بخش حسابهای پرداختنی (AP) یک شرکت مسئولیت بسیار مهمی را بر عهده دارد که ردیابی بدهیهای کسبوکار به تامینکنندگان و فروشندگان و تأیید اینکه پرداختها تأیید شده و به این طرفهای متقابل انجام میشود، دارد. بدون بخش AP، یک کسب و کار برای ردیابی تمام صورتحساب هایی که از تامین کنندگان خود دریافت می کند و اطمینان از انجام این تعهدات مشکل خواهد داشت. این بدهی های کوتاه مدت شرکت، حساب های پرداختنی است و تعهد مهمی است که شرکت باید به آن توجه کند.
حساب های پرداختنی چیست؟
حساب های پرداختنی صرفاً بدهی جاری است که یک کسب و کار به فروشنده یا تأمین کننده بدهکار است. به طور کلی، یک حساب قابل پرداخت باید توسط بخش AP در حدود 30 روز پرداخت شود. کل مبلغ حساب های پرداختنی در ترازنامه شرکت در قسمت بدهی های جاری آمده است.
حساب های پرداختنی نشان دهنده مبلغ بدهکاری است. این معامله ای نیست که قبلاً به صورت نقدی پرداخت شده باشد. این پول بدهکار برای خریدی است که شرکت به صورت اعتباری انجام داده است.
حساب های پرداختنی نیست فاکتور. فاکتور یک سند کاغذی یا دیجیتالی است که از کسب و کار برای خرید کالا یا خدماتی که ساخته است هزینه دریافت می کند. حساب های پرداختنی مبلغ بدهی است. حساب های پرداختنی نیز حساب های دریافتنی نیست، که مبلغی است که به یک تجارت برای کالاها یا خدماتی که به سایر مشاغل با شرایط اعتباری فروخته است بدهکار است.
بخش حساب های پرداختنی چیست؟
از آنجایی که حساب های پرداختنی برای موفقیت و سلامت یک تجارت بسیار مهم است، اکثر شرکت ها یک بخش اختصاصی AP دارند. وظیفه اصلی تیم حساب های پرداختنی این است که اطمینان حاصل کنند که تمام بدهی های متحمل شده توسط شرکت به درستی ثبت و پرداخت شده است.
اگر این عملکرد حساب های پرداختنی توسط بخش AP انجام نشود، تامین کنندگان و فروشندگان پولی پرداخت نخواهند کرد. در این شرایط روابط بدی به وجود می آید بین کسب و کار و تامین کنندگان آن، که می تواند بر توانایی کسب و کار برای تهیه کالاها و خدمات مورد نیاز در آینده تأثیر بگذارد.
علاوه بر اطمینان از اینکه همه به موقع حقوق دریافت می کنند، بخش های AP همچنین وظیفه دارند اطمینان حاصل کنند که هیچ اشتباه حسابداری انجام نمی شود. باید مراقب تقلب باشد، سعی کند از اشتباهات جلوگیری کند، و هرگونه مغایرت یافت شده را با هم آشتی دهد.
یکی دیگر از عملکردهای پرداختنی که بخش های AP دارند این است که برای پرداخت های اولیه روی فاکتورها تخفیف دریافت کنید. بسیاری از تامین کنندگان، زمانی که پرداخت ها قبل از موعد مقرر در صورت حساب انجام می شود، چنین تخفیف هایی را ارائه می دهند، بنابراین بخش حساب های پرداختنی می تواند به کاهش هزینه های سربار در یک تجارت کمک کند، که البته نگرانی دائمی برای هر شرکتی است.
نقش ها در بخش AP
بسیاری وجود دارد مسئولیت های بخش حساب های پرداختنی، و این وظایف بین چندین کارمند در بخش قابل پرداخت تقسیم می شود. یک کسب و کار کوچک ممکن است فقط یک کارمند حساب های پرداختنی داشته باشد. یک عملیات بزرگتر ممکن است کارگران زیر را در بخش حساب های پرداختنی خود داشته باشد:
- هماهنگ کننده حساب های پرداختنی
- فاکتور به مدیر پرداخت
- مدیر حساب های پرداختنی
- کارشناس حساب های پرداختنی
- دستیار حسابداری
یک شرکت بسیار بزرگ همچنین می تواند یک افسر حساب های پرداختنی داشته باشد که مسئول کل بخش AP است. وظایف دقیق تعیین شده برای هر نقش در بخش حساب های پرداختنی بسته به شرکت و اندازه عملیات متفاوت است.
