راهنمای کامل بایگانی اسناد

---

آرشیو اسناد الکترونیکی چگونه کار می کند؟

بایگانی اسناد یک فعالیت یکباره نیست، اما هنگامی که یک فرآیند تجاری مناسب را تنظیم کردید، می توانید آن را خودکار کنید. بیایید ببینیم که چگونه کارهای بایگانی را مستند کنیم.

مرحله 1: ارزیابی اولیه

فرآیندهای سند فعلی خود را درک کنید. چگونه با اسناد ضروری و غیر ضروری برخورد می کنید؟ آیا فرآیند مشخصی دارید؟ آیا همه اسناد در یک زمان انجام می شود یا این فرآیند موقتی است؟

نگاهی به

• اسناد چگونه تولید، ثبت، دسته بندی و نامگذاری می شوند؟
• مراحل دیجیتالی شدن اسناد چگونه است؟
• الزامات حذف یا حذف یک سند چیست؟
• چه کسی استثناء اسناد را مدیریت می کند؟
• چه مدارکی برای ممیزی لازم است؟

همچنین باید تعداد اسنادی را که برای به دست آوردن ایده استفاده می کنید، بدانید.

بر اساس این ارزیابی اولیه، شما بر روی پیش نویس جریان برای فرآیندها کار می کنید.

مرحله 2: اهداف و نقش ها را مشخص کنید

پس از درک فرآیندها، سعی کنید دلایل بایگانی اسناد را ترسیم کنید.

• آیا می خواهید هزینه های عملیاتی رسیدگی به اسناد را کاهش دهید؟
• آیا این کار را برای رعایت دستورالعمل های امنیت داده انجام می دهید؟
• آیا در تلاش برای بهینه سازی مدیریت رکورد خود هستید؟
• آیا تیم اجرایی این کار را برای بهبود دید به منابع انجام می دهد؟

بر اساس اهداف، می توانید آنها را اولویت بندی کنید و فرآیندهای بایگانی اسناد را تغییر دهید. نقش ذینفعان در فرآیند را درک کنید.

• چه کسی بر روند بایگانی اسناد نظارت خواهد کرد؟
• از چه سطوح مجوزی برای محدود کردن ورود به داده های بایگانی شده استفاده خواهید کرد؟
• چگونه از رعایت کارمندان اطمینان حاصل می کنید؟

مرحله 3: برنامه نگهداری را اجرا کنید

اکنون زمان تنظیم یک برنامه نگهداری است. اساساً اسنادی را که باید حفظ شوند و اسنادی را که نمی‌بایست حفظ کنید، درک کنید.

شما باید گزارش های مالی سالانه اصلی را حفظ کنید زیرا ممکن است در آینده مورد نیاز باشد. در مورد قوانین فدرال، محلی، ایالتی و خاص صنعت که باید رعایت کنید تحقیق کنید.

به عنوان مثال تمام IRS و اسناد مربوط به مالیات را حداقل برای هفت سال نگه دارید.

در مرحله بعد، تمام اسنادی را که نیازی به بایگانی ندارند یا هرگز به طور دائم ذخیره نمی شوند، مانند کاتالوگ های فروشنده، نامه های ناخواسته و کپی های تکراری، حذف کنید. می توانید با اسکن آنها و استخراج اطلاعات با استفاده از نرم افزار OCR آنها را دیجیتالی کنید.

برای جلوگیری از هرگونه مسئولیت احتمالی، از یک فروشنده NAID (انجمن ملی تخریب اطلاعات) برای حمل و نقل ایمن، دفع بعدی و تخریب مواد استفاده کنید.

مرحله 4: فایل های کاغذی را دیجیتالی کنید

برای کاهش هزینه ها، صرفه جویی در فضا و بهبود سازماندهی اسناد، فایل های کاغذی را دیجیتالی کنید.

می‌توانید از نرم‌افزار OCR به همراه یک اسکنر اسناد برای مرتب‌سازی، سازمان‌دهی، برچسب‌گذاری و فهرست‌بندی فایل‌ها برای قابلیت جستجوی پیشرفته استفاده کنید.

مرحله 5: فضای ذخیره سازی را انتخاب کنید

در صورتی که به دنبال ذخیره سازی دیجیتال هستید، باید یکی از موارد زیر را انتخاب کنید: نوار، دیسک و فضای ذخیره سازی ابری. هر کدام مزایا و معایبی دارند که با امنیت طولانی مدت، یکپارچگی و سهولت ورود توسط نرم افزار مدیریت سوابق مرتبط است.

