Kuinka sähköpostinhallinnan robottiprosessiautomaatio voi vaikuttaa opettajiin

Robottiprosessiautomaation (RPA) avulla ihmiset voivat lopettaa tietyntyyppisten toistuvien tehtävien suorittamisen, jotka usein suoritetaan manuaalisesti. Koska niin monet ihmiset käyttävät nyt arvokasta aikaa sähköpostin hallintatarpeiden käsittelyyn, ei ole yllättävää, että he ovat pohtineet, kuinka RPA voisi auttaa heidän postilaatikoitaan. Tässä muutamia esimerkkejä siitä, miten se voisi parantaa koulutusalan toimintaa ja auttaa ahkeria opettajia vapauttamaan aikaansa.

Kirjoitustehtävien vähentäminen

Jotkut RPA-työkalut voivat käsitellä saapuvia ja lähteviä sähköposteja ennen kuin opettajat edes näkevät ne. Se poistaa suuren osan kiireisestä työstä, joka usein sisältää niin suuren osan heidän tyypillisistä työpäivistään.

Tällaiset ratkaisut arvioivat yleensä sähköpostin sisällön ensimmäisenä askeleena. Sitten he luovat luottamuspisteen sähköpostissa sanotuille. Jos RPA-järjestelmän luotettavuus on korkea, se lähettää vastauksen ilman, että opettajat tai muut sähköpostin hallintaan osallistuvat osallistuvat. Kouluttajat osallistuvat vain silloin, kun RPA-työkalu ei luota sähköpostin sisältöön ja tarvitsee ohjausta.

Tällaiset asetukset ovat erityisen hyödyllisiä, kun vanhemmat lähettävät sähköposteja, joihin on helppo vastata. Kouluttaja voi määrittää RPA-työkalulle erityisiä malleja käytettäväksi. Sitten heidän tarvitsee vain kirjoittaa yksityiskohtaisempia vastauksia, kun sähköpostin sisältö on monimutkaisempaa.

Harkitse esimerkkiä, jossa opiskelijat lähettävät läksyt sähköpostitse. Kouluttaja voi käyttää RPA:ta vahvistaakseen työn vastaanottamisen tai ilmoittaakseen, että oppija on unohtanut liittää tarvittavan liitteen.

RPA on arvokasta myös esimerkiksi lukuvuoden alkaessa, jolloin opettajan on ehkä lähetettävä tervetuliaissähköpostia kymmenille uusille oppilaille ja heidän vanhemmilleen. Opettajien on vielä lisättävä kirjeenvaihtoon henkilökohtaisia ​​yksityiskohtia, mutta he voivat poistaa tai vähentää osan sähköpostisisällöstä, jonka jokaisessa viestissä on mentävä.

"RPA voi lähettää sähköpostivastauksia ilman opettajien panosta." 

Säästää aikaa välttämättömien tehtävien aikana

Monissa kouluttajissa on sekä toiston että yksilöllisyyden elementtejä. Oppituntien suunnittelu on hyvä esimerkki. Opettajat noudattavat yleensä erityisiä puitteita varmistaakseen, että oppitunnin sisältö vastaa valtion tai kansallisia standardeja. He kuitenkin myös muokkaavat suunnitelmia kunkin opiskelijan mukaan oppijan vahvuuksien ja tarpeiden mukaan.

Skotlannissa Aberdeenin kaupunginvaltuusto käytti ensimmäisenä maassa RPA:ta tuntisuunnitelmien laatimiseen. Tämä RPA-sovellus aiheutti myönteisiä muutoksia vastaa 14 opettajan palkkaamista lisää koska se säästää niin paljon aikaa.

Jotkut oppituntisuunnitelmat sisältävät jopa sähköpostien lähettämisen opettamisen. Tämä sisältö on erityisen hyödyllinen nuoremmille opiskelijoille tai ihmisille, jotka opiskelevat englantia toisena kielenä.

Sähköpostit ovat monille olennainen osa jokapäiväistä elämää, mutta jokaisen piti jossain vaiheessa opetella lähettämään niitä. Kuvittele RPA-ratkaisu, joka voisi auttaa opettajia luomaan tuntisuunnitelmia nopeammin ja jakamaan sitten teemasisältöä suoraan oppilaiden postilaatikoihin.

"Skotlannissa käytetty RPA-sovellus säästi niin paljon aikaa, että se vastasi 14 uuden opettajan palkkaamista." 

