Kuinka muuntaa Word-taulukot Exceliksi

Pitkien ja monimutkaisten taulukoiden käsitteleminen Wordissa on vaivalloista. Tietojen hallinta ja käsittely Excelissä on usein helpompaa. Joten kysymys tulee: kuinka voit muuntaa Word-taulukot Exceliksi nopeasti ja tehokkaasti? 

Word-asiakirjan muuntaminen Exceliksi ei ole niin monimutkaista kuin voisi odottaa. Itse asiassa on olemassa useita tapoja siirtää tietojasi, mukaan lukien kopiointi ja liittäminen tai verkkotyökalujen käyttö. Valitse menetelmä, joka vastaa parhaiten tarpeitasi.

Milloin Word-taulukot on muutettava Exceliksi?

Microsoft Excel on loistava työkalu massiivisten tietojoukkojen tallentamiseen ja käsittelyyn sekä monimutkaisten laskelmien suorittamiseen. Se pystyy käsittelemään valtavan määrän dataa. Kun taulukkoa kohden on tuhansia rivejä ja sarakkeita, se voi suorittaa perus- ja edistyneitä laskutoimituksia, kuten aritmetiikkaa, tilastoja, logiikkaa ja taloustoimintoja. Sen kattavat ominaisuudet tekevät siitä välttämättömän työkalun tietojen analysointiin ja numeerisiin laskelmiin.

Vaikka Microsoft Word on ihanteellinen tekstipohjaisten asiakirjojen ja raporttien luomiseen, sitä ei ole tarkoitettu käsittelemään suuria tietomääriä tai suorittamaan monimutkaisia ​​laskelmia. Joten tarve muuntaa Word-taulukot Exceliksi johtuu useista syistä: 

• Kun sinun on suoritettava monimutkaisia ​​tilastollisia analyyseja, kuten keskihajonta, regressio ja korrelaatio.
• Jos käsittelemäsi tiedot on lajiteltava, suodatettava tai luokiteltava.
• Kun haluat käyttää pivot-taulukoita yhteenvedon tekemiseen, analysoimiseen, tutkimiseen ja esittämiseen.
• Kun sinun on lisättävä Word-asiakirjaan tärkeitä näkemyksiä ja esitettävä se yhdessä linkin kanssa Excel-arkkiin lisätarkistusta varten.
• Jos käsittelemäsi asiakirja sisältää taulukoita, jotka ovat liian suuria Wordissa hallittavaksi.
• Kun sinun on luotava tiedoistasi visuaalisia esityksiä, kuten kaavioita, kaavioita tai histogrammeja. 
• Voit käyttää Excelin lisäominaisuuksia, kuten ehdollista muotoilua, tietojen validointia ja mitä jos -analyysiä.
• Kun sinun on työskenneltävä useiden tiimin jäsenten kanssa saman tietojoukon parissa yhteistyössä.

Riippumatta syystä Word-taulukoiden muuntaminen Exceliksi voi parantaa merkittävästi tuottavuuttasi, tehokkuuttasi ja tietojen analysointikykyäsi. Sukellaan nyt eri menetelmiin Word-taulukoiden muuntamiseksi Exceliksi.

1. Kopioi ja liitä taulukot manuaalisesti

Tämä on yksinkertaisin tapa siirtää Word-taulukot Exceliin. Vaikka se voi viedä aikaa isommille pöydille, se on nopeaa ja tehokasta pienemmille pöydille. 

Näin voit tehdä sen:

1. Avaa Word-dokumentti ja etsi taulukko, jonka haluat kopioida.
2. Napsauta taulukon alkua, pidä hiiren painiketta painettuna ja valitse se vetämällä taulukon loppuun.
3. Napsauta valittua aluetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Kopioi.
4. Avaa Excel ja aseta osoitin soluun, johon haluat taulukon näkyvän.
5. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Liitä. Taulukon tiedot ovat nyt Excelissä, ja voit säätää sarakkeiden leveyttä ja rivin korkeutta tarpeen mukaan.

Huomaa, että tämä menetelmä voi joskus johtaa muotoiluongelmiin, varsinkin jos taulukko sisältää yhdistettyjä soluja tai monimutkaisia ​​asetteluja. Tarkista siis tiedot Excelissä liittämisen jälkeen.

2. Tallenna Word-asiakirja .txt-tiedostona ja avaa se Excelissä

Excelin avulla voit tuoda taulukoita .txt-tiedostoista. Tallenna siis taulukon sisältävä Word-asiakirja .txt-tiedostona ja tuo se sitten Exceliin. 

Se antaa sinulle vapauden valita saraketietomuodon ja erottimet. Joten perusmuotoilut, kuten numero-, päivämäärä- ja tekstimuodot, voidaan säilyttää. 