مرحله 6: با گردش کار اسناد خودکار کنید

هنگامی که تمام فرآیندها و همه متغیرها ترسیم شدند، زمان اجرای فرآیند فرا می رسد.

یکی از مزایای استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد مانند Nanonets این است که می‌توانید تمام فرآیندها را خودکار کنید و اعلان‌ها را برای ذینفعان تنظیم کنید تا فایل‌های خطا را از دست ندهید. مراحل ایجاد جریان بایگانی اسناد را ببینید.

مرحله 7: نظارت و بهینه سازی

هیچ فرآیندی در ابتدا کامل نیست. پس از پیاده‌سازی گردش‌های کاری سند، بازخوردی از ذینفعان در مورد چگونگی بهبود فرآیند دریافت کنید.

کدام شرکت ها از آرشیو اسناد سود می برند؟  

شرکت شما باید روی آرشیو اسناد تمرکز کند اگر:

• شرکت شما مرتباً با بسیاری از اسناد اداری سروکار دارد
• ممکن است در آینده نیاز به دسترسی به اسناد قدیمی داشته باشید
• حسابرسی برای شرکت های مشابه شما رایج است
• شما باید اسناد را به عنوان بخشی از الزامات انطباق و مقررات ذخیره کنید

اگر این عوامل مربوط به شرکت شما هستند، ممکن است لازم باشد اسناد خود را بایگانی کنید.

چرا آرشیو اسناد الکترونیکی را انتخاب کنید؟

کاهش هزینه ها و صرفه جویی در فضا

چه در حال اداره یک شرکت بین المللی گسترده یا یک استارت آپ نوپا باشید، صرفه جویی در هزینه ها تا جایی که می توانید بسیار مهم است. بایگانی اسناد دیجیتال می تواند این کار را با آزاد کردن منطقه و کاهش هزینه های عملیاتی امکان پذیر کند.

اسناد محدودی که در محل دارید برای تنظیم، هزینه و زمان کمتری باید برای مدیریت آنها صرف شود.

افزایش گردش کار و عملکرد

بایگانی اسناد دیجیتالی کافی می تواند عملکرد و گردش کار شما را افزایش دهد. طبق برآوردها، 80 درصد از داده های تولید نیازی به دسترسی آسان ندارند.

با بایگانی کردن این داده ها، می توانید دسترسی به بقیه داده های خود را تسهیل کرده و عملکرد خود را به طور بالقوه افزایش دهید.

---

بایگانی اسناد را با Nanonets شروع کنید. مورد اعتماد بیش از 30,000 کاربر از بیش از 500 شرکت برای خودکارسازی بیش از 30 میلیون سند! امتیاز 4.9 در G2. آن را امتحان کنید! محاکمه آزاد خود را شروع کنید or با ما تماس بگیرید

---

موارد استفاده از آرشیو اسناد

آرشیو اسناد تقریباً برای همه انواع مشاغل مفید است. بیایید نگاهی به برخی از کاربردهای واقعی آرشیو اسناد در صنایع مختلف بیندازیم.  

اسناد تجاری مانند قراردادها، نامه‌ها و اسناد پروژه می‌توانند در طول سال‌ها جمع‌آوری شوند، و در مقادیر زیادی اتفاق می‌افتند که هزینه‌های ذخیره‌سازی را بالا می‌برد. هنگامی که کارگران نیاز به بازیابی داده‌ها از این مراجع دارند، جستجوی دستی در فروشگاه‌های بزرگ اسناد می‌تواند ساعاتی از روز را به خود اختصاص دهد.

