سفارش خرید چیست و چگونه کار می کند؟

هنگامی که یک تجارت با قرارداد خرید یا فروش منعقد می کند، هر دو کسب و کار باید اطمینان حاصل کنند که در آن معامله محافظت می شوند. نهادی که در حال خرید کالا یا خدمات است به نوعی تضمین نیاز دارد که اقلامی را که می‌خرد دریافت می‌کند، و از طرف دیگر، فروشنده به دنبال اطمینان از دریافت وجه از خریدار است.

این نوع معاملات در هر کسب و کاری در تمام صنایع مختلف انجام می شود. ممکن است یک کارخانه تولیدی در حال خرید مواد خام باشد یا یک فروشگاه خرده فروشی مجموعه جدیدی از کالا را خریداری کند. قبل از تکمیل فروش - یعنی ارسال کالا یا ارائه خدمات - دریافت سفارش خرید به کسب و کارهای هر دو طرف معامله آرامش خاطر می دهد.

به عنوان یک قرارداد قراردادی، سفارش خرید بخشی استاندارد از اکثر معاملات تجاری امروزی است. بدون یکی، هر دو طرف ممکن است در موقعیت‌های آسیب‌پذیر قرار بگیرند، بنابراین بهتر است همه افراد درگیر سفارش‌های خرید را اولویت‌بندی کنند. اگر هنوز از این روش در سازمان خود استفاده نمی‌کنید، آن را ناامید نکنید. ما همه چیزهایی را که باید در مورد استفاده از یک PO بدانید، نحوه ادغام آن در شیوه های تجاری خود و اینکه چگونه فناوری می تواند سفارشات خرید شما را آسان تر کند، به شما خواهیم گفت. اگر می خواهید به سوالات زیر پاسخ داده شود، به خواندن ادامه دهید:

• سفارش خرید چیست / PO چیست؟
• تعریف سفارش خرید چیست؟
• مورد استفاده سفارش خرید چیست؟
• چگونه می توانم سفارشات خرید را تکمیل کنم؟
• انواع مختلف سفارشات خرید چیست و چه زمانی استفاده می شود؟
• چگونه فناوری می تواند فرآیند PO را ساده کند؟

سفارش خرید چیست؟

از منظر فنی، تعریف سفارش خرید یک توافقنامه قراردادی بین خریداران و فروشندگان است که جزئیات اقلام خاص در حال فروش، مقدار کالا یا خدمات، قیمت معامله و دو تجارت درگیر را شرح می‌دهد. استفاده از سفارش خرید - که اغلب PO نامیده می شود - برای همه تراکنش ها به نفع خریداران و فروشندگان است.

اولین قدم در مدیریت ارتباط سالم با فروشنده، سفارشات خرید باید به عنوان یک ابزار در نظر گرفته شود. آنها فراتر از ارائه حمایت های قانونی در صورت توافق به سمت جنوب هستند. همچنین برای اهداف سازمانی به آنها ارجاع داده شده و به آنها تکیه می شود. هنگامی که تیم های انبارداری به PO های ورودی قابل مشاهده باشند، می توانند موجودی و برنامه ریزی تولید را بهتر مدیریت کنند. هنگامی که تیم های خرید می توانند PO های برجسته را ردیابی کنند، می توانند به سازمان خود کمک کنند تا از خریدهای تکراری جلوگیری کند یا سفارش های دیرهنگام را تعقیب کند. 

برای بهره‌مندی از مزایای سفارش‌های خرید، مهم است که یک فرآیند معمول با نحوه تکمیل، تأیید و ردیابی آنها ایجاد کنید. امروزه ابزارهای زیادی در دسترس کسب‌وکارها هستند تا سفارش‌های خرید را سریع‌تر کنند، اما قبل از پیاده‌سازی فناوری، روی از بین بردن اصول اولیه یک PO تمرکز کنید.

یک سفارش خرید چگونه کار می کند؟

قبل از ارسال سفارش خرید به یک فروشنده یا تامین کننده، باید حاوی اطلاعات دقیق و دقیق باشد. استاندارد کردن فرم سفارش خرید شما به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه PO ها دارای اطلاعات لازم هستند و می توان آنها را به راحتی هر بار پر کرد. هر سفارش خرید باید داده های زیر را به وضوح در لیست داشته باشد:

• اطلاعات محصول یا خدمات (توضیحات، SKUها، قیمت، مقدار)
• شماره سفارش خرید
• تاریخ سفارش خرید
• تاریخ تحویل
• نام شرکت فروشنده و اطلاعات تماس
• نام شرکت خریدار و اطلاعات تماس
• آدرس قبض
• آدرس حمل و نقل
• شرایط پرداخت
• الزامات قانونی
• اطلاعات مالیات بر فروش
• کل فاکتور

اگر خریدهای بین المللی زیادی با PO انجام می دهید، ممکن است لازم باشد اطلاعات گمرکی یا جزئیات اضافی را برای حمل و نقل بین المللی درج کنید. حتما با فروشنده و اداره مهاجرت محلی چک کنید. سفارشات خرید نباید بیش از حد پیچیده یا فانتزی باشند. آنها به سادگی باید کاربردی، سازگار و قابل اجرا برای نیازهای شما باشند.

