Tiedonkeruu: määritelmä, prosessi, menetelmät ja edut

Aikaleima: 13. lokakuuta 2022, klo 7
kuva

Tiedonkeruu voi parantaa liiketoimintaprosesseja asiaankuuluvien tietojen automaattisen poimimisen, luokittelun ja validoinnin avulla. nopeuttaa ja tehostaa tiedonhakua.

Lue lisää saadaksesi lisätietoja tietojen keräämisestä, siihen liittyvästä prosessista, erilaisista käytetyistä menetelmistä ja eduista, joita se voi tarjota yrityksellesi.

Saavuta virheetön tekoälypohjainen tiedonkeruu laskuista, kuiteista, ajokorteista, passeista ja muista asiakirjoista. Tutustu Nanonetsiin PDF-kaavin että automatisoida tiedonkeruu asiakirjoista.

Mikä on tiedonsiirto?

Tiedonkeruu on prosessi, jolla poimitaan tietoa minkä tahansa tyyppisistä strukturoiduista tai jäsentelemättömistä asiakirjoista (paperista tai sähköisestä) ja muunnetaan ne koneellisesti luettavaan digitaaliseen muotoon.

Tekoälyn (AI) tekniikan kehitys on nostanut tiedonkeruun uusiin korkeuksiin.

Klassinen esimerkki tiedonkeruusta on sairaala-apteekki. Tiedonkeruuteknologiaa käytetään tietojen poimimiseen myyntilaskutettavista lääkkeistä tai lääkinnällisistä laitteista ja laskemaan automaattisesti kyseisten tuotteiden jäljellä oleva varasto, mikä varmistaa sujuvan tiedonkulun varastonhallinnassa.

Tiedonkeruuprosessi

Useimmissa yrityksissä tiedonkeruuprosessi alkaa henkilön täyttämällä lomakkeella. Digitoimalla kerätyt tiedot tekevät tiedoista helpommin saatavilla. Tiedonkeruulomake on suunniteltu merkityillä tiloilla tai laatikoilla. Tämä helpottaa tietojen tarkkaa poimimista, vähemmän levytilan käyttöä, nopeampaa validointia ja lyhentää tiedon hakuaikaa tietokannoista.

Tiedonkeruu voidaan tehdä eri menetelmillä tai työkaluilla. Yritykset voivat käyttää yhteensopivia tiedonkeruutyökaluja, järjestää työnkulkuja ja mahdollistaa tiedon nopean siirron vaadittuihin kohteisiin. Nämä työkalut tekevät keräysprosessista yksinkertaisen, tarkan, nopean, läpinäkyvän ja tehokkaan.

Poista manuaalisen tiedonkeruun aiheuttamat pullonkaulat. Ota selvää, kuinka Nanonets voi auttaa yritystäsi optimoimaan tiedonkeruun työnkulkuja.

Tietojen talteenottomenetelmät

Tiedonkeruuta on käytetty muodossa tai toisessa jo vuosikymmeniä. Käytetty tiedonkeruutapa riippuu liiketoiminnan tyypistä ja vaadituista tiedoista. Tietojen kaappaaminen kirjoitetuista lomakkeista, sähköposteista, PDF-tiedostoista jne. on kaikki mahdollista oikeanlaista tekniikkaa käyttämällä.

Tutkitaan yksityiskohtaisesti erilaisia ​​​​menetelmiä, joita käytetään tietojen keräämiseen nykyään.

