Liiketoimintaprosessien optimointi – Vuoden 2022 opas

Yrityksen pyörittäminen ei ole helppo tehtävä.

On monia asioita, jotka on tehtävä ajoissa. Mutta tekevätkö he? Jotkut tekevät ja jotkut eivät.

Kuinka varmistat, että kaikki tehtäväsi on suoritettu ennen määräaikaa?

Seuraamalla an optimoitu prosessi. Kun loitonnat, liiketoiminta on tulos siitä, kuinka kaikki liiketoimintaprosessit toimivat yhdessä. Jos kaikki prosessit ovat tehokkaita, kaikki on hyvin. Jos prosessisi ovat tehottomia, tuhlaat periaatteessa työntekijöiden aikaa ja vaivaa.

Jotta liiketoimintaprosesseista saadaan mahdollisimman paljon irti, johtajien on pohdittava: liiketoimintaprosessien optimointi.

Miten sen kanssa pääsee alkuun? Kuinka sinun pitäisi valita paras teknologiapino oikeiden BPO-strategioiden toteuttamiseksi? Katsomme kaiken alla olevassa blogissa.

---

Mikä on liiketoimintaprosessi?

Liiketoimintaprosessi on sarja vaiheita, toimintoja ja tehtäviä, joita yritys suorittaa tuottaakseen tuotteen tai toimittaakseen palvelua.

Liiketoimintaprosessien tyypit

Liiketoimintaprosessit jaetaan kolmeen päätyyppiin: operatiiviset, hallinta- ja tukipalvelut.

Toimintaprosessit liittyvät suoraan tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Näitä ovat esimerkiksi myynnin tekeminen, tilausten lähettäminen ja asiakastukilipuille vastaaminen.

Hallintoprosessit varmista, että työntekijäsi tekevät työnsä oikein (eikä vain tuhlaa aikaansa). Näitä ovat esimerkiksi suoritusarvioinnit, koulutuskurssien pitäminen ja uusien työpaikkojen luominen yrityksessä.

Liiketoimintaprosessien hallintakehyksen käyttö nostaa projektin onnistumisastetta 70%.

Tukiprosessit tarjota olennaisia ​​palveluita yritykselle itselleen (toisin kuin sen asiakkaille). Ne voivat olla mitä tahansa HR-paperityöstä aina työsuhde-etupakettien ja palkkakirjanpitoon asti.

Kun luot organisaatiollesi uutta tai tarkistettua strategiaa, on tärkeää ymmärtää, miten kukin virtauselementti vaikuttaa yrityksesi muihin toimintoihin ja osastoihin.

Jos esimerkiksi päivität yhden osaston työnkulkua, mutta jätät huomioimatta sen vaikutuksen toiseen osastoon – kuten IT-palveluihin – saatat päätyä ratkaisemattomaan ongelmaan.

---

Yli 500 yritystä luottaa Nanonetsiin automatisoimaan yli 30 miljoonaa asiakirjaa vuosittain.

Aloita ilmainen kokeilu or varaa puhelu nähdäksesi kuinka voit automatisoida liiketoimintaprosessisi alle 30 minuutissa.

---

Mitä on liiketoimintaprosessien optimointi?

Liiketoimintaprosessien optimointi (BPO) on strategia, jolla yrityksesi muutetaan tehokkaammaksi, tehokkaammaksi ja kannattavammaksi.

Se sisältää yrityksellesi keskeisten prosessien tunnistamisen ja niiden parantamisen tehokkuuden ja vaikuttavuuden parantamiseksi. Tällä tavalla se voi johtaa parempaan asiakaspalveluun ja kilpailukykyisempiin hintoihin – kaikki seikat, jotka saavat asiakkaat haluavat tehdä enemmän kauppaa kanssasi ajan myötä.

---

Miksi tarvitset liiketoimintaprosessien optimointia?

Miksi liiketoimintaprosessien optimointi? Vastaus näyttää yksinkertaiselta.

Kilpailu on kovaa. Kilpailijasi yrittävät kaikkensa tullakseen paremmiksi, ja niin sinun pitäisi tehdä. Liiketoimintaprosessien optimointi tarjoaa useita etuja, jotka voivat auttaa sinua torjumaan kilpailua luottavaisin mielin.

Lisää tehokkuutta

Liiketoimintaprosessien optimointi voi auttaa vähentämään jätettä, parantamaan laatua ja lisäämään kapasiteettia.

