4 älykästä vinkkiä tuen lipunmyyntityönkulkujen optimointiin

Sisältö:

• Tukilipunmyyntityönkulkujen määrittäminen
• 4 asianmukaisten tukilippujen työnkulkujen tärkeimpiä etuja
• 4 vinkkiä täydellisesti optimoituihin tukilippujen työnkulkuihin

---

 

Asiakaspyyntöjen hallinta voi olla aikaa vievää ja monimutkaista asiakaspalvelulle ja IT-tukihenkilöstölle. Näimme a edellinen artikkeli että lippujärjestelmät ovat keskeinen menestystekijä yrityksille, jotka haluavat parantaa asiakaspalveluaan, tehdä parempia päätöksiä ja lopulta luoda loistavia asiakaskokemuksia. 

Lippujärjestelmään sijoittaminen on hyvä alku, mutta miten saat siitä kaiken irti? Pitääksesi asiakaspalvelutiimisi toiminnassa kuin hyvin öljytty kone, sinun on optimoitava omasi tukea lipunmyyntityönkulkuja. Tämä artikkeli antaa sinulle reseptin käsittelyaikojen lyhentämiseen sekä edustajan tuottavuuden ja reagointikyvyn parantamiseen, kun vastataan asiakkaiden kysymyksiin ja huolenaiheisiin.

Määrittely Tue lipunmyyntityönkulkuja

Mitä on lipunhallinta?

Lippujen hallinnan avulla tiimit voivat luoda ja määrittää lippuja tietyille käyttäjille. Kun käyttäjällä on ongelmia tuotteen tai palvelun kanssa, hän etsii usein vastauksia palveluntarjoajan verkkosivustolta. Kun he selittävät ongelmansa, heille luodaan lippu ja osoitetaan sitten henkilölle, joka voi auttaa. Asianhallintaratkaisun käyttöönotto tehostaa tukitiimiä paremman organisoinnin ja asiakaspyyntöjen hallinnan ansiosta. Viime kädessä oikea lipunhallinta parantaa asiakastyytyväisyyttä. 

 

Liput tarjoavat tietoa seuraavista:

• Ishayoiden opettaman alkuperä pyynnöstä
• Ishayoiden opettaman omistaja lipusta
• aikajana ja pyynnön historia
• mikä tahansa määritelty määräajat
• nykyinen tila tapauksesta
• liittyvä tuotteet tai palveluita...

 

Lippu voi myös tuottaa korkeamman tason tietoa – arvokasta analytiikkaa – esimerkiksi suljettujen lippujen prosenttiosuudesta, keskimääräisestä sulkemisajasta, uudelleenavattujen lippujen prosenttiosuudesta jne. Tämä mahdollistaa erittäin yksityiskohtainen näkymä tukiryhmän suorituskyvyn metrisestä näkökulmasta. Useimmissa tapauksissa liput eivät ole riippuvaisia ​​muista lipuista. Monimutkaisissa projekteissa, joissa on useita toisistaan ​​riippuvaisia ​​prosesseja, pyyntöjen massa ja keskinäinen suhde voi kuitenkin nopeasti muuttua hallitsemattomaksi ja vaarantaa koko työnkulun viivästymisen.

Mikä on työnkulun hallinta?

Pelkästään peruslippujen hallintajärjestelmät löytävät rajoituksensa siinä, että ne eivät todellakaan anna pääsyä projektin tai tilanteen kokonaiskuvaan. Suurempien projektien yhtenäisyyden lisääminen edellyttää työnkulun huolellista hallintaa. 

Työnkulun hallinta on tehtävien ja prosessien sujuvaa koordinointia organisaatiossa – kehystää reaaliajassa kokonaiskuvan kokonaisen osaston työstä. Itse työnkulut ovat sisäkkäisiä tehtävien ketjuja, joista tulee prosesseja, jotka voidaan suorittaa toistuvasti. Tässä tapauksessa siihen toistuvasti sulje asiakastukiliput. Meillä on mahdollisuus perääntyä ja pohtia prosesseja tehtävien sijasta, mikä parantaa sisäisiä kysymyksiä.

