Organisaatiot julkaisevat jatkuvasti enemmän ja enemmän sisältöä verkossa kaikilla aloilla.
Tästä on tullut entistäkin näkyvämpi pandemian jälkeen, kun maailmanlaajuinen yhteisö siirtyi verkkoon voittaakseen lukituksen asettamat fyysiset rajoitukset.
Verkkosivustoja käytetään tuotteiden ja palveluiden myymiseen asiakkaille, myynti- ja markkinointimateriaalien julkaisemiseen ja jakamiseen sekä – pienyrityksistä osavaltioiden hallituksille – ensisijaisena viestintäkanavana suuren yleisön kanssa.
Digitaalisen sisällön yleistyminen asettaa uusia haasteita. Esimerkiksi rahoitusyritysten on täytettävä joukko vaatimustenmukaisuusvelvoitteita voidakseen käyttää digitaalisia kanavia (mukaan lukien verkkosivustoja) mainostaakseen asiakkaille. Muualla organisaatiot saattavat joutua pitämään kirjaa verkkosivustonsa sisällöstä riitojenratkaisua varten, ja muut saattavat haluta säilyttää verkkosivustojen sivut vain niiden kulttuurisen tai historiallisen merkityksen vuoksi, julkisena asiana tai referenssinä tulevia markkinointikampanjoita varten. .
Verkkosivustojen arkistointi on ainoa tapa säilyttää verkkosivuston sisältö sellaisessa muodossa, että se voidaan tarkastella uudelleen sellaisena kuin se oli tiettynä ajankohtana. Se on ainoa tapa luoda ja ylläpitää vakaa, aikaleimattu, todistetusti aito ja riippumaton versio verkkosisällöstä. Koska arkistot ovat riippumattomia, ne ovat täysin erillisiä alkuperäisestä verkkosivuston arkkitehtuurista ja sisältävät vain ne elementit, jotka olivat käytössä arkistointihetkellä, mikä luo iteraation mahdollisimman lähellä alkuperäistä muotoaan.
On monia syitä, miksi organisaation tulisi arkistoida verkkosivustonsa, mutta kaikissa tapauksissa niiden on varmistettava, että arkistot ovat täydellisiä, turvallisia ja laillisesti hyväksyttäviä.
Tässä oppaassa tarkastellaan joitain verkkosivustojen arkistoinnin erityishaasteita kolmella eri sektorilla – rahoituspalveluissa, julkisella sektorilla ja tuotemerkeillä.
Verkkosivustojen arkistoinnin rooli
Verkkosivujen arkistoinnin avulla finanssi-, julkis- ja vähittäissektorin yritykset voivat tallentaa muuttumattomia tietoja verkkosivuistaan. Tämä auttaa varmistamaan seuraavat asiat:
1. noudattaminen
Säänneltyjen yritysten ja yritysten maailmanlaajuisesti on tallennettava ja säilytettävä kaikki sähköinen viestintä MiFID II (EU), FCA (UK), SEC (US), ASIC (AU) ja FINRA (US) sääntöjen mukaisesti. Esimerkiksi MiFID II:ssa todetaan, että tallennetun sähköisen viestinnän tulee olla:
• Täydellinen – Organisaation tulee olla tietoinen kaikesta sähköisestä viestinnästä, jota käyttää ja kuka. Tämän lisäksi heillä on oltava järjestelmä ja prosessit, jotka on suunniteltu tallentamaan ja säilyttämään kaikki tiedot kyseisestä viestinnästä.
• Tarkka – Organisaation tulee luottaa täysin tallennetun sähköisen viestinnän sisältöön ja metatietoihin, jotka voivat osoittaa tarkat päivämäärät ja kellonajat, jolloin jotain tapahtui.
• Korkea Laatu – Organisaation tulee pystyä toistamaan sähköisen viestinnän tietueet mahdollisimman lähellä niiden "alkuperäistä muotoa".
Talutin kiristyy maailmanlaajuisesti. Marraskuusta 2022 lähtien
SEC:n markkinointisääntö laajensi "mainoksen" määritelmää sisältämään verkkosivuston sisällön, joka on nyt kaapattava ja arkistoitava kokonaisuudessaan. Sillä välin Australian Securities and Investments Commission (ASIC) on alkanut pyytää vakuutusyhtiöiltä tietoja historiallisista verkkosivustojen hintalupauksista.
sakkojen määrääminen niille, jotka eivät pysty maksamaan niitä.
