Rahoituspalvelujen hankala tarve WhatsApp-arkistointiin (Harriet Christie)

Syyskuussa 2022 Securities Exchange Commission (SEC) ja Commodity Futures Trading Commission (CTFC) tekivät yhteensä noin 1.8 miljardin dollarin maksut.

12 Wall Streetin johtavista investointipankeista. Tunnettuja instituutioita, joihin kuuluivat Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs ja Bank of America, rangaistiin siitä, että ne eivät valvoneet työntekijöiden luvattomien viestisovellusten, kuten Whatsappin käyttöä.
työtovereita ja asiakkaita. 

Tutkinta jatkoi JP Morganin 200 miljoonan dollarin sakkoa joulukuussa 2021, ja tulvaportit ilmeisesti avautuvat. Viranomaiset näyttävät käyttäneen tätä alkuperäistä 200 miljoonan dollarin sovitussummaa alan mittapuuna, mikä merkitsee epävirallisen sopimuksen loppua.
armonaika tarjosi yrityksille sopeutumista pandemiaan.  

Tällaisilla monumentaalisilla rangaistuksilla on luonnollisesti ollut seisminen vaikutus finanssipalveluiden maisemaan, ja seuraukset ulottuvat paljon hirviöiden ulkopuolelle, ja niistä on ilmeisesti tehty esimerkki. Mutta miten pääsimme tähän vaiheeseen ja miten yritykset voivat käsitellä ongelmaa
työntekijöiden käyttäytyminen, jota ei selvästikään enää suvaita?

Mitä WhatsAppille kuuluu? 

SEC määrää että pankit pitävät kirjaa kaikesta asiakkaiden ja välittäjien välisestä viestinnästä. Yksityiset vaihdot, kuten WhatsAppin kautta tapahtuvat,
on paljon vaikeampi valvoa, ja tietojen vaarantumisen todennäköisyys kasvaa vain, kun henkilökohtaiset laitteet sisällytetään yhtälöön. 

On tärkeää huomata, että ongelma ei liity itse WhatsAppiin; samat huolenaiheet koskevat WeChatia, Telegramia ja muita lyhytaikaisia ​​viestintäsovelluksia. Se on vaikeudet dokumentoida viestintää näillä salatuilla alustoilla ja myöhemmät
kirjanpitovaatimusten vastainen, mikä on ongelmallista. 

Puhelun väsymys 

Suhteellisen äskettäin asti kuluttajilla oli rajoitetusti vaihtoehtoja, jos he halusivat ottaa yhteyttä säänneltyyn yritykseen. Keskustellakseen esimerkiksi pankkitilistään heidän tulee joko ottaa yhteyttä puhelimeen tai mennä paikalliseen konttoriinsa hakemaan henkilökohtaista
keskustelua. Nyt he pystyvät kommunikoimaan organisaation kanssa useiden digitaalisten kanavien kautta. 

Se ei ole vain vaihtoehto, vaan mieltymys. WhatsApp, Facebook Messenger ja Telegram olivat mukana

ladatuimmat sovellukset vuoden 1 ensimmäisellä neljänneksellä, ja WhatsAppilla itsessään on tähtitieteellistä
2 miljardia aktiivista käyttäjää maailmanlaajuinen. Mukaan
Forbes, 93 % yhdysvaltalaisista kuluttajista haluaa kommunikoida tekstiviestillä, ja nopeus, helppokäyttöisyys ja (kuluttajan) alustojen tuntemus ovat ratkaisevia etuja.  

Tämä toimii molempiin suuntiin; työntekijöiden on myös helpompaa ja tehokkaampaa kommunikoida arkipäiväisessä elämässään tuttujen työkalujen avulla kuin työnantajan tarjoamien työkalujen avulla. 

Etäkanavat 

Covid-19-pandemian aiheuttama häiriö johti paljon enemmän viestintäsovelluksiin, koska fyysinen läheisyys jopa työtovereiden kanssa oli kielletty. Vuonna 2019 68.1 miljoonaa yhdysvaltalaista matkapuhelimen käyttäjää käytti WhatsAppia viestiäkseen. Tämä luku on ennustettu

kasvaa 85.8 miljoonaan käyttäjään vuonna 2023. Tämän uusiin digitaalisiin kanaviin luottamuksen sivutuotteena oli käyttävien työntekijöiden määrän kasvu

henkilökohtaiset puhelimet tai tabletit liiketoiminnalle, kun linjat alkoivat hämärtyä ja työelämä ja henkilökohtainen elämä kietoutuivat. 

Työntekijät toimivat todennäköisemmin rennosti tehdessään töitä etänä, pitipä tämä sitten pidempiä taukoja tai viestien lähettämistä asiakkaille tai kollegoille luvattoman kanavan kautta. Sallittuaan näiden kommunikointitottumusten vakiintua pitkän ajan kuluessa, he ovat
Nyt on erittäin vaikeaa siirtyä takaisin Covidia edeltävälle tasolle, koska työntekijät ovat tottuneet luontaiseen mukavuuteen ja käytettävyyteen. 