پس از تکمیل صحیح سفارش خرید، فرآیند خرید می تواند آغاز شود.

درک نقش POs در فرآیند خرید

قبل از اینکه تیم خرید شما چیزی از یک تامین کننده یا فروشنده بخرد، ممکن است با تیم فروشنده مکالمه داشته باشد و در مورد قیمت اولیه یا سایر پارامترها به توافق برسند. در آن مرحله، یک PO باید برای شروع فرآیند خرید پر شود. چرخه ای که هر PO طی خواهد کرد به شرح زیر است:

1. تصمیم به خرید: به عنوان یک خریدار، تصمیم می گیرید که یک محصول یا خدمات را سفارش دهید. مشخص کنید چه مقدار از محصول یا خدمات گفته شده را می خواهید و چه زمانی به آن نیاز دارید. اگر برای ساخت محصولات در تعطیلات به چوب بیشتری نیاز دارید، مطمئن شوید که چه زمانی به چوب نیاز دارید.
2. PO را تهیه کنید: سفارش خرید را با اطلاعات ذکر شده در بالا تکمیل کنید.
3. ارسال PO: پس از آماده شدن، سفارش خرید را برای بررسی به فروشنده ارسال کنید. در این مرحله، آنها تصمیم خواهند گرفت که آیا می توانند نیازهای شما را در بازه زمانی تحویل درخواست شده برآورده کنند یا خیر.
4. تایید فروشنده: اگر فروشنده شما بتواند سفارش را انجام دهد، انجام خواهد داد سفارش خرید را تایید کنید. هنگامی که یک PO توسط فروشنده تأیید شد، از نظر قانونی برای شما و آنها الزام آور می شود.
5. تکمیل سفارش: فروشنده قانوناً موظف است کالا یا خدمات را تا تاریخ توافق شده به شما تحویل دهد. احتمالاً در این مدت فاکتوری از فروشنده دریافت خواهید کرد. قبل یا بعد از انجام سفارش قبل از پرداخت فاکتور، به خود اعتماد کنید کنترل های داخلی AP برای بررسی دقیق بودن فاکتور
6. پرداخت فاکتور: بعد از اتمام کار تطبیق سه طرفه برای تأیید اینکه PO با فاکتور مطابقت دارد، و هر دو با کالاها یا خدمات دریافتی مطابقت داشته باشند، می توانید فاکتور را برای تأیید ارسال کنید. پس از تایید، فاکتور باید پرداخت شود. سعی کنید فاکتورها را زودتر پرداخت کنید اگر بند تخفیف زودهنگام دارند، این باعث صرفه جویی در پول شما می شود و هر دلار حساب می شود! اگر شما می خواهید بهینه سازی فرآیند پرداخت تامین کننده، این یک محل عالی برای شروع است.
7. PO را در سیستم خود ببندید: این مرحله نهایی به سازماندهی همه چیز در شما کمک می کند سیستم PO. اگر یک PO پس از پرداخت فاکتور باز بماند، تیم AP شما ممکن است تصادفاً پرداخت های تکراری ارسال کند.

تفاوت بین سفارش خرید و فاکتور چیست؟

اگرچه سفارش‌های خرید و فاکتورها بخش‌های حیاتی فرآیند خرید هستند، اما هستند همان چیزی نیست. همانطور که در مراحل بالا توضیح داده شد، سفارشات خرید زودتر از فاکتورها انجام می شود. یک فاکتور توسط یک فروشنده در پاسخ به سفارش خرید ایجاد می شود. علاوه بر این، خریدار مسئولیت پر کردن و ارسال PO را بر عهده دارد و فروشنده وظیفه ارسال و نظارت بر فاکتور را بر عهده دارد. اگر هنوز از خود می‌پرسید: «سفارش خرید چیست؟» این را بخوان.

انواع مختلف سفارشات خرید چیست؟

در اصل، تعریف سفارش خرید کم و بیش یکسان باقی می ماند، اما انواع مختلفی از سفارشات خرید وجود دارد که بهترین استفاده را در شرایط خاص دارند. هر یک به اطلاعات کمی متفاوت نیاز دارد، بنابراین مطمئن شوید که نوع PO مورد استفاده در هر فرآیند خرید را بدانید.