Mitkä prosessit riippuvat muista?

Mitkä prosessit muodostavat rutiininomaisen pullonkaulan?

Mistä prosesseista pullonkaula riippuu?

Mitkä prosessit riippuvat siitä?

 

Estoelementtien täysin yksityiskohtainen arviointi antaa todellisia parannuksia tiettyyn työnkulkuun helpommin.

A tukea lipunmyyntityönkulkua edustaa kaikkia vaiheita, jotka agenttien on suoritettava vastatakseen asiakkaan pyyntöön. Tehokas työnkulku lisää tiimin tuottavuutta, tehostaa osastojen välistä yhteistyötä ja parantaa merkittävästi asiakaskokemusta. 

Optimoidun 4 tärkeintä etua Tuki lipunmyyntityönkulkuas

Säästä aikaa rutiinitehtävissä

Tietyt asiakaspyynnöt toistuvat väistämättä. Koska nämä yleiset ongelmat on jo kerran käsitelty, se on mahdollista automatisoida tiettyjä työnkulkuja. Tavalliset kysymykset saavat tavalliset vastaukset, suoraa huomiota ansaitsevat kysymykset saavat kaiken ansaitsemansa, ja järjestelmä voi jakaa erityisen monimutkaiset liput asiantuntijoille tarpeen mukaan. Tämän ansiosta asiakastukitiimit voivat purkaa tiettyjä tehtäviä ja keskittyä tärkeämpiin ja tärkeämpiin asioihin. 

Hanki nopeat ratkaisut asiakkaiden ongelmiin

Hallitellummalla työnkululla lipun käsittelyaika lyhenee. Yksinkertaisten kysymysten automaattinen käsittely vapauttaa agentit käsittelemään monimutkaisempia asioita. Näin asiakkaat saavat nopeammin ja harkitummin vastauksia ongelmiinsa. Ongelmissa, jotka vaativat enemmän asiantuntemusta tai apua toiselta tiimiltä, ​​hyvä tukilipun eskalointityönkulku ohjaa ne oikealle henkilölle tai osastolle. Kun työnkulku on hyvin harkittu, oikealla henkilöllä on aina tarvittavat tiedot vastatakseen ja lippujen ratkaisut ovat nopeampia.

Pidä asiakkaat tyytyväisinä

Sujuvan ja läpinäkyvän viestinnän ylläpitäminen on tärkeää asiakastyytyväisyyden kannalta. Optimoidun tuen lipputyönkulun ansiosta asiakkaat saavat aina tiedon pyyntönsä edistymisestä. Esimerkiksi ilmoitusjärjestelmät voivat ilmoittaa asiakkaalle, että hänen lippunsa on päivitetty. Tämä parantaa asiakkaalle tarjotun palvelun koettua laatua, joka on (ihannetapauksessa) iloinen ja vakuuttunut. Ongelman ratkaisemiseen kuluvaa aikaa ei voida taata kaikissa tapauksissa, mutta ainakin tarpeettomia viivytyksiä ja väärinkäsityksiä voidaan rajoittaa tehokkaasti. 

Tehosta liiketoiminnan suorituskykyä

Optimaalinen tukilipun työnkulku virtaviivaistaa tukipalveluitasi ja lisää tukiagenttiesi tehokkuutta pitkällä aikavälillä. Koska asiakastuki on avain asiakastyytyväisyyteen tai tyytymättömyyteen, sujuva toiminta tällä alueella on epäilemättä yrityksesi menestystekijä. A tyytyväinen asiakas jatkaa palvelujesi käyttöä ja voi hyvinkin palvella sinua vuorostaan ​​uusien asiakkaiden kautta heidän suosituksensa tai laajennetun tulevaisuuden riippuvuuden kautta yritykseesi.

 

4 vinkkiä täydelliseen optimointiin Tuki lipunmyyntityönkulkuas

Aikaseuranta- ja palvelutasosopimukset (SLA)  

Ajanseuranta- ja palvelutason sopimukset on integroitava tukijärjestelmän työnkulkuun. Agenteilla ei aina ole riittävää näkökulmaa organisaatiossa priorisoidakseen tehtäviä keskenään tai kääntyäkseen oikean henkilön tai tiimin puoleen ratkaisemaan ongelma. 

