فاکتور به عنوان سندی برای جزئیات کالاهای تحویل شده یا خدمات ارائه شده از فروشنده به خریدار عمل می کند. با این حال، فراتر از یک گزارش ساده، یک فاکتور اطلاعات زیادی را در خود جای می دهد که شامل شرایط پرداخت، توافق نامه های قانونی و موارد دیگر است. فاکتورها یک سند کلیدی برای هر کسب و کار هستند و به محافظت در برابر ممیزی و مشکلات قانونی کمک می کنند. در عین حال، هنگامی که به عنوان بخشی از یک استراتژی مدیریت داده کل نگر جمع آوری می شود، صورتحساب موثر و توسعه یافته از تجزیه و تحلیل داده ها پشتیبانی می کند که به تصمیم گیری استراتژیک کمک می کند.
فاکتور چیست؟
فاکتور درست مانند رسیدی است که پس از خرید مواد غذایی یا تعویض روغن دریافت می کنید، اما به ترتیبی متفاوت – و بسیار پیچیده تر. در حالی که پس از پرداخت، رسید خواربار فروشی دریافت می کنید، قبل از پرداخت صورت حساب یا پرداخت صورتحساب، فاکتوری را ارسال یا دریافت خواهید کرد. مانند رسیدها، فاکتورها نیز یک تراکنش مالی بین خریدار و فروشنده را ثبت می کنند.
بنابراین، فاکتور چیست و چه تفاوتی با رسید دارد؟ یک فاکتور تمام موارد فوق را انجام می دهد اما همچنین ارائه می دهد:
- حفاظت قانونی دقیق زمانی که به درستی انجام شود.
- نقاط داده مفید برای کمک به اطلاع رسانی یک استراتژی تحلیلی گسترده تر.
- راهی برای اثبات حسابرسی کسب و کار شما
- تسهیل تشکیل پرونده مالیاتی
- شرایط و ضوابط جزئیات روش پرداخت.
- خیلی بیشتر، بسته به شرایط کسب و کار شما.
خط پایین - فاکتور یک گزارش رسمی و قانونی با پشتیبانی قانونی بین خریدار و فروشنده با جزئیات کامل است که درک مشترک بین هر دو طرف را تضمین می کند، وجهه قانونی در صورت بروز اختلاف را تضمین می کند و به عنوان سندی برای حمایت از تلاش های تحلیلی عمل می کند. نتایج حسابرسی ضعیف و حداکثر زمان مالیاتی ساده تر.
انواع فاکتورها چیست؟
وقتی فاکتورها را مدیریت، ارسال یا دریافت میکنید، معمولاً یکی از چهار نوع هستند:
- فاکتور فروش: رایج ترین نوع، فاکتور فروش، معمولاً چیزی است که با شنیدن این اصطلاح به آن فکر می کنید. بر خلاف رسید فروش، فاکتور فروش شامل اطلاعات دقیق در مورد هر دو طرف، اطلاعات قیمت، اطلاعات پرداخت و موارد دیگر است. به علاوه، هنگامی که پول تغییر می کند و فاکتور امضا می شود، سند به عنوان یک ابزار قانونی در صورت بروز اختلاف عمل می کند.
- پیش فاکتور: پیش فاکتور اساساً مانند یک فاکتور فروش اولیه است - قبل از ادامه کار یا ارسال کالا، تاریخ تحویل تخمینی و قیمت تمام شده را به خریدار ارائه می دهد. پیش فاکتور به خریدار این امکان را می دهد که سؤالات خود را بپرسد و هزینه ها را قبل از تعهد درک کند.
- فاکتور تکراری: اگر در یک رابطه خریدار/فروشنده مداوم با کالاهای تحویل داده شده یا خدمات ارائه شده به صورت دوره ای اما مداوم هستید، هر بار تولید و تأیید یک فاکتور به صورت دستی بیهوده است. در عوض، احتمالاً از یک فاکتور تکراری استفاده خواهید کرد. این نوع فاکتور قبل از تحویل چرخه بعدی (یعنی ماهانه، سه ماهه یا سالانه) ارسال می شود و باید قبل از اجرای تراکنش پرداخت شود. این به نوعی مانند یک اشتراک ویدیوی پخش جریانی است - اگر در 31 دسامبر قبض نتفلیکس را از طریق نامه دریافت کنید.st برای 15 ژانویه شماth تمدید ماهانه اما پرداخت نکنید، دسترسی را از دست می دهید.