Laskun maksaminen 

JP Morgan's
200 miljoonan dollarin sakko Joulukuussa 2021 se oli ensimmäinen merkittävä rangaistus tutkinnassa, joka on vaikuttanut myös edellä mainittuihin kymmeniin johtavaan investointipankkiin 1.8 miljardin dollarin arvosta. SEC:n tehoisku on sittemmin laajentunut, kuten Wall Streetin

pääomasijoitusjättiläiset ovat paljastaneet olevansa tutkinnan alla.  

Myös valvontayksikkö on aloittanut toimintansa
kyselyt pienempiä RIA (Registered Investment Advisor) -protokollia "kanavan ulkopuoliseen" liikeviestintään. RIA-sopimuksiin sovelletaan samoja säännöksiä kuin suuriin yrityksiin, joita aiemmin rangaistiin, joten vaikka ne ovat saattaneet säästyä väijytyksiltä
Alustavien tutkimusten aikana heidän tulee muistaa, että he ovat kuitenkin sääntelijöiden ristissä. 

Mitä nyt? 

Tilanne jättää yritysjohtajat ja vaatimustenmukaisuustiimit pulaan. Jos he uhraavat mukavuudesta ja toiminnan tehokkuudesta pyrkiessään noudattamaan vaatimuksia, kieltävät viestisovellukset kokonaan ja luottavat sen sijaan kokeiltuihin ja testattuihin ratkaisuihin.
sähköposti, puhelut ja vähemmässä määrin sosiaalinen media? 

Tämä on luultavasti houkutteleva vaihtoehto, kun otetaan huomioon määrättyjen seuraamusten valtavuus. Se on varmasti ollut suosituin lähestymistapa, koska heinäkuussa 2022 juuri

15 prosenttia rahoitusyrityksistä seurasi WhatsAppia. 

Mutta se ei ole aivan niin yksinkertaista. Työntekijöiden kieltäminen käyttämästä tiettyjä kanavia ei välttämättä tarkoita kaikkien riskien eliminoitumista. Hyödyllisten työkalujen kielto johtaa todennäköisesti työntekijöiden tyytymättömyyteen ja "vaatimustenmukaisuuspuutteisiin" työpaikalla.
Turvallisempi vaihtoehto on, että yritysjohtajat ymmärtävät alustat, joita työntekijät ja kuluttajat mieluiten käyttävät, ja kehittävät sitten sopivat käytännöt sen mukaisesti.  

Loppujen lopuksi, jos työntekijät haluavat käyttää luvattomia sovelluksia, he tekevät niin, ellei valvontamenettelyä ole olemassa sen valvomiseksi. Tällä on ollut valtavia seurauksia sellaisille Goldman Sachsille, Bank of Americalle ym., jotka eivät ole onnistuneet
tämän vaiheen resursseistaan ​​huolimatta.  

Voiko WhatsAppia valvoa? 

Parempi vaihtoehto tässä on varmasti antaa henkilöstölle mahdollisuus käyttää alustoja, joilla he ovat mukavimpia, minimoiden rajoitukset aina kun mahdollista.  

Saavuttaakseen vaatimustenmukaisuuden salatuilla alustoilla, kuten WhatsApp, yritysjohtajien on varmistettava, että he voivat siepata, säilyttää ja seurata keskusteluja. Tämä on helpommin sanottu kuin tehty, ja prosessi on historiallisesti aiheuttanut suuria vaikeuksia. Kuitenkin sisään
Viime vuosina on kehitetty uusia ratkaisuja erityisesti tämän nousevan tarpeen ratkaisemiseksi.  

Kuten aiemmin sosiaalisen median alustojen kohdalla, johtavat digitaalisen arkistoinnin toimittajat ovat rakentaneet teknologian viestintätietojen kaappaamiseen ja arkistointiin sovelluksista, kuten WhatsApp, WeChat, Signal ja Telegram. Tämä pelastaa yritysjohtajat turhautumisesta
on valittava tehokkuuden ja vaatimustenmukaisuuden välillä; molemmat voivat nyt elää rinnakkain hyvin rauhallisesti. 

Ratkaisevaa on, että yritykset voivat jakaa toissijaisia ​​numeroita henkilökohtaisiin laitteisiin, jolloin työntekijät voivat erottaa liike- ja työsuhteen ulkopuoliset yhteystiedot ja kerätä asiaankuuluvia tietoja vastaavasti. Tämä tarkoittaa, että yksityisyys voidaan myös säilyttää kohonneesta huolimatta
ammatillisen valvonnan tasoa. 

Olisi vastoin intuitiivista jättää huomiotta salattujen viestisovellusten kasvava kysyntä työpaikalla. Onneksi yritysten ei enää tarvitse.