  • Manuaalinen tiedonkeruu: Tämä menetelmä käyttää vaadittujen tietojen manuaalista näppäilyä kirjoitetuista lomakkeista tietokoneeseen digitoitua käyttöä varten. Se sopii yrityksille, joissa datamäärä on pieni ja vaihteleva. Manuaalinen tiedonkeruu riippuu ihmistyöstä, mikä tekee siitä alttiita virheille tai tietojen puuttumiselle, mikä on juuri syy, miksi automaattisesta tiedonkeruuteknologiasta on tulossa ihanteellinen ratkaisu.
  • Automatisoitu tiedonkeruu: Automaattinen tiedonkeruu varmistaa, että yritykset voivat toimia sujuvasti paitsi tietojen hallinnassa myös vähentämällä kustannuksia ja työvoiman tehottomuutta. Eri yritysten tarpeisiin on saatavilla erilaisia ​​tiedonkeruun muotoja, joiden tyypit on kuvattu alla.
    • Tekstintunnistus: Optinen merkintunnistustekniikka tunnistaa koneella luodut merkit ja kirjasintyypit tekstin poimimiseksi skannatuista asiakirjoista, PDF-tiedostoista jne. muokkausta varten. OCR:ää käytetään laajalti terveydenhuollossa, vakuutuksissa ja rahoituksessa, missä on paljon samankaltaista dataa.
    • ICR: Intelligent Character Recognition on seuraavan sukupolven OCR-tekniikka. Se on suunniteltu lukemaan minkä tahansa fontin käsinkirjoitettuja merkkejä lomakkeista ja muuttamaan ne merkityksellisiksi tiedoiksi myöhempää käyttöä varten. Pankit ja rahoituslaitokset ottavat käyttöön ICR-teknologiaratkaisuja yrityksilleen.
    • IDR: Älykäs asiakirjatunnistus yhdistää tekoälytekniikat, kuten luonnollisen kielen käsittelyn (NLP), OCR:n, Computer Visionin jne. kuvioiden tunnistamiseksi, sisältötyypin indeksoimiseksi ja tarkkuuden tarkistamiseksi hakutaulukoista. IDR:ää käytetään pääasiassa lomakkeiden tai laskujen käsittelyyn, asiakaspalvelutoimintaan, postihuoneisiin ja muuhun.
  • Viivakoodit ja QR-koodit: Viivakooditekniikka sisältää salattua tietoa 1D-viivakoodeina, jotka luetaan viivakoodilukijalla. Tekniikka on tarkkaa ja sitä käytetään myymäläkerroksissa varastojen tai työntekijöiden lokien seuraamiseen, potilastietojen tarkistamiseen sairaaloissa, pankkien passikirjojen tulostamiseen ja niin edelleen. Quick Response (QR) -koodit, joita kutsutaan myös 2D-viivakoodeiksi, ovat monimutkaisempia. Ne ovat hyödyllisiä asiakirjojen, verkkosivujen jne. kaappaamiseen eri tarkoituksiin. QR-koodeja käytetään yleisesti myymälätiloissa, kuriiripalveluissa, mainonnassa, tuotepakkauksissa jne.
  • OMR: Optical Mark Reading -tekniikka on sähköinen tiedonkeruumenetelmä, joka tunnistaa ihmisen täyttämät tiedot, kuten tummennetut kentät tai valintaruudut asiakirjassa. Sen korkea tarkkuus tekee siitä ihanteellisen työkalun käytettäväksi kyselylomakkeissa, äänestyslipuissa tai objektiivisissa tutkimuksissa
  • Digitaaliset lomakkeet: Tämä menetelmä mahdollistaa tiedonkeruun verkon tai mobiilisovelluksen kautta. Se on muokattavissa ja poistaa paperilomakkeiden tarpeen. Online-tilassa tiedot voidaan myös integroida helposti taustajärjestelmiin turvallisuuden ja välittömän käytön takaamiseksi.
  • Digitaaliset allekirjoitukset: Digitaalisia allekirjoituksia pidetään käsinkirjoitettuina allekirjoituksina, ja niitä käytetään valtuuttamaan hyväksynnät ja luvat tietokoneistetuissa viesteissä tai asiakirjoissa. Ne ovat laillisia, väärentämisen estäviä ja tarjoavat hyvän suojan toisena henkilönä esiintymistä vastaan.
  • Web-kaappaus: Tämän tyyppinen tiedonkeruu käyttää työkaluja, joita kutsutaan verkkobotteiksi tai indeksointirobotiksi, etsimään ja keräämään tiettyjä tietoja World Wide Webistä ja siirtämään ne asiaankuuluviin tietokantoihin käytettäväksi. Web-kaappaus voi kerätä muuttuvia tietoja, kuten uutispäivityksiä, käytäntöjä tai hintamuutoksia, forex-, sää-, osakemarkkinoita ja paljon muuta.
  • Magneettiraitakortit: Nämä kortit sisältävät koodattua dataa magneettijuovien kautta, jotka puretaan lukijalaitteilla. Ne ovat melko turvallisia ja niitä käytetään luotto-/pankkikorteissa, henkilökorteissa, hotellihuoneiden kulkukorteissa ja kuljetuskorteissa.
  • MICR: Magnetic Ink Character Recognition tunnistaa tiedot, jotka on koodattu magneettisella musteella painetuilla konemerkeillä käyttämällä MICR-lukijaa. Pankit käyttävät tätä erittäin tarkkaa tekniikkaa maksujen nopeaan käsittelyyn ja selvittämiseen.
  • Älykortit: Käytetään tunnistamiseen, älykortit tallentavat salattuja tietoja mikroprosessorisirulle suojauksen lisäämiseksi. Organisaatiot käyttävät älykortteja työntekijöiden tunnistamiseen ja sirupohjaiset pankkikortit mahdollistavat turvallisen rahansiirron.
  • Voice Capture: Tämän tyyppinen tietojen kaappaus käyttää puheentunnistustekniikkaa tietojen käsittelemiseen. Se on ohjelmoitu ymmärtämään ja tulkitsemaan sanoja tai puhuttuja komentoja, ja sitä voidaan käyttää puhepohjaiseen käyttöön, muistutusten asettamiseen, sää- tai musiikkipyyntöjen tekemiseen jne. Amazonin Alexa, Microsoftin Cortana ja Applen Siri ovat klassisia esimerkkejä puheensieppaustekniikasta.
  • Video/kuvankaappaus: Kuva- tai videokaappaus käyttää tekoälytekniikkaa yksilöiden tarkan tiedon tunnistamiseen ja poimimiseen. Hyödyllinen reaaliaikaiseen tietojen analysointiin, se löytää laajoja sovelluksia työpaikan turvallisuuteen, tietokantojen täsmäytykseen, turvaskannaukseen lentokentillä, biometriseen tunnistamiseen ja varkauksien ehkäisyyn.