Varmista, että opettajat näkevät sähköpostit prioriteettitasoittain

Sähköposti on kätevä viestintätapa, mutta siitä voi nopeasti tulla ylivoimainen. Tämä johtuu siitä, että useimpien ihmisten postilaatikko on määritetty vastaanottamaan kaikki sähköpostit saapuessaan. Kuitenkin, paras käytäntö sähköpostin hallintaan on priorisoida, miten ja milloin käsittelet viestejä. Tulet lähes varmasti huomaamaan, että jotkut tarvitsevat nopeaa huomiota ja toiset eivät vaadi vastauksia ollenkaan.

RPA voi toimia taustalla priorisoidakseen sähköpostit. Jotkut järjestelmät oppivat ajan myötä, mitkä sähköpostit ovat enemmän tai vähemmän tärkeitä. Ihmiset voivat myös säätää asetuksia niin, että he näkevät sähköpostit erissä ennalta asetettuina aikoina. Näin käyttäjiä ei keskeytetä aina, kun uusi viesti saapuu.

Jotkut RPA-järjestelmät oppivat myös tunnistamaan tiettyjä avainsanoja. Tällaisia ​​voivat olla "sairas lapsi", "myöhäinen kotitehtävä" tai "väliin jäänyt tehtävä". Nämä ovat kaikki asioita, jotka saattavat vaatia nopeaa huomiota opettajalta.

Monet opettajat ovat kohdanneet poikkeuksellisia haasteita viime vuosien aikana, ja jotkut kohtaavatkin nyt käsittelee burnoutia tuloksena. Yksi ongelma on se, että heidän on usein käytettävä niin paljon aikaa muuhun kuin opettamiseen. RPA voi ratkaista tämän ongelman, etenkin kun se liittyy sähköpostin hallintaan.

"Jotkin RPA-järjestelmät voivat priorisoida sähköpostit ja ajan myötä oppimisen, mikä on enemmän tai vähemmän tärkeää." 

Käsittelyaikojen ja -menettelyjen parantaminen

Monet koulutusjärjestelmät käyttävät sähköpostin sisältöä ennakkovaroitusjärjestelmänä. Esimerkiksi tietyt lauseet voivat viitata vaarassa olevaan opiskelijaan tai sellaiseen, jolla on äärimmäisiä näkemyksiä ja jotka voivat vaarantaa itsensä tai muut.

Yhdistyneessä kuningaskunnassa opetusministeriö otti käyttöön RPA-työkalun, joka tunnetaan nimellä Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data eli ARNOLD. Ennen ARNOLDin käyttöä työntekijät käsittelivät noin 120,000 XNUMX sähköpostiviestiä yleisöltä joka vuosi asettamalla tiedot manuaalisesti järjestelmään. Se vei paljon aikaa, ja vaati jonkun lukemaan viestin ja ymmärtämään sen kontekstissa ja luokittelemaan sen ennen kuin se meni oikealle henkilölle.

Nyt ARNOLD tarkistaa jokaisen sähköpostin, luokittelee sen riskitason mukaan ja suorittaa tarvittavat tiedot opetusosaston järjestelmään. RPA-työkalu tutkii satoja kuhunkin sähköpostiin liittyviä muuttujia päättääkseen, miten se luokitellaan. Tämä asetus on poistanut saapuviin sähköposteihin liittyvän manuaalisen tietojen syöttämisen.

Henkilökunnan jäsenet sanovat, että tämä muutos on auttanut heitä keskittymään palvelujen tarjoamiseen hallinnon sijaan. Sen avulla heidän on myös helpompi havaita sähköpostit, jotka vaativat nopeimman toimenpiteen, kuten riskiryhmään kuuluvia opiskelijoita tai huonommin menestyviä kouluja koskevat sähköpostit.

Roboottinen prosessiautomaatio tekee sähköpostin hallinnasta yksinkertaisempaa

Nykypäivän opettajat eivät voi välttyä kirjoittamasta ja vastaamasta sähköposteihin. Kuten nämä esimerkit osoittavat, robottiprosessien automaatiotyökalu voisi auttaa heitä säästämään aikaa ja tekemään palkitsevampaa ja merkityksellisempää työtä.

Jotkut opetusosaston päättäjät epäröivät tehdä asioita toisin, varsinkin jos uudet prosessit vaativat taloudellisia resursseja. Tämä tarkoittaa, että opettajien on ehkä puhuttava erityisesti siitä, kuinka paljon aikaa ja energiaa he käyttävät tällä hetkellä sähköpostien kirjoittamiseen ja kuinka RPA muuttaa pelin, jotta he voisivat omistaa enemmän aikaa siihen, mitä he osaavat parhaiten.