2. Oikeudellinen tutkittavaksi ottaminen
Yrityksiä voidaan vaatia toimittamaan oikeaksi todistetut todisteet sähköisistä tiedoista tuomioistuimessa. Tietueista tulee osoittaa, että tiedot on tallennettu muodossa, jota ei voi muuttaa, ja milloin ne on arkistoitu. Nämä vaatimukset katetaan seuraavissa säännöissä ja määräyksissä:
• Liittovaltion todistelusäännöt (sääntö 901) – vaatimus todisteen oikeaksi todistamisesta tai tunnistamisesta.
• Sähköisen tiedon todisteiden painoarvoa ja laillista hyväksyttävyyttä koskevat käytännesäännöt (BS 10008:2014) – sähköisten tietojen aitouden ja eheyden varmistaminen.
• SEC:n sääntö 17a-4 – joka edellyttää yrityksiä arkistoimaan sähköistä yritysviestintää ei-uudelleenkirjoitettavassa ja ei-pyyhkittävässä (WORM) muodossa.
• eDiscovery Requests – Verkkosivustotietojen arkistointi riitojenratkaisu- ja eDiscovery-tarkoituksiin voi auttaa varmistamaan, että tietueita ei voida kiistää ja että ne ovat todellista kopiota tuolloin sisällöstä.
3. IPR- ja tuotemerkkiomaisuuden suoja
Brändeillä on selkeä kannustin pitää kirjaa toiminnastaan pitkällä aikavälillä tiedottaakseen tulevista kampanjoista. Kuitenkin, kun liiketoimintaa tapahtuu enemmän verkossa, ne luovat ja julkaisevat jatkuvasti suuria määriä digitaalista sisältöä nopeudella, jota voi olla vaikea seurata. Verkkosivujen arkistointi voidaan suorittaa säännöllisesti, ja rajattoman pilvitallennustilan ja suurten tietojoukkojen arkistointimahdollisuuden ansiosta se voi varmistaa, ettei mitään arvokasta menetä.
4. Kulttuurihistoriallisesti merkittävien asiakirjojen säilyttäminen
Julkisen sektorin organisaatiot ja arkistonhoitajat voivat vaatia kulttuurisesti tärkeän verkkosivuston sisällön säilyttämistä saadakseen välittömän pääsyn historiallisiin julkisiin tiedostoihin. Verkkosivustojen arkistointi on ihanteellinen ratkaisu näiden suurten tietomäärien säilyttämiseen ja muuttamattomaan WORM-tiedostomuotoon tallentamiseen.
Kuka hyötyy verkkosivustojen arkistointista?
Pankki-, rahoitus ja vakuutus.
Finanssipalvelualalla on jatkuva paine omaksua uusia verkkokanavia, jotta ne aikovat pysyä kehittyvän digitaalisen maiseman mukana. Näin tehdessään heidän näiden kanavien käyttöä on kuitenkin tasapainotettava SEC:n, ASIC:n, FINRA:n ja muiden kaltaisten tiukkojen vaatimustenmukaisuussäännösten kanssa.
Jokaisen ratkaisun on pystyttävä osoittamaan, että se noudattaa tällaisia säännöksiä sekä mahdollisia tietosuoja- ja GDPR-vaatimuksia.
Julkinen sektori
Lukuisat kansalliset arkistot, kirjastot, hallitukset ja yliopistot arkistoivat nyt verkkosivustojen tietoja säilyttääkseen kaikki kulttuurihistoriallisesti merkittävät asiakirjat. Tämä johtuu enimmäkseen lainsäädännöstä, kuten
UK Public Records Act 1958 ja viime aikoina
Tietovapauslaki 2000.
Kun julkinen sektori lisää toimintaansa verkossa, organisaatiot etsivät tapoja kehittää verkkosivustojen arkistointia voidakseen hyödyntää uusia teknologioita, kuten:
-
Pilvi – Mahdollistaa suurten tietokokonaisuuksien tehokkaan ja joustavan tallennuksen.
