حسابداری چیست و چگونه آن را خودکار کنیم؟

کتاب های خود را با گردش کار حسابداری کارآمد به روز نگه دارید. از نانوشبکه‌ها برای راه‌اندازی گردش‌های کاری بدون کد در 15 دقیقه استفاده کنید. دوره آزمایشی رایگان خود را امروز شروع کنید.

---

به عنوان یک صاحب کسب و کار جدید، به سرعت متوجه می شوید که راه اندازی کسب و کار بسیار بیشتر از محصول یا خدمات شماست. سطح مهارت‌های خود، مدیریت روابط با مشتری و فروشنده، و - شاید مهم‌تر از همه - حفظ سوابق دقیق تراکنش‌هایتان. اینجاست که حسابداری وارد می شود.

اعداد بعضی ها را می ترساند.

شاید شما یکی از آنها باشید. ممکن است فکر کنید، «اگر یک ایده کلی از میزان فروش و هزینه‌هایم در ذهن داشته باشم، حالم خوب می‌شود. تا زمانی که شروع به کار کنم، می توانم شخصی را برای مراقبت از این نوع کارها استخدام کنم."

این می تواند یک خطای خطرناک باشد. بدترین حالت - کسب و کار شما ممکن است بدون داشتن سوابق مناسب از حسابرسی مالی در زمان مالیات دوام بیاورد. در بهترین حالت، زمانی که کمک حسابداری مناسب را استخدام می‌کنید، می‌توانید با مشکلات گران قیمتی روبه‌رو شوید. در هر صورت، بهتر است از روز اول سوابق دقیقی داشته باشید.

اکنون ممکن است لازم باشد بدانید: حسابداری چیست؟ چگونه سوابق مناسب را نگه دارم؟ صورت های مالی چیست و چگونه می توانم آنها را دریافت کنم؟ در این مقاله، پاسخ تمام این سوالات و موارد دیگر را بررسی خواهیم کرد تا بتوانید سفر حسابداری تجاری خود را با اطمینان شروع کنید.

---

حسابداری چیست؟

حسابداری فرآیند نگهداری سوابق مالی برای کسب و کار شما است. یک کسب و کار کوچک تک نفره می تواند از نگهداری سوابق مالی مکتوب در دفترچه یادداشت خلاص شود، اما کسب و کارهای بزرگ به ورودی های دقیق نیاز دارند.

در ساده ترین حالت، باید برای شخصی که سوابق را انجام می دهد، منطقی باشد. اگر کسب و کار شما بزرگتر از یک نفر (مالک انفرادی) است، حسابداری شما باید در قالب استانداردی باشد که برای همه افراد درگیر قابل درک باشد: مالک، حسابدار یا حسابدار، و هر متخصص خارجی مانند افسران وام یا مقامات مالیاتی.

فرمت استاندارد برای حسابداری، سیستم حسابداری دو ورودی است. سیستم حسابداری شما هر مبلغ تراکنش را در دو مکان مختلف ثبت می کند. هر معامله دارای دو بخش است:

• بخشی که در ژورنال عمومی ثبت می شود: گزارش تمام تراکنش ها روی همه حساب ها.
• رکورد هر حساب جداگانه بخشی است که در دفتر کل ثبت می شود. دفتر کل دارای بخش های مختلفی برای هر هزینه، حساب مشتری و منبع درآمد است.

سیستم حسابداری دو طرفه یک سیستم چک متقابل داخلی است که خطای انسانی را کاهش می دهد. درآمد و خروجی هر دو برای نشان دادن جریان نقدی کلی و نحوه تأثیر تراکنش بر بخش‌های جداگانه کسب‌وکار شما ثبت می‌شوند.

---

ورودی های دفتر کل، کدگذاری GL، مدیریت فاکتور و موارد دیگر را خودکار کنید. یک نسخه نمایشی زنده شخصی رزرو کنید تا ببینید چگونه می توانید در زمان، تلاش و هزینه ها صرفه جویی کنید و در عین حال فرآیندهای حسابداری خود را خودکار کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

حسابداری در مقابل حسابداری

بنابراین، تفاوت بین حسابداری و حسابداری چیست؟

اگر به استخدام هر یک از این افراد حرفه ای برای تجارت خود فکر کرده اید، ممکن است فکر کنید که یک حسابدار فقط یک حسابدار گران قیمت است. هیچ چیز نمی تواند دور از حقیقت باشد. حسابداران و حسابداران نقش های حیاتی برای صاحبان کسب و کار و مدیران مالی دارند - آنها بخش های مختلف چرخه حیات مالی کسب و کار را خدمت می کنند.