Nanonetsillä on mielenkiintoista Käytä koteloita ja ainutlaatuinen asiakkaiden menestystarinoita. Ota selvää, kuinka Nanonets voi automatisoida tiedonkeruun yrityksellesi.

Miksi käyttää automaattista tiedonkeruuta?

Automaattinen tiedonkeruu voi auttaa organisaatioita vähentämään ihmisten riippuvuutta ja edistämään liiketoimintaprosessien sujuvaa sujumista. Tietojen talteenottotekniikka tekee tiedot helposti saatavilla mistä tahansa asiakirjan työnkulkuvähentää kustannuksia ja inhimillistä työtä prosessissa.

AI-tekniikka on ilmiömäisesti parantanut tapaa, jolla dataa hankitaan ja käsitellään. Se jäljittelee ihmisen älykkyyttä suoriutuakseen kognitiivinen vangitseminen tietoja tarkasti ja nopeasti. Sisällön saatavuus oikeaan paikkaan oikeaan aikaan tekee siitä ihanteellisen yritykselle vastata paremmin asiakkaisiin ja parantaa palvelun tehokkuutta.

Automaattisen tiedonkeruun käytön edut

Automaattinen tiedonkeruu tarjoaa organisaatioille vipua tiedonkulun tasoittamiseen ja liiketoiminnan pysymiseen kärjessä. Katsotaanpa joitain suuria etuja, joita automaattinen tiedonkeruu voi tarjota liiketoiminnan tehokkuuden parantamiseksi.

  • Vähentää virheiden esiintymistä: Automaattinen tiedonkeruupisteet verrattuna manuaaliseen tiedonkeruuun eliminoimalla virheriskin. Koska inhimillinen ponnistelu vähenee, tietojen tarkkuus kasvaa ja virheen korjaamisesta aiheutuvat kustannukset ovat lähes olemattomia. Tietojen purkaminen helpottuu, mikä parantaa tehokkuutta

  • Lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä: Manuaalinen tiedonkeruu voi vaatia ihmisten työtä, koska se on aikaa vievää ja yksitoikkoista. Tämä voi heikentää tuottavuutta ja heikentää moraalia. Automaattinen tiedonkeruutekniikka voi vähentää työtaakkaa ja yksitoikkoisuutta, mikä johtaa paremmin keskittymiseen muihin tärkeisiin töihin. Myös ihmiset ovat tyytyväisempiä saavuttaessaan enemmän, mikä parantaa tuottavuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä.

  • Vähentää käyttökustannuksia: Toimintakuluja esiintyy kaikissa yrityksissä, ja ne sisältävät varaston, vuokran, palkanlaskennan ja niin edelleen. Näiden manuaalisten tietojen ylläpito aiheuttaa valtavia kustannuksia sen lisäksi, että se on altis inhimillisille virheille. Automaattinen tiedonkeruu auttaa välttämään lisäkustannuksia päivittämällä tiedot automaattisesti tarvittaessa, jättämättä tilaa virheille.

  • Parantaa tietoturvaa ja tietojen tallennusta: Paperiasiakirjat ovat alttiita vaurioitumiselle ja vievät tilaa tiedostoissa ja kansioissa olevan fyysisen tallennuksen vuoksi. Luottamukselliset paperit tai asiakirjat on myös säilytettävä erikseen rajoitettua pääsyä varten. Tiedonkeruulla kaikki nämä rajoitukset poistetaan. Salaukset suojaavat tietoja luvattomalta käytöltä, vähemmän levytilaa käytetään ja varmuuskopiot estävät tietojen katoamisen.

  • Keskitetty pääsy: Monet organisaatiot tarvitsevat tietoja keskitetyissä paikoissa. Manuaalisilla tiedoilla, jotka ovat lähes mahdottomia, koska ne edellyttävät jatkuvaa resurssien investoimista sen tekemiseen. Automaattinen tiedonkeruu tarjoaa keskitetyn käytön pilvitallennustilan avulla yhden luukun ratkaisuna. Näin ollen useat henkilöt/osastot, joilla on käyttöoikeudet, voivat saada tarvittavat tiedot liiketapahtumien suorittamiseen ilman viivettä.

  • 24 / 7 Saatavuus: Yritysten, jotka toimivat maailmanlaajuisesti, on varmistettava niiden saatavuus asiakkaille eri aikavyöhykkeillä. Samoin terveydenhuollon, vieraanvaraisuuden ja merenkulun kaltaisilla toimialoilla on oltava tietonsa saatavilla milloin tahansa liiketoiminnan tehokkuuden varmistamiseksi. Tekoälyn mahdollistava automaattinen tiedonkeruu auttaa tällaisia ​​yrityksiä saavuttamaan tietojen saatavuuden työajan ulkopuolella ja ilman maantieteellisiä rajoituksia.

  • Parempi asiakaspalvelu: Virheetön tiedonkeruu varmistaa huippulaadukkaan tiedon, joka mahdollistaa asiakkaiden ja asiakkaiden tarpeiden paremman ymmärtämisen. Yritykset voivat tehdä parempia tarjouksia, houkutella lisää asiakkaita ja lisätä asiakastyytyväisyyttä varmistaen samalla paremman tuoton.

  • Parempi päätöksenteko: Tiedonkeruu voi hyödyttää päätöksentekoa suuressa määrin. Erilaisten tiedonkeruumuotojen ansiosta yritykset voivat kerätä enemmän ja uutta tietoa yksityiskohtaisen data-analyysin toteuttamiseksi nopeamman ja kannattavan päätöksenteon varmistamiseksi.

Yhteenveto

Tiedonkeruusta on tullut väistämätön työkalu ajaa yrityksiä kohti parempaa toimintaa ja tuottavuutta. Tekoälyn tulo on parantanut tapaa kerätä tietoja, mikä luo uusia mahdollisuuksia. Tiedot ovat äärimmäisen tarkkoja, helposti saatavilla, ja ne ovat avanneet yrityksille uusia yhdyskäytäviä varmistaakseen, että ne pysyvät kärjessä. On turvallista sanoa, että automaattisista tiedonkeruutekniikoista on tullut todellakin yrityksiä nykypäivänä!

Aikaleima:

Lisää aiheesta Tekoäly ja koneoppiminen