساختار را مدیریت می کند. فاکتور OCR API نانوشبکه ها می تواند به به حداقل رساندن وظایف دستی ورود داده ها به نرم افزار حسابداری شما کمک کند.

داده‌ها را می‌توان به‌طور خودکار آپلود کرد، حاشیه‌نویسی کرد و برای پیش‌بینی بدون یک خط کد، نگرانی در مورد پردازنده‌های گرافیکی یا یافتن معماری‌های مناسب برای مدل‌های یادگیری عمیق خود، مدل آموزش دید. همچنین می‌توانید پاسخ‌های JSON هر پیش‌بینی را به دست آورید تا آن را با سیستم‌های خود ادغام کنید و برنامه‌های مبتنی بر یادگیری ماشینی بسازید که بر اساس الگوریتم‌های پیشرفته و زیرساختی قوی برای مدیریت و تأیید فاکتورها ساخته شده‌اند.

فناوری Nanonets از ادغام با سیستم‌های دیگر مانند ادغام با پایگاه داده Mysql، QuickBooks یا Salesforce پشتیبانی می‌کند و پلتفرم آگنوستیک است. Nanonets دقیق و مقیاس پذیر است، در زمان و هزینه برای بخش AP شما صرفه جویی می کند و فرآیند تأیید فاکتور شما را افزایش می دهد و در نتیجه روابط فروشنده را تقویت می کند.

به لیگ بیش از 20,000 کسب و کار در 4 قاره بپیوندید تا از نانوشبکه ها برای عملیات مدیریت فاکتور خود استفاده کنید.

---

به دنبال خودکار کردن فرآیند تأیید فاکتور هستید؟ نانوشبکه بدهید™ چرخشی برای دقت بالاتر، انعطاف پذیری بیشتر، پس پردازش، و مجموعه گسترده ای از ادغام با سایر سیستم های حسابداری، ERP و موارد دیگر!

---

نتیجه

مزیت های دیجیتالی کردن جنبه های مالی عملیات یک شرکت به طور فزاینده ای توسط کسب و کارها شناسایی می شود. این امر اتخاذ اتوماسیون در ساختارهای گردش کار را ضروری کرده است. اتوماسیون گردش کار تایید فاکتور می تواند به شرکت ها کمک کند تا زمان کمتری را برای فعالیت های روزمره مانند مدیریت دستی فاکتور صرف کنند و در عوض بر شایستگی های اصلی خود برای بهبود نتیجه و ماندن در رقابت تمرکز کنند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• پلاتوبلاک چین. Web3 Metaverse Intelligence. دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/