راهنمای نهایی OCR به تبدیل صفحه گسترده: گردش کار، ابزارها و نکات دقت

آیا تا به حال نیاز داشته اید که داده ها را از یک PDF یا سند اسکن شده در یک صفحه گسترده استخراج کنید؟ OCR می تواند یک زمان واقعی باشد. به سادگی اسناد خود را اسکن کنید و تصاویر را به متن قابل ویرایش و جستجو تبدیل کنید. OCR استخراج داده ها را آسان می کند، چه با فایل های PDF، عکس ها یا صفحات اسکن شده کار کنید.

این راهنما شما را در فرآیند OCR به صفحه گسترده راهنمایی می کند - از اسکن تا بهبود دقت. ما ابزارهای OCR را توصیه می‌کنیم و نکاتی را برای افزایش دقت و موارد استفاده OCR در دنیای واقعی ارائه می‌کنیم که باعث صرفه‌جویی در ساعت‌ها کار دستی می‌شود.

چرا داده ها را با OCR در صفحات گسترده سازماندهی مجدد کنیم؟

OCR یک تغییر کامل بازی است. داده های قفل شده در کاغذهای اسکن شده، PDF و عکس های شما را می گیرد و آنها را به داده های ساختاریافته تبدیل می کند. ما در حال صحبت از صفحات گسترده آماده برای استفاده هستیم. این یک دنیای کاملاً جدید از امکانات را باز می کند.

در اینجا دلایلی وجود دارد که چرا باید از OCR برای سازماندهی داده های خود در صفحات گسترده استفاده کنید:

1. تجزیه و تحلیل داده ها آسان تر

هنگامی که داده های شما استخراج و به طور منظم در ردیف ها و ستون ها در یک صفحه گسترده سازماندهی می شوند، تجزیه و تحلیل و کار با آن بسیار آسان تر می شود. می‌توانید به سرعت روندها را شناسایی کنید، مرتب کنید، فیلتر کنید، از فرمول‌ها استفاده کنید و جداول محوری و نمودار ایجاد کنید. این سطح از دستکاری داده ها در اسناد اسکن شده یا PDF امکان پذیر نیست.

2. کیفیت بهتر داده ها

تبدیل OCR به صفحات گسترده داده های تمیز و ساختار یافته ای را در اختیار شما قرار می دهد. داده ها را می توان در طول فرآیند OCR تایید و استاندارد کرد. این امر کیفیت و دقت کلی داده ها را در مقایسه با اسناد اسکن شده بدون ساختار بهبود می بخشد.

3. قابلیت جستجو بهبود یافته است

جستجوی اسناد و تصاویر اسکن شده پیچیده است - OCR این مشکل را با تبدیل تصاویر به متن واقعی برطرف می کند. هنگامی که در یک صفحه گسترده قرار می گیرد، داده ها به طور کامل قابل جستجو می شوند. شما می توانید فورا آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید.

4. به اشتراک گذاری داده های پیشرفته

صفحات گسترده حاوی داده های استخراج شده را می توان به راحتی با دیگران برای همکاری به اشتراک گذاشت. داده ها اکنون در قالب استاندارد شده قابل استفاده مجدد هستند به جای اینکه در تصاویر سند تکی به دام افتاده باشند.

5. قابلیت های اتوماسیون

داده‌های صفحه‌گسترده را می‌توان در سیستم‌های تجاری خودکار و ساده کرد. با توانایی خروجی فایل‌های CSV، داده‌های استخراج‌شده OCR می‌توانند به‌طور خودکار به پایگاه‌های داده و سایر برنامه‌های کاربردی تجاری جریان پیدا کنند.

6. از پردازش دستی صرف نظر کنید

تیم شما دیگر نیازی به رونویسی دستی داده ها از اسناد اسکن شده و یا تحمل گردش کار کپی-پیست خسته کننده و بی اثر برای فایل های PDF ندارد. با حذف وظایف یکنواخت ورود داده ها، می توانید خطاها را کاهش دهید و در زمان تمیز کردن و اعتبارسنجی داده ها صرفه جویی کنید. در نتیجه، کارکنان شما می توانند تلاش های خود را وقف کار مولدتر و کامل تر کنند.

