10 parasta dokumentinhallintaohjelmistoa vuonna 2022

Toimistot ympäri maailmaa ovat käymässä paperittomaksi. Asiakirjanhallintajärjestelmät ovat korvanneet huoneet täynnä yritysasiakirjoja. Sen lisäksi sen mukana tulee etuja, kuten älykäs automaatio, vähemmän virheitä, lisäsäästöjä, parannettu tietoturva ja paljon muuta.

Ja se kasvaa nopeasti.

Asiakirjanhallintaohjelmistojen markkinat ovat tällä hetkellä 5.5 miljardia dollaria vuonna 2022, ja niiden odotetaan kasvavan 16.4 miljardiin dollariin vuoteen 2029 mennessä. 16.8% CAGR.

Katsotaanpa, kuinka voit hypätä trendiin ja optimoida liiketoimintaprosessejasi tehokkaan dokumenttien hallinnan avulla. Tässä artikkelissa käsitellään markkinoiden viittä parasta asiakirjanhallintaohjelmistoa. Johtavat organisaatiot käyttävät alla mainittuja DMS-työkaluja automatisoidakseen paperipohjaisia ​​prosessejaan ja parantaakseen asiakirjojen turvallisuutta, indeksointia ja yleistä asiakirjojen käsittelyä.

Jos sinulla ei ole aikaa, tässä on 5 parasta asiakirjanhallintaohjelmistosuositusta vuonna 2022 ja niiden vertailu:

---

Mitä on dokumenttien hallinta?

Asiakirjojen hallinta on prosessi, jolla virtaviivaistaa sieppausta, seurantaa, poimimista, todentamista, hyväksyntää ja asiakirjojen, kuten kuvien, sähköpostien, Word-asiakirjojen, PDF-tiedostojen ja muiden liiketoimintaan liittyvien asiakirjamuotojen tallentamista.

Asiakirjojen hallinta kattaa kaiken asiakirjan elinkaaren – sukupolvelta hävittämiseen.

---

Mikä on asiakirjanhallintaohjelmisto?

Asiakirjanhallintaohjelmisto (DMS) on älykäs automaatioohjelmisto, joka automatisoi asiakirjan elinkaaren kaikki osa-alueet työnkulun automatisoinnilla, kuten luomisen, kaappauksen, tietojen poiminta, luokittelun, todentamisen, hyväksynnän, muuttamisen, tietokantojen synkronoinnin, tallennuksen ja suojauksen.

Asiakirjojen hallintajärjestelmä helpottaa tiedostojesi löytämistä ja käsittelyä ominaisuuksilla, kuten asiakirjojen merkitseminen, koko tekstihaku (tämän avulla voit etsiä tiedostoja hakusanoilla) ja roolipohjaisten käyttömahdollisuuksien tallennustilat.

Se on kuitenkin enemmän kuin vain asiakirjojen säilytys; se järjestää tietokantasi, automatisoi manuaalisia tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä, parantaa työntekijöiden tuottavuutta ja ylläpitää toimintalokeja auditointeja varten.

---

Ominaisuudet, joita kannattaa etsiä valittaessa asiakirjanhallintajärjestelmää

Huomioi nämä ominaisuudet, kun etsit asiakirjanhallintajärjestelmää:

• Asiakirjan syöttö – Voitko kaapata asiakirjoja automaattisesti useista lähteistä?
• Asiakirjojen indeksointi – Voitko lajitella asiakirjat automaattisesti?
• Asiakirjahaku – Voitko etsiä asiakirjoja avainsanoilla?
• Asiakirjojen käsittely – Voitko poimia tietoja asiakirjoista OCR:n avulla?
• Työnkulun automatisointi – Voitko käyttää työnkulkuja asiakirjojen käsittelyn automatisointiin?
• Asiakirjojen suojaus – Ovatko asiakirjat suojatussa säilytystilassa? Onko sinulla roolipohjainen käyttöoikeus?
• Räätälöinti – Voitko mukauttaa työnkulkuja ja prosesseja?
• Integraatiot – Integroituuko se käyttämiesi liiketoimintatyökalujen kanssa?
• Joustava hosting – Voitko valita paikan päällä tai pilvitallennusvaihtoehdot?