حسابدار ثبت مالی روزانه کسب و کار را انجام می دهد. هر روز، حسابدار مشغول رسیدگی به ورودی‌های تراکنش، صدور صورت‌حساب مشتریان و رسیدگی به حساب‌های دیرکرد، تطبیق حساب‌ها، پیگیری مطالبات پرداختنی و نظارت بر حقوق و دستمزد است. او حساب ها را در پایان ماه می بندد و حساب ها را متعادل می کند. حسابداری بخشی عملی از مراقبت مالی کسب و کار است.

پس از اتمام کار حسابدار، کار حسابدار شروع می شود. او اطلاعات ماه یا سال را می گیرد و صورت های مالی را ایجاد می کند. در صورت لزوم، او می‌تواند صورت‌های مالی را حسابرسی کرده و آن‌ها را با مالک در میان بگذارد. صورت های مالی همچنین نقش کلیدی در تهیه مالیات بر درآمد برای کسب و کار - شغل دیگری برای حسابدار - ایفا می کند. حسابدار مناسب همچنین می تواند به برنامه ریزی مالیاتی در طول سال کمک کند تا بدهی مالیاتی کلی را به حداقل برساند. شغل حسابدار در مقایسه با کار حسابدار تحلیل مالی سطح بالاتری است.

نسبت های مالی، مبالغ بیرونی، و سایر نشانگرهای کلیدی موفقیت یا شکست یک کسب و کار چیزی است که حسابدار به دنبال آن است. او می تواند این اطلاعات را با صاحب کسب و کار یا مدیر ارشد مالی در میان بگذارد تا مدیران بتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را برای تصمیم گیری استراتژیک برای آینده کسب و کار داشته باشند.

یک کسب و کار می تواند انتخاب کند که به چه سطحی از کمک مالی از حسابدار یا حسابدار نیاز دارد. کسب و کارهای کوچک ممکن است تصمیم بگیرند که کمک حسابداری استخدام نکنند و حسابداری روزانه خود را انجام دهند. آنها ممکن است فقط چند ساعت در سال در فصل مالیات یک حسابدار استخدام کنند.

کسب‌وکارهای بزرگ‌تر ممکن است نتوانند با این سطح پایین کمک خارجی کنار بیایند. آنها ممکن است یک بخش حسابداری داخلی برای کارهای روزانه و کمک حسابداری خارج از کشور برای فصل مالیات داشته باشند. برای تصمیم گیری در مورد اینکه چه سطحی از کمک مالی برای کسب و کار شما مناسب است، بودجه، صنعت، نرخ رشد و نیازهای کلی کسب و کار خود را ارزیابی کنید.

---

دو نوع حسابداری چیست؟

دو نوع حسابداری حسابداری تک ورودی و حسابداری دو ورودی است.

حسابداری تک ورودی به سادگی فهرستی از ارقام در دفترچه یادداشت یا صفحه گسترده اکسل است. پول اضافه کنید، پول را کم کنید. اگر تازه شروع کرده اید، این می تواند یک گزینه عالی برای شروع شما باشد. این یک کپی از صورت حساب بانکی شما برای کسب و کار شما است و می تواند برای صحت با صورت حساب بانکی شما در پایان ماه تطبیق داده شود.

با این حال، هنگامی که کسب و کار شما شروع شد، به سرعت از این روش حسابداری پیشی خواهید گرفت. برای متخصصان خارجی، مانند تهیه کنندگان مالیات یا سرمایه گذاران، کارآمد نخواهد بود که ببینند کسب و کار شما چگونه است. درآمد شما ممکن است از یک ماه به ماه دیگر به شدت متفاوت باشد. اگر شما یک هزینه به خصوص بزرگ مانند پرداخت بیمه در ابتدای سال داشته اید، نمی توانید تشخیص دهید که این هزینه "باید" در کل سال تقسیم شود زیرا بیمه نامه کل سال را پوشش می دهد. هنگامی که کسب و کار شما شروع به رونق کرد، زمان آن فرا رسیده است که به سیستم حسابداری دو طرفه بروید.