7 مقیاس پذیری

مقیاس های تبدیل OCR و حجم داده ها رشد می کنند. خواه شما نیاز به پردازش صدها یا حتی هزاران صفحه سند داشته باشید، اتوماسیون OCR به راحتی آن را مدیریت می کند. ورود دستی داده ها برای حجم های زیاد به سرعت مقیاس نمی شود.

OCR به گردش کار صفحه گسترده

وقتی این مراحل کلیدی را دنبال کنید، تبدیل اسناد به صفحات گسترده با OCR ساده است. با تنظیم یک گردش کار کارآمد، می‌توانید ساعت‌ها در ورود اطلاعات دستی صرفه‌جویی کنید و به سرعت به اطلاعات قفل‌شده در PDF یا فایل‌های اسکن شده دسترسی پیدا کنید.

بیایید شیرجه برویم

1. اسناد را برای OCR جمع آوری کنید

ابتدا تصاویر سند، فایل‌های PDF یا کاغذهای اسکن شده حاوی داده‌هایی را که باید استخراج کنید، جمع‌آوری کنید. Nanonets به شما امکان می دهد به راحتی فایل ها را از چندین منبع از جمله ایمیل، فضای ذخیره سازی ابری، Dropbox، Google Drive، OneDrive و غیره وارد کنید.

همچنین می‌توانید پوشه‌های ساعت یا ایمیل خودکار را برای پردازش خودکار فایل‌های جدید یا پیوست‌های دریافتی تنظیم کنید. تماس‌های API و ادغام با سایر نرم‌افزارهای تجاری را نیز می‌توان برای استخراج یکپارچه داده تنظیم کرد.

2. فیلدهای داده را تعریف کنید

سپس، فیلدها یا ستون‌های داده‌ای را که می‌خواهید استخراج کنید، مانند شماره فاکتور، تاریخ، نام مشتری، مبلغ سررسید و غیره مشخص کنید. Nanonets مدل‌های هوش مصنوعی مختلفی را برای انواع اسناد مانند فاکتورها، رسیدها، کارت‌های ویزیت و موارد دیگر ارائه می‌کند.

مدل‌های از پیش ساخته شده قبلاً می‌دانند چگونه فیلدهای مشترک را به طور هوشمند از هر نوع سند استخراج کنند. همچنین می توانید فیلدهای سفارشی خود را پیکربندی کنید و مدل هوش مصنوعی را آموزش دهید. سپس می توانید مدل را با چند نمونه تهیه کنید. فقط مناطقی را بر روی اسناد نمونه بکشید تا محل قرارگیری داده های حیاتی را مشخص کنید.

اکنون، شما آماده اجرای OCR و استخراج داده ها از اسناد خود هستید. نانوشبکه‌ها از الگوریتم‌های پیشرفته هوش مصنوعی و ML برای شناسایی و ضبط خودکار متن از طرح‌بندی اسناد پیچیده با دقت بالا استفاده می‌کنند. هوش مصنوعی هر سند را "خوانده" می کند، فیلدهای تعریف شده را استخراج می کند و داده های ساختاریافته آماده برای صادرات را خروجی می دهد.

زمانی که فیلدهای داده و مدل هوش مصنوعی به درستی پیکربندی شوند، این مرحله برای شما کاملاً خودکار است. در پشت صحنه، فناوری OCR تصاویر اسکن شده را به متن تبدیل می کند. تشخیص منطقه هوشمند سپس فیلدهای داده مربوطه را انتخاب می کند.

4. اعتبارسنجی و تصحیح داده ها

داده های استخراج شده را برای دقت بررسی کنید. Nanonets این کار را آسان می کند زیرا به شما امکان می دهد اصلاحات را مستقیماً در بیننده اسناد انجام دهید. برای کاربران پیشرفته تر، می توانید خروجی JSON ساختاریافته را نیز ویرایش کنید.