گردش کار در بخش های AP
در هر بخش AP، یک گردش کار وجود دارد که سفر شروع تا پایان تهیه خدمات و کالاها و سپس پردازش صورتحسابهای مرتبط با چنین خریدهایی را توصیف میکند و اطمینان حاصل میکند که همه به موقع پول دریافت میکنند. این روش گام به گام می تواند دیجیتال یا دستی باشد، با فرمت دیجیتال روش ساده تر و زمان کمتری را ارائه می دهد. در هر صورت، گردش کار برای یک تیم حساب های پرداختنی به طور کلی طرح کلی زیر را دنبال می کند:
شماره 1) فاکتور را ضبط کنید. فاکتور، چه فیزیکی چه الکترونیکی، باید در برنامه نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) وارد شود. همانطور که قبلا ذکر شد، این می تواند توسط یک کارگر انسانی یا دیجیتال انجام شود.
شماره 2) تایید. پس از فهرست بندی مناسب فاکتور، باید تایید شود. باز هم، این مرحله می تواند دستی یا خودکار باشد.
#3) مجوز پرداخت. پرداخت فاکتور باید در این مرحله مجاز باشد. این مسئولیت بخش حساب های پرداختنی است که این مجوز را از طرف مربوطه در کسب و کار دریافت کند.
شماره 4) انتقال. پس از تأیید پرداخت، باید ارسال و تأیید شود. اگرچه روشهای پرداخت فیزیکی مانند چک یا پول نقد هنوز در برخی موارد قابل استفاده است، پرداختهای دیجیتالی محبوبیت بیشتری پیدا میکنند، بهویژه آنهایی که میتوانند با آن ادغام شوند. نرم افزار AP.
برای بخش قابل پرداخت مهم است که از نزدیک روند گردش کار را به طور کامل نظارت کند. اگر این عملکرد حساب های پرداختنی به درستی انجام نشود، ممکن است اشتباهاتی رخ دهد که فشار بیشتری را بر تیم AP وارد می کند.
وظایف بخش های AP
چندین مسئولیت مهم بخش حساب های پرداختنی وجود دارد که تیم های AP باید در اجرای آنها کوشا باشند. به طور کلی، آنها در یکی از دسته های زیر قرار می گیرند:
شماره 1) صورتهای مالی را تطبیق دهید. بخشهای AP باید از پرداخت هزینههای جعلی جلوگیری کنند و هرگونه اختلاف را برای نمایش در صورتحسابهای بانکی یا سایر اسناد مالی اصلاح کنند.
#2) مشکلات مربوط به داده های فاکتور را حل کنید. تیم حساب های پرداختنی باید هرگونه ناهماهنگی در داده هایی را که در فاکتور ظاهر می شود شناسایی کرده و به سرعت اطلاعات را تصحیح کنند.
شماره 3) فاکتورها را پردازش کنید. فاکتورهایی که یک کسب و کار از تامین کنندگان خود دریافت می کند باید توسط بخش حساب های پرداختنی پردازش شود تا بتوان به موقع پرداخت شود.
شماره 4) پرداخت فاکتور. یکی از عملکردهای مهم حساب های پرداختنی، پرداخت بر روی یک فاکتور است.
شماره 5) پرداخت های داخلی. علاوه بر پرداخت فاکتورها، یک بخش قابل پرداخت نیز باید پرداخت های داخلی را برای مواردی مانند لوازم اداری و هزینه های پست مدیریت کند.
شماره 6) فاکتورها را ذخیره کنید و آنها را مطابقت دهید. فاکتورها باید با سفارش خرید آنها مطابقت داشته باشد. آنها همچنین باید به صورت فیزیکی یا الکترونیکی ذخیره شوند، روش دوم کارآمدترین روش را برای تحقیق و بازیابی ارائه می دهد.
7) روابط خوب خود را با فروشندگان حفظ کنید. حفظ رابطه فروشنده و کسب و کار یکی از وظایف مهم بخش های AP است. هنگامی که فاکتورها به موقع پرداخت می شوند و اطلاعات به سرعت روشن و ذخیره می شوند، تراکنش های آینده به احتمال زیاد بدون مشکل خواهند بود.
