حساب های پرداختنی چیست؟

حساب‌های پرداختنی یک اصطلاح حسابداری است که به پولی اطلاق می‌شود که یک شرکت به فروشنده یا تامین‌کننده بدهکار است - به دلیل بهره‌مندی از محصولات یا خدمات آنها.

هنگامی که یک شرکت محصولات/خدمات را از فروشنده/تامین کننده با ترتیبی برای پرداخت بعداً خریداری می کند، تا زمانی که پرداخت انجام شود، مبلغ را حساب های پرداختنی می نامند.  نوعی اعتبار است ارائه شده توسط فروشنده/تامین کننده

حساب پرداختنی زمانی ثبت می شود که یک فاکتور برای پرداخت تایید شود. تا زمانی که مبلغ پرداخت شود، در دفتر کل (یا زیر دفتر AP) به عنوان پرداخت یا بدهی معوق ثبت می شود. بدهی های پرداختنی می توانند بدهی های تجاری (خرید کالاهای فیزیکی که در موجودی کالا ثبت می شوند) یا هزینه پرداختی (خرید کالاها و خدماتی که فاکتور می شوند، به عنوان مثال، تبلیغات، سرگرمی، مسافرت، لوازم اداری، و خدمات آب و برق) باشند.

---

خودکار گرفتن داده ها، ساخت گردش کار و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه بدون نیاز به کد اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید. پرداخت فاکتورها را با هوش مصنوعی به صورت خودکار انجام دهید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

فهرست مندرجات

---

آیا به دنبال خودکارسازی فرآیندهای تطبیق سه طرفه دستی خود هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای انتها به انتها کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 3 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

نمونه ای از حساب های پرداختنی

نانوایی ABC 50 پوند شکر را از خرده فروشی XYZ Traders به ​​قیمت 50 سنت در هر پوند سفارش می دهد. XYZ Traders یک دوره اعتباری 30 روزه پس از تحویل به نانوایی ارائه می دهد که در آن ABC باید صورتحساب 25 دلاری را بپردازد. تا زمانی که نانوایی به معامله گران XYZ پرداخت کند، مبلغ 25 دلار به عنوان حساب های پرداختنی نامیده می شود و به عنوان بدهی در قبال طلبکاران در ترازنامه نانوایی نشان داده می شود.

25 دلار به عنوان دارایی در ترازنامه معامله گران XYZ تا زمان دریافت پرداخت ثبت می شود.

حساب های پرداختنی، فراتر از خرید کالا، شامل موارد زیر نیز می شود:

• حمل و نقل و تدارکات
• نیرو / انرژی / سوخت
• لیزینگ
• صدور مجوز
• خدمات (مونتاژ / پیمانکاری فرعی)

---

گردش کار بدون لمس AP را تنظیم کنید و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

اهمیت حساب های پرداختنی

AP به دلایل زیر مهم است:

پرداخت به موقع صورت حساب ها را تضمین می کند که به نوبه خود رتبه اعتباری شرکت و روابط بلندمدت با فروشندگان را بهبود می بخشد.

• پرداخت به موقع صورتحساب ها جریان بی وقفه لوازم و خدمات را تضمین می کند که منجر به جریان یکپارچه عملیات تجاری می شود.
• پرداخت به موقع از پرداخت های معوق، جریمه ها و سایر هزینه های تاخیر جلوگیری می کند.
• AP سازماندهی شده امکان ردیابی سیستماتیک فاکتورها و پرداخت ها را می دهد.
• AP با پرداخت تنها در زمان مقرر و با استفاده از تسهیلات اعتباری ارائه شده توسط فروشنده، جریان نقدی را تسهیل می کند.
• AP دقیق اجتناب می کند تقلب فروشنده و سرقت

AP خالی از اشکال نیست. اغلب برای تامین کنندگانی که باید منتظر پرداخت پس از تحویل محصولات و خدمات باشند، بار مالی محسوب می شود. از طرف شرکت، ترازنامه با حساب های پرداختنی طولانی نشان دهنده وضعیت نقدی نامطمئن است. این اشکالات را می توان از طریق اخلاقی، قانونی و منطقی برطرف کرد فرآیندهای AP.