---

5 parasta dokumentinhallintaohjelmistoa vuonna 2022

#1. Nanonetit

Nanonets on tekoälyyn perustuva asiakirjanhallintaohjelmisto, jossa on sisäänrakennettu tehokas tekstintunnistus, koodittomat työnkulut ja suojattu tallennustila. Nanonetit voivat automatisoida kaikki asiakirjaprosessit, kuten asiakirjojen kaappauksen, tietojen poiminta, asiakirjojen varmennus, asiakirjahaku, asiakirjojen arkistointi ja paljon muuta. Voit hallita asiakirjojasi roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla ja joustavilla isännöinnillä.

Nanonets yksinkertaistaa asiakirjojen hallintaa koodittomilla mukautetuilla asiakirjatyönkuluilla, yli 5000 integraatiolla ja edistyneellä OCR-ohjelmistolla.

Plussat

• Kaappaa dokumentteja helposti tietolähteistä, kuten Gmailista, Drivesta, Outlookista ja muista.
• Automatisoidut työnkulut asiakirjojen kaappaamiseen, digitointiin, tarkistamiseen ja tallentamiseen
• Hyväksyntätyönkulku, jolla saat hyväksynnän kaikille merkityille asiakirjoille
• Helppo integrointi yli 5000 sovelluksella API:n ja Zapierin kautta
• Valmiiksi koulutetut OCR API -mallit tietojen poimimiseksi asiakirjoista
• Poimi tiedot tietueista >95 % tarkkuudella
• Helppokäyttöinen käyttöliittymä – opi käyttämään sitä 30 minuutissa tai vähemmän
• Mallit ja helpot mukautusvaihtoehdot
• Roolipohjainen kulunvalvonta
• 24 × 7 tuki

MIINUKSET

• Ei asiakirjan luontivaihtoehtoja
• Ei voida käyttää asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen

---

#2. Värjötellä

Huddle tarjoaa online-asiakirjojen hallintajärjestelmän organisaatioille, jotka voivat luoda online-keskuksen dokumenttien yhteistyön, tarkistamisen, hyväksynnän ja keskustelujen hallintaan suojatulla alustalla.

Kuten Google Driven verkkotallennustila, voit jakaa saumattomasti, tarjota rajoitetun käyttöoikeuden tai suojata tiedostojasi turvallisuuden parantamiseksi. Huddle tarjoaa myös maksullisia sopimuksia, jotka tarjoavat lisää tallennustilaa, lisäosia, kuten mobiilisovelluksia, videoneuvotteluominaisuuksia jne.

Plussat

• Helppo käyttää ja oppia
• Asiakirjan versiointi
• Suojattu pilvitallennus
• Helppoja tiedostojenjakovaihtoehtoja ulkoisille käyttäjille
• Helppo käyttöönottoprosessi
• Helppo integrointi Microsoft Office Suiteen

MIINUKSET

• Yhteistyöominaisuuksia voitaisiin parantaa
• Korkean turvallisuuden ominaisuudet, kuten 2-vaiheinen todennus, puuttuvat.

---

#3. Alfresco One

Alfresco One -asiakirjanhallintaohjelmisto on suunniteltu yrityksen sisällönhallinta. Sitä voidaan käyttää joko pilvipohjaisena palveluna tai asennettuna paikan päällä. Ohjelmisto mahdollistaa yrityksen sisällön tehokkaan hallinnan yritysasiakirjojen haun, suojatun tallennuksen, OCR-asiakirjojen käsittelyn ja älykkään asiakirja-analyysin avulla.

Plussat

• Loistavat asiakirjojen tallennus- ja jakamisominaisuudet
• Paljon mukautusvaihtoehtoja
• Monimutkaiset ja monipuoliset käyttötapaukset.

MIINUKSET

• Käyttöliittymä ei ole kovin intuitiivinen.
• Vaikea asentaa
• Työnkulkuja on monimutkainen selvittää.