Lippujen ratkaisemiseksi ajoissa sinun on ylläpidettävä palvelutasosopimuksia koko prosessin ajan. Palvelutasosopimus auttaa agentteja pysymään vastuullisina antamalla heille selkeät tavoitteet ja palvelustandardit, jotka on täytettävä:

• Kuinka nopeasti asiakkaan ongelma tulisi ratkaista?
• Keitä ovat helpdeskin eri henkilöt? Mikä on heidän roolinsa?
• Kuinka syötät lipun ja määrität sen agentille?
• Kuinka toimia vakavan ongelman sattuessa?

Työnkulun automatisointi

Useimmiten agentit ovat velvollisuus valita liput manuaalisesti ja olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa sähköpostitse. Manuaaliset prosessit voivat tuntua "inhimillisemmiltä", mutta ne ovat alttiita epäjohdonmukaisuuksille ja virheille ja johtavat tehokkuuden heikkenemiseen.

On mahdollista toteuttaa yksinkertaisia, mutta lopulta elämää mullistavia automaatioominaisuuksia, kuten:

• automatisoi lippujen luovutusprosessia, 
• automaattinen seurantasähköpostien lähettäminen, 
• tai jopa ajoittaa asiakkaalle automaattiset edistymisilmoitukset. 

Ticket Triage ja priorisointi

Kun yksi agentti ei pysty ratkaisemaan lippua, hän voi välittää sen muille agenteille. Tämä voi johtua osaamis- tai kokemusvaatimuksista tai hierarkkisesta tarpeesta – esimerkiksi silloin, kun pyyntö vaatii johdon väliintuloa. Helpotaksesi työntekijöidesi elämää ja edetäksesi nopeammin, harkitse a lippujen eskalointijärjestelmä yrityksessäsi.

Lippujen eskalointiprosessi voidaan optimoida seuraavilla tavoilla:

• Käsittelemme jo etukäteen eskaloituja lippuja.
• Analysoi eskaloidut liput ja tunnista väärin eskaloidut liput.
• Kouluta asiakaspalvelutiimin jäseniä, jotta he hankkivat laajemmat työkalut ja taidot, joita tarvitaan ollakseen tuottavampia.
• Paranna viestinnän sujuvuutta asiakastiimin eri osastojen välillä.

Puhelun ohjaaminen Chatbottien ja Callbottien avulla

Jotkut asiakaspyynnöt voidaan tietysti käsitellä tekoälyratkaisuilla, kuten a chatbot tai callbot. Tämä säästää varmasti asiakaspalveluhenkilöstön aikaa ja energiaa. Ratkaisut perustuvat tekoälyä, mutta myös NLP-ominaisuuksia auttaa asiakkaita olemaan huomaamatta niin epämiellyttävästi eroa ihmisagentin ja "bottiagentin" välillä.

Tässä on joitain ominaisuuksia, jotka todella vaikuttavat:

• Salli eskaloituminen chatbotista live-neuvojalle.
• hoitaa kaikki pyynnöt niiden lähteestä riippumatta kiitos alustan, joka priorisoi ja jakaa liput kaikkiin tapauksiin, tulivat ne sitten sähköpostista, sosiaalisista verkostoista tai suorista pyynnöistä verkkosivuston chatin tai puhelimen kautta. 
• Tarjoa pääsy oikealle UKK jotta agentit voivat vastata nopeasti parhaalla mahdollisella vastauksella.

 

 

 

Viesti 4 älykästä vinkkiä tuen lipunmyyntityönkulkujen optimointiin ilmestyi ensin Inbenta.

• Coinsmart. Euroopan paras Bitcoin- ja kryptopörssi.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Tietoa laajennettu. VAPAA PÄÄSY.
• CryptoHawk. Altcoinin tutka. Ilmainen kokeilu.
• Lähde: https://www.inbenta.com/en/blog/4-smart-tips-to-optimize-support-ticketing-workflows/