Söimmekö liikaa ohjelmistoista?

Marc Andreesenin kuuluisuudesta on kulunut hieman yli vuosikymmen julisti ohjelmiston syövän maailman. Hän oli oikeassa. Nyt olemme uudessa vaiheessa: Tehokas ohjelmisto on kaikkialla, missä katsomme, ja olemme kuluttaneet it pitkäkestoisia vaikutuksia huomioimatta. Niin paljon, että olemme tänään ironisen kysymyksen edessä: Söimmekö liikaa? 

Lautasemme ovat varmasti täynnä kaikenlaisia ​​kuviteltavissa olevia sovelluksia, ja ne ovat kaikki niin houkuttelevia. Tiedätkö kuinka monta sovellusta olet koskaan rekisteröitynyt? Ehkä kymmeniä tai jopa satoja? Keskimääräinen käyttöönotettujen sovellusten määrä Okta-asiakasta kohti on noussut 22 % viimeiset 4 vuotta. IT-päälliköt, joiden kanssa puhun, vitsailevat usein, että heidän yrityksissään on enemmän SaaS-sovelluksia kuin työntekijöillä.

Tämä voida olla ongelma ja sinä shouldnt välitä tästä. Organisaatiot, jotka antavat ruokahalunsa kasvaa hallitsemattomasti, kohtaavat kolme suurta riskiä:

• kustannukset: Kun etätyöstä on tullut standardi, olemme nähneet, että ohjelmistoista on tullut monien yritysten toiseksi suurin kulurivi. Kuitenkin, jopa 25 % SaaS-sovelluksista ja lisenssit jäävät käyttämättä. Jos yrityksesi kaksi suurinta kulua ovat ihmiset ja teknologia, tuhlaat rahaa yhteen suurimmista kuluistasi.
• Vaatimustenmukaisuusriskit: Jotta voit myydä pilvipohjaisia ​​ohjelmistoja tai tallentaa asiakastietoja pilveen, sinun on tultava tai pysyttävä SOC2-, ISO 27001- tai jopa SOX-yhteensopivana. Ajattele yritystäsi ja sen tietoja linnana. Sinun on todistettava tilintarkastajille, että se on hyvin suojattu. Kuvittele nyt jokainen sovellus ikkunana, oviaukona, sillana tai linnasi sisäänkäyntikohtana. Mitä enemmän sovelluksia, sitä enemmän tarkastuksia saat tarkastajilta.
• Toiminnallinen tehokkuus: Ero hyvän kokin ja maailmanluokan kokin välillä on siinä, kuinka he hallitsevat henkilökuntansa käsittelemään kaikkia saatavilla olevia ainesosia. Tiimi ei todellakaan tee yhteistyötä, kun he käyttävät useita samantyyppisiä sovelluksia, kuten Monday, Jira, Asana tai ClickUp. Myös sisäiset tukiliput kasvavat eksponentiaalisesti käytettyjen sovellusten määrän myötä.

Siitä huolimatta (ja viedäkseni ruokametaforaa askeleen pidemmälle) monet yrityksesi käyttämät sovellukset olemme ainesosat upean tuotteen rakentamiseen. Loppujen lopuksi teknologiayrityksen rakentaminen on monimutkaista. Ja tehdäksesi sen tehokkaasti tarvitset oikeat komponentit ja työkalut. Kuitenkin temppu hyödyntää niitä – tulla kolmen Michelin-tähden ohjelmistoravintolaksi – on miettiä, kuinka hallita kaikkia ohjelmistojasi mestarillisesti. 

Yksi tapa saavuttaa tämä, vapauttaa yrityksesi koko potentiaali teknologian avulla, on muuttaa IT:n, turvallisuuden ja hankintojen prioriteetteja - tiimit, jotka yleensä välittävät ohjelmistotoiminnasta. Sen sijaan, että pakottaisit heitä korjaamaan ongelmia (esim. ratkaisemaan IT-lippuja), auta heitä luomaan infrastruktuuri, joka antaa työntekijöille mahdollisuuden käyttää ohjelmistoja itse ja tulla itsehallinnollinen työvoima.