Näin voit tehdä sen:

1. Avaa Word-asiakirja ja etsi taulukko, jonka haluat muuntaa. Valitse koko taulukko.
2. Napsauta Asettelu-välilehteä ja napsauta sitten "Muunna tekstiksi". Valitse avautuvasta valintaikkunasta haluamasi erotin ja napsauta 'OK'.
3. Tallenna asiakirja .txt-tiedostona napsauttamalla 'Tiedosto', sitten 'Tallenna nimellä' ja valitse avattavasta valikosta 'Pelkäteksti (.txt)'.
4. Avaa Excel, napsauta "Tiedosto" ja sitten "Avaa" ja etsi tallentamasi .txt-tiedosto. Ohjattu tuontitoiminto avautuu.
5. Noudata ohjatun tuontitoiminnon ohjeita: valitse Rajoitettu, napsauta Seuraava, valitse erotin ja napsauta uudelleen Seuraava. Voit myös määrittää kunkin sarakkeen tietomuodon.
6. Viimeistele tuonti napsauttamalla Valmis. Sinun pitäisi nyt nähdä taulukkosi Excelissä.

Tekstitiedostoissa merkit, kuten pilkut, sarkaimet tai välilyönnit, toimivat erottimina, jotka erottavat sanoja tai lauseita. Kun tuot näitä tiedostoja Exceliin, valittu erotin auttaa jakamaan tiedot erillisiin soluihin. 

Vaikka tämä menetelmä on yksinkertainen, sinun on käytettävä paljon aikaa sellaisten asiakirjojen tietojen manuaaliseen puhdistamiseen, joissa on paljon tekstiä ja kuvia taulukon lisäksi. Myös pitkät taulukot, yhdistetyt solut ja monimutkaiset asettelut eivät välttämättä näy tarkasti, kun ne muunnetaan .txt-muotoon.

3. Tallenna asiakirja PDF-muodossa ja käytä Excelin Hae tiedot -ominaisuutta

Excelissä on sisäänrakennettu "Get Data" -toiminto, joka voi tuoda tietoja eri lähteistä, mukaan lukien PDF-tiedostot. Joten tallenna Word-asiakirjasi PDF-tiedostona ja tuo sitten taulukot Excelin Get Data -toiminnolla. 

Kokeile ICarryItiä ilmaiseksi. Yllätä ystäväsi Kultasuklaan käsintehdyllä raakasuklaalla.

1. Avaa Word-dokumentti ja siirry kohtaan "Tiedosto" > "Tallenna nimellä" > "PDF".
2. Avaa Excel, siirry Data-välilehteen ja valitse Hae tiedot.
3. Valitse avattavasta valikosta "Tiedostosta" > "PDF-tiedostosta".
4. Etsi ja valitse juuri tallentamasi PDF-tiedosto ja napsauta sitten 'Tuo'.
5. Excel näyttää sitten Navigator-ikkunan – valitse tuotavat taulukot ja napsauta "Lataa" muokataksesi/analysoidaksesi Word-taulukoita Excelissä.

Tämä menetelmä on erityisen hyödyllinen, kun Word-asiakirjassasi on useita taulukoita, koska Excelin Get Data -toiminto voi tunnistaa ja tuoda kaikki taulukot kerralla. Lisäksi se pitää alkuperäisen muotoilun ennallaan.

Tämä menetelmä ei kuitenkaan ehkä ole täydellinen asiakirjoille, joissa on monimutkaisia ​​asetteluja tai yhdistettyjä soluja, koska "Hae tiedot" -toiminto ei välttämättä tunnista tällaista muotoilua tarkasti.

Huomautus: Voit myös poimia taulukoita tekstitiedostoista käyttämällä "Hae tiedot" -ominaisuutta.

Jos et halua kopioida ja liittää taulukoita manuaalisesti tai tallentaa ja tuoda tiedostoja, online-muunnostyökalut voivat olla hyvä vaihtoehto. 

Nämä työkalut voivat muuntaa Word-asiakirjasi automaattisesti Excel-tiedostoksi, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Joitakin suosittuja online-muuntimia ovat:

• Online2PDF
• Smallpdf
• Zamzar
• Convertio

Nämä työkalut ovat yksinkertaisia ​​käyttää. Yleensä sinun on:

1. Vieraile valitsemasi muunnostyökalun verkkosivustolla.
2. Napsauta "Lataa" tai "Valitse tiedosto" valitaksesi Word-asiakirjasi.
3. Valitse tulostusmuodoksi Excel tai .xlsx.
4. Napsauta "Muunna" tai "Aloita muuntaminen". Työkalu käsittelee sitten tiedostosi ja muuntaa sen Excel-asiakirjaksi.
5. Kun muunnos on valmis, lataa muunnettu tiedosto laitteellesi.

