OCR و نرم افزار اسکن فاکتور برای Sage

در دنیای شلوغ تجارت، مدیریت حساب های پرداختنی و پردازش صورتحساب به صورت دستی روز به روز چالش برانگیزتر می شود.

چالش ها متعدد است:

• سرعت ورود دستی داده ها را کند می کند
• خطر خطای انسانی همیشه وجود دارد
• عدم کارایی در فرآیند تصویب

کسب‌وکارها دائماً به دنبال راه‌هایی برای ساده‌سازی این عملیات حیاتی هستند. امروزه، فناوری اتوماسیون AP می تواند آنچه را که زمانی یک فرآیند پرزحمت بود، خودکار کند. هنگامی که با مجموعه‌های نرم‌افزار حسابداری Sage در بازار جفت می‌شود، ادغام نرم‌افزار AP Automation برای کسب‌وکارهایی که هدفشان کارایی و دقت است، یک ضرورت می‌شود. ادغام نانوشبکه‌ها با Sage نشان‌دهنده یک جهش رو به جلو در مدیریت تراکنش‌های مالی است که استاندارد جدیدی برای کارایی عملیاتی در عصر دیجیتال ایجاد می‌کند. بیایید ببینیم این چگونه کار می کند، و چگونه می توانید این را برای تیم های خود تنظیم کنید.

تکامل پردازش فاکتور

سفر پردازش فاکتور از ریشه های سنتی و دستی آن تا مرز دیجیتال حکایتی از تکامل فناوری است.

قبل از دهه 1980: حساب های پرداختنی دستی

فرآیندهای حساب های پرداختنی کاملاً دستی بود که شامل صورتحساب های فیزیکی، چک های کاغذی و دفتر کل بود.

دهه 1980-1990: دفتر کل دیجیتال

راه‌حل‌های نرم‌افزاری اولیه، قابلیت‌های اساسی دفتر کل دیجیتال را فراهم می‌کردند و برخی از بخش‌های فرآیند را ساده می‌کردند.

دهه 2000: قفل صورتحساب الکترونیکی باز شد

اینترنت حساب های پرداختنی را متحول کرد و صورتحساب الکترونیکی، تراکنش های آنلاین و ارتباطات ایمیلی را معرفی کرد. این دوره شاهد کاهش قابل توجهی در فرآیندهای مبتنی بر کاغذ بود.

دهه 2010: راه حل های ابری با استفاده آسان

راه‌حل‌های مبتنی بر ابر امکان عملیات‌های مالی مقیاس‌پذیر، انعطاف‌پذیر و قابل دسترس‌تر را فراهم می‌کنند، در حالی که فناوری تلفن همراه مدیریت و تأییدیه‌های صورت‌حساب را در حال حرکت فعال می‌کند.

اواخر دهه 2010-اکنون: راه حل های خودکار حساب های پرداختنی

آخرین تکامل شامل استفاده از اتوماسیون و هوش مصنوعی برای خودکارسازی کل فرآیند از جمله:

• حسابداری و هوش AP: ظهور سیستم های حسابداری مبتنی بر هوش مصنوعی، عصر جدیدی از کارایی را آغاز کرده است. این سیستم ها که قادر به انجام کارهای تکراری مانند ورود داده ها، تطبیق فاکتورها و پردازش تراکنش هستند، با سرعت و دقتی فراتر از توانایی های انسانی کار می کنند.
• گردش کار متصل در میان برنامه ها: در چشم انداز دیجیتالی به هم پیوسته امروزی، ارتباط یکپارچه بین برنامه ها بسیار مهم است. ایمیل‌ها، ابزارهای AP، نرم‌افزار حسابداری، ERP و سایر پایگاه‌های داده اکنون به صورت هماهنگ عمل می‌کنند و ضبط و همگام‌سازی داده‌ها را در پلتفرم‌ها به‌طور خودکار انجام می‌دهند.
• ضبط هوشمند داده ها: سیستم‌های امروزی با بهره‌گیری از فناوری‌های هوش مصنوعی مانند پردازش زبان طبیعی و تشخیص نویسه نوری (OCR)، استخراج و تفسیر داده‌ها را از فرمت‌های مختلف فاکتور خودکار می‌کنند. این شامل مدیریت داده‌های بدون ساختار و اسکن شده با کارایی بی‌سابقه است که روند حساب‌های پرداختنی را روان‌تر و دقیق‌تر از همیشه می‌کند.