سازماندهی تیم حساب های پرداختنی
هرچه بخش قابل پرداخت بهتر سازماندهی شود، برای کسب و کار ارزشمندتر خواهد بود. با سازماندهی مناسب، گردش کار نیز کارآمدتر خواهد بود. در اینجا چند نکته برای ساختار بخش AP به مدبرترین روش وجود دارد:
#1) همه چیز را مستند کنید. اطمینان حاصل کنید که هر خرید توسط شرکت دارای یک سفارش خرید (PO) باشد تا بتوان رکوردی ایجاد کرد. گزارشی از شماره شناسه مالیاتی نیز باید نگهداری شود.
2) سوابق را برای بازیابی آسان ذخیره کنید. اسناد دارای مهر تاریخ باید در مکانی نگهداری شوند که به راحتی در دسترس باشد.
شماره 3) بررسی مجدد. از اعضای مختلف تیم AP بخواهید دو بار یکدیگر را بررسی کنند تا از تقلب و اشتباه جلوگیری شود.
4) حساب ها را مرتباً تطبیق دهید. ترجیحاً به صورت روزانه، تأیید کنید که فاکتورها با PO مطابقت دارند. هر گونه اختلاف و حل آنها را ثبت کنید.
شماره 5) از پرداخت های دیجیتال استفاده کنید. اشکال الکترونیکی پرداخت امروزی، از جمله اتاق تسویه خودکار (ACH)، کارآمد و آسان هستند. اغلب، هزینه آنها بیشتر از پرداخت کاغذی نیست و پیگیری آنها آسانتر است.
#6) تیم AP را خودکار کنید. علاوه بر پرداخت ها، بسیاری از عملکردهای حساب های پرداختنی را می توان دیجیتالی کرد. انجام این کار مزایای بسیاری دارد، از جمله اجتناب از خطاهای ورود داده ها.
چگونه اتوماسیون می تواند برای بخش های AP مفید باشد
تیمهای حسابهای پرداختنی که به جدیدترین نرمافزار امروزی ارتقاء میدهند، از مزایای بیشماری بهره خواهند برد. روش قدیمیتر و مبتنی بر کاغذ دستی برای انجام وظایف حسابهای پرداختنی زمانبر و کار فشرده است. بخشهای AP که با نرمافزار پیشرفته به اتوماسیون کامل روی میآورند، میتوانند فاکتورها را سریعتر با اشتباهات و نادرستی کمتر پردازش کنند. و چون بهترین برنامه های AP امروزی با هوش مصنوعی (AI) عرضه می شوند، برای بسیاری از کارها به کمک انسانی کمی نیاز است.
به عنوان مثال، نرم افزار پیشرفته AP امروزی قادر به خواندن ایمیل ها، اسکن فاکتورها و گرفتن خودکار جزئیات مهم از این اسناد است. در صورت نیاز به توجه بیشتر می توان اعلان های بلادرنگ را برای اعضای تیم AP ارسال کرد. از آنجایی که این سیستم روی خلبان خودکار کار می کند، تلاش انسانی کمتری از سوی کارکنان مورد نیاز است.
نرم افزار AP همچنین می تواند قوانینی را برای گردش کار در نظر بگیرد. به عنوان مثال، یک فاکتور می تواند توسط یک برنامه برای تایید به بخش صحیح هدایت شود. کنترلهای پرداخت را میتوان برای پرداخت فاکتورها گنجاند و این کنترلها را میتوان با عوامل مختلفی مانند مبلغ پرداخت ویرایش کرد. پرداختی را می توان به طور خودکار از حساب بانکی شرکت برداشت کرد. هوش مصنوعی این وظایف را به تنهایی انجام می دهد. و با یادگیری ماشینی، هوش مصنوعی می تواند از تجربه بیاموزد.
هر کاری که برنامه انجام می دهد در دفتر کل ثبت می شود و این رکورد به دلخواه قابل بررسی است. بار دیگر، به دلیل اینکه این مسیر حسابرسی به طور خودکار توسط یک برنامه نرم افزاری ایجاد می شود، نیروی انسانی کمتری مورد نیاز است.