-
Indeksointi ja haku – tehdä tiedoista hyödyllisiä tutkijoille, virkamiehille, opiskelijoille ja yleisölle (mukaan lukien julkiset portaalit, kuten esim.
Ison-Britannian kansallisarkisto). -
Päivitys perinteisestä ARC-tiedostomuodosta ISO-standardiin
WARC-tiedostomuoto, joka voi auttaa tallentamaan digitaalista tai digitoitua materiaalia.
Merkki
FMCG-brändit luovat yhä enemmän verkkosisältöä perinteisen brändiomaisuuden lisäksi. Tämä sisältö voidaan helposti muuttaa, vioittua tai kadota ilman suunnittelua ja ennakointia.
Online-bränditoiminnan ja asiakasviestinnän kirjaaminen voi auttaa…
-
Ilmoita tulevan brändin suunnasta (seuraamalla suorituskykyä)
-
Innosta tuleviin kampanjoihin
-
Varmista, että kaikista yhteydenotoista säilytetään laillisesti hyväksyttävät tiedot riitojen ratkaisemista varten.
Kuinka arkistoidaan verkkosivusto?
Mitä tulee verkkosivustosi sisällön arkistointiin, siihen on useita tapoja. Ilmaiset online-työkalut, kuten Wayback Machine, ovat vaihtoehtoja, mutta edellyttävät, että käyttäjät tallentavat jokaisen sivun manuaalisesti erikseen. Tämä ei yksinkertaisesti ole mahdollista suurimmalle osalle yrityksistä, kun otetaan huomioon, kuinka usein talteenotto on tapahduttava, jotta sääntelyviranomaiset voivat tyydyttää. eli aina kun muutos tehdään.
Vaikka jotkut yritykset luottavat sisällönhallintajärjestelmän (CMS) varmuuskopioihin kirjanpitotarkoituksiin, varmuuskopion ja arkiston välillä on suuria eroja.
-
Digitaaliset allekirjoitukset ja metatiedot: Mikä tärkeintä, CMS-varmuuskopiosta otetuilla tiedoilla ei ole digitaalista allekirjoitusta, joten niitä ei voida todentaa tai hyväksyä tuomioistuimessa. Lisäksi CMS-varmuuskopiot eivät salli lakitiimien helposti viedä tietuetta kaikkineen sen tärkeiden metatietojen kanssa.
-
Koko tekstihaku: CMS-varmuuskopiot eivät tarjoa täystekstihakuominaisuutta. Tarkastajat voivat pyytää tietoja kiireellisesti ja hetkessä – kun sivustosi kaapataan manuaalisesti, kaapatut datarivit voivat vaikeuttaa tiettyjen tietojen nopeaa paikantamista.
-
Yhteensopiva tiedon tallennus: Säännellyillä toimialoilla, joilla on erityisiä kirjanpitosääntöjä (kuten julkinen sektori ja rahoituspalvelut), CMS-varmuuskopio ei täytä vaatimuksia.
Vaihtoehtoisesti automaattinen verkkosivustojen arkistointipalvelu antaa yrityksille mahdollisuuden pitää täydellistä kirjaa verkkosivustonsa sisällöstä samalla, kun se keventää manuaalista taakkaa ja varmistaa oikeudellisen hyväksyttävyyden.
Vaihtoehtojesi punnitseminen
Kun digitaalinen maisema laajenee, sääntelyn taso seuraa perässä. SEC:n ja ASIC:n kaltaiset organisaatiot ovat äskettäin tehneet merkittäviä muutoksia heijastaakseen lisääntyvää riippuvuuttamme online-alustoista ja siitä, kuinka helposti arvokasta tietoa voi kadota, kun otetaan huomioon päivittäin kohtaamamme joukot.
Verkkosivujen arkistointi täyttää niin monia tehtäviä niin monelle eri organisaatiotyypille, että siitä on tullut perusvaatimus kasvavalle osalle nykyaikaisia yrityksiä. Olipa kyseessä sääntelijöiden tyydyttäminen, brändisi digitaalisen tuotannon säilyttäminen tai kulttuurisen ja historiallisen tiedon säilyttäminen, se koskee toimialoja julkisesta sektorista rahoituspalveluihin, vähittäiskaupan brändeihin ja moniin siltä väliltä.