فناوری OCR برای اسکن فاکتور

OCR (تشخیص کاراکتر نوری) نحوه مدیریت اسناد توسط مشاغل را ساده می کند. در مورد استفاده ما، OCR فاکتورها و سایر اسناد کاغذی را اسکن می کند و آنها را به متن دیجیتال تبدیل می کند. متن دیجیتال با استفاده از هوش مصنوعی تفسیر می شود و جزئیات فاکتور استخراج می شود -

• فیلدها (تاریخ فاکتور، شماره فاکتور، مبلغ، مشخصات فروشنده، جزئیات خریدار و غیره)
• اقلام خط (توضیحات و هزینه های کالاها و خدمات فروخته شده).
• کدهای GL (به طور خودکار توسط هوش مصنوعی بر اساس داده های گذشته تخصیص داده می شود).
• سایر ابعاد بر اساس زمینه (طبقه بندی هزینه و غیره)

OCR و نرم افزار اسکن فاکتور چه تاثیری دارند؟

آمارهای گزارش شده مختلف بر تأثیر نرم افزار اتوماسیون تأکید می کند. این اعداد روایتی از نوع موفقیتی است که شما و تیمتان می توانید منتظر تجربه آن باشید.

کاهش چشمگیر هزینه در پردازش

بیایید با سلامت مالی بخش خود شروع کنیم. نشان داده شده است که AP Automation هزینه های پردازش را تا ۷۰ درصد کاهش می دهد. این فقط در مورد صرفه جویی در سکه نیست. این در مورد تخصیص مجدد بودجه خود به سمت رشد، آموزش، و شاید حتی آن دستگاه اسپرسوساز اداری است که همه به آن توجه کرده اند. به این به عنوان سرمایه گذاری در کارایی تیم و رفاه آنها فکر کنید.

زمان ذات است

اکنون، تصور کنید زمان پردازش فاکتور خود را 384٪ کاهش دهید. این کاهش چشمگیر به این معنی است که تیم شما می‌تواند فاکتورهای بیشتری را سریع‌تر از همیشه پردازش کند و زمان را برای تمرکز بر ابتکارات استراتژیک که واقعاً مهم هستند، آزاد کند. با AP Automation، "من برای آن وقت ندارم" تبدیل به "بعدی در دستور کار چیست؟"

کاهش خطا برای آرامش ذهن

ما می دانیم که خطاها می توانند بیش از آزاردهنده باشند - ممکن است هزینه بر باشند. با کاهش 37 درصدی خطاهای پردازش فاکتور، AP Automation آرامش خاطر را برای عملیات شما به ارمغان می آورد. خطاهای کمتر به معنای صرف ساعت کمتر در چرخه های تصحیح و اعتماد بیشتر به یکپارچگی داده های شما است. این همچنین منجر به اصطکاک کمتر با فروشندگان و سهامداران می شود و راه را برای روابط و عملیات روان تر هموار می کند.

پرورش روابط فروشنده

صحبت از روابط، بیایید در مورد 76٪ از سازمان ها صحبت کنیم که رضایت فروشنده را افزایش داده اند. این کلید است. فروشندگان خوشحال به معنای یک زنجیره تامین قابل اعتماد و فرصت هایی برای مذاکره و تخفیف در آینده است. به لطف AP Automation، فروشندگان شما متوجه وقت‌شناسی و دقت پرداخت‌های شما خواهند شد.

بهینه سازی جریان نقدی از طریق تخفیف های پرداخت زودهنگام

3% صرفه جویی از طریق تخفیف پرداخت زودهنگام به سازمان شما جلوه مالی می دهد، جریان نقدی شما را افزایش می دهد و اهرم و انعطاف بیشتری را در عملیات مالی به شما می دهد.

انطباق بدون عوارض

در نهایت، جواهر تاج AP Automation: انطباق 100٪ بدون استرس. در عصری که تقاضاهای نظارتی روز به روز در حال افزایش است، دستیابی به انطباق کامل بدون استرس چیزی جز معجزه نیست.

نانو شبکه برای OCR و اسکن فاکتور در Sage

برای شرکت‌هایی که از Sage برای نیازهای حسابداری خود استفاده می‌کنند، فرآیند دستی رسیدگی به صورت‌حساب‌ها نه تنها یک آزمون صبر است، بلکه باعث کاهش قابل توجه منابع می‌شود. یک OCR و نرم افزار اسکن فاکتور برای Sage این فرآیند مهم و در عین حال دشوار را به یک گردش کار ساده و کارآمد تبدیل می کند.

بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه تیم‌های حسابداری می‌توانند از نرم‌افزار اتوماسیون AP مبتنی بر OCR مانند Nanonets استفاده کنند و آن را با Sage ادغام کنند تا گردش کار حسابداری خود را ساده‌تر کنند.

گردش کار دستی AP در Sage

بیایید از طریق فرآیند AP دستی معمولی برای شرکتی که از Sage استفاده می‌کند عبور کنیم:

صورت حساب: فاکتورها در قالب های مختلف از جمله کاغذی و دیجیتال می رسد. کارکنان باید این اسناد را به صورت دستی جمع آوری و سازماندهی کنند.

مرتب سازی دستی و کدگذاری GL: سپس هر فاکتور بر اساس معیارهایی مانند فروشنده، مبلغ یا تاریخ سررسید مرتب می شود که به زمان و تلاش قابل توجهی نیاز دارد. سپس هر فاکتور باید در حساب های دفتر کل مناسب کدگذاری شود.

ثبت داده ها: اطلاعات مهم از هر فاکتور، مانند جزئیات فروشنده، مبالغ و تاریخ، به صورت دستی در Sage وارد می شود.

تایید فاکتور: بسته به سیاست های شرکت، فاکتورها ممکن است دارای تطابق دو طرفه (فاکتور و PO)، سه طرفه (فاکتور، PO و گزارش دریافتی) یا چهار طرفه (فاکتور، PO، گزارش دریافت و گزارش بازرسی) باشند. تایید معاملات

تصویب: پس از تأیید، فاکتورها برای تأیید هدایت می شوند که اغلب شامل چندین بخش یا سطوح مختلف می شود.

فرایند پرداخت: فاکتورهای تایید شده بر اساس شرایط و ملاحظات جریان نقدی برای پرداخت برنامه ریزی می شوند.

تطبیق: در نهایت، پرداخت ها در سیج تطبیق داده می شوند و اطمینان حاصل می شود که تمام تراکنش ها به طور دقیق در سوابق مالی منعکس می شوند.

گردش کار خودکار AP با نانو شبکه ها

حالا بیایید این گردش کار را با نانونت های ادغام شده در Sage دوباره تصور کنیم:

صورت حساب: این را تصور کنید- هر فاکتوری که کسب و کار شما دریافت می کند، صرف نظر از منبع آن، به طور منظم در یک نقطه دیجیتال قرار می گیرد. فاکتورها به‌محض رسیدن به‌طور خودکار از ایمیل‌ها، درایوها و پایگاه‌های داده وارد می‌شوند و در وقت شما صرفه‌جویی می‌کنند و اشتباهات را کاهش می‌دهند.

Nanonets به طور خودکار فاکتورهای ایمیل شده را از متن ایمیل و پیوست ها می خواند.

تمام فاکتورهای دست نویس و چاپ شده را می توان به راحتی با استفاده از گوشی هوشمند اسکن کرد یا مستقیماً در پلتفرم آپلود کرد.

رسیدهای دیجیتال می‌توانند مستقیماً با استفاده از پلتفرم نانونت‌ها ایجاد و چاپ شوند یا از ایمیل، برنامه‌ها و پایگاه‌های داده شما به نانونت‌ها وارد شوند.

این فرآیند تضمین می‌کند که هر قطعه داده، صرف نظر از منشأ آن، جایگاه خود را در یک مخزن دیجیتال متمرکز و آماده برای اقدامات بعدی پیدا می‌کند.

ورود خودکار داده ها: هوش مصنوعی Nanonets فاکتورها را با دقت بیش از 99 درصد می خواند و ساعت ها را به چند لحظه کاهش می دهد. این تغییر به این معنی است که تیم شما می‌تواند مشقت‌ها را کنار بگذارد و وارد کارهایی شود که واقعاً مهم هستند. سپس داده ها استخراج می شوند و مستقیماً بدون نیاز به ورود دستی داده به Sage وارد می شوند.