- فاکتور جدول زمانی: اگر با یک شرکت مبتنی بر خدمات، مانند مشاوران یا خدمات حسابداری برون سپاری شده کار می کنید، فروشنده شما زمان کارمندان خود را در هر دوره ثبت می کند و کل آن را در صورتحساب جدول زمانی ادغام می کند. این فاکتور شامل نرخ ساعتی به ازای هر کارمند، کل ساعات کار، کاری که کارمندان روی آن کار کردهاند (معمولاً یک یادداشت مرجع مختصر کافی است) و هزینههای سرپرستی که در قرارداد با آن موافقت کردهاید، خواهد بود.
انواع دیگر فاکتورها در حسابداری عبارتند از:
- فاکتور معوقه
- فاکتور تلفیقی
- نگهدارنده و فاکتورهای موقت
- یادداشت های اعتباری و بدهی
- فاکتور تجاری (مورد استفاده در معاملات برون مرزی گمرکی)
یک فاکتور چگونه است؟
بسیاری از الگوهای فاکتور در دسترس هستند، و همه آنها با توجه به نیازهای منحصر به فرد شما قابل تنظیم هستند. در اینجا نمونهای از ظاهر صورتحسابها وجود دارد - تاریخ، طرفین معامله، کالا/خدمات ارائهشده، اطلاعات پرداخت و هر گونه جزئیات اضافی مورد نیاز.
هدف فاکتور چیست؟
در هسته خود، فاکتور تمام عملکردهای استاندارد یک رسید را انجام می دهد، اما مزایای اضافی را هم برای خریداران و هم برای فروشندگان ارائه می دهد.
مدیریت اسناد و مدارک
هنگامی که به عنوان یک تجارت معاملاتی را انجام می دهید، از نظر قانونی ملزم به رعایت حسابداری دقیق برای همه خریدها و فروش هستید. صورتحساب مؤثر به این معنی است که از حسابرسی یا پیگیری قانونی محافظت میشوید، و مدیریت سوابق کیفی، ثبت مالیات را هر ساله بسیار سادهتر میکند.
نه تنها فاکتور بخشی از ضروری مدیریت سوابق، اما کنترل اسناد شما نشانه سلامت کلی کسب و کار است. اگر نتوانید کارهای کوچک را به درستی انجام دهید، هرگز کارهای بزرگ را به درستی انجام نخواهید داد – و صورتحساب یکی از آن کارهای کوچکی است که نشان دهنده اثربخشی کلی سازمانی شماست.
ردیابی پرداخت و تجزیه و تحلیل داده ها
یک تابع اصلی از تطبیق حساب شامل مدیریت فاکتور می شود - بدون صورتحساب، نمی توانید معاملات بین سفارش های خرید و تأیید رسید کالا را به طور مؤثر مطابقت دهید. فاکتور همچنین مرحله سوم تطبیق سه طرفه و عملکرد اصلی شیوه های حسابداری مانند مطابقت فاکتور.
در عین حال، اگر با فروشندگان و تامین کنندگان زیادی دست و پنجه نرم می کنید، باید در مورد جریان نقدینگی و میزان بدهی خود به چه کسانی دقت کنید. صورتحساب سازمانیافته به حفظ تعادل در سراسر چشمانداز پرداخت شما کمک میکند و تضمین میکند که یک رابطه با کیفیت بین کسبوکارتان و فروشندگان حفظ کنید.
اگر عمق صورتحساب کافی ایجاد کردهاید، مستندات همچنین میتوانند به عنوان اطلاعات تغذیهکننده مؤثر برای تجزیه و تحلیل دادهها عمل کنند، به خصوص اگر طرف فروشنده هستید. صورتحساب به تعیین روند خرید، چرخه های تجاری و موارد دیگر کمک می کند تا به اطلاع رسانی استراتژی بازاریابی شما کمک کند. از طرف تدارکات، تجزیه و تحلیل موثر فاکتور به کاهش هزینه ها و شناسایی ضایعات یا ناکارآمدی ها نیز کمک می کند.
محافظت قانونی
در حالی که فاکتورهای موثر به محافظت در برابر نگرانی های حسابرسی یا مالیاتی کمک می کنند، آنها همچنین ابزاری در زرادخانه قانونی شما هستند. از آنجایی که فاکتورهای امضا شده بخشی از توافق نامه ها و مراحل قرارداد هستند، می توانید از صورتحساب استفاده کنید تا مطمئن شوید که قیمت توافق شده برای کالاها یا خدمات را پرداخت می کنید یا به عنوان فروشنده به درستی پرداخت می کنید. این می تواند به محافظت در برابر دعاوی بیهوده کمک کند یا اگر مجبور به ورود به سیستم دادگاه برای اجبار به پرداخت شوید، به عنوان یک نمایشگاه عمل می کند.