Arkistointitarpeiden kasvaessa tietyistä ominaisuuksista on tullut välttämättömiä, ja ne ovat lähes aina kolmannen osapuolen vaatimustenmukaisuuden toimittajat. Automaattisen verkkosivustojen kaappauksen avulla yritykset voivat indeksoida koko sivustonsa säännöllisin, ennalta määritetyin väliajoin ja tallentaa joka kerta tarkan version sivustosta sellaisena kuin se oli sillä hetkellä. Koko tekstihaku vähentää manuaalista taakkaa edelleen hallittavalle tasolle, jos tiettyä sivua pyydetään oikeudenkäyntiä varten. Sillä välin, jos näitä tietoja ei tallenneta laillisesti hyväksyttävässä muodossa, koko prosessi on arvoton, ainakin vaatimustenmukaisuuden kannalta.
Ennen arkistointiprosessin aloittamista on tärkeää ymmärtää sen takana oleva tavoite ja onko tiimilläsi työkaluja käsitellä se itse. Vasta sitten alat selvittää oikean lähestymistavan resurssien näkökulmasta ja kuka on valmis auttamaan sinua saavuttamaan nämä tavoitteet. Ja jos tavoitteesi ovat lakisääteisiä velvoitteita, sinua kehotetaan olemaan varovainen
yhä julmempi sääntely-ilmapiiri.
- SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
- Lähde: https://www.finextra.com/blogposting/23577/a-guide-to-website-archiving-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs
- 1
- 2014
- 2022
- 2023
- a
- kyky
- pystyy
- pääsy
- kertymä
- tarkka
- Saavuttaa
- Toimia
- toiminta
- todella
- Lisäksi
- hyväksyä
- Etu
- Mainostaa
- vastaan
- Kaikki
- mahdollistaa
- aina
- määrät
- ja
- lähestymistapa
- Kaari
- arkkitehtuuri
- Archive
- noin
- ASIC
- Varat
- tilintarkastajat
- australialainen
- Australian arvopaperi- ja sijoituskomissio
- Aito
- todennettu
- aitous
- Automatisoitu
- Varmuuskopiointi
- varmuuskopiot
- perusta
- tulevat
- tulee
- takana
- Hyödyt
- välillä
- merkki
- merkit
- taakka
- liiketoiminta
- yritykset
- Kampanjat
- kaapata
- kaappaa
- Kaappaaminen
- tapauksissa
- tietty
- haasteet
- muuttaa
- Kanava
- kanavat
- selkeä
- asiakkaat
- lähellä
- pilvi
- Cloud Storage
- Cm
- koodi
- provision
- Viestintä
- Yhteydenpito
- yhteisö
- Yritykset
- täydellinen
- täysin
- noudattaminen
- luottavainen
- vakio
- pitoisuus
- vioittuneet
- voisi
- Tuomioistuin
- katettu
- Luominen
- ratkaiseva
- kulttuurinen
- asiakas
- päivittäin
- tiedot
- tietueita
- tietovarasto
- Päivämäärät
- vaatii
- osoittaa
- suunniteltu
- erot
- eri
- vaikea
- digitaalinen
- Digitaalinen sisältö
- Digitalisoinnin
- suunta
- riita
- Riitojen ratkaisu
- tekee
- Dont
- ajanut
- kukin
- helposti
- tehokas
- Elektroninen
- elementtejä
- muualla
- varmistaa
- varmistamalla
- Koko
- kokonaisuus
- varustettu
- EU
- Jopa
- näyttö
- kehittää
- kehittyvä
- laajeni
- laaja
- vienti
- FCA
- mahdollinen
- Ominaisuus
- Ominaisuudet
- filee
- taloudellinen
- rahoituspalvelut
- sakkoja
- Finextra
- yritykset
- joustava
- jälkeen
- muoto
- muoto
- Ilmainen
- Taajuus
- alkaen
- Täyttää
- koko
- täysin