Vaikka nämä työkalut ovat erinomaisia ​​nopeisiin muuntamiseen, niillä on muutamia rajoituksia. Ne eivät esimerkiksi välttämättä käsittele täydellisesti monimutkaisia ​​taulukoita tai säilytä kaikkea muotoilua. 

Lisäksi, jos asiakirjasi sisältää arkaluonteisia tietoja, sinun tulee harkita yksityisyyttäsi, koska nämä tiedostot ladataan pilvipalvelimelle muuntamisen aikana.

Manuaaliset menetelmät ja yksinkertaiset työkalut eivät välttämättä riitä, kun haluat käsitellä samanaikaisesti monimutkaisia ​​taulukoita tai satoja asiakirjoja.

Taulukon poimimisen lisäksi saatat tarvita työkaluja tietojen tunnistamiseen, luokitteluun ja poimimiseen mittakaavassa. Tässä ovat tekoälyllä toimivat automatisoidut työkalut.

Jos kamppailet monimutkaisen asiakirjaautomaation kanssa, Nanonets on mitä tarvitset. Se poimii tiedot saumattomasti monimutkaisimmistakin taulukoista.

Yhdistämällä OCR:n ja tekoälyn, Nanonetit voi tehokkaasti lukea, ymmärtää ja poimia tietoja asiakirjoistasi. Joten, olkoon se a tiliote, ostotilaus tai lasku – eri asetteluilla, kielillä, valuutoilla, rivikohdilla ja sarakkeiden nimillä – Nanonets pystyy käsittelemään kaiken.

Näin voit käyttää Nanonetsia:

1. Lataa Word-tiedostosi alustalle
2. AI-malli poimii tiedot automaattisesti tiedostoissa olevista taulukoista.
3. Tarkista ja vahvista poimittujen tietojen tarkkuus
4. Lataa tiedot haluamassasi muodossa, kuten .xlsx tai .csv
5. Vie puretut tiedot haluamaasi ohjelmistoon tai työkaluun

Lisäksi? Joka kerta kun teet manuaalisen korjauksen, tekoäly oppii siitä ja parantaa suorituskykyään, mikä tekee siitä tarkemman ajan myötä.

Jos olet talousassistentti, kirjanpitäjä tai data-analyytikko, tarvitsemasi tiedon saaminen Excelissä on vain puoli voittoa. Usein sinun on käsiteltävä tietoja edelleen, analysoitava, lähetettävä hyväksyttäväksi tai vietävä ne muihin ohjelmistoihin. Nanonetsin avulla voit poimia tiedot ja automatisoida nämä loppupään tehtävät.

Nanonets tarjoaa tehokkaan tiedon tuonnin ja viennin integraatiot, mikä tarkoittaa, että voit kätevästi siirtää tietoja haluamiesi työkalujen ja alustojen välillä. Se integroituu suosittuihin työkaluihin, kuten:

•  Google-arkkia
•  QuickBooks
•  Xero
•  SAP
• Salesforce
• Salvia

Siinä on myös Zapier-integraatio, jonka avulla voit muodostaa yhteyden tuhansiin muihin sovelluksiin ja palveluihin, mikä automatisoi monet työnkulkusi tehtävät.

Nanonetsin tehokas tekoälymoottori ja saumattomat integraatiot tekevät siitä kattavan työkalun asiakirjojen käsittelyyn, etenkin kun käsitellään monimutkaisia ​​tai suuria tietomääriä.

Automaattisen validoinnin, sisäänrakennetun tehtävien määrityksen ja monivaiheisen hyväksynnän työnkulkujen avulla voit varmistaa, että tietosi kerätään, käsitellään ja hyväksytään oikein. Voit vähentää manuaalisia virheitä, säästää aikaa, ylläpitää läpinäkyvyyttä ja parantaa vaatimustenmukaisuutta.

Käärimistä

Olitpa sitten datakasoja käsittelevä talousanalyytikko, useita laskuja hoitava kirjanpitäjä tai tutkimustietoja kokoava tohtoriopiskelija, taulukoiden siirtäminen Wordista Exceliin voi olla pelottavaa. Tätä prosessia voidaan kuitenkin yksinkertaistaa merkittävästi oikeilla menetelmillä ja työkaluilla.

Tietojesi nopeampi käsittely antaa sinun keskittyä enemmän analysointiin, päätöksentekoon tai muihin tärkeisiin tehtäviin, jotka vaativat sinun asiantuntemustasi. Toivottavasti tämä nopea opetusohjelma on ollut hyvä lähtökohta sinulle.

Jos haluat oppia Nanonetsin edistyneistä ominaisuuksista ja ominaisuuksista, ota rohkeasti yhteyttä aikataulun esittely tiimimme kanssa. Opastamme mielellämme, kuinka