---

#4. OpenKM

OpenKM on all-in-one-asiakirjanhallintajärjestelmä, joka yhdistää kaikki asiakirjojen hallinnan, yhteistyön, jakelun ja tallennuksen osa-alueet yhdelle alustalle. Yrityksen dokumenttien hallintaohjelmisto mahdollistaa täydellisen yrityksen sisällön hallinnan, parantaa turvallisuutta yksityiskohtaisilla toimintalokeilla ja ylläpitää dokumenttien kulkua automatisoidulla.

Plussat

• Monipuolinen DMS-alusta
• Hyvä ei-tekniikan ihmisille
• Helppo integrointi
• Erinomainen käyttöaika
• Tarkistaa virusten varalta kaikista päivitetyistä asiakirjoista

MIINUKSET

• Käyttöliittymä on päivätty
• OCR ei aina ole tarkka

---

eFileCabinet

eFileCabinet on yritystason pilvipohjainen dokumentinhallintaohjelmisto pienille ja keskisuurille yrityksille. eFileCabinetin avulla voit hallita kaikkia paperiasiakirjoja, sähköposteja, laskuja, sopimuksia ja muita tärkeitä tietoja yhdessä paikassa.

Plussat

• Malleja kansiorakenteeseen
• Vedä ja pudota työnkulun rakennustyökalu
• Suojattu tiedostojen tallennus

MIINUKSET

• Pitkä perehdytysprosessi
• Se ei tue joukkomuutoksia
• Välillä viivästyy

---

Tässä on joitain muita asiakirjanhallintajärjestelmiä, jotka tarvitsevat erityistä mainintaa:

Google-asiakirjat

Google Docs on ilmainen asiakirjanhallintaohjelmisto, jota voi käyttää mistä tahansa, joten se on ihanteellinen valinta freelancereille ja pienyrityksille, jotka työskentelevät etänä asiakkaiden kanssa muualla maailmassa. Bonuksena, Google-dokumenttien tekstintunnistus voi muuntaa kuvat muokattavaksi tekstiksi.

Microsoft SharePoint

SharePoint auttaa organisaatioita jakamaan asiakirjoja, yhdistämään ihmisiä ja virtaviivaistamaan asiakirjaprosesseja. SharePoint on samanlainen kuin Google Drive, jossa työntekijät voivat tehdä yhteistyötä ja ylläpitää sisäistä dokumenttiluetteloa helpon pääsyn helpottamiseksi. Voit yhdistää Microsoft Sharepointin kanssa Microsoft Power Automate Ja käyttää automaattiset asiakirjatyönkulut.

Viewpoint Team

Viewpoint Team on tehokas dokumenttien hallintajärjestelmä rakennusalan ammattilaisille. Se on ainoa ratkaisu, joka tarjoaa tarvitsemasi työkalut tapausten hallinta alusta loppuun, mukaan lukien yhteistyötyönkulku asiakkaiden kanssa, suojattu tarkistus ja hyväksyntä asiakirjojen prosessejaja käyttöoikeuksien valvonta.

Odoo

Odoo on avoimen lähdekoodin ERP- ja CRM-ohjelmisto, jossa on ilmainen dokumentinhallintajärjestelmämoduuli talousalan ammattilaisille. Odoo antaa organisaatioille paperittoman kirjanpitoosaston digitoimalla asiakirjat, automatisoimalla asiakirjaprosessit ja integroimalla saumattomasti muihin Odoo-sovelluksiin.

Dokmee

Dokmee on asiakirjanhallintaohjelmisto, jonka avulla voit tallentaa, järjestää ja jakaa asiakirjojasi, sähköpostejasi ja muita tärkeitä tiedostoja.

---

Mikä on paras dokumentinhallintajärjestelmä yrityksellesi vuonna 2023?

Olemme kartoittaneet yllä olevassa artikkelissa mainitun viiden parhaan asiakirjanhallintaohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet helpottaaksemme yrityksellesi ja tarpeisiisi parhaiten sopivan asiakirjanhallintaohjelmiston valintaa. Katso tilannekuva, kokeile ilmaista kokeiluversiota, kartoi vaatimukset ja valitse paras työkalu.