• خدمات مالی شرکت ها باید اطمینان حاصل کنند که تمام اسناد آنها برای ممیزی آماده است. این جایی است که بایگانی اسناد به آنها کمک می کند تا در صورت نیاز، تمام سیاهه های ثبت مشتریان، رسیدهای مبادله پول و سایر اسناد قانونی را حفظ کنند.
• خرده فروشی شرکت ها ممکن است نیاز داشته باشند که در صورت بروز هر گونه اختلاف در آینده، تمام اطلاعات مشتری، فروشنده و تامین کننده خود را ذخیره کنند.
• شرکت های حقوقی و دپارتمان های حقوقی باید تمام قراردادها، اسناد و فکس های مربوط به پرونده را به صورت PDF ذخیره کنید. آنها باید به سرعت اسناد و نقل قول ها را با استفاده از جستجو و برچسب های هوشمند بیابند. اینجاست که بایگانی اسناد مفید است.
• خدمات عمومی روزانه با اطلاعات زیادی سروکار دارید. همه چیز در حال حاضر مرتبط نیست، اما آنها باید تمام اطلاعاتی را که باید در آینده به راحتی در دسترس باشند با کلیک یک دکمه ذخیره کنند.
• شرکت ها می توانند مدیریت اسناد خود را با بایگانی کارآمد اسناد بهینه کنند. با تبدیل اسناد کاغذی خود به یک کتابخانه قابل جستجو، کارمندان می توانند زمان صرف شده برای جستجوی اسناد را کاهش دهند و دیجیتالی کردن نیز می تواند دید داده ها را بهبود بخشد.

---

بایگانی اسناد را با نانو شبکه ها به صورت خودکار انجام دهید. استخراج داده ها از فاکتورها، کارت های شناسایی، یا هر سندی در خلبان خودکار! آزمایش رایگان خود را اکنون شروع کنید!

---

آرشیو اسناد با نانو شبکه

Nanonets یک نرم افزار مدیریت اسناد هوشمند با نرم افزار OCR داخلی است که می تواند به شما کمک کند تمام اسناد کاغذی خود را به فرمت دیجیتالی قابل جستجو تبدیل کنید. استفاده از نانوشبکه ها با یک سازنده جریان کار بدون کد کشیدن و رها کردن آسان است که می تواند هر فرآیند سند دستی را خودکار کند.

در اینجا نحوه استفاده از Nanonets برای آرشیو اسناد خود آورده شده است:

تمام فرآیندها و ذینفعان فرآیند خود را ترسیم کنید

یک حساب کاربری در Nanonets ایجاد کنید و یک مدل OCR سفارشی را برای ایجاد یک مدل OCR برای نیازهای خود انتخاب کنید یا می توانید از مدل های OCR از پیش آموزش دیده نیز انتخاب کنید.

اسناد را آپلود کنید و مدل را آموزش دهید تا داده ها را در قالبی که می خواهید استخراج کند.

هنگامی که از مدل راضی بودید، می توانید ارسال خودکار همه اسناد را به یک ایمیل خاص تنظیم کنید. قابل اعتماد و متخصص گردش کار > وارد کردن > دریافت فایل ها از طریق ایمیل

پس از تنظیم سند، مدل OCR شما به طور خودکار اسناد اسکن شده را دریافت می کند و متن را از اسناد در قالب انتخابی شما استخراج می کند.

می توانید با انتخاب گزینه صادرات از گردش کار، داده ها را در پایگاه داده مورد نظر خود استخراج کنید.

می‌توانید با افزودن مراحل تأیید، انواع بررسی، قوانین به فایل‌های پرچم‌گذاری و موارد دیگر، بخش تأیید را اضافه کنید.

همچنین می‌توانید قوانینی را برای بهبود داده‌ها، تغییر نام فایل‌ها، دسته‌بندی و مرتب‌سازی اسناد و موارد دیگر اضافه کنید. کمک خواستن؟ تیم ما اینجاست تا به شما کمک کند تا همه چیز را تنظیم کنید!

به Nanonets بروید و سعی کنید این کار را خودتان انجام دهید. یا از تیم ما بخواهید این کار را برای شما انجام دهد!

نانوشبکه‌ها توسط بیش از 30,000 متخصص خوشحال استفاده می‌شود تا فرآیندهای سند خود را به‌طور خودکار انجام دهند. در اینجا تصویری از عملکرد نانونت ها را مشاهده می کنید

این چیزی است که مشتریان ما در مورد ما می گویند.

اگر فرآیند بایگانی اسناد پیچیده ای دارید، تیم با استعداد ما می تواند به شما کمک کند تا کل فرآیند را ساده و خودکار کنید تا کارآمد باشد و مطابق با نیاز شما کار کند. آیا می خواهید خواسته های خود را با ما در میان بگذارید؟ تماس برقرار کنید or یک ایمیل برای ما بفرستید.

---

آیا می خواهید استخراج داده های اسناد را خودکار کنید؟ Nanonets را بررسی کنید. بدون کد. بدون پلت فرم دردسر. اسآزمایشی رایگان خود را تارت کنید و استخراج داده ها از اسناد در خلبان خودکار.