اجزای فرآیند حساب های پرداختنی

حساب پرداختنی یک فرآیند چند مرحله ای است و شامل چند مرحله اساسی است:

• AP با تصمیم شرکت برای تهیه کالاها/خدمات در یک سیستم اعتباری شروع می شود.
• انتخاب تامین کنندگانی که تسهیلات اعتباری ارائه می دهند.
• مقایسه سیاست‌های اعتباری تامین‌کنندگان از نظر روزهای اعتبار مجاز، هزینه‌های تاخیر پرداخت، تخفیف نقدی در پرداخت زودهنگام و غیره و انتخاب تامین‌کننده با شرایطی که به بهترین وجه مناسب شرکت است.
• پس از فرآیند تدارکات - درخواست خرید، سفارش خرید، فاکتور، رسید - کسب و کار.
• حسابداری فاکتورها/صورتحسابها در دفاتر به عنوان حسابهای پرداختنی پس از دریافت کالا.
• حسابداری به حسابرسی های داخلی و خارجی در شرکت و در تجزیه و تحلیل الگوهای هزینه کمک می کند که به نوبه خود به برنامه ریزی مالی و رعایت استانداردها و مقررات کمک می کند.
• پیگیری تاریخ روی صورتحساب ها برای اطمینان از پرداخت قبل از موعد مقرر.
• پرداخت قبل از موعد مقرر
• ارتباط با فروشنده مبنی بر اینکه پرداخت انجام شده است.

استفاده کامل از مدت اعتبار به مدیریت موثر جریان نقدی کمک می کند. با این حال، باید به خاطر داشت که کارآمدترین استفاده از شرایط اعتبار در دانستن زمان رعایت صورت حساب ها است.

بخش حساب های پرداختنی متعارف

یک تیم مسئول فرآیندهای دستی حساب پرداختنی مسئول ثبت و پردازش تراکنش های مالی مربوط به تدارکات و تامین کنندگان است.

طیف وسیعی از متخصصان برای این منظور به کار گرفته شده اند:

• تحلیلگر ورود داده ها، فاکتورها را پس از دریافت در سیستم دیجیتال وارد می کند.
• تحلیلگر پردازش پرداخت، مسئول پرداخت فاکتورها در تاریخ سررسید آن است
• تحلیلگر استثنائات به اختلافات در فاکتورها می پردازد و مسائل مربوط به شکست پرداخت را مدیریت می کند.
• La مدیریت فروشنده پرسنل پایگاه داده تامین کننده را ایجاد و مدیریت می کنند و آن را با عملیات های مختلف تدارکات مرتبط می کنند.
• مدیر حساب های پرداختنی برای مدیریت فاکتور بدون خطا و بدون درز با تیم هماهنگ می کند.

همه اعضای تیم برای ایجاد و حفظ روابط قوی با تامین کنندگان تلاش می کنند. تیم همچنین باید نظارت دقیقی بر مخارج AP داشته باشد و کنترل‌های داخلی را برای محافظت از جریان نقدینگی حفظ کند.  

کارآمد و به خوبی مدیریت شده است گردش کار حساب های پرداختنی می تواند در زمان و هزینه شرکت ها با توجه به فرآیند AP صرفه جویی زیادی کند. سازمان ها نیز در موارد نادر می توانند برون سپاری AP عملکرد به آژانس های خارجی

چالش‌های فرآیند دستی حساب‌های پرداختنی

فرآیندهای حساب های پرداختنی دستی دارای مشکلات زیر است:

• مشکلات مربوط به ورود دستی داده ها: ورود دستی فاکتورها به سیستم می تواند زمان بر، ناکارآمد و مستعد خطا باشد. همه اینها می تواند بر عملکرد و نتیجه شرکت تأثیر بگذارد.
• تاخیر در پرداخت: نظارت دستی و اشتباهات می تواند منجر به تاخیر در پرداخت و ناراضی بودن تامین کنندگان شود. همچنین می تواند بر رتبه اعتباری و اعتبار شرکت به عنوان مشتری برای فروشنده تأثیر بگذارد.
• کارمندان ناراضی: ماهیت پیش پا افتاده و تکراری بسیاری از وظایف درگیر در فرآیند AP ممکن است منجر به نارضایتی از کار و مشکلات مرتبط از جمله جابجایی کارکنان شود.
• اطلاعات ناکارآمد: با بزرگ‌تر شدن اندازه یک شرکت و وجود فاکتورهای بیشتری برای رسیدگی، میزان اطلاعات مربوط به فروشندگان، محصولات، خدمات، هزینه‌ها، تحویل و تاریخ‌های سررسید می‌تواند بسیار زیاد شود. همچنین مکان یابی اسناد دشوار می شود و حسابداری می تواند به یک کابوس تبدیل شود.
• عدم شفافیت داده ها: ردیابی صورتحساب های کاغذی و اسناد فیزیکی AP ممکن است اگر غیرممکن نباشد، زمانی که بخش AP برای رسیدگی به بسیاری از فرآیندهای تدارکاتی بزرگ می شود، دشوار می شود.
• تمایل به کلاهبرداری: عدم مشاهده در سیستم های حساب های پرداخت دستی می تواند شرکت شما را در معرض آسیب پذیری های امنیتی و کلاهبرداری قرار دهد.

مزایای خودکارسازی فرآیند حساب های پرداختنی

خودکار کردن فرآیند حساب پرداختنی به مزایای زیر منجر می شود:

• صرفه جویی در زمان: گفته می شود 25 درصد از هفته کاری صرف کارهای پیش پا افتاده مدیریت فاکتورهای دستی می شود، زمانی که بهتر می توان برای فعالیت های سازنده تر صرف کرد.
• صرفه جویی در هزینه: پردازش دستی یک فاکتور 12 تا 15 دلار هزینه دارد. اتوماسیون می تواند بسیاری از این هزینه ها را از بین ببرد. علاوه بر این، راه‌حل‌های خودکار تاریخ‌های سررسید فاکتور را پیگیری می‌کنند و به پرداخت فاکتور در زمان بهینه کمک می‌کنند، در نتیجه جریان نقدی را بهبود می‌بخشند، از هزینه‌های تأخیر در پرداخت جلوگیری می‌کنند و روابط بهتری با فروشندگان حفظ می‌کنند.
• تولید درآمد: پرداخت‌های به‌موقع که توسط اتوماسیون فعال می‌شود نه تنها می‌تواند از هزینه‌های تأخیر پرداخت جلوگیری کند، بلکه رتبه اعتباری شرکت را بهبود می‌بخشد و آن را برای تخفیف‌ها و تخفیف‌های فروشندگان باز می‌کند.
• کاهش خطاها: مدیریت دستی فاکتورها به دلیل نظارت انسانی با خطاهایی همراه است. اتوماسیون می تواند بسیاری از خطاهای مرتبط با فرآیندهای پرداختنی دستی را از بین ببرد.
• انعطاف‌پذیری پرداخت: اتوماسیون می‌تواند تصمیم‌گیری در مورد زمان و نحوه پرداخت صورت‌حساب‌ها را امکان‌پذیر کند (مثلاً چک کاغذی، ACH، یا از طریق کارت‌های مجازی که در آن تخفیف‌های برگشت نقدی دریافت می‌کنید).
• نگهداری بهتر از داده ها: غربال دستی از طریق اسناد ممکن است عذاب آور و مستعد خطا باشد. نگهداری از پایگاه داده دیجیتال امکان دسترسی و بازیابی بهتر داده ها را فراهم می کند و در نتیجه چرخه خرید تا پرداخت را ساده می کند. چنین مدیریتی همچنین امکان تجزیه و تحلیل برای گزارش و ردیابی خریدها و جریان نقدی شرکت را فراهم می کند.
• امنیت: راه حل اتوماسیون حساب های پرداختنی می تواند داده ها را در یک سرور متمرکز یا ابر ذخیره کند که امنیت را فراهم می کند.