Vähentää kuluja

Kun prosessisi on optimoitu, suoritat tehtäväsi mahdollisimman pienillä resursseilla. Tämä vähentää tuotanto-, jakelu-, tuki- ja hallintokustannuksia prosessin optimoinnin avulla, mikä voi auttaa sinua lisäämään kannattavuutta nostamatta hintoja tai alentamatta laatustandardeja.

Vähennä virheitä

Prosessien optimointi menetelmät, kuten lean tai six sigma, pyrkivät tekemään prosesseistasi virheettömiä korvaamalla manuaaliset toimet älykkäällä automaatiolla tai muilla toimenpiteillä.

Lisää kapasiteettia

Prosessien optimointi voi lisätä työntekijöiden tehokkuutta. Liiketoimintaprosessien optimointi voi tunnistaa liiketoimintaprosessin pullonkaulat ja pyrkiä vähentämään resurssien tuhlausta prosessin muissa osissa. Esim. Sen sijaan, että käyttäisit työntekijöitä asiakirjojen lajitteluun, voit käyttää asiakirjanhallintajärjestelmiä asiakirjojen luokitteluun.

Paranna kannattavuutta

Tämä on sanomattakin selvää. Prosessien optimointi voi auttaa sinua minimoimaan kustannuksia ja parantamaan tuotantotasoja, mikä tekee liiketoimintaprosesseistasi kannattavampia.

---

Integroi Nanonets BPM Platform 5000+ ohjelmistoon. Automatisoi manuaaliset liiketoimintaprosessit alle 30 minuutissa ja säästä 90 % aikaa ja 80 % kustannuksia. Aloita ilmainen kokeilu or pyytää takaisinsoittoa.

---

Liiketoimintaprosessien optimoinnin edut

Liiketoimintaprosessien optimointi (BPO) virtaviivaistaa liiketoimintaprosessejasi parantamalla nykyaikaisen teknologian käyttöönottoa pullonkaulojen poistamiseksi. Katsotaanpa BPO-strategioiden käyttämisen tuomia etuja koko organisaatiossasi.

Vähennä riskejä ja petoksia

Prosessien parantaminen vähentää virheriskiä, ​​petosriskiä ja säännösten rikkomuksia. Lisäksi, jos virheitä on vähemmän, voit keskittää resurssit alueille, joilla niitä eniten tarvitaan.

Paranna ongelmanratkaisukykyä

Hyvät ongelmanratkaisutaidot ovat menestymisen edellytyksiä. Tehokkaan liiketoimintaprosessien optimoinnin avulla yritys voi Optimointiprosessin aikana löytää uusia tapoja ratkaista ongelmia nopeammin ja tehokkaammin, mikä johtaa entistä parempiin tuloksiin.

Esim. Sen sijaan, että maksaisit laskut kerran kuukaudessa luokittelun, analysoinnin ja hyväksynnän jälkeen, voit käyttää automaattista laskujenkäsittelyalustaa laskujen lataamiseen, käsittelyyn, luokitteluun, hyväksymiseen ja maksamiseen.

Paranna vaatimustenmukaisuutta

Vaatimusten noudattaminen on yksi liiketoiminnan tärkeimmistä näkökohdista. Säännösten noudattamatta jättäminen voi johtaa suuriin sakkoihin ja muihin seuraamuksiin, jotka voivat vaikuttaa vakavasti tulokseen. Sääntöjen noudattaminen ei kuitenkaan aina ole helppoa tai halpaa.

Jos olet esimerkiksi vakuutusyhtiö, sinun on varmistettava, että asiakkaan liittymisprosessissasi on asianmukaiset KYC- ja asiakirjojen vahvistusmenettelyt. Tätä varten voit käyttää manuaalisten prosessien sijaan automatisoitua käyttöönottoalustaa, joka ylläpitää lokeja kaikista asiakirjoista, tallentaa tiedot suojattuun tallennustilaan ja salaa saapuvat tiedot tietovuodojen estämiseksi.

Modernisoi prosesseja

Vanhat yritykset käyttävät ikivanhoja prosesseja, jotka eivät ehkä ole parhaita. Mutta se, että "se toimii", ei tarkoita, että sinun pitäisi jatkaa sen seuraamista. Liiketoimintaprosessien optimointi voi tunnistaa tällaiset prosessit ja modernisoida niitä suorituskyvyn parantamiseksi.

