فرآیند مدیریت فروشنده: اهمیت، مزایا و چالش ها

روابط خوب فروشنده برای موفقیت هر کسب و کاری مهم است. هدف مدیریت فروشنده سازماندهی و تقویت روابط تجاری و فروشنده است. مدیریت موثر فروشنده به کسب و کارها اجازه می دهد تا در عین جلوگیری از شوک های سمت عرضه، به طور کارآمد فعالیت کنند.

مدیریت فروشنده چیست؟

مدیریت فروشنده یک فرآیند ساختاریافته است که کسب و کارها برای مدیریت تامین کنندگان یا فروشندگان خود از آن پیروی می کنند. مدیریت فروشنده بر ایجاد/حفظ روابط کاری خوب با تامین کنندگان به صورت طولانی مدت تمرکز دارد. برای جلوگیری از اختلالات احتمالی عرضه و رسیدن به اهداف تجاری با بهترین ارزش.

فرآیند مدیریت فروشنده کاملاً پیچیده است و شامل انتخاب فروشندگان مناسب، مذاکره در مورد قراردادهای قابل اجرا، کنترل هزینه ها، به حداقل رساندن خطرات و اطمینان از تحویل به موقع کالا یا خدمات است.

اهمیت مدیریت فروشنده

مدیریت فروشنده یک فرآیند استراتژیک است که وقتی به درستی انجام شود می تواند به کسب و کارها در رسیدن به اهداف تجاری خاص کمک کند.

این امکان را برای ورود سریع‌تر چندین فروشنده فراهم می‌کند که می‌تواند خطرات و تأخیرهای احتمالی طرف عرضه را به حداقل برساند. با انتخاب تامین کنندگان در دسترس، کسب و کار همچنین از هزینه های کمتر و تحویل سریع تر برای حفظ تداوم در تجارت برخوردار است.

ساده سازی فرآیند فروشنده می تواند اعتماد متقابل و روابط قوی تر را تضمین کند. این می تواند به افزایش کارایی کسب و کار با تمرکز بر بهبود رضایت مشتری، سودآوری و رشد کمک کند.

فرآیند مدیریت فروشنده شامل چه مواردی می شود

اگرچه فرآیند مدیریت فروشنده ممکن است بسته به اندازه سازمان ساده یا پیچیده باشد، مراحل درگیر تقریباً یکسان است. اما، چند پیش نیاز ضروری است:

پیش نیازها

1. تعریف اهداف کسب و کار - کسب و کارها می توانند در مدیریت فروشنده خوب شرکت کنند که اهداف و اهداف شرکت به خوبی تعریف شده باشد. شناسایی اهداف کسب و کار می تواند تصویر واضح تری در مقابل مدیریت فروشنده ارائه دهد.

2. ایجاد یک تیم مدیریت فروشنده - داشتن پرسنل ماهر به عنوان بخشی از یک تیم اختصاصی می تواند مدیریت فروشنده را آسان تر و پربارتر کند. انتخاب، مذاکره و ارزیابی فروشندگان کار آسانی نیست. یک تیم مجرب می تواند به عنوان پل ارتباطی بین بخش های داخلی و فروشندگان برای بهینه سازی فرآیند مدیریت فروشنده عمل کند.

مراحل فرآیند مدیریت فروشنده

با بازار پر از فروشندگان بالقوه، شرکتی که در مدیریت فروشنده فعالیت می کند، برخی از مراحل رایج را برای اطمینان از انتخاب فروشندگان مناسب دنبال می کند. آن ها هستند:

1. انتخاب فروشندگان - این فرآیند با انتخاب فروشنده هایی که برای کسب و کار مناسب تشخیص داده می شوند شروع می شود. سپس با استفاده از نقل قول جستجو می شود ابزارهای منبع یابی الکترونیکی مانند درخواست برای نقل قول (RFQs) و درخواست برای پیشنهاد (RFPs). اگرچه قیمت یک عامل تعیین کننده خواهد بود، اما این شرکت همچنین می تواند پتانسیل یک فروشنده را بر اساس کیفیت، شهرت، ظرفیت برای برآورده کردن نیازها و سابقه ارزیابی کند.