فاکتور حاوی چه جزئیاتی است؟
در حالی که شکل ممکن است در بخش ها و مشاغل متفاوت باشد، عملکرد اینطور نیست. شما معمولاً بیشتر، اگر نه همه، این جزئیات اصلی را شامل میشوید:
- شماره فاکتور برای ثبت و ردیابی مؤثر فاکتورها و پرداخت ها در سراسر شرکت شما.
- تاریخ ارائه خدمات یا تحویل کالا (یا پیش بینی در مورد پیش فاکتور)، و همچنین تاریخ تهیه و ارسال فاکتور.
- اطلاعات تماس خریدار و فروشنده
- هرگونه شرایط و ضوابط قابل اجرا، به عنوان مثال، پرداخت بر اساس شرایط net-30، هرگونه بند اختلاف و غیره.
- اطلاعات دقیق برای هر کالای تحویلشده یا خدمات ارائهشده در کنار قیمتگذاری برای آن کالای خطی خاص، چه بهعنوان قیمت هر واحد یا هزینه جمعی.
- هر گونه مالیات قابل اعمال
- اطلاعات کل بدهی و ارز اگر این باشد معامله بین المللی.
- هرگونه یادداشت، یادداشت، یا پیام شخصی سازی شده اضافی برای گیرنده.
چه زمانی باید فاکتورها را ارسال کنید؟
"بهترین زمان" برای ارسال فاکتور وجود ندارد، اما یک قانون سرانگشتی خوب است زود و اغلب ارتباطات در همه جنبههای زندگی کلیدی است، به ویژه هنگامی که در خدمات B2B یا B2C که پیامدهای قانونی سنگینی دارند، درگیر میشوید.
در حالی که کسبوکار خاص شما به زمانبندی نیاز دارد، این تمرین خوبی است که پس از هضم نیازهای مشتری، یک پیش فاکتور ارسال کنید تا مطمئن شوید که در همان صفحه هستید و فاکتور فروش را به سرعت پس از تأیید دریافت یا زمانی که خدمات به طور کامل ارائه شد ارسال کنید. فاکتور پس از واقع نامیده می شود صورتحساب هنگام تحویل
اگر با یک مشتری جدید کار می کنید یا قرارداد به ویژه بزرگ است، ممکن است بخواهید پیش از شروع کار یک فاکتور اولیه برای تضمین پیش پرداخت ارسال کنید. به این می گویند صورتحساب پیشرفته به همین ترتیب، اگر قرارداد طولانی باشد، یک فاکتور میان دوره یا فاکتور مطابق با تعیین شده، نقاط عطف از پیش تعیین شده می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که هر دوی شما در مسیری که در مورد زمان صورتحساب و بودجه تعیین شده است، هستید.
فاکتورها و کنترل های داخلی
فاکتورها بخش اصلی تطابق سه طرفه هستند و بنابراین برای موثر بودن بسیار مهم هستند کنترل های داخلی حساب های پرداختنی. ردیابی جریان فاکتور در طول مسیر خود به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که کالاها را به موقع و مطابق با هزینه توافق شده سفارش داده اید و در عین حال از تقلب کارمندان یا هزینه های نابجا محافظت می کنید.
در داخل حساب های پرداختنی یا دریافتنی، بسته به نقش شما به عنوان خریدار یا فروشنده، فاکتور همچنین به مدیریت حساب اعتباری شما کمک می کند زیرا قبل از پرداخت دریافت شده است. از منظر فروش، صورتحساب به شما کمک میکند تا اگر یک کسبوکار مبتنی بر خدمات هستید، سطح موجودی یا نیازهای کارکنان خود را حفظ کنید.
نتیجه
صورتحساب به خودی خود پیچیده نیست، اما بسته به اندازه و وسعت شرکت شما، می توانید به سرعت از دستکاری بسیاری از فاکتورها و اطمینان از ارسال (یا دریافت) به موقع و صحیح پرداخت غافل شوید.
امروزه با تبدیل شدن دیجیتالی شدن و تراکنش های فرامرزی به یک امر عادی، صدور صورتحساب شاهد تغییرات سریعی است. انبوهی از AP خودکار و نرم افزار صورتحساب به کاربران کمک می کند فرآیند فاکتور خود را خودکار کنند، از جمله الگوهای سفارشی شده برای تحویل سریع فاکتورها به خریداران و ساده کردن حساب های پرداختنی و گردش کار تایید فاکتور هنگام اجرای تطبیق حساب یا فرآیندهای تدارکات.
