Kuinka rakentaa liiketoimintamalli lähteen maksuprosessien automatisoimiseksi Osa 4 (Jussi Karjalainen)

Kuinka rakentaa alhaalta ylöspäin suuntautuva, arvolähtöinen liiketoimintamalli lähdemaksuprosessien automatisoimiseksi, joka saa hyväksynnän. Osa 4. 

Edellinen artikkelini käsitti tuontivaiheet oikean teknologian tunnistamisessa ja realistisen muutossuunnitelman suunnittelussa. Tässä artikkelissa tarkastellaan liiketoimintasi rakentamisprosessia ei-taloudellisesta näkökulmasta. Seuraava kappaleeni näyttää
talousasioissa. On tärkeää muistaa, että yksinomaan korkean tason talousasioihin keskittyvää liiketoimintaa ei todennäköisesti allekirjoiteta ja hyväksytä. Toisaalta liiketoimintamalli, joka kattaa kaikki ehdottamaasi muutokset ja
tarjoaa alhaalta ylös -arvoarvioinnin on paljon todennäköisempää. Vankka arviointi todennäköisesti myös auttaa sinua viemään transformaatioprojektin läpi toteutuksen aikana.

Rakenna liiketoimintaasi

Tässä vaiheessa prosessia tiedät mitä haluat tehdä, kenen kanssa ja millä aikavälillä. Prosessin seuraava vaihe on koota kaikki tietämäsi yritysasiakirjaksi ja hakea sitten hyväksyntää projektiin investoinnille.
johtoryhmän ja/tai hallituksen jäsenet. Mielenkiintoista on, että tätä vaihetta pidetään usein stressaavimpana osana koko prosessia. Mistä aloitat? Mitä asiakirjoja sinun tulee valmistella? Miten se otetaan vastaan? Mitä lisäkysymyksiä työnantajasi esittävät
kysyä? Onko sinulla tarpeeksi vakuuttava tarina? Hyväksytäänkö ehdottamasi muutokset?

Huolimatta yritysasiakirjan painopisteestä ja tärkeydestä, se on tyypillisesti vaihe, joka yksinkertaistuu liikaa ja päätyy numeroihin - sen sijaan, että se olisi rehellinen arviointi, jota johtajat yleensä etsivät. Yrityksesi tapaus ei ole laskentataulukko.
Talousasiat ovat tärkeä osa liiketoimintaa, mutta ne eivät ole ainoa osatekijä.

Liiketoiminnassasi on käsiteltävä kolme yleistä seikkaa, jotta se voidaan hyväksyä ja auttaa sinua johtamaan muutosprojektiasi:   

• Luottamus – sinun Liiketoiminnan on oltava riittävän vankka varmistaakseen, että johtajasi luottavat siihen, että tiedät mistä puhut 
• Rehellisyys - sen pitäisi olla ehdotetun hankkeen rehellinen arvio. Selvitä komponentit, jotka voivat nopeuttaa tai hidastaa projektia, ja määrittelemäsi taloudelliset ja projektin toimitusoletukset 
• Hallinto – sen on suunniteltava selkeä polku vankaine seuranta- ja arviointipisteineen, joilla varmistetaan, että hanke lunastaa lupauksensa. vankka suunnitelma, jossa hahmotellaan keskeiset "muutos"-mittarit, jotka on saavutettava ja mitä
  korjaavia toimenpiteitä voidaan soveltaa. 

Liiketoimintasi on sisällettävä seuraavat elementit: 

Muutoksenhallinnan arviointi 

Kaikkiin liiketoimintatapauksiin on sisällyttävä yksityiskohtainen arvio vaikutuksista, joita projektisi todennäköisesti vaikuttaa tiimiisi. Sinun on hahmoteltava 'ihmistekijät', jotka sekä tukevat hankkeesi toteuttamista että estävät sitä. Tehdä se
harkitse seuraavaa: 