- tehtävät
- perus-
- edelleen
- tulevaisuutta
- GDPR
- general
- yleisö
- tietty
- Global
- Maailmanlaajuisesti
- Tavoitteet
- hallitukset
- Kasvava
- ohjaavat
- kahva
- auttaa
- auttaa
- historiallinen
- Miten
- Kuitenkin
- HTTPS
- ihanteellinen
- tunnistaminen
- muuttumaton
- tärkeä
- in
- kannustin
- sisältää
- Mukaan lukien
- kasvoi
- lisää
- yhä useammin
- itsenäinen
- Erikseen
- teollisuuden
- teollisuus
- tiedot
- esimerkki
- välitön
- vakuutus
- eheys
- Investoinnit
- IP
- ISO
- IT
- iteraatio
- Pitää
- Landschaft
- suuri
- Laki
- juridinen
- lainsäädäntö
- Lets
- Taso
- kirjastot
- rajoitukset
- Oikeudenkäynti
- elää
- Lockdown
- pitkän aikavälin
- katso
- näköinen
- kone
- tehty
- merkittävä
- Enemmistö
- tehdä
- johto
- manuaalinen
- käsin
- monet
- Marketing
- tarvikkeet
- asia
- välineet
- Sillä välin
- Tavata
- Jäsenet
- Metadata
- ehkä
- Moderni
- hetki
- seuranta
- lisää
- eniten
- nimittäin
- kansallinen
- Tarve
- tarpeet
- Uusi
- Uudet teknologiat
- marraskuu
- tavoite
- tavoitteet
- joukkovelkakirjat
- verkossa
- verkkokaupan
- Vaihtoehdot
- tilata
- organisaatio
- organisaatioiden
- alkuperäinen
- Muuta
- Voittaa
- erityinen
- suorituskyky
- näkökulma
- fyysinen
- Paikka
- suunnittelu
- Platforms
- Platon
- Platonin tietotieto
- PlatonData
- Kohta
- mahdollinen
- Pandemian
- mahdollinen
- harjoitusta.
- lahjat
- paine
- hinta
- ensisijainen
- prosessi
- Prosessit
- Tuotteemme
- näkyvä
- Promises
- suojaus
- toimittaa
- mikäli
- julkinen
- julkaista
- Julkaiseminen
- tarkoituksiin
- nopeasti
- alue
- syistä
- äskettäin
- ennätys
- kirjanpito
- kirjataan
- asiakirjat
- vähentää
- heijastaa
- säännöllinen
- säännelty
- Asetus
- määräykset
- Säätimet
- sääntelyn
- riippuvuus
- lisääntyminen
- pyyntö
- edellyttää
- tarvitaan
- vaatimus
- vaatimukset
- Vaatii
- Tutkijat
- päätöslauselma
- resurssi
- vähittäiskauppa
- säilyttäen
- Reuters
- Rooli
- Sääntö
- säännöt
- myynti
- Säästä
- Haku
- SEK
- sektori
- sektorit
- turvallinen
- Arvopaperit
- Myydään
- palvelu
- Palvelut
- setti
- Setit
- useat
- Jaa:
- shouldnt
- puoli
- allekirjoitukset
- merkitys
- merkittävä
- yksinkertaisesti
- paikka
- pieni
- pienyritykset
- So
- ratkaisu
- jonkin verran
- suvereniteetti
- erityinen
- nopeus
- vakaa
- standardi
- Aloita
- Osavaltio
- Valtiot
- Levytila
- verkkokaupasta
- tallennettu
- Opiskelijat
- niin
- Puku
- järjestelmä
- ottaa
- joukkue-
- tiimit
- Technologies
- -
- heidän
- itse
- siksi
- kolmannen osapuolen
- kolmella
- Kautta
- kiristys
- aika
- kertaa
- että
- työkalut
- raita
- perinteinen
- totta
- tyypit
- Uk
- muuttumaton
- varten
- ymmärtää
- Yliopistot
- rajoittamaton
- Päivitykset
- us
- käyttää
- Käyttäjät
- arvokas
- arvo
- myyjät
- versio
- tavalla
- verkko
- Verkkosivu
- sivustot
- paino
- Mitä
- onko
- joka
- vaikka
- KUKA
- tulee
- ilman
- maailmanlaajuisesti
- mato
- Voit
- Sinun
- zephyrnet