2. شرکت در مذاکرات قرارداد - این مرحله شامل بحث در مورد شرایط و ضوابط قرارداد بین شرکت و فروشنده منتخب است. شرایط می تواند به نوع/مقدار کالا و/یا خدمات، تاریخ تحویل، شرایط پرداخت و شرایط قانونی که خطرات را پوشش می دهد مرتبط باشد. قرارداد باید قابل قبول و برای هر دو طرف سودمند باشد.

3. سوار شدن به فروشندگان - فرآیند جمع آوری اطلاعات مرتبط و اسناد مرتبط برای شناسایی فروشندگان به عنوان تامین کنندگان تایید شده برای شرکت مهم است. اطلاعات حساب بانکی، فرم های مالیاتی، مجوزهای صنعتی معتبر، برخی از اطلاعات اصلی جمع آوری شده برای پرداخت به فروشندگان و برای اهداف حسابرسی هستند.

4. عملکرد فروشنده را ردیابی و ارزیابی کنید - شرکت ها باید عملکرد فروشنده را بررسی کنند تا ببینند استانداردها رعایت شده است، کیفیت محصولات یا خدمات خوب است، تحویل به موقع انجام می شود و خدمات رضایت بخش است. انحرافات را می توان با برنامه های عملیاتی که با فروشندگان مورد بحث قرار می گیرد، اصلاح کرد تا از معاملات تجاری راحت تر اطمینان حاصل شود.

5. نظارت و مدیریت ریسک ها - مدیریت ریسک شامل ارزیابی و نظارت بر فروشندگان برای خطرات بالقوه ای است که می تواند به شدت بر تجارت تأثیر بگذارد. نقض انطباق، تقلب فروشندهنشت داده ها، شکایت های حقوقی، از دست دادن مالکیت معنوی همه خطرات جدی هستند که باید به عنوان بخشی از نظارت بر ریسک مورد توجه قرار گیرند.

6. پرداخت به موقع - پرداخت به موقع به فروشندگان می تواند برای اطمینان از روابط کاری خوب بسیار مهم باشد. پیروی از شرایط قرارداد برای پرداخت و اطمینان از تسویه فاکتورها بدون تأخیر می تواند اعتماد و اطمینان فروشندگان را برای حفظ خدمات مستمر ایجاد کند.

پیاده سازی سیستم مدیریت فروشنده

مدیریت فروشنده فرآیندی حیاتی برای هر سازمانی برای تضمین رشد و موفقیت است. ظهور فناوری های پیشرفته روشی را که امروزه فرآیندهای مدیریت فروشنده انجام می شود تغییر داده است.

سیستم های مدیریت فروشنده (VMS) نرم افزارهای مبتنی بر وب یا ابری هستند که برای کمک به سازماندهی و مدیریت چندین فعالیت مرتبط با فروشنده از یک مکان طراحی شده اند. آنها کارآمد، آسان، مقرون به صرفه و برای سازمان هایی با فروشنده های متعدد بسیار سودمند هستند.

مزایای مدیریت فروشنده

مزایای مختلف وجود مدیریت فروشنده عبارتند از:

1. انتخاب بهتر را تسهیل می کند - سازمان از انتخاب گسترده‌تری از فروشندگان بهره می‌برد که انتخاب‌های بیشتری را با نرخ‌های رقابتی ارائه می‌کنند.

2. مذاکرات مقرون به صرفه - مدیریت فروشنده می تواند اطمینان حاصل کند که چندین فروشنده برای کسب و کار رقابت می کنند. این شرکت را قادر می‌سازد تا در مورد نرخ‌های بهتر مذاکره کند و قیمت‌ها یا تخفیف‌های کمتری به دست آورد.

3. مدیریت قرارداد موثر – یکی از مزایای داشتن سیستم مدیریت فروشنده، داده های متمرکز است. همه قراردادها، اطلاعات فروشنده و اسناد مرتبط از یک مکان برای کل سازمان قابل دسترسی است. این امر ردیابی قراردادها و تصمیم گیری موثرتر را آسان تر می کند.