---

Vaihda Nanonetsiin, helppokäyttöiseen koodittomaan liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistoon, jonka avulla voit automatisoida prosessisi 15 minuutissa.

---

5 askelta liiketoimintaprosessien optimointiin

Noudata näitä viittä vaihetta aloittaaksesi prosessien optimoinnin yrityksessäsi:

Tunnista/kartoi se

Ennen kuin voit optimoida prosessisi, sinun on tiedettävä, mikä prosessi on ja miten se toimii. Tämä sisältää sen vaiheiden, vaiheiden ja virstanpylväiden sekä kussakin paikassa mukana olevien materiaalien (tai tietojen) tunnistamisen. Mitä yksityiskohtaisemmin sinulla on kustakin vaiheesta, sitä helpompi sinun on tehdä muutoksia myöhemmin tehokkuuden parantamiseksi tai kustannusten alentamiseksi.

Kun olet tunnistanut prosessin, kartoi se paperille ja tunnista pullonkaulat tai muut alueet, joita voitaisiin parantaa. Näin voit nähdä, onko jollain alueella tehty liikaa työtä vai ei tarpeeksi.

Rethink

Toinen vaihe prosessin optimoinnissa on uudelleen ajatteleminen. Tämä edellyttää nykyisten prosessiesi syyn kyseenalaistamista ja muutosten tekemistä tämän pohdinnan perusteella. Oletetaan esimerkiksi, että käytät tällä hetkellä tiettyä menetelmää, koska se oli normaali käytäntö toisessa yrityksessä tai koska olet aina tehnyt niin. Siinä tapauksessa tämä on esimerkki virheellisestä ajattelutavasta.

Jos sinulla on yritystä, teet satoja päätöksiä resurssien allokoinnista ja siitä, mihin toimiin keskityt. Tavoitteesi tulisi olla suorituskyvyn parantaminen tekemällä parempia päätöksiä – ja yksi tapa tehdä tämä on prosessien optimointi.

Analysoida

Seuraava vaihe on prosessin analysointi. Tässä vaiheessa sinun on määritettävä tarkalleen, mitä toimintaan liittyy, kuka ne suorittaa ja miten ne suoritetaan. Sinun on myös tunnistettava keskeiset suorituskykyindikaattorit, jotka osoittavat, milloin prosessi on saatu päätökseen onnistuneesti. Kun olet sijoittanut nykyiset toiminnot ja aktiviteetit, voit alkaa etsiä tapoja parantaa niitä.

Automatisoida

Käytä liiketoimintaprosessien hallintajärjestelmää automatisoidaksesi prosesseja, jotka muuten olisivat liian monimutkaisia ​​manuaaliseen käsittelyyn. (Voit kuitenkin silti hallita joitakin näistä prosesseista manuaalisesti.) Jos sinulla on esimerkiksi useita työntekijöitä, joiden on hyväksyttävä kuluraportit ennen kuin ne lähetetään käsittelyyn, luo hyväksymistyönkulku, jossa vaaditaan jokaisen työntekijän hyväksyntä. ennen kuin jatkat prosessia. Kaikki tapahtuu automaattisesti ja voidaan seurata alusta loppuun.

monitori

Valvonta on olennainen osa prosessin optimointia. Tarkkailu tapahtuu prosessin aikana, joten se ei ole vain post mortem tapahtumista. Sen sijaan sen avulla voit seurata ja tehdä muutoksia lennossa, mikä voi olla erittäin hyödyllistä estämään virheiden toistumista. Jos tiimisi seuraa työnkulkuaan tarkasti, heidän pitäisi pystyä havaitsemaan mahdolliset ongelmat ennen kuin niistä tulee ongelmia yrityksellesi tai asiakkaillesi.

---

Mikä estää sinua automatisoimasta liiketoimintaprosessejasi? Vaihda Nanonetsiin ja nauti läpinäkyvästä hinnoittelusta, helppokäyttöisestä käyttöliittymästä ja 24 × 7 -tuesta.

Aloita ilmainen kokeilu or puhu tiimillemme.

---

Nanonet liiketoimintaprosessien optimointiin

Nanonets on Tekoälypohjainen työnkulun automaatioohjelmisto sisäänrakennetulla OCR-ohjelmistolla. Nanonetit voivat automatisoida kaikki manuaaliset prosessit koodittomilla sääntöpohjaisilla työnkuluilla 15 minuutissa.