سفارشات خرید استاندارد

هنگام پاسخ به این سوال، "PO چیست؟" سفارش خرید استاندارد کلاسیک ترین خواهد بود. این سفارشات خرید در بسیاری از موقعیت ها و برای بسیاری از انواع معاملات استفاده می شود. اگر فقط یک کالای یکباره می‌خرید یا برای اولین بار کالایی را از یک فروشنده جدید خریداری می‌کنید، نمی‌توانید با سفارش خرید استاندارد اشتباه کنید.

سفارشات خرید برنامه ریزی شده

اگر می‌دانید که در آینده به کالاها یا خدمات خاصی نیاز خواهید داشت، تکمیل سفارش خرید برنامه‌ریزی‌شده می‌تواند در درازمدت باعث صرفه‌جویی در زمان شود و به فروشنده کمک کند تا مطمئن شود که موجودی مورد نیاز برای انجام سفارش‌های چند ماهه را در اختیار دارد. قیمت، شرایط پرداخت و محصولات مشخص شده‌اند، اما با نزدیک‌تر شدن تاریخ، زمان‌بندی یا مقادیر تحویل ممکن است کمی تعدیل شود. این برای برنامه ریزی عالی است اما هنوز هم در هر دو طرف کمی انعطاف پذیری ارائه می دهد.

سفارشات خرید پتو

پس از یافتن پاسخ "PO چیست؟" سوال بعدی که باید بپرسید این است که "چگونه می توانم تخفیف بگیرم؟" پاسخ یک است سفارش خرید پتویی. اگر متعهد به خرید تعداد بیشتری هستید، ممکن است فروشنده تخفیف سفارش انبوه ارائه دهد. اگر چه شما به صورت قراردادی مشتاق مقداری تغییر هستید، اما به طور کلی در پول خود صرفه جویی خواهید کرد.  

سفارشات خرید قرارداد

با افزودن لایه دیگری از حمایت قانونی و امنیت برای خریداران و فروشندگان، یک سفارش خرید قراردادی، قبل از ایجاد یک سفارش خرید، یک توافقنامه قانونی ایجاد می کند. اینها ممکن است برای قفل کردن قیمت‌گذاری در POهای آتی یا صرفاً برای ایجاد مرزهای قانونی تمیز قبل از ارسال یک PO استاندارد الزام آور به فروشنده استفاده شوند.

سفارشات خرید دیجیتال

امروزه بیشتر و رایج‌تر، سفارش‌های خرید دیجیتال (DPO) سفارش‌هایی هستند که از طریق یک سفارش ارسال می‌شوند سیستم خرید خودکار. اگر به دنبال بدون کاغذ برو، یا می خواهید دستی را خودکار کنید فرآیندهای سفارش خرید، اینها یک گزینه عالی هستند.

خودکارسازی سیستم های سفارش خرید

اگر سفارش‌های خرید دیجیتال جذاب به نظر می‌رسند، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که به سیستم‌های سفارش خرید که می‌توانند فرآیند خرید شما را وارد عصر دیجیتال کنند، نگاه کنید. اغلب، اتوماسیون PO، جریان های تایید خودکارو قابلیت تطبیق آسان را می توان در ابزارهای نرم افزار AP یافت. در Nanonets، ما ایجاد کردیم نرم افزار اتوماسیون AP که فرآیند خرید را متحول می کند، اما به همین جا ختم نمی شود.

در عملکردهای مالی و حسابداری، فضای زیادی برای اتوماسیون و تحول دیجیتال وجود دارد. یک بار سازمان شما را با موفقیت اجرا می کند و شروع به استفاده از یکی از این راه حل ها کنید، تغییر عظیمی را در نحوه عملکرد تیم خود خواهید دید. ناگهان، بهره‌وری افزایش می‌یابد، ایجاد تعادل بین کار و زندگی چندان سخت نخواهد بود و رضایت کارکنان افزایش می‌یابد. سرمایه گذاری روی راه حل های دیجیتال امروز شما را برای آینده ای بهتر موقعیت می دهد.

PO چیست؟ حالا تو می دانی!

سفارشات خرید به طور گسترده ای بین صنایع، مناطق و مشاغل استفاده می شود. به دلیل حمایت قانونی که برای سازمان‌ها در سرتاسر جهان ارائه می‌کنند، استفاده از آنها بی‌معنی است. قبل از ارسال PO به فروشندگان خود، حتماً تمام اطلاعات مورد نیاز را پر کنید. اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، الگوهای PO رایگان زیادی وجود دارد. وقتی آماده هستید که فرآیند خرید خود را ارتقا دهید، مناسب را پیدا کنید راه حل حسابداری دیجیتال برای تجارت خود

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/purchase-order/