مرتب سازی خودکار و کدگذاری GL: Nanonets از OCR برای شناسایی و دسته‌بندی خودکار فاکتورها بر اساس فروشنده، تاریخ، مبلغ و سایر معیارهای مرتبط استفاده می‌کند. تخصیص کد GL را می توان خودکار کرد:

• آموزش داده های گذشته: این شامل بارگذاری اسناد مالی تاریخی و تراکنش‌های برچسب‌گذاری شده با کدهای GL از نظر تاریخی صحیح است. مدل از این مثال‌ها یاد می‌گیرد تا کدهای GL را برای تراکنش‌های جدید به‌طور دقیق پیش‌بینی کند.

• هوش مصنوعی نسل خارج از جعبه: با استفاده از Nanonets GenAI، نرم افزار ما می تواند متن روی اسناد مالی را به گونه ای تفسیر کند که درک انسان را تقلید کند. این به آن اجازه می‌دهد تا اطلاعات، زمینه و معناشناسی مربوطه را استخراج کند تا استدلال پیچیده را برای تخصیص دقیق کدهای GL، حتی در مواردی که جزئیات تراکنش مبهم یا پراکنده است، اعمال کند.

تأیید هوشمند فاکتور: Nanonets با استفاده از هوش مصنوعی، به طور خودکار تطبیق دو طرفه، سه طرفه یا چهار طرفه را با خواندن و ارجاع متقابل داده های فاکتور استخراج شده با سفارشات خرید، دریافت گزارش ها و گزارش های بازرسی موجود در Sage انجام می دهد.

اعتبار: سیستم هرگونه مغایرت را برای بازبینی انسانی علامت‌گذاری می‌کند، اما در غیر این صورت، صورت‌حساب‌هایی که با معیارهای شرکت مطابقت دارند به‌طور خودکار برای تأیید هدایت می‌شوند یا مستقیماً براساس قوانین از پیش تعیین‌شده تأیید می‌شوند.

تصویب: تایید با نانو شبکه ها دیگر گلوگاه نیست. آن‌ها انعطاف‌پذیر می‌شوند و در جایی زندگی می‌کنند که سازمان شما انجام می‌دهد - خواه از طریق ایمیل، Slack یا Teams. این امر نیاز به تماس های تلفنی مخرب و رگبار بسیار آشنای یادآوری ها را از بین می برد.

فرایند پرداخت: فاکتورهای تایید شده به طور خودکار طبق شرایط خود در صف پرداخت قرار می گیرند و مدیریت جریان نقدی را بهینه می کنند.

تطبیق: می‌توانید صورت‌حساب‌های بانکی خود را وارد کنید، و Nanonets پرداخت‌ها را به‌طور خودکار در Sage تطبیق می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که صورت‌های مالی به‌روز و دقیق هستند و دفاتر شما 90 درصد سریع‌تر بسته می‌شوند.

ما قبلاً در مورد مزایای ملموس استفاده از OCR و نرم افزار اسکن فاکتور برای Sage صحبت کردیم. اما علاوه بر آن، انتقال از یک فرآیند دستی به یک فرآیند AP خودکار نه تنها نشان دهنده تغییر در نحوه انجام وظایف است، بلکه یک تحول اساسی در نقش بخش مالی است. با ابزارهایی مانند Nanonets، تیم‌های مالی از عملکردهای پشتیبان به مشارکت‌کنندگان استراتژیک حرکت می‌کنند و از داده‌ها و تجزیه و تحلیل بلادرنگ برای هدایت تصمیم‌های تجاری استفاده می‌کنند. این آینده امور مالی است و اکنون از طریق قدرت اتوماسیون با نانونت ها برای کاربران Sage در دسترس است.

---

همانطور که بررسی کردیم، ادغام Nanonets با نرم افزار حسابداری Sage یک تغییر بازی برای مشاغلی است که به دلیل ناکارآمدی پردازش دستی فاکتورها گرفتار شده اند. تکامل از فرآیندهای دستی به حساب های پرداختنی خودکار فقط یک گام به جلو نیست. این جهشی به سوی آینده ای است که در آن عملیات مالی ساده می شود، نرخ خطا به شدت کاهش می یابد و تصمیم گیری استراتژیک توسط تجزیه و تحلیل داده های بلادرنگ توانمند می شود. با حرکت از سختی دستی به بینش استراتژیک، تیم های مالی مجهز به ابزارهای اتوماسیون مناسب می توانند شرکت های خود را به سمت سودآوری، چابکی و مزیت رقابتی بیشتر در عصر دیجیتال سوق دهند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/