از آنجایی که پلتفرمهای صورتحساب نسل بعدی کاملاً دیجیتالی هستند، با کاهش نیاز به نیروی انسانی و اجازه دادن به کارمندان بر بهبود موقعیت کسبوکارتان بهجای کاهش دادههای دستی، در پول خود صرفهجویی خواهید کرد. اگر فاکتورهای فیزیکی ارسال یا دریافت می کنید، بسیاری از سیستم عامل ها نیز ارائه می دهند تشخیص شخصیت نوری (OCR)، فناوری است که به طور خودکار متن دیجیتال و اطلاعات اسکن شده از اسناد فیزیکی را پر می کند.
به یاد داشته باشید، انجام درست کارهای کوچک، پایه و اساس مدیریت موثر است – و نظارت دقیق بر فرآیند صورتحساب شما یکی از آن پیروزی های آسانی است که سازمان شما را برای موفقیت آماده می کند.
- محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
- PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
- PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
- PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
- منبع: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- :است
- :نه
- $UP
- a
- قادر
- درباره ما
- بالاتر
- دسترسی
- مطابق
- حساب
- حسابداری (Accounting)
- حساب ها
- حساب های قابل پرداخت
- در میان
- اضافی
- مدیر سایت
- پس از
- در برابر
- موافقت کرد
- موافقت نامه
- معرفی
- اجازه می دهد تا
- در امتداد
- در کنار
- همچنین
- an
- تحلیل
- تحلیلی
- علم تجزیه و تحلیل
- و
- سالانه
- هر
- مربوط
- تصویب
- هستند
- انبار مهمات
- AS
- پرسیدن
- جنبه
- At
- حسابرسی
- خودکار بودن
- بطور خودکار
- در دسترس
- B2B
- B2C
- اساس
- BE
- شدن
- قبل از
- شروع
- مزایای
- میان
- خارج از
- بزرگ
- لایحه
- صدور صورت حساب
- هر دو
- هر دو طرف
- گسترده تر
- بودجه
- کسب و کار
- کسب و کار
- اما
- خریدار..
- خریداران
- خریداری کردن
- by
- نام
- CAN
- مورد
- پول دادن و سكس - پول دادن و كس كردن
- تغییر دادن
- تبادل
- متغیر
- شخصیت
- متهم
- موقعیت
- مشتری
- مجموعا
- مرتکب شدن
- مشترک
- ارتباط
- شرکت
- پیچیده
- نگرانی ها
- نتیجه
- شرایط
- تایید
- محکم کردن
- مشاوران
- شامل
- قرارداد
- کمک
- کنترل
- هسته
- اصلاح
- به درستی
- هزینه
- هزینه
- دادگاه
- اعتبار
- بحرانی
- مرزی
- واحد پول
- سفارشی
- سفارشی
- گمرک
- برش
- کاهش هزینه ها
- چرخه
- داده ها
- تجزیه و تحلیل داده ها
- مدیریت اطلاعات
- نقاط داده
- تاریخ
- بدهی
- دسامبر
- تصمیم گیری
- ارائه
- تحویل داده
- تحویل
- بستگی دارد
- عمق
- جزئیات
- دقیق
- جزئیات
- جزئیات
- مشخص کردن
- توسعه
- متفاوت است
- مختلف
- مشکلات
- دیجیتال
- دیجیتالی شدن
- اختلاف نظر
- do
- سند
- مستندات
- اسناد و مدارک
- میکند
- نمی کند
- عمل
- انجام شده
- آیا
- پایین
- راندن
- e
- هر
- ساده
- موثر
- به طور موثر
- اثر
- کارمند
- کارکنان
- تلاش می کند
- مشغول
- اطمینان حاصل شود
- تضمین می کند
- حصول اطمینان از
- سرمایه گذاری
- تعادل
- اساسا
- برآورد
- و غیره
- واقعه
- مثال
- اجرا می کند
- اجرا کردن
- نمایش دادن
- واقعیت
- هزینه
- پرونده
- بایگانی
- مالی
- شرکت
- جریان
- تمرکز
- برای
- فرم
- پایه
- چهار
- تقلب
- از جانب
- کاملا
- تابع
- توابع
- مولد
- دریافت کنید
- گرفتن
- خوب
- مغازه
- دست ها
- آیا
- سلامتی
- شنیدن
- کمک
- کمک می کند
- دارای
- جامع
- میزبان
- ساعت ها
- چگونه
- HTTPS
- i
- شناسایی
- if
- بهبود
- in
- شامل
- شامل
- از جمله
- ناکارآمدی
- اطلاعات
- اطلاع دادن
- اطلاعات
- در عوض
- موقت
- داخلی
- به
- فهرست
- فاکتور
- مدیریت فاکتور
- فاکتورها
- صورتحساب
- IT
- ITS
- خود
- ژانویه
- تنها
- نگاه داشتن
- نگهداری
- کلید
- نوع
- چشم انداز
- بزرگ
- پرونده های حقوقی
- قانونی
- قانونا
- اجازه دادن
- سطح
- زندگی
- پسندیدن
- احتمالا
- لاین
- کوچک
- ورود به سیستم
- نگاه کنيد
- شبیه
- از دست دادن
- حفظ
- باعث می شود
- مدیریت
- مدیریت
- مدیریت
- روش
- کتابچه راهنمای
- دستی
- بسیاری
- بازار یابی (Marketing)
- مسابقه
- مطابق
- تک رو
- حداکثر
- ممکن است..
