Kuukauden lopun raportointipäänsärkyjen poistaminen AP-automaatiolla (Kim Albrecht)

Kuukauden loppu on stressaavaa aikaa monille ostoreskontraosastoille. Päättymisraporttien luominen voi olla yksitoikkoista ja aikaa vievää työtä, etenkin niille, jotka ovat edelleen riippuvaisia ​​manuaalisista prosesseista työn suorittamisessa.

Onneksi yhä useammat organisaatiot ovat heränneet siihen, että sen ei tarvitse olla näin. Pandemian aikana monet arvioivat prosessinsa uudelleen ja huomasivat nopeasti arvon, jonka ostoreskontraautomaatio voi tuoda, ei vain
kun on kyse toimintojen virtaviivaistamisesta ja etäyhteistyön tukemisesta, mutta myös reaaliaikaisen datan ylläpidosta. Alla on joitain monista tavoista, joilla se auttaa saavuttamaan tämän.

Säästää aikaa ja resursseja

AP-automaatio auttaa lisäämään kuukauden lopun raportoinnin tehokkuutta ja tarkkuutta monin eri tavoin. Yksi vaikuttavimmista on automatisoimalla monet ikävät manuaaliset prosessit, jotka liittyvät kuukauden lopun raportointiin. Nämä prosessit vievät tarpeettomasti
kuluttaa huomattavasti aikaa ja pitää AP-tiimit taustatoimistossa paljon pidempään kuin on tarpeen. He ovat myös paljon alttiimpia inhimillisille virheille, varsinkin kun on kiire tehdä yhteenveto taloudellisista asioista kunkin kuukauden lopussa. Kuitenkin monet prosessit
laskujen täsmäyttämisestä tietojen tarkistamiseen, voidaan nopeasti ja helposti automatisoida, mikä säästää arvokasta aikaa ja samalla eliminoi kalliit virheet.

AP-automaatiota voidaan käyttää myös manuaalisen raportoinnin standardointiin. Monet näistä toimenpiteistä vaihtelevat suuresti riippuen siitä, kuka ne toteuttaa, mikä voi nopeasti johtaa sekaannukseen ja muiden tiimin jäsenten virheisiin. Standardoimalla ne keskusyksikön kautta
AP-automaatio auttaa organisaatioita varmistamaan, että kaikki ovat aina samalla taloussivulla. Lisäksi hyvin dokumentoidut menettelyt tarjoavat korkeimman nopeuden ja tarkkuuden, kun käsitellään kuukauden lopun päätösraportteja ja muita tarkastusprosesseja.

Yksinkertaistaa sekä tietojen että ihmisten hallintaa

Toinen tärkeä näkökohta kuukauden lopun raportoinnissa on itse tiedot, jotka voivat usein haudata tai viivästyä manuaalisten, paperipohjaisten prosessien aikana. AP-automaatio luo paljon paremman näkyvyyden poistamalla paperilaskut, tarjoamalla reaaliaikaisen raportoinnin,
ja luodaan käyttövalmiita, räätälöityjä raportteja kuukauden/vuoden lopussa. Tämän seurauksena oleelliset tiedot ovat aina oikeiden sidosryhmien ulottuvilla tarvittaessa.

Sitä voidaan käyttää myös tiimiyhteistyön parantamiseen. Tehokas AP-toiminta perustuu siihen, että tiimin jäsenet työskentelevät yhdessä projektien toteuttamiseksi nopeasti ja tehokkaasti. AP-automaatio mahdollistaa tämän luomalla läpinäkyvyyttä koko tiimeille, jotta kaikki ymmärtävät
toisilleen annetut vastuut. Se tukee myös yhteistyötä ajasta, olosuhteista tai paikasta riippumatta, sillä laskujen hyväksynnät ja tiedustelut ratkaistaan ​​sekunneissa tai minuuteissa päivien tai viikkojen sijaan.

Toiminnan tehokkuuden lisääminen koko liiketoiminnassa

Tehokkuuden optimointi kaikilla toiminnan osa-alueilla on ratkaisevan tärkeää pysyäkseen kilpailukykyisenä jatkuvasti kehittyvillä globaaleilla markkinoilla. AP-automaatio suorittaa saumattomasti tehtäviä, joiden suorittamiseen voi kulua useita tunteja työntekijältä. Se voi tehdä sen myös reaaliajassa,
mistä tahansa laitteesta tai paikasta, yhteistyöhön perustuvassa ja turvallisessa ympäristössä, mikä säästää aikaa ja rahaa sekä lisää tehokkuutta ja tuottavuutta.

AP-automaatio voi tehdä kuukauden lopun sulkemisraporteista kivuttomia – jos oikeat prosessit on otettu käyttöön. Kaiken automaation lopullisena tavoitteena on poistaa manuaaliseen käsittelyyn liittyvä hämmentävä paperinhaku ja reaaliaikaisen yhteistyön tukeminen.
mikä tahansa sijainti. Tämä ei ainoastaan ​​​​vapauta tiimin jäseniä työskentelemään strategisempien ja innovatiivisempien toimintojen parissa, vaan se myös asettaa tärkeät taloudelliset tiedot niitä tarvitsevien ulottuville, kun he tarvitsevat sitä, mikä mahdollistaa nopeamman ja tietoisemman päätöksenteon.
kaikilla liiketoiminnan tasoilla.