در نرم افزار Accounts Payable به دنبال چه چیزی باشید

مهم است که یک را انتخاب کنید نرم افزار اتوماسیون AP که حداکثر بازگشت سرمایه را فراهم می کند. یک نرم افزار اتوماسیون حساب پرداختنی باید شامل جمع آوری داده ها، پردازش فاکتور، تأییدیه های خودکار و پرداخت ها باشد. ویژگی های اساسی که باید هنگام جستجوی یک نرم افزار اتوماسیون AP جستجو شود عبارتند از:

• جمع‌آوری دقیق داده‌های فاکتور: تبدیل داده‌های فاکتور به فرمت دیجیتال رایج، مهم‌ترین جنبه ایجاد کارایی در اتوماسیون AP است. ورود دستی داده ها گران، مستعد خطا و زمان بر است. یک ابزار OCR خوب امکان ضبط هوشمند داده های مربوطه را بدون دخالت انسان فراهم می کند، بنابراین در زمان، هزینه و خطاهای انسانی صرفه جویی می کند.

• تایید فاکتور آسان: افرادی که فاکتورها را تایید می کنند اغلب مدیران و مدیران اجرایی مشغول هستند و تایید فاکتور خودکار باید برای چنین پرسنلی آسان، شهودی و راحت باشد. شخص تأیید کننده باید بتواند یک فاکتور را بدون در نظر گرفتن دستگاهی که از آن به فاکتور دسترسی دارد، با یک کلیک ببیند و تأیید کند.
• امکان ردیابی فاکتورهای AP در زمان واقعی: ابزارهای گردش کار همچنین باید به هر ذینفعی اجازه دهد تا به راحتی فاکتور را ردیابی کند. این امر از تاخیر، سوء ارتباط و سوء مدیریت در فرآیند پردازش حساب ها جلوگیری می کند.
• ادغام با سیستم حسابداری موجود: شرکت ممکن است از پلتفرم ها و نرم افزارهای دیجیتال دیگر استفاده کند و ابزار AP باید بتواند با آنها یکپارچه شود تا از عدم تطابق در داده ها و عملیات جلوگیری شود.
• اتوماسیون پرداخت ها: مرحله نهایی در فرآیند AP پرداخت است. پس از ثبت همه تأییدیه‌ها، نرم‌افزار باید قادر به شروع و پردازش پرداخت به تأمین‌کننده برای تکمیل و بستن فرآیند حساب‌های پرداختنی برای آن خرید خاص باشد.
• ذخیره سازی داده ها: بسته به نیاز شرکت، تمام داده های AP را می توان بر روی یک سرور متمرکز یا ابر ذخیره کرد. نوع ذخیره سازی باید توسط شرکت قبل از راه اندازی در اتوماسیون AP تصمیم گیری شود.

نتیجه

اتوماسیون عملیات پردازش حساب ها می تواند مشکلات مربوط به فرآیندهای دستی مانند تاخیر زمانی، خطاها و هدر رفتن تلاش های انسانی را از بین ببرد.  

نرم افزار AP کارآمد مانند Nanonets می تواند فرآیندهای خرید تا پرداخت را بهتر فعال کند، از رعایت مالیات اطمینان حاصل کند، و خودکارسازی کند تطبیق 3 طرفه، بهینه سازی روزهای AP یا DPOجلوگیری از تقلب، ساده کردن جریان های نقدی، حفظ روابط فروشنده و ذخیره داده ها برای آیندگان. اتوماسیون کارایی را ایجاد می کند و می تواند فرآیند خرید تا پرداخت را برای ارزش بلندمدت هماهنگ کند. فعال کردن دیجیتالی فرآیند AP با تبدیل روابط فروشنده-مشتری به یک مزیت رقابتی، استراتژی های تجاری را پیش می برد.