Yli 5000+ integraatioiden, helppokäyttöisen käyttöliittymän ja esikoulutettujen mallien ansiosta manuaalisten prosessien digitalisointi on helppoa. Nanonets tarjoaa 24 × 7 -asiakastuen, ilmaisen kokeilujakson ja täydellisen siirtoavun kaikille asiakkaille.

[Upotetun sisällön]

Voit käyttää Nanonetsia:

• Laskun käsittely
• Tietojen poiminta PDF-tiedostoista, kuvista tai käsinkirjoitetuista asiakirjoista
• Ostovelkojen automatisointi
• Työnkulun automatisointi
• Automaattinen laskujen maksu
• Hyväksyntäprosessit
• Älykäs automaatio

Ja enemmän. Voit automatisoida minkä tahansa manuaalisen prosessin, joka noudattaa tiettyjä sääntöjä.

Mikä estää sinua automatisoimasta liiketoimintaprosessejasi?

Vaihda Nanonetsiin ja nauti läpinäkyvästä hinnoittelusta, helppokäyttöisestä käyttöliittymästä ja 24 × 7 -tuesta.

Aloita ilmainen kokeilu or puhu tiimillemme.

---

Kuinka valita täydellinen ohjelmisto prosessin optimointiin?

Liiketoimintaprosessien optimointiohjelmisto on kasvava trendi digitaalisessa markkinoinnissa. Se on tapa automatisoida asiakkaiden verkkosivustojen ja aloitussivujen parantamisprosessi, mukaan lukien niiden rakenne ja käyttämäsi sisältö. Optimointiohjelmisto auttaa yrityksiä tavoittamaan kohdeyleisönsä pienemmällä vaivalla ja pienemmillä kustannuksilla kuin tämä prosessi muuten olisi mahdollista automatisoimalla.

Määritä tarpeesi

Ennen kuin valitset yrityksellesi oikean ohjelmiston, sinun on ymmärrettävä tavoitteesi. Käytätkö sitä esimerkiksi raportointitarkoituksiin? Haluatko tunnistaa mahdollisuudet historiatietojen perusteella? Vai haluatko pystyä tekemään reaaliaikaisia ​​muutoksia live-datan perusteella? Kun olet määrittänyt tämän, harkitse kuinka paljon tietoja voidaan käsitellä kulloinkin ja kuinka kauan ohjelmistolta kuluu raporttien luominen.

Ajattele lopuksi, kuinka tärkeää on jokaisen ohjelmiston käyttäjäystävällisyys. Jotkut työkalut ovat helpompia kuin toiset ja tarjoavat enemmän ominaisuuksia, jos ne eivät ole yhtä käyttäjäystävällisiä. Esimerkiksi yksinkertaisemmat työkalut voivat vaatia enemmän vaiheita tai manuaalisia toimenpiteitä, kun taas toisten avulla käyttäjät voivat käyttää yksinkertaista verkkokäyttöliittymää ilman edistyneitä teknisiä kykyjä.      

Luo luettelo optimointiratkaisuista

Ohjelmistovalmistajien luettelo on hyvä paikka aloittaa. Löydät ne etsimällä verkosta tai kysymällä kollegoiltasi. Kun tarkistat heidän verkkosivustonsa, etsi seuraavat tiedot:

• Luettelo ominaisuuksista ja eduista, jotka täyttävät optimointitarpeesi
• Hinnoittelutiedot
• Lisenssivaihtoehdot, mukaan lukien pilvipohjaiset ratkaisut (tarvittaessa)
• Asiakastuen vaihtoehdot

Ymmärrä toteuttamiseen tarvittava aika ja budjetti

Ennen kuin aloitat täydellisen optimointiohjelmiston etsimisen, sinun on ymmärrettävä, kuinka paljon aikaa ja budjettia ohjelmiston käyttöönotto vaatii. Tämä tarkoittaa, että mietit, kuinka paljon aikaa kestää saada henkilöstösi perehtymään uuteen järjestelmään ja kuinka kauan ennen kuin näet konkreettisia tuloksia heidän työstään.

On myös tärkeää harkita, aiheutuuko optimointiratkaisun käyttöönotosta lisäkustannuksia vai ei. Jotkut yritykset voivat esimerkiksi vaatia erillisen palvelimen, koska niillä on paljon liikennettä ja monimutkaisia ​​algoritmeja, joita ne käyttävät päivittäin.

