Kaikki mitä sinun tulee tietää ostotilauksista

Jos jokin dokumentti toimii vertailukohtana yrityksen hankinta-, laadunvalvonta-, hallinto- ja talousosastoille, se on ostotilaus – useimmiten viitataan PO:ksi.

Olipa yrityksesi suuri tai pieni, ostotilauksella on keskeinen rooli varastosi seurannassa, tuotteesi tai palvelusi laatustandardien ja taloussuunnittelun tehokkuuden varmistamisessa.

Mikä on ostotilaus?

Ostotilaus on yrityksen laatima hankintaasiakirja, joka sisältää tiedot hankittavista tuotteista hallintoa, tuotantoa tai palvelua varten. PO sisältää tiedot ostettavien tuotteiden/palvelun tyypistä ja määrästä, tekniset tiedot, hinta, toimituspäivämäärä ja -osoite, todennäköisten peruutusten määräaika, maksuehdot ja muut ehdot.

Pienissä yrityksissä PO nostaa yrityksen omistaja tai toimitusjohtaja. Suurissa organisaatioissa hankinta- tai ostopyyntö Yleensä osaston johtajat nostavat sen ja lähetetään yrityksen hankintapäällikölle tai talouspäällikölle, joka puolestaan ​​laatii Ostotilauksen. PO on ostajan ja myyjän välisen tapahtuman alku.

Ostotilausten oikeudellinen tila

PO itsessään on vain luettelo asioista tarjoaa. Kuitenkin, kun myyjä tai myyjä hyväksyy sen ja allekirjoittaa sen, ostotilauksesta tulee sitova sopimus. Myyjällä on tällöin laillinen velvollisuus toimittaa Ostajan vaatimat tuotteet Ostotilauksen ohjeiden mukaisesti; ja ostaja on velvollinen suorittamaan maksut mainitun aikataulun mukaisesti. Vahvistettu ostotilaus on laillinen siltä osin kuin rahoituslaitokset voivat käyttää sitä takuuna kaupan rahoituksen tarjoamiseksi yrityksellesi.

---

Haluatko automatisoida manuaaliset AP-prosessit? Varaa 30 minuutin live-demo nähdäksesi, kuinka Nanonets voi auttaa tiimiäsi toteuttamaan päästä päähän AP-automaatio.

Aikataulu esittely

---

Mikä on lasku?

Lasku on myyjän/myyjän esittämä maksuvaatimus ostotilauksen täyttämiseksi. Se on lasku, joka perustuu ostotilaukseen ja sisältää yleensä tilausnumeron sekä laskun numeron ja eritellyn hinnaston. Lasku laaditaan Ostotilauksessa mainittujen maksuehtojen mukaisesti. Jos ostaja on sitoutunut ennakkomaksuun, lasku nostetaan ennen tuotteiden lähettämistä; muussa tapauksessa lasku toimitetaan hankittujen tavaroiden mukana. Ostaja on lain mukaan velvollinen suorittamaan maksut Ostotilauksen ehtojen mukaisesti. (Mikä on proforma-lasku?)

Esimerkiksi Bill White, hankinta ja hankinta viiden tähden hotellin johtaja, saa konditoriakokilta ostopyynnön vohvelikartiokeittimestä, leipälaatikoista ja suklaamuoteista. Bill White täyttää ostotilauksen, jossa on selkeät tiedot tarvittavasta laitteesta, toimituspäivästä ja odotetusta hinnasta, ja lähettää sen keittiökalustoa valmistavalle yritykselle.  

Keittiökalusteita valmistava yritys vastaanottaa tilauksen ja vahvistaa pystyvänsä täyttämään tilauksen. He lähettävät tilauksen yhdessä laskun kanssa Bill Whitelle. Kun lähetys saapuu, Bill White ja hotellin tilivastaava tekevät kolmisuuntaisen ottelun varmistaakseen lähetystodistuksen ja laskun. Kun vahvistus on valmis, tilivastaava käsittelee laskun maksua varten. Maksun suorittamisen jälkeen Ostotilaus merkitään suljetuksi ja lasku sinetöidään maksetuksi.

Ostotilaus vs lasku

Vaikka ostotilausta käytetään laskun tekemiseen, ne ovat molemmat erillisiä asiakirjoja, joita eri henkilöt käyttävät ostoprosessin eri vaiheissa. Tässä on joitain olennaisia ​​eroja näiden kahden välillä.

Ostotilaus:

– ostaja tekee sen ennen ostoa

- listaa ostettavien tuotteiden/palveluiden tiedot

– on ehdotettu maksuaikataulu.

Lasku:

– myyjä nostaa sen myynnin (oston) jälkeen

– vahvistaa toimitetut tuotteet/palvelu eriteltyllä hinnastolla

– määrittää maksuaikataulun ja päivämäärät.

---

Määritä kosketusvapaat AP-työnkulut ja virtaviivaistaa ostoreskontraprosessia sekunneissa. Varaa 30 minuutin live-demo nyt.

Aikataulu esittely

---

Miten ostotilaukset toimivat?