Tilannekuvan mukaan Nanonets on paras asiakirjanhallintaohjelmisto. Vaikka Nanonetsilla ei ole asiakirjojen luontiominaisuuksia, voit luoda dokumentteja nopeasti käyttämällä helppoja integraatioita Google Suiten kanssa. Nanonets tarjoaa myös ilmaisen kokeilujakson ja ilmaisen tilin määrityksen siirtoavulla.

Nanonetsin jälkeen OpenKM on toiseksi paras asiakirjanhallintajärjestelmä. Se on avoimen lähdekoodin ERM-ohjelmisto. Asiakirjanhallinnan käyttötapaus on rajoitettu rahoitusalan ammattilaisille, ja se tarjoaa ilmaisen kokeilun 15 päivän ajan.

---

Nanonetit asiakirjanhallintajärjestelmäksesi

[Upotetun sisällön]

Nanonets on helppokäyttöinen ohjelmisto, jonka käytön aloittaminen ei vaadi intensiivistä koulutusta tai asennusta. Tässä luetellaan, miksi sinun pitäisi harkita Nanonetsia asiakirjanhallintaohjelmistona.

Älykäs Tiedonkeruu:

Yrityksillä on paljon asiakirjoja, kuten lomakkeita, laskut, kuitit, tilaukset jne. Nanonetit auttavat yrityksiä digitoimaan ja poimimaan olennaista tietoa näistä asiakirjoista käyttämällä älykäs OCR API.

Automatisoidut työnkulut:

Nopeuta liiketoimintaprosessien vauhtia automatisoimalla kaikki manuaaliset vaiheet, kuten asiakirjojen kerääminen, asiakirjan vahvistus, 3-suuntainen sovitus, hyväksynnät ja paljon muuta.

Reaaliaikaiset hallintapaneelit:

Käytä kulunhallintapaneeleja seurataksesi kulutustasi, merkittyjä kulujasi ja ymmärtääksesi reaaliaikaisia ​​trendejä. Tarkkaile asiaankuuluvia KPI:itä, kuten %STP-laskuja, %maksettuja laskuja jne. Nanonets-tietojen avulla.

Pilvi- ja On-Premise-isännöintivaihtoehdot:

Valitse tarpeisiisi sopiva hosting-vaihtoehto.

integraatiot:

Helppo integrointi on välttämätöntä. Et voi muuttaa tekniikkapinoasi yhden ohjelmiston mukaiseksi. Nanonets integroituu kaikkiin ohjelmistoihisi helposti Zapier- ja API-integraatiot. Nanonetit integroituvat Xeroon, Quickbookeihin, SAP:iin jne.

Mallit ja mukautetut mallit:

Nanonetsilla voit joko käyttää ennalta määritettyjä työnkulkuja, kuten laskuja, konossementteja, ostotilauksia tai ostovelkoja, tai luoda oman mukautetun AI-tilan.

Läpinäkyvä hinnoittelu:

Nanonetsin läpinäkyvä hinnoittelupolitiikka on 499 dollaria/kk ja 0.1 dollaria/asiakirjaskannaus. Ei piilokuluja millekään asiakkaalle.

Yhteenveto

Kun digitaalinen muutos on nousussa, on korkea aika investoida yrityksesi dokumenttienhallintajärjestelmään. Se tekee muutakin kuin digitoi tiedostot. Asiakirjanhallintajärjestelmä virtaviivaistaa asiakirjojen kulkua organisaatiossa ja tarjoaa ylimääräisen tietoturvakerroksen yritysasiakirjoille. Asiakirjanhallinnan edut antavat organisaatioille mahdollisuuden pysyä kilpailukykyisinä ja tuottavina.

Siitä huolimatta, valitsemalla paras asiakirjahallintaohjelmisto yrityksesi kannalta edellyttää syvällistä ymmärrystä siitä, mitä yrityksesi tarvitsee ja millainen DMS sopii sille. Joten muista tutkia vaihtoehtojasi ja kokeilla niitä itse.

FAQ-osiossa