نرمافزار طراحیشده برای بخشهای AP همچنین میتواند با سایر ابزارهای حسابداری دیجیتال ادغام شود و یک سیستم حسابداری کاملاً الکترونیکی ایجاد کند که عملکردهای پرداختنی را برای کارمندان آسانتر و زمانبرتر میکند.
روکش کردن
هر کسبوکاری که میخواهد موفق شود به یک بخش AP سازنده با تجهیزات مناسب نیاز دارد. بخشهای حسابهای پرداختنی که به فناوری قدیمی مبتنی بر کاغذ متکی هستند، این خطر را دارند که از رقبای خود عقب بمانند. ابزارهای دیجیتال پیچیده امروزی مزایای زیادی را برای بخشهای قابل پرداخت فراهم میکنند که از جمله مهمترین آنها تلاش کمتر انسان و زمان پردازش سریعتر است.
- محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
- PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
- PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
- PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
- منبع: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- : دارد
- :است
- :نه
- $UP
- 30
- a
- توانایی
- قادر
- درباره ما
- در دسترس
- حساب
- حسابداری (Accounting)
- حساب ها
- حساب های قابل پرداخت
- آه
- پیشرفته
- مزایای
- اثر
- پس از
- از نو
- AI
- معرفی
- قبلا
- همچنین
- هر چند
- در میان
- مقدار
- an
- و
- هر
- ظاهر می شود
- مناسب
- تصویب
- تایید کرد
- هستند
- مصنوعی
- هوش مصنوعی
- AS
- اختصاص داده
- مرتبط است
- At
- مراجعه كردن
- توجه
- حسابرسی
- مجاز
- خودکار
- بطور خودکار
- اتوماسیون
- اجتناب از
- بد
- برج میزان
- ترازنامه
- بانک
- حساب بانکی
- اساس
- BE
- زیرا
- بوده
- قبل از
- پشت سر
- سود
- مزایای
- در کنار
- بهترین
- بهتر
- کسب و کار
- کسب و کار
- by
- CAN
- گرفتن
- مورد
- موارد
- پول دادن و سكس - پول دادن و كس كردن
- دسته
- بار
- بار
- بررسی
- روشن
- نقل و انتقال بانکی
- نزدیک
- بیا
- شرکت
- شرکت
- شرکت
- رقبای
- نگرانی
- گروه شاهد
- اصلاح
- به درستی
- هزینه
- هزینه
- میتوانست
- پیمانکاران
- دوره
- ایجاد شده
- ایجاد
- اعتبار
- جاری
- روزانه
- داده ها
- تاریخ
- روز
- بدهی
- اختصاصی
- تحویل
- بخش
- گروه ها
- توصیف
- طراحی
- جزئیات
- مختلف
- مشکل
- دیجیتال
- پرداخت های دیجیتال
- رقمی شده
- تخفیف
- تقسیم شده
- سند
- اسناد و مدارک
- میکند
- عمل
- انجام شده
- دو برابر
- پایین
- دو
- هر
- در اوایل
- آسان تر
- به آسانی
- ساده
- موثر
- تلاش
- هر دو
- الکترونیکی
- به صورت الکترونیکی
- ایمیل
- ظهور
- کارکنان
- پشت سر هم
- اطمینان حاصل شود
- حصول اطمینان از
- وارد
- سرمایه گذاری
- تمام
- تجهیزات
- ERP
- خطاهای
- به خصوص
- هر
- هر کس
- مثال
- اجرا کردن
- تجربه
- چشم
- عوامل
- سقوط
- روش
- سریعتر
- کمتر
- مالی
- پیروی
- برای
- قالب
- اشکال
- یافت
- تقلب
- از جانب
- کامل
- تابع
- توابع
- آینده
- به دست آوردن
- عموما
- گرفتن
- رفتن
- خوب
- مغازه
- آیا
- سلامتی
- کمک
- اینجا کلیک نمایید
- جامع
- خانه
- HTTPS
- انسان
- ID
- شناسایی
- if
- مهم
- in
- از جمله
- تناقضات
- ترکیب کردن
- ادغام شده
- وارد آمده
- اطلاعات
- ورودی
- نمونه
- ادغام
- اطلاعات
- داخلی
- به
- فاکتور
- فاکتورها
- IT
- ITS
- خود
- سفر
- نگاه داشتن
- نگه داشته شد
- کار
- بزرگ
- بزرگتر
- آخرین
- یاد گرفتن
- یادگیری
- کمترین
- دفتر کل
- ترک کرد
- کمتر
- بدهی ها
- پسندیدن
- احتمالا
- کوچک
- محل
- ورود به سیستم
- دستگاه
- فراگیری ماشین
- ساخته
- ساخت
- باعث می شود
- ساخت
- مدیریت
- کتابچه راهنمای
- بسیاری
- مسابقه
- تطبیق
- ممکن است..