• Nykyinen kulttuurisi ja arvojärjestelmäsi 
• Yrityksesi muutoskyky, mukaan lukien se, kuinka paljon muutosta on jo käynnissä tai suunniteltu 
• Organisaation johtamistyylit ja vallanjako 
• Käsitykset aiemmista muutos- ja muutosprojekteista 
• Keskijohdon asenne ehdotettuihin muutoksiin, sillä ne ovat avainasemassa loppukäyttäjien hyväksymisen edistämisessä 
• Johdon sponsorointi vaaditaan muutoksen aikaansaamiseksi koko organisaatiossa 

Kohdista suunnitelmasi laajempiin strategisiin tavoitteisiin 

Kaikissa liiketoimintatapauksissa on vedettävä erittäin selkeä ja ilmeinen raja ehdotetusta projektista yhteen tai useampaan organisaatiosi strategiseen tavoitteeseen. Linkitä se sitten takaisin muutokseen, jonka ehdottamasi muutokset toteuttavat. Tämä on elintärkeää voittamisen kannalta
toimeenpanotuki projektille ja saada heidän hyväksyntänsä kaikkiin kuluihin. Tämän on oltava yksityiskohtaisempi kuin vain 'X
linjassa digitaalista transformaatiota koskevan tavoitteen Y kanssa, koska se on digitaalinen projekti. Joten miten osoitat vaaditun yksityiskohtaisuuden tason? 

• Tarkista yrityksesi ja osastojen strategiset suunnitelmasi. Jos niitä ei ole, tapaa johtoryhmääsi ja kysy heiltä heidän keskeisistä strategisista prioriteeteistaan. 
• Tunnista sitten hankkeesi erityiset tulokset, jotka tukevat näitä prioriteetteja.
• Kohdista menestysmittarisi ja projektisi aikajana laajempaan yrityksen ja/tai osastojen strategiasuunnitelmaan. 

Testaa havaintojasi muutaman keskeisen sidosryhmän kanssa varmistaaksesi, että ne ovat järkeviä – tämä auttaa myös saamaan idean projektistasi kyseisen sidosryhmän kanssa.  

Tartu riskiin 

Riski on erittäin tärkeä osa liiketoimintatapausten päätöksentekoprosessia, joten sinun on osoitettava, että olet tehnyt läksynsä ja ymmärrät projektiisi liittyvät riskit kolmella avainalueella: 

• Projektin riskit – mitä riskejä projektin toteuttamiseen liittyy 
• Toimimattomuuden riskit – mitkä ovat ne yritysriskit, joita yritys kohtaa, vaikka projektia ei tehdä 
• ROI-riskit – Mitkä ovat riskit, jos sijoitukselle ei saavuteta odotettua tuottoa? 

Jokaisen riskin osalta sinun on tunnistettava todennäköisyys, vaikutus, riskien luokitus ja vähentämisstrategia sekä omistaja. Projektiriskit tulee johtaa projektisi suunnitteluprosessista, nämä ovat yleensä riskejä, jotka korostetaan liiketoimintatapauksessa.
Alueet, jotka yleensä jäävät huomiotta, ovat toimettomuusriskit ja ROI-riskit. 

Toimimattomuuden vaara 

Toimimattomuuden riski viittaa todellisiin yritysriskeihin, joita yritys kohtaa, kun se muuttaa hankinta- ja ostovelkaprosessiaan. Jokainen yritys kohtaa nämä riskit, kysymys on kuinka suuria ne ovat järjestelmien perusteella
ja prosessit, jotka sinulla on jo käytössä. Yrityksen hankinta- ja ostovelkaprosesseissa on yleensä 10 yritysriskiä, ​​jotka sinun on oltava tietoisia: 