همچنین می‌توانید از قابلیت‌های اعتبارسنجی خودکار برای تنظیم قوانین اعتبارسنجی داده‌های گرفته شده استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید بررسی کنید که آیا تاریخ در محدوده معتبری قرار می‌گیرد یا یک مقدار عددی زیر یک آستانه. هر گونه مشکل اعتبارسنجی برای بررسی پرچم گذاری می شود.

5. صادرات و ادغام داده های صفحه گسترده

خروجی نهایی حاوی داده های ساختار یافته استخراج شده از اسناد اسکن شده یا فایل های PDF شما را می توان دانلود کرد و برای اهداف پایین دستی استفاده کرد. Nanonets به شما امکان می دهد آن را به عنوان یک فایل CSV، Excel یا JSON صادر کنید و به شما امکان می دهد داده ها را به راحتی به برنامه صفحه گسترده دلخواه خود یا سایر نرم افزارهای تجاری وارد کنید.

همچنین می‌توانید مستقیماً با برنامه‌های محبوب مانند Google Sheets، QuickBooks، Salesforce و غیره ادغام کنید. ادغام Zapier به شما امکان می‌دهد با بیش از 5000+ برنامه برای جریان یکپارچه داده ارتباط برقرار کنید. این ادغام تضمین می کند که داده های شما به طور خودکار در تمام سیستم عامل های شما در زمان واقعی به روز می شوند.

نحوه بهبود فرآیند OCR به صفحه گسترده

فناوری OCR کامل نیست. گاهی اوقات ممکن است با اسکن‌های با کیفیت پایین، طرح‌بندی‌های پیچیده یا فونت‌های غیرمعمول مشکل داشته باشد. اما، حتی پیشرفت های جزئی کوچک در فرآیند OCR می تواند منجر به صرفه جویی قابل توجهی در زمان و هزینه شود.

فرض کنید شرکت بیمه ای دارید که روزانه هزاران سند را پردازش می کند. حتی یک بهبود 2 درصدی در دقت OCR می تواند صدها ساعت کار در هفته را ذخیره کند.

در اینجا چند راه برای بهبود فرآیند OCR به صفحه گسترده آورده شده است:

1. کیفیت اسکن های خود را بهبود بخشید

مطمئن شوید اسنادی که اسکن می کنید واضح و خوانا باشند. اسکن های با کیفیت پایین می تواند منجر به خطا در فرآیند OCR شود. بنابراین، قبل از اینکه آنها را به سیستم OCR خود وارد کنید، برای بهبود کیفیت تصویر اسکن را پیش پردازش کنید.

نکاتی برای بهبود کیفیت اسکن:

• از یک اسکنر با وضوح بالا (حداقل 300 dpi) استفاده کنید. این جزئیات دقیق تری را ثبت می کند که می تواند به موتور OCR کمک کند تا کاراکترها را با دقت تشخیص دهد.
• مطمئن شوید که صفحات به درستی تراز شده اند و کج نیستند. اسکین زدایی اسکن های کج را رفع می کند.
• روشنایی و کنتراست اسکن را بررسی کنید. سطوح را طوری تنظیم کنید که متن به وضوح قابل مشاهده باشد و خیلی روشن یا تاریک نباشد.
• شیشه اسکنر را تمیز کنید تا از گرد و غبار، لکه یا آثار مصنوع روی تصاویر اسکن شده جلوگیری کنید.
• از Adobe Scan یا برنامه های مشابه برای ضبط اسکن های با کیفیت بالا با استفاده از گوشی هوشمند خود استفاده کنید.
• از تکنیک های بهبود تصویر مانند شارپنینگ، کاهش نویز و باینریزه کردن استفاده کنید.

2. اسناد خود را استاندارد کنید

سازگاری در طرح و طراحی سند می تواند به طور قابل توجهی دقت OCR را بهبود بخشد. در صورت امکان، قالب اسنادی را که پردازش می کنید استاندارد کنید. این بدان معناست که فیلدهای داده را در یک مکان در هر سند، با استفاده از فونت ها و اندازه های ثابت، و حفظ یک طرح تمیز و بدون درهم و برهم نگه دارید.