Ostotilaukset ovat myös osoitus yrityksesi kasvuennusteesta. Päätökset siitä, mitä ostaa ja missä määrin, perustuvat lähitulevaisuudessa ennakoidun liiketoiminnan määrään. Kun nämä tarpeet on tunnistettu, voidaan tehdä ostotilauksia tarvittavien tuotteiden tai palveluiden eritelmillä.

Samanaikaisesti voidaan tunnistaa toimittajat/myyjät täyttääkseen vaatimuksen ja lähettää heille hyväksyttäväksi Ostotilaukset. Myyjä tarkistaa ja vahvistaa, pystyykö hän noudattamaan aikajanaa ja täyttämään vaatimuksesi, ja hyväksyy ostotilauksen, josta tulee sitten laillisesti sitova.

Näin ollen myyjä on vastuussa siitä, että tuotteet tai palvelut toimitetaan sinulle ostotilauksen ehtojen mukaisesti. Myyjä nostaa myös laskun ja yrityksesi suorittaa maksut Ostotilauksessa sovitulla tavalla.

Seuraa ostotilauksiasi tehokkuuden lisäämiseksi

Ostotilauksen seuranta tai ostotilauksen seuranta on prosessi, jolla seurataan ostotilaustasi suunnittelusta lopulliseen toimitukseen. Perinteisesti, kun ostotilaus oli hyväksytty, ostaja soitti toimittajalle tai kuljetusyhtiölle lähetyksen tilan selvittämiseksi. Nopea ja tehokas tekniikka on kokonaan korvannut perinteisen hitaan tilan; ja lähetyksiä voidaan nyt seurata joka vaiheessa.

Standardoidut sähköiset ostotilauslomakkeet ovat tehneet käsittelystä nopeaa, tehokasta ja taloudellisempaa. Älykkäät seurantaratkaisut mahdollistavat täydellisen reaaliaikaisen näkyvyyden ja raportoinnin koko ostotilauksesi prosessista:

• PO:n toimittaminen
• monivaiheinen hyväksyntä
• ennakkoilmoitus lähetyksestä
• toimitus
• lasku
• maksun sulkeminen

Ostotilausten merkitys yrityksellesi

Aloitusvaiheessa sinun saattaa olla helpompi luoda selkeä viestintäkanava myyjien kanssa. Liiketoiminnan kasvaessa vaatimukset kuitenkin kasvavat eri tasoilla ja erilaisilla ihmisryhmillä. Siksi on suositeltavaa ottaa käyttöön järjestelmä ostotilausten luomiseksi, jotta varmistetaan, että tilauksen tiedot eivät katoa, että maksuja ei jää huomaamatta tai toistuvasti samassa tilauksessa, säästää aikaa ja luoda kirjausketju. Asianmukaisesti dokumentoidut ostotilaukset antavat läpinäkyvän historian siitä, mitä tuotteita yrityksesi on ostanut, kuka ne osti ja milloin, ketkä ovat tavallisia myyjiä ja kuinka paljon käyttöpääomaa on käytettävissä tiettynä ajankohtana. Tämä puolestaan ​​mahdollistaa paremman taloushallinnon.

---

Varaa tämä 30 minuutin live-demo, jotta tämä on viimeinen kerta, kun sinun on koskaan syötettävä laskujen tai kuittien tiedot manuaalisesti ERP-ohjelmistoon.

Aikataulu esittely

---

Ostotilausprosessin automatisoinnin edut

Ostotilausautomaatio on kokonaisuuden virtaviivaistamista ostotilausprosessi. Ostotilausautomaation suurin etu on ajan ja vaivan säästö. Suurissa organisaatioissa automaatioalustan avulla tiimin jäsenet voivat lähettää automaattisesti ostopyynnöt tiimipäällikölle arvioitavaksi ja hyväksyttäväksi. PO luotaisiin sitten automaattisesti, mikä eliminoisi paperityön tarpeen, tietojen päällekkäisyyden hyväksynnän eri vaiheissa ja muut haasteet, kuten:

---

– tehokkuuden ja vastuullisuuden puute

– prosessinhallinnan puute

– tietosuoja- ja turvallisuusriskit.

Säästä aikaa vähäarvoisissa toimissa. Lisää yleistä tehokkuutta

Olipa yrityksesi koko mikä tahansa, ostotilausautomaatiolla on monia etuja. Reaaliaikaisella käsittelyllä ja hyväksynnällä automaatio varmistaa, että sääntöjä ja valvontaa noudatetaan, samalla kun se lisää tiimisi prosessitehokkuutta ja vähentää inhimillisiä virheitä suuressa määrin. Lisäksi se tarjoaa täyden kirjausketjun, mikä välttää puuttuvien paperitiedostojen etsimisen vaivan. Virtaviivaistettu prosessi sekä kustannus- ja ajansäästöt tuovat joustavuutta, hallintaa ja näkyvyyttä prosesseihin. Lisäksi automatisoitu ostoalusta mahdollistaa saumattoman laskun sovitus automatisoidulla AP-osastolla.