4. مدیریت عملکرد آسانتر – سیستم‌های مدیریت فروشنده، عملکرد کامل فروشندگان را با دید پرنده قادر می‌سازد. ردیابی عملکرد و مقایسه آن با داده های گذشته آسان است. ذینفعان می توانند اطمینان حاصل کنند که تامین کنندگان به شرایط قرارداد پایبند هستند و نیازهای تجاری به طور موثر برآورده می شوند.

5. روابط فروشنده قوی تر - اطلاعات متمرکز فروشنده در VMS به فرآیند تصمیم گیری ساده کمک می کند. شناسایی تاخیرها و ارتباط سریع، اختلال در زنجیره تامین را کاهش می دهد و از هزینه یا ضرر اضافی برای هر دو طرف جلوگیری می کند که منجر به اعتماد و روابط بهتر می شود.

6. کاهش ریسک بهتر – نرم افزار VMS قادر به شناسایی خطرات فروشنده است که می توان از آنها پیشگیری کرد یا زود با آنها مقابله کرد تا از تأثیر بر تجارت جلوگیری شود. از آنجایی که تمام داده‌های مربوط به فروشنده تأیید می‌شوند و نظارت مستمر امکان‌پذیر است، کاهش ریسک آسان‌تر می‌شود.

چالش ها در مدیریت فروشنده

فرآیندهای مدیریت نامناسب یا فقدان فروشنده می تواند چالش های زیادی ایجاد کند:

1. عدم رعایت از سوی فروشندگان - سازمانی که استانداردهای مشخصی برای فروشندگان ندارد، با خطر عدم انطباق از سوی تامین کنندگان خود مواجه است. انتخاب تامین کننده مناسب و تعیین استانداردها در طول مذاکرات قرارداد برای جلوگیری از انحراف مهم است.

2. خطر بد شهرت فروشندگان - هنگامی که چندین فروشنده درگیر هستند، ارزیابی کیفیت کار فروشندگان دشوار است و عملکرد ضعیف یک فروشنده می تواند بر تجارت تأثیر بگذارد. انجام بررسی‌های کامل پس‌زمینه و بینش عملکردهای گذشته در طول فرآیند انتخاب در مدیریت فروشنده، حیاتی می‌شود.

3. زحمت ذخیره سازی دستی داده های فروشنده - با رشد کسب و کار و حضور تامین کنندگان بیشتر، ذخیره داده های فروشنده برای کسب و کارهای در حال گسترش ممکن است دشوار باشد. فقدان یک سیستم مدیریت فروشنده دردسرهای بیشتری را در بازیابی اطلاعات فروشنده در صورت لزوم ایجاد می کند.

4. عدم دید برای تصمیم گیری - سیستم های مدیریت فروشنده می توانند دید کلی را از طریق در دسترس بودن داده های متمرکز برای تصمیم گیری خوب فراهم کنند. بدون یک VMS مناسب، این کار به یک کار پیچیده تبدیل می شود.

5. ناتوانی در رسیدگی به پرداخت های مختلف – نرم افزار VMS می تواند پرداخت ها را حفظ و پیگیری کند، حتی اگر شرایط یا روش های پرداخت متفاوت باشد. پرداخت دستی به چند فروشنده ممکن است دست و پا گیر، پیچیده و مستعد خطا باشد که منجر به نارضایتی فروشندگان شود.

نتیجه

زمان‌های در حال تغییر و حرکت سریع، بسیاری از کسب‌وکارها را وادار می‌کند تا راه‌حل‌های مؤثری برای مدیریت مؤثر روابط فروشنده بیابند. سازمان‌ها، بزرگ یا کوچک که با چندین فروشنده سروکار دارند، می‌توانند از پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت فروشنده خوب بهره ببرند. نرم‌افزار VMS موثر می‌تواند به غلبه بر چالش‌ها و تقویت روابط قوی‌تر با تامین‌کنندگان، افزودن ارزش و بهبود عملکرد تجاری کمک کند.