• Vilpilliset laskut – riski, että maksat laskun, jota sinun ei pitäisi 
• Toimittajan noudattamatta jättäminen – Tämä sisältää suuren joukon toimittajapuolen vaatimustenvastaisuusriskejä niiden asiakirjojen/prosessien tyypeistä, joita vaadit heiltä. Riskinä tässä on, että alat työskennellä toimittajan kanssa, jolla ei ole sitä
  vaaditut asiakirjat ovat paikallaan tai olemassa oleva toimittajan dokumentaatio vanhenee. Tämä voi sisältää noudattamisen: 
  • Ympäristö-, sosiaali- ja hallintovaatimukset (ESG) 
  • Nykyaikainen orjuus 
  • Vakuutus 
  • Toimialan akkreditoinnit 
  • Toimialan arvioinnit  
• Laskujen kaksoiskappaleet – riski, että maksat saman laskun kahdesti toimittajalta. 
• Verovelvollisuus - riski, että et pysty noudattamaan asiaankuuluvia veroilmoituksia/lakeja tietoihisi tai prosesseihisi liittyvien ongelmien vuoksi. 
• Maverickin kulutus - riski siitä, että yritys käyttää luvattomasti tavaroita/palveluita. 
• Käytä hyväksyntä – riski, että et pysty osoittamaan hyväksyväsi yrityksen tavaroiden/palveluiden kulutusta rahoituskäytäntöjesi ja -menettelyjesi mukaisesti. 
• Virheellinen laskun tietojen talteenotto – riski, että tallennat laskutiedot väärin, mikä johtaa ongelmiin toimittajan maksuissa  
• Eturistiriita - riski, että yritysten kulutuspäätökset tehdään ilman selkeää eturistiriitojen arviointia (esim. sopimus tehdään työntekijän ystävän tai muun liiketoiminnallisen edun kanssa). 
• Sopimuksen elinkaaririski - tämä riski sisältää useita sopimukseen liittyviä riskejä, mukaan lukien alueet, kuten: 
  • Epäsuotuisista ja/tai mahdollisesti vahingollisista sopimusehdoista sovitaan ilman asianmukaista sopimusriskin arviointia 
  • Sopimusasiakirjat puuttuvat 
  • Luvattomien työntekijöiden sopimusten hyväksyminen 
  • Sopimukset päättyvät tietämättään 
• Vahingoittaa toimittajasuhteita – Tämä riski liittyy ongelmiin, joita voi ilmetä hankinta-maksuprosessissasi ja jotka voivat vahingoittaa suhdettasi tavarantoimittajiisi. Tämä voi sisältää tekijöitä, kuten: 
  • Myöhästyneet, myöhässä tai myöhässä olevat laskut 
  • Korkeat huoltokustannukset manuaalisten seurantaprosessien vuoksi 
  • Tilaukset puuttuvat tai ovat virheellisiä manuaalisten tilausprosessien vuoksi 
• Liiketoiminnan häiriö - tämä riski liittyy siihen mahdollisuuteen, että maksullisen liiketoiminnan ydinhankinta keskeytyy avainhenkilöiden lähtemisen vuoksi, joilla on avain, manuaalinen prosessitieto. 

ROI:n riski

Jos olet pystynyt seuraamaan prosessia tähän pisteeseen asti, sinulla pitäisi olla selkeä käsitys siitä, kuinka ja milloin arvoa tuodaan ehdotetun hankkeesi kautta. Kaikki tämä määräytyy useiden oletusten perusteella. ROI:n riskit ovat riskejä
nämä oletukset eivät toteudu.

Jos olet esimerkiksi laskenut, että laskujen käsittelykustannusten aleneminen johtuu siitä, että toimittaja ottaa käyttöön enemmän automatisoituja laskutuskanavia, mitä tapahtuu, jos käyttöönotto on odotettua hitaampaa? Mitä lieventämisstrategioita voit ottaa käyttöön
varmistaaksesi, että olettamukset ovat lähellä todellisuutta?

Suosittelen tarkistamaan kaikki odotetut hyödyt:

• Laskutusprosessin edut
• PO-käsittelyn edut
• Hankintoihin liittyvät edut
• Ihmisiin liittyvät edut
• Tehokkuusedut

Ja sitten riskiarviointi näiden alueiden perusteella tunnistaakseen todennäköisyyden, vaikutuksen ja lieventämisstrategian.

Kokemuksemme mukaan liiketoimintatapauksen ei-taloudellisten näkökohtien ilmaiseminen auttaa rakentamaan luottamusta, osoittamaan asiantuntemustasi ja valmistamaan johtajaasi liiketoiminnan taloudelliseen puoleen. Seuraavassa kappaleessani tarkastelen näiden tärkeiden taloustietojen lisäämistä
yritykseesi.