- sovelluksenokalypsi. Vai onko se …?

Mutta ensin: miten me päädyimme tähän tähän päivään, kun yritykset elävät SaaS:lla ja elävät sitä, mitä minä vitsailen kutsun sovelluksenokalypsi? Mitkä ovat ohjelmistoriippuvuutemme syyt?

Nykyaikaisten ohjelmistojen parempi käyttökokemus on erottanut perinteiset yritysohjelmistot

Työntekijät käyttävät yhä enemmän erikoissovelluksia menestyäkseen työssään. Me käyttää Microsoftin tuotteita melkein kaikkeen. Nyt käytämme Airtablea Excelin sijasta, Notionia Wordin sijaan, Pitchiä PowerPointin sijaan. Laitetaan numeroita sen taakse, mitä monet meistä näkevät jokapäiväisessä elämässämme: Yli 42 % Oktan Office365:n asiakkaista Ota nyt myös Zoom käyttöön vain Microsoft Teamsin sijaan, ja 26 % heistä käyttää myös Boxia OneDrivesta huolimatta.

Yksilöt käyttävät enemmän sovelluksia helpon ja ilmaisen käyttöönoton ansiosta

Perinteisesti yritystuotteita myytiin ylhäältä alaspäin: tietohallintojohtaja päätti ostaa Salesforcen tai Microsoft Officen, ja niistä tuli oletusarvoja koko yritykselle. Mutta startupit, kuten Slack ja Dropbox popularisoi alhaalta ylöspäin suuntautuvaa kasvua, ja tänään, 67 % kehittäjäyrityksistä (esim. Datadog tai AWS) on ilmainen suunnitelma tai kokeiluversio. Meidän ei enää tarvitse soittaa myyjien kanssa tai pyytää IT:ltä lupaa – me yksinkertaisesti rekisteröidy ilmaiseen versioon työkalusta.

Lyhyesti: sovelluksia on täällä, siellä, kaikkialla. Mutta liioittelimmeko sitä? Käytämmekö me itse asiassa liikaa sovelluksia? En usko niin. Päinvastoin, ohjelmistot voivat antaa meille supervoimia viedä liiketoimintaa eteenpäin nopeammin. 

Suhtaudu teknologiaan liiketoiminnan veturina

Ajattele autoasi. Se vaatii 30,000-osat luoda vain yksi auto. Mutta sen sijaan, että pienentäisivät osien määrää, autonvalmistajat kehittivät tehokkaimman menetelmän auton kokoamiseen. Innovaatio syntyi siitä, kuinka he yhdistivät eri osat yhteen. Esimerkiksi, Toyotan tuotantojärjestelmä, jota kutsutaan myös "kevyeksi valmistukseksi", tuli Toyotan keskeinen kilpailutekijä. Yksi periaate oli minimoida jätteet ja jatkuvasti parantaa toimintaa tuomalla ongelmat nopeasti pintaan. Ketterä ohjelmistokehitys ja "lean startup" -metodologia sai inspiraationsa Toyotan "rakenna, mittaa, opi" -järjestelmästä. 

Kuten Toyota, yritysten pitäisi miettiä, kuinka muuttaa toimintaperiaatteitaan ohjelmistojen ympärillä ja muuta niistä a kilpailukykyinen erottaja. Perinteiset lähestymistavat teknologian hallintaan eivät riitä. Yritykset ajattelevat usein, että keskittäminen on vastaus, mutta tässä tapauksessa se ei ole. Muiden tekijöiden, kuten turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden, lisäksi on yksinkertaisesti liian monia sovelluksia.