- اعضا
- ذکر شده
- با
- روش
- روش
- اشتباهات
- پول
- مانیتور
- بیش
- کارآمدتر
- اکثر
- چندگانه
- باید
- بی شمار
- لازم
- ضروری
- نیازهای
- نه
- اطلاعیه ها
- تعداد
- تعهد
- اوراق قرضه
- گرفتن
- of
- ارائه
- ارائه
- دفتر
- افسر
- غالبا
- بزرگتر
- on
- یک بار
- ONE
- مداوم
- فقط
- عمل
- or
- سفارش
- سفارشات
- کدام سازمان ها
- سازمان یافته
- دیگر
- خارج
- طرح کلی
- پرداخت
- مقاله
- مبتنی بر کاغذ
- حزب
- پرداخت
- پرداخت
- پرداخت
- روش های پرداخت
- مبلغ پرداختی
- انجام
- انجام
- انجام می دهد
- اجازه
- فیزیکی
- از نظر جسمی
- برنامه ریزی
- افلاطون
- هوش داده افلاطون
- PlatoData
- PO
- نقطه
- محبوبیت
- بله
- جلوگیری از
- اصلی
- مشکلات
- روش
- روند
- فرآوری شده
- در حال پردازش
- فراهم می کند
- تولیدی
- برنامه
- برنامه ها
- مناسب
- به درستی
- ارائه
- خرید
- سفارش خرید
- خرید
- قرار دادن
- به سرعت
- خواندن
- زمان واقعی
- درو کنید
- خلاصه
- قابل وصول
- دریافت
- رکورد
- ثبت
- سوابق
- كاهش دادن
- ثبت نام
- به طور منظم
- روابط
- ارتباط
- تکیه
- نشان دهنده
- ضروری
- تحقیق
- منابع
- مجذوب
- مسئولیت
- مسئوليت
- بازیابی
- راست
- خطر
- نقش
- قوانین
- دویدن
- اسکن
- بخش
- فرستاده
- خدمات
- چند
- ورق
- کوتاه مدت
- باید
- نشان
- به سادگی
- وضعیت
- اندازه
- کوچک
- کسب و کار کوچک
- So
- نرم افزار
- فروخته شده
- حل
- برخی از
- مصنوعی
- صحبت کردن
- اظهارات
- گام
- هنوز
- opbevare
- ذخیره شده
- ساختار
- موفق شدن
- موفقیت
- چنین
- تهیه کننده
- تامین کنندگان
- تدارکات
- مطمئن
- گزینه
- سیستم
- کار
- وظایف
- مالیات
- تیم
- اعضای تیم
- تیم ها
- پیشرفته
- تمایل
- قوانین و مقررات
- نسبت به
- که
- La
- آینده
- اطلاعات
- شان
- آنها
- سپس
- آنجا.
- اینها
- آنها
- اشیاء
- این
- کسانی که
- زمان
- زمان بر
- بموقع
- بار
- نکات
- به
- امروز
- هم
- ابزار
- جمع
- ردیابی
- مسیر
- پیگردی
- دنباله
- معامله
- معاملات
- امتحان
- درک
- می Unsplash
- ارتقاء
- استفاده کنید
- استفاده
- ارزشمند
- مختلف
- متفاوت
- فروشنده
- فروشندگان
- تایید
- بررسی
- تایید
- بسیار
- می خواهد
- مسیر..
- خوب
- چی
- چه زمانی
- که
- WHO
- اراده
- با
- در داخل
- بدون
- کارگر
- کارگران
- گردش کار
- خواهد بود
- زفیرنت