Tunnista oikea myyjä

Hyvä toimittaja tarjoaa ilmaisen kokeilujakson, ja sillä on tukimalli, joka auttaa asiakkaita menestymään. On myös tärkeää, että ymmärrät, kuinka paljon ohjelmiston käyttö maksaa, miltä tulevat tuotesuunnitelmat näyttävät ja onko suunnitelmia päivityksiä varten. Tämä voidaan tehdä puhumalla asiakkaiden viittausten kanssa tai katsomalla arvosteluja kolmansien osapuolien sivustoilta, kuten G2 Crowd, Capterra tai TrustRadius, jotka tarjoavat yksityiskohtaista tietoa toimittajien tuotteista ja palveluista.

Optimointiohjelmisto voi olla tehokas työkalu.

Optimointiohjelmisto on tehokkain verkkosivustoille, jotka toimivat jo hyvin. Se voi auttaa sinua parantamaan nykyistä hakukoneoptimointistrategiaasi tarjoamalla tietoja ja näkemyksiä siitä, miten ihmiset löytävät verkkosivustosi ja missä parannuksia voidaan tehdä. Se voi olla tehokas työkalu digitaalisen markkinoinnin arsenaalissasi, mutta sillä on joitain rajoituksia. Optimointiohjelmisto ei välttämättä ole paras valinta kaikille verkkosivustoille, koska se voi olla liian monimutkainen tai kallis joillekin yrityksille. Se vie myös aikaa ja vaivaa, jotta optimointi onnistuu verkkosivustollasi.

Viime kädessä sinun on tehtävä yrityksellesi paras päätös. Jos olet uusi yritys, voi olla haastavaa tietää, millainen ohjelmisto toimii sinulle parhaiten. Ennen lopullisten päätösten tekemistä on kuitenkin välttämätöntä tutkia ja oppia lisää siitä, kuinka kukin optimointityökalu voi hyödyttää yritystäsi.

---

Käytä valmiita malleja ja automatisoi liiketoimintaprosessisi 15 minuutissa.

Aloita ilmainen kokeilu or Ota yhteyttä asiantuntijatiimiimme ilmaiseksi.

---

Yhteenveto

Jos haluat harjoittaa menestyvää ja tuottoisaa liiketoimintaa, sinun on ymmärrettävä ja asetettava etusijalle jatkuva parantaminen. Prosessin parantamiseksi sinun on arvioitava nykyinen suorituskykysi, tunnistettava pullonkaulat ja löydettävä niiden syyt. Tee sitten yhteistyötä tiimiesi kanssa vastataksesi haasteisiin suoraan ja arvioidaksesi tuloksia.

Analysoimalla säännöllisesti prosessiesi tehokkuutta voit poistaa menestyksen esteitä ja antaa työntekijöillesi mahdollisuuden saavuttaa parempia tuloksia.

---

FAQ

Kuinka parantaa liiketoimintaprosessejasi?

Olemassa olevan prosessin kokonaistehokkuuden tehostaminen edellyttää sen tunnistamista ja parantamista. Toisin sanoen otat prosessin ja kehität parempaa lähestymistapaa sen loppuun saattamiseksi.

Yrityksesi käyttää todennäköisesti monia toimenpiteitä, kuten ostotilausten seurantaa ja matkapyyntöjen hyväksymistä päivittäin. Jokainen niistä on välttämätöntä yrityksesi terveyden ja toiminnan kannalta.

Jos niitä ei kuitenkaan päivitetä tai suoriteta manuaalisesti, tällaiset menettelyt voivat tulla tehottomiksi, mikä maksaa rahaa ja tuhlaa aikaa.

Seuraavat seitsemän vaihetta ovat välttämättömiä prosessien parantamiseksi:

• Valitse prosessi parantaaksesi ja hahmottele nykyistä menettelyä
• Etsi pullonkauloja ja mahdollisia parannuskohteita
• Piirrä potentiaalisen uuden prosessin asettelu
• Prosessien testaus ja tarkistus
• Ota käyttöön ja seuraa uutta prosessia

---

Use Nanonets BPM -ohjelmisto poistaa manuaaliset prosessit. Säästä 90 % aikaa ja 90 % kuluistasi yksinkertaisella siirrolla.

---