Keskitetty ohjelmistohallinta on vihollinen

Vuonna 1944 Keskitiedustelupalvelu julkaisi oppaan kuinka sabotoida työpaikkaasi. Kohta nro 1 oli olla käyttämättä pikanäppäimiä ja käydä aina keskitetyn "kanavan" kautta. Mieti, milloin viimeksi tarvitsit sovelluksen tai luvan. Sinun piti mennä IT-lipun luoman kanavan läpi ja jäit odottamaan. Tai entä viimeinen kerta, kun sinun piti ostaa uusi ohjelmisto? Se voi kestää 2-3 kuukautta kunnes saat kaikki tarvittavat hyväksynnät sovelluksen ostamiseen. 

Tässä on syy, miksi keskitys ei toimi ja miksi sen korjaaminen voi jäädä huomaamatta.

Keskittäminen luo pullonkauloja

Yli puolet kaikista sovelluksista hankitaan ja hallinnoidaan eri ryhmien asiantuntijoiden toimesta – monet heistä haluavat vain hankkia työkalunsa ja ryhtyä töihin. IT-, tietoturva- tai hankintayksiköiden on kuitenkin autettava useimpien pyyntöjen kanssa. Näkemämme perusteella 40–60 % kaikista IT-lipuista liittyy ohjelmiston käyttöongelmiin, joiden ratkaiseminen kestää keskimäärin 19 tuntia. Työntekijät ovat jumissa odottamassa, ja järjestelmänvalvojat murskaavat kiireisen työn, kuten tilin luomisen, takia. Hallintakustannukset kasvavat jokaisen lisäsovelluksen myötä. 

Keskittäminen johtaa vuotaviin kauhoihin

Yritykset myös keskittävät valvonnan kustannus-, vaatimustenmukaisuus- tai tietoturvariskien vähentämiseksi. Logiikka on järkevä, sillä työntekijöiden ei pitäisi vain ostaa päällekkäisiä ohjelmistoja tai saada liikaa järjestelmänvalvojan oikeuksia. Satojen sovellusten ja tuhansien tilien tarkistaminen ei kuitenkaan ole skaalattavissa keskitetysti – se luo vuotavia kauhoja, joissa työntekijät saavat edelleen tarpeettoman pääsyn sovelluksiin kenenkään tietämättä. Esimerkiksi, 25 % tai enemmän ohjelmistosta jää käyttämättä useimmissa yrityksissä. Tai Segmentin turvallisuustiimi osoitti sen viime vuonna 60 % sen 669 järjestelmänvalvojan roolista ei käytetty aktiivisesti.

Henkilömäärän lisääminen ei ole ratkaisu

Usein operaatiotiimit vastustavat, että ne eivät ole yhtä hyvin rahoitettuja kuin muut osastot, mikä saa heidät etenemään hitaammin kuin he todellisuudessa haluavat. Joten miksi emme vain jatkuvasti kasvattaisi järjestelmänvalvojien määrää käyttämiemme sovellusten määrällä? Ongelma on kuitenkin juuri siinä kysymyksessä ja oletuksella, että ongelma voidaan ratkaista vain keskittämällä apua ja valvontaa. Se on ratkaisu, joka ei skaalaudu.

Ohjelmistojen hallinnan keskittäminen on outo asia. Se yrittää helpottaa asioita, mutta jollain tapaa se pahentaa asioita kaikille sovellusten määrän kasvaessa. Niin, kuinka voimme kuvitella joukkueiden roolit uudelleen jotka välittävät ohjelmistotoiminnasta - nimittäin IT, turvallisuus ja hankinnat?

Tee yhteensopivasta polusta helppo polku

Totta puhuen: työntekijät valitsevat lähes aina helpoimman tien arvon saavuttamiseen. Jos lähestymistapasi ohjelmistojen hallintaan pysyy keskitetynä ja siinä on paljon pullonkauloja, työntekijät jatkavat käytäntöjesi kiertämistä tekemällä asioita, kuten ostamalla salaa ohjelmistoja. Se on noidankehä. Jotta monet ihmiset voisivat toimia vastuullisesti – ja muuttaa IT:n/turvallisuuden/hankintojen ja muun organisaation välistä suhdetta – yhteensopivasta polusta on tultava kätevin polku. 