---

آرشیو اسناد در مقابل پشتیبان گیری از فایل

بایگانی سند اساساً یک نسخه پشتیبان از فایل است، درست است؟ خوب، کمی متفاوت است.

فرآیند بایگانی اسناد فقط برای اسناد غیرفعال است، در حالی که نسخه‌های پشتیبان برای فایل‌های فعال مورد استفاده در سیستم‌های روزمره ساخته می‌شوند.

هدف از بایگانی اسناد، نگهداری اسناد اصلی در مواردی است که به دلایل مختلف در آینده مورد نیاز است، در حالی که هدف از یک نسخه پشتیبان از فایل، حفظ یک کپی از فایل‌های فعال در صورت آسیب دیدن یا گم شدن فایل‌های واقعی است، و از عملکرد آن اطمینان حاصل کند. تداوم

بیایید به تفاوت های بیشتر بین آرشیو اسناد و پشتیبان گیری از فایل نگاه کنیم.

	آرشیو اسناد	پشتیبان گیری از اسناد
هدف	ذخیره سازی طولانی مدت اسنادی که در حال حاضر استفاده نمی شوند	ذخیره یک کپی از داده های اخیر در صورت از بین رفتن یا خراب شدن داده ها
استفاده می شود	همانطور که لازم است - به عنوان مثال. حسابرسی	هنگامی که داده های فعلی خراب است یا بارگیری نمی شود
داده ها	به صورت کپی ذخیره شد. داده ها رونویسی نمی شوند	داده ها رونویسی می شوند
نوع داده های ذخیره شده	داده های اصلی - به عنوان مثال. گزارشهای مالی	کپی از داده های فعلی به عنوان یک کپی
سرعت	سرعت بازسازی مشکلی ندارد	باید بلادرنگ باشد
مدت	ذخیره سازی طولانی مدت	ذخیره سازی کوتاه مدت تا میان مدت

پاسخ به برخی سوالات مهم

چرا اسناد را دیجیتالی کنیم؟

مدیریت اسناد تولیدی: اسناد نمایه شده و دیجیتالی شده را می توان به یک سیستم صادر کرد و به طور خودکار در کتابخانه های دیجیتال ذخیره کرد، جایی که می توان استفاده از آنها را مستند، ردیابی و مدیریت کرد.

استفاده مجدد ساده از متن: هنگامی که یک موضوع چاپ شده به متن قابل ویرایش بازیابی می شود، می توان آن را اصلاح کرد و مجدداً در Microsoft Excel یا Word استفاده کرد، که معمولاً در زمان صرف شده برای ایجاد مجدد و تایپ مجدد اسناد صرفه جویی می کند.

قابلیت جستجو: اسناد، از جمله کلمات کلیدی در فراداده یا متن، می توانند توسط شبکه های جستجوی الکترونیکی شناسایی و در عرض چند ثانیه نشان داده شوند.

دسترسی ساده: اسناد دیجیتال را می توان در هر زمان از مخزن اصلی بازیابی کرد و به سرعت از طریق ایمیل توزیع کرد و نیازی به تهیه نسخه های چاپی را از بین برد.

نرم افزار آرشیو اسناد چیست؟

نرم افزار بایگانی اسناد اسناد را به سوابق دیجیتالی تبدیل می کند که می توان آنها را بایگانی کرد، به راحتی به آنها دسترسی داشت و به طور موثر مدیریت کرد و به موسسه شما کمک می کند.

صرفه جویی در هزینه های ذخیره سازی، افزایش بهره وری کارکنان، و سرعت بخشیدن به مراحل کسب و کار.

لیست های تبدیل شده برای بایگانی طولانی مدت کافی هستند و کیفیت بصری بالایی دارند. آنها را می توان در دستگاه های مختلف خواند، به راحتی از مکان های جدا شده قابل دسترسی است، و به صورت مرکزی در بایگانی های الکترونیکی، کتابخانه های دیجیتال یا مدیریت اسناد بایگانی کرد.

شبکه های. هر شرکتی می‌تواند با دسترسی آسان به نسخه‌های ذخیره‌شده دیجیتالی با حقوق ورودی تعریف‌شده، رویه‌های داخلی را سرعت بخشد و کارایی را افزایش دهد.

---

Uنانوشبکه ها را برای خودکارسازی فرآیند بایگانی اسناد و سازماندهی فایل های خود در خلبان خودکار استفاده کنید!

---