در اینجا چند نکته برای استانداردسازی اسناد وجود دارد:

• از یک الگوی ثابت برای همه اسناد از یک نوع استفاده کنید.
• فیلدهای داده ضروری را در هر سند در یک مکان نگه دارید.
• از فونت های واضح و خوانا استفاده کنید و از فونت های هنری یا غیر معمول خودداری کنید.
• از بهم ریختگی پرهیز کنید و چیدمان را تمیز و ساده نگه دارید.
• استفاده از تصاویر، آرم ها و گرافیک ها را در نزدیکی فیلدهای متنی مهم محدود کنید.
• از رنگ های با کنتراست بالا برای متن و پس زمینه برای بهبود خوانایی استفاده کنید.

3. روی یک سیستم OCR با هوش مصنوعی سرمایه گذاری کنید

این سیستم‌ها از الگوریتم‌های یادگیری ماشین برای یادگیری از هر سند پردازش شده استفاده می‌کنند و به طور مستمر توانایی خود را برای شناسایی و استخراج داده‌های مرتبط بهبود می‌بخشند.

نانو شبکه ها نمونه بارز یک سیستم OCR با هوش مصنوعی هستند. مدل های از پیش آموزش دیده را برای انواع مختلف اسناد ارائه می دهد و به شما امکان می دهد مدل را مطابق با نیاز خود سفارشی کنید. هرچه داده های بیشتری پردازش کند، الگوها را بهتر تشخیص می دهد و داده ها را با دقت استخراج می کند.

علاوه بر این، قابلیت‌های تشخیص زبان و درک متن سیستم‌های OCR مبتنی بر هوش مصنوعی به آن‌ها اجازه می‌دهد اسناد را به زبان‌ها، ارزها، فرمت‌های مالیاتی و غیره مختلف مدیریت کنند. این باعث می شود آنها بسیار متنوع و سازگار با نیازهای مختلف تجاری باشند.

4. گردش کار خودکار را تنظیم کنید

خودکار کردن مراحل دستی تکراری در گردش کار OCR شما می تواند کارایی را افزایش داده و خطاها را به حداقل برساند. به عنوان مثال، می توانید قوانین واردات خودکار را تنظیم کنید که اطمینان حاصل کند که سیستم OCR به طور خودکار هر فاکتور ارسال شده به آن را پردازش می کند accounting@yourbusiness.com.

یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای تجاری مانند ERP، جریان یکپارچه داده را امکان‌پذیر می‌کند. داده های صفحه گسترده استخراج شده می توانند به طور خودکار با پایگاه های داده پایین دست همگام شوند. قوانین اعتبار سنجی خودکار به تشخیص زودهنگام هر گونه خطای استخراج کمک می کند. گردش کار می تواند اسنادی را که نیاز به بررسی دارند به کارکنان مناسب هدایت کند. اعلان‌ها و یادآوری‌های خودکار تضمین می‌کنند که هیچ مهلتی از دست نمی‌رود.

افکار نهایی

فناوری OCR نحوه استخراج و کار با داده ها را از اسناد اسکن شده و PDF متحول کرده است. با تبدیل تصاویر به داده های صفحه گسترده ساختاریافته، OCR ورود دستی خسته کننده را حذف می کند و در عین حال قابلیت های تجزیه و تحلیل را افزایش می دهد.

همانطور که در این راهنما توضیح داده شد، ایجاد یک گردش کار OCR کارآمد با ابزارهای مناسب، مانند نانو شبکه ها، می تواند در زمان زیادی صرفه جویی کند. بهبودهای جزئی در دقت نیز به سرعت به صرفه جویی قابل توجهی تبدیل می شود.

آیا می خواهید ببینید که چگونه OCR می تواند گردش کار کسب و کار شما را تسریع کند؟ Nanonets یک نسخه رایگان برای آزمایش استخراج داده های مبتنی بر هوش مصنوعی از اسناد شما ارائه می دهد. تبدیل جداول PDF یا فاکتورهای اسکن شده به برگه های اکسل قابل ویرایش هرگز آسان تر نبوده است. برای شروع همین الان ثبت نام کنید!

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/ocr-to-spreadsheet/