Itsehallinto on uusi lähestymistapa ohjelmistojen hallintaan

Tämä monimutkaisuus voidaan ratkaista vain, jos annamme hallinnan ja vastuun takaisin työntekijöille ja heidän tiimeilleen. Sen sijaan, että annat ihmisille ruokaa, opetat ihmisiä tekemään ruokaa polttamatta itseään. Pohjimmiltaan tavoitteena on löytää tapa, jolla kannustimet kohdistetaan niin, että kustannustehokkaimmin ja turvallisimmin toimivat työntekijät ratkaisevat myös omat ongelmansa nopeimmin. 

Olemme jo valmiita tekemään-se-itse, kun on kyse ruuan ja kaasun ostamisesta – ja jopa lähtöselvityksestä – joten miksei yritysohjelmistojen hallinnassa? Sen sijaan, että he pyytäisivät IT-tukea (tai toimisivat "kanavien" kautta, kuten CIA kuvaili työpaikan sabotaasioppaassaan), IT voisi antaa työntekijöille mahdollisuuden auttaa itseään nopeasti ja vastuullisesti. Sen sijaan, että olisit keskitetty teloitusyksikkö, tietoturvasta, hankinnoista ja IT:stä on tultava yrityksen sisäinen alusta joka mahdollistaa työntekijöiden oikean infrastruktuurin.

Automaatio on hienoa, mutta se vaatii keskitettyä tukea, eikä se skaalaudu satoihin sovelluksiin.

Itsehallinnon prosessin ja rakenteen hyväksyminen on tärkeä ongelma ratkaistavaksi, koska se vaikuttaa suoraan tulokseen. Organisaatiot, jotka eivät keskity kehittymään järjestelmällisestä keskitetystä asennuksestaan ​​itsepalveluun, ovat vaarassa tuhlata valtavia summia käyttämättömiin ohjelmistoihin, hylätä seuraavan vaatimustenmukaisuustarkastuksen ja saada koko organisaation toimimaan tehottomasti. Se on a johtajuuden prioriteetti muuttaa organisaatiosi toimintatapaa, jotta se voi vapauttaa sen täyden potentiaalinsa käyttämällä strategisesti kolmannen osapuolen sovelluksia sen sijaan, että ne hukkuisi.

Yritysten pitäisi kysyä itseltään kysymys kuinka koodata itsepalvelu niin moneen paikkaan kuin mahdollistae. Esimerkiksi:

• Kun IT on luonut työnkulkuja sen ympärille, kenen tulee hyväksyä mikä sovellus, työntekijät voivat pyytää sovelluksia, käyttöoikeuksia, sisäisiä työkaluja tai jopa kehittäjäresursseja ilman IT-apua. 
• Jos hankinta rakentaa järjestelmän sen ympärille, kenen on hyväksyttävä minkä tyyppinen ohjelmistohankinta, työntekijät voivat siirtyä käyttämään itsepalvelujärjestelmää. 
• Jos tietoturva toteuttaa tavan myöntää pääsy arkaluontoisille sovelluksille tai luvat vain tietyksi ajanjaksoksi, heidän ei tarvitse tarkastaa käyttöoikeuksia keskitetysti koko ajan.

Sisällytä itsehallinto tavoitteisiisi

Kaikki nämä esimerkit osoittavat kuinka ohjelmistojen käyttöryhmien rooli voi muuttua: Tukilippujen tai hälytysten ratkaisemisen sijaan he voisivat keskittyä järjestelmän koodaamiseen oikealla tavalla ja koko organisaation valmennukseen matkan varrella. Tämän lisäksi toinen tapa muuttaa teknologian hallintaa itsehallinnollisen työvoiman avulla on rohkaise kaikkia tiimisi johtajia koko organisaatiossasi sisällyttää itsepalvelun osakseen OKR: iä or V2MOM prosessiin. 