- به معنی
- یادداشت
- پیام
- روش شناسی
- قدرت
- نقاط عطف
- پول
- ماهیانه
- بیش
- اکثر
- بسیار
- بسیاری
- نیاز
- نیازهای
- نت فلیکس
- هرگز
- جدید
- بعد
- نه
- توجه داشته باشید
- عدد
- OCR
- of
- پیشنهادات
- رسمی
- غالبا
- نفت
- on
- یک بار
- ONE
- مداوم
- فقط
- or
- سفارش
- سفارشات
- کدام سازمان ها
- سازمانی
- نتایج
- به طور کلی
- غرق شدن
- با ما
- پرداخت
- بخش
- ویژه
- احزاب
- مسیر
- پرداخت
- پرداخت
- پرداخت
- مبلغ پرداختی
- برای
- دوره
- متناوب
- شخصی
- چشم انداز
- فیزیکی
- قطعه
- سیستم عامل
- افلاطون
- هوش داده افلاطون
- PlatoData
- به علاوه
- نقطه
- فقیر
- تثبیت موقعیت
- تمرین
- شیوه های
- مقدماتی
- آماده شده
- قیمت
- قیمت گذاری
- قبلا
- در هر
- اقدامات
- روند
- خرید
- پیش بینی
- به درستی
- محافظت از
- محفوظ
- حفاظت
- حفاظت
- خرید
- خرید
- هدف
- دستیابی
- کیفیت
- سه ماهه
- سوالات
- به سرعت
- نقل قول کردن
- انشعابات
- سریع
- نرخ
- نسبتا
- رسید
- گرفتن
- اخذ شده
- دریافت
- مصالحه
- رکورد
- سوابق
- مکرر
- کاهش
- مرجع
- با توجه
- ارتباط
- ارائه شده
- نشان دادن
- ضروری
- مورد نیاز
- راست
- نقش
- قانون
- حراجی
- همان
- ذخیره
- حوزه
- بخش ها
- امن
- مشاهده
- فروشندگان
- ارسال
- در حال ارسال
- فرستاده
- خدمت
- خدمت
- سرویس
- خدمات
- تنظیم
- مجموعه
- سپر
- باید
- طرف
- امضاء
- امضاء شده
- ساده
- ساده تر
- پس از
- اندازه
- کوچک
- خاص
- هزینه
- پوشال
- استاندارد
- ایستاده
- استراتژیک
- استراتژی
- جریان
- ساده کردن
- سخت
- اشتراک، ابونمان
- موفقیت
- کافی
- تامین کنندگان
- پشتیبانی
- پشتیبانی از
- سیستم
- مالیات
- عوارض
- پیشرفته
- قالب
- مدت
- قوانین و مقررات
- شرایط و ضوابط
- متن
- نسبت به
- که
- La
- شان
- اینها
- اشیاء
- فکر می کنم
- سوم
- این
- کسانی که
- اگر چه؟
- از طریق
- سراسر
- بدین ترتیب
- زمان
- بموقع
- زمان
- به
- ابزار
- جمع
- مسیر
- پیگردی
- معامله
- معامله
- معاملات
- روند
- نوع
- انواع
- به طور معمول
- فهمیدن
- درک
- منحصر به فرد
- بر خلاف
- بر
- استفاده کنید
- استفاده
- کاربران
- معمولا
- فروشنده
- فروشندگان
- تصویری
- می خواهم
- بود
- ضایعات
- مسیر..
- خوب
- بود
- چی
- چه شده است
- هر چه
- چه زمانی
- در حالیکه
- چه
- در حین
- کاملا
- اراده
- برنده
- با
- در داخل
- بدون
- مهاجرت کاری
- مشغول به کار
- کارگر
- سال
- شما
- شما
- زفیرنت