سیستم حسابداری دوطرفه معاملات را ثبت می کند تا نشان دهد کدام بخش از تجارت تحت تأثیر هر معامله قرار می گیرد. اساس سیستم حسابداری دو ورودی معادله حسابداری است که بیان می کند:

دارایی ها = بدهی ها + حقوق صاحبان سهام

این بدان معناست که برای هر معامله، هر دو بخش دو ورودی باید معادله حسابداری را متعادل نگه دارند.

اگر یک حساب دارایی بالا می رود، یک حساب بدهی یا یک حساب حقوق صاحبان سهام (یا هر دو) نیز باید افزایش یابد. اگر بدهی کاهش یابد، یا دارایی نیز باید کاهش یابد یا حقوق صاحبان سهام باید بالا رود تا متعادل بماند. هر تراکنش به گونه ای ثبت می شود که دقیقاً نشان می دهد کدام بخش از شرکت تحت تأثیر آن تراکنش خاص قرار گرفته است. در پایان سال، ترازنامه نشان می دهد که چگونه معادله حسابداری به صورت های مالی شرکت منتقل می شود.

حسابداری دوطرفه معمولاً وارد سیستم نرم افزار حسابداری مانند Quickbooks یا Xero می شود و کل فرآیند را می توان با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون حسابداری مانند نانوت. این کار را می توان به صورت دستی یا خودکار با اتصال حساب بانکی شرکت به نرم افزار انجام داد.

ساده ترین راه برای انجام حسابداری چیست؟

ساده ترین راه برای انجام حسابداری روشی است که برای کسب و کار شما مناسب است. اگر شرکت شما بسیار کوچک باشد، یک سیستم حسابداری تک ورودی ممکن است ساده ترین باشد. با این حال، سهولت ثبت درآمد و هزینه‌های شما در یک صفحه گسترده اکسل ممکن است با مشکلات ناشی از نداشتن سوابق حسابداری مناسب برای بانکداران، سرمایه‌گذاران یا تهیه‌کنندگان مالیات بیشتر باشد.

اگر کسب و کار شما به سرعت در حال رشد است، در درازمدت داشتن یک سیستم حسابداری که بتواند با شما رشد کند آسان‌تر خواهد بود. راه اندازی یک سیستم حسابداری دو طرفه ممکن است کمی تلاش بیشتری داشته باشد، اما از همان ابتدای تاسیس شرکت تا هر اندازه که رشد کنید به شما کمک خواهد کرد.

---

فرآیندهای حسابداری خود را با نانو شبکه ها ساده کنید. از گردش کار برای خودکارسازی ورودی‌های GL، تأییدیه‌ها، پردازش فاکتور، ورود داده‌ها و موارد دیگر استفاده کنید. خودت آن را امتحان کن.  

---

رایج ترین روش حسابداری چیست؟

روش حسابداری دوطرفه رایج ترین روش در سراسر جهان است. هیچ کس هنوز سیستمی به اندازه سیستم حسابداری دو طرفه شهودی و بدون خطا ارائه نکرده است.

راه اندازی حسابداری برای تجارت

به منظور راه اندازی حسابداری برای کسب و کار خود، باید تصمیم بگیرید که از چه روشی برای حسابداری خود استفاده کنید. شاید از نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر مانند Nanonets و QuickBooks استفاده کنید یا شاید تنها چیزی که نیاز دارید یک قالب اکسل باشد.

هر روشی را که انتخاب می کنید، باید به دقت در مورد تمام هزینه ها و منابع درآمدی که برای کسب و کار خود دارید فکر کنید. در صورت نیاز، می‌توانید پس از گسترش کسب‌وکار، به سیستم حسابداری دیگری بروید، اما بهتر است سیستمی را انتخاب کنید که بتواند با شما رشد کند.

• آیا چندین حساب بانکی یا کارت اعتباری برای کسب و کار خود دارید که باید حسابداری شوند؟
• چند منبع درآمد دارید؟
  • چند خط تولید؟
  • خدمات؟
  • درآمدهای دیگر مانند درآمد ملکی یا سرمایه گذاری؟
• هر ماه به چند فروشنده پرداخت می کنید؟
• چه نوع هزینه هایی دارید؟ به هر هزینه متفاوت باید یک دسته بندی شماره گذاری شود.
  • قانونی
  • بیمه
  • اجاره
  • ابزارگــان
  • مسافرت رفتن
  • دیگر

چگونه حسابداری انجام دهیم؟

چه نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید یا یک روش ساده مانند اکسل را شروع کنید. بیشتر نرم افزارهای حسابداری برای استفاده بصری هستند و کاربر را از طریق وارد کردن تراکنش ها راهنمایی می کنند و اینترنت پر از آموزش های مبتدی اکسل است.

هنگام وارد کردن تراکنش‌ها باید به دقت دقیق باشید - برخی از خطاها توسط نرم‌افزار یا هنگام تطبیق دفاتر در پایان ماه شناسایی می‌شوند، اما برخی دیگر موذی‌تر هستند.

چگونه حسابداری را برای مبتدیان شروع کنم؟

ابتدا روش حسابداری را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای کسب و کار شما باشد.

دوم، سوابق کسب و کار خود را سازماندهی کنید تا بتوانید بدون از دست دادن هیچ تراکنش، آنها را در قالب اکسل یا نرم افزار حسابداری خود وارد کنید. صورت‌حساب‌های بانکی می‌توانند به این امر کمک کنند.

اگر سوابق برگشتی دارید که باید از ماه‌های گذشته وارد شود، می‌توانید صورت حساب‌های قدیمی را از بانک خود درخواست کنید. این باید یک رکورد نسبتاً دقیق از آنچه شرکت شما در چند ماه گذشته انجام داده است به شما ارائه دهد.

سوم، یک برنامه منظم تنظیم کنید تا مطمئن شوید که از حسابداری خود عقب نمانید. کسب و کارهای بسیار کوچک ممکن است فقط یک بار در هفته حسابداری را انجام دهند. کسب‌وکارهای بزرگ‌تر باید هر روز این کار را انجام دهند و ممکن است به یک کارمند حسابداری اختصاصی برای رسیدگی به حجم کار نیاز داشته باشند.

---

تمام جنبه های حسابداری را با نانو شبکه ها خودکار کنید. برای مشاهده اینکه چگونه می‌توانید کتاب‌های خود را با نانونت‌ها به‌روز نگه دارید، یک نسخه نمایشی زنده ۲۰ دقیقه‌ای رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

درک تعادل کتابها

در پایان دوره حسابداری، معمولاً در پایان ماه، باید «دفاتر را متعادل کنید». این به این معنی است که سوابق حسابداری خود را مرور کنید و اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف معادله حسابداری مطابقت دارند. چند کار وجود دارد که باید در پایان دوره انجام دهید تا مطمئن شوید که حسابداری شما دقیق است.

تطبیق صورت حساب بانکی

پس از پایان ماه، یک صورت حساب بانکی از بانک خود دریافت خواهید کرد. شما باید سوابق نقدی کسب و کار خود را در دفتر بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که تراکنش های موجود در دفتر شما با آنچه صورت حساب بانکی شما ثبت می کند مطابقت دارد. اگر تفاوت هایی وجود دارد، مانند چکی که ارسال کرده اید و هنوز بانک را تسویه نکرده است، باید دلیل آن را پیدا کنید.

امتحان الگوی تسویه حساب بانکی

تعادل آزمایشی

تراز آزمایشی چک دیگری است که تضمین می کند هر تراکنش در دو مکان ثبت شده است. شما باید تمام مانده های بدهکار و تمام مانده های اعتباری را برای همه حساب های خود جمع کنید. آنها باید با یکدیگر برابر باشند.

اگر این کار را نکردند، باید دلیل آن را پیدا کنید. ممکن است عددی اشتباه وارد شده باشد، تراکنش به صورت نامرتب ثبت شده باشد، یا دلیل دیگری. نرم افزار حسابداری اغلب دارای محافظت از خطا داخلی است تا از بروز این نوع خطا در وهله اول جلوگیری کند.

بسته شدن مدخل های مجله

حساب های خاصی هستند که باید در پایان هر ماه "بسته شوند" و موجودی آنها به حساب های دفتر دائمی دیگر منتقل شود. کلیه حسابهای هزینه در پایان ماه بسته می شود تا موجودی آنها به بخش حقوق صاحبان سهام منتقل شود. این اقدام، حساب های درآمد و هزینه را که در صورت سود و زیان منعکس شده است، به حساب دارایی و حقوق صاحبان سهام منعکس شده در ترازنامه منتقل می کند.

صورتهای مالی و حسابداری

در نهایت، هنگامی که وظایف حسابداری روزانه، هفتگی و ماهانه خود را تکمیل کردید، آماده هستید که این اطلاعات را در صورت های مالی سالانه خود قرار دهید.

تمام حساب‌های درآمد و هزینه شما در صورت‌حساب درآمد جمع‌آوری می‌شود. صورت سود و زیان کل فروش، کل هزینه ها و درآمد یا زیان نهایی شما را نشان می دهد. پس از تنظیم صورت سود و زیان، درآمد یا زیان نهایی به بخش حقوق صاحبان سهام حساب‌های ترازنامه منتقل می‌شود.

تمام حساب های دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام شما در ترازنامه جمع آوری می شود. ترازنامه نشان می دهد که چگونه هر دلار از دارایی های شما با بدهی یا حقوق صاحبان سهام متعادل می شود. هر دو صورت سود و زیان و ترازنامه اطلاعات مهمی در مورد سلامت و سودآوری کوتاه مدت و بلند مدت کسب و کار شما هستند.

---

نانوت can فرآیندهای حسابداری، حسابداری و مالی خود را با گردش کار خودکار بهینه کنید. پیدا کردن چگونه موارد استفاده نانوشبکه ها می تواند برای محصول شما اعمال شود.

---

نانو شبکه برای اتوماسیون حسابداری

Nanonets یک نرم افزار اتوماسیون حسابداری مبتنی بر هوش مصنوعی با نرم افزار OCR داخلی است که می تواند تمام جنبه های حسابداری، حسابداری و اتوماسیون مالی را مدیریت کند. نانو شبکه ها را می توان برای خودکارسازی استفاده کرد:

• فرآیندهای آشتی – تطبیق پرداخت، تطبیق بانک، حساب و کارت اعتباری
• پردازش فاکتور - تطبیق فاکتور، آپلود، استخراج داده ها و پرداخت
• پرداخت - ACH و حواله های سیمی را مستقیماً از پلت فرم ارسال کنید
• فرآیندهای حساب های پرداختنی و دریافتنی
• فرآیندهای ورود داده ها
• همگام سازی داده های ERP
• مدیریت کارآزمایی حسابرسی

در اینجا دلیلی است که شما باید نانو شبکه ها را در نظر بگیرید:

• خودکار کردن داده ها eاستخراج از اسناد - از گردش کار خودکار برای استخراج جداول، متن، بارکد یا کدهای QR از اسناد در عرض چند ثانیه استفاده کنید.
• اتوماسیون تایید - تأییدیه‌های ذینفعان مربوطه را با جریان کار تأیید دریافت کنید.
• آماده حسابرسی باشید - گزارشی از تمام اقدامات خود با Nanonets حفظ کنید.
• تیم مشتری مدار – پشتیبانی 24×7، یک تیم آموزشی با استعداد و یک مدیر موفقیت مشتری اختصاصی دریافت خواهید کرد.

Tباج دادن فرآیندهای حسابداری، حسابداری و مالی شما با گردش کار خودکار. پیدا کردن چگونه موارد استفاده نانوشبکه ها می تواند برای محصول شما اعمال شود.

فرآیندهای حسابداری خود را با الگوهای حسابداری رایگان ما ساده کنید:

الگوی آشتی بانکی

الگوی گزارش هزینه

الگوی سفارش خرید

ادامه مطلب:

بهترین نرم افزار اتوماسیون حسابداری برای کسب و کار شما چیست؟

چگونه پرداخت ها را تطبیق دهیم؟

چگونه پردازش فاکتور را خودکار کنیم؟

چگونه دفتر کل را به روز کنیم؟