Esimerkiksi IT:n tavoitteena on yleensä vähentää toiminnallisia henkilöstövaatimuksia automatisoinnin avulla. Automaatio on hienoa, mutta se vaatii keskitettyä tukea, eikä se skaalaudu satoihin sovelluksiin. Sen sijaan IT voisi yrittää vähentää toiminnallisia henkilöstövaatimuksia itsepalvelun avulla. Tai IT lisää joskus tavoitteen, joka liittyy lippuihin vastaamiseen kuluvan ajan lyhentämiseen. Tämäkin tavoite on asetettu olettamukselle, että apu on keskitettävä. Yritä sen sijaan lisätä tavoite vähentääksesi sellaisten pyyntöjen prosenttiosuutta, jotka eivät vaadi IT:n ensimmäistä kosketusta.

Up–25 % SaaS-sovelluksista ja lisenssit jäävät käyttämättä. Jos yrityksesi kaksi suurinta kulua ovat ihmiset ja teknologia, tuhlaat rahaa yhteen suurimmista kuluistasi.

Itsehallinto voi myös alkaa a pieni harjoitus SaaS-kulujen vähentämiseksi. Satojen toimittajien hallinta keskitetysti on mahdotonta, mutta voi toimia niinkin yksinkertaisella asialla kuin lähettää jokaiselle Outreach.io- tai Smartsheet-käyttäjälle sähköposti, jossa selitetään, että yrität säästää ohjelmistokuluissa. Pyydä 👍, jos he eivät enää käytä ohjelmistoa, jotta voit lunastaa lisenssin.

Tai, Pyydä kaikkia sovelluksesi järjestelmänvalvojia auttamaan vähentämään ylikulutusta. Luo jaettu taulukko ohjelmistosovelluksista ja vuosikustannuksista ja pyydä sitten heitä vähentämään kustannuksia mahdollisimman paljon joko poistamalla lisenssit tai peruuttamalla sovellukset kokonaan. Tehdäksesi tästä tiimin haasteeksi ja yhdistämällä kannustimet tarjoamalla palkinnon jokaisesta käyttämättömästä tai tarpeettomasta sovelluksesta, jonka he poistavat, sekä rahallisen kannustimen kolmelle suurimmalle järjestelmänvalvojalle, jotka vähentävät SaaS-kulutusta eniten. Tämä lähestymistapa antaa sinulle ensisilmäyksen siihen, mitä itsehallinnollinen työvoima tarkoittaa.

Olemmeko jo täynnä?

Teknologiayrityksen rakentaminen on monimutkaista – varsinkin nykyään. Sen sijaan, että valittaisimme kaikkia käyttämiämme työkaluja, parempi energiankäyttö voisi olla tehokas tapa hallita sekä työkalujasi että niiden taustalla olevia prosesseja. Tiimien ja työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksien vahvistaminen itsehallinnon avulla voi muodostua kilpailuun erottava tekijä. Sen lisäksi, että työntekijät tuntevat olevansa olennainen osa prosessia ja siksi heillä on panos sen menestykseen, IT-, tietoturva- ja hankinta-alan työntekijöistä tulee todellisia mahdollistajia lippujen tai hälytysten ratkaisejien sijaan. 

Joten kyllä, meillä voi olla edessämme saas-buffet, mutta meillä on työkalut ja tieto tyydyttääksemme ruokahalumme ja tehdäksemme kaikista valinnoistamme eduksi. Vaatii vain tahdonvoimaa muuttaaksemme suhdettamme ohjelmistoihin.

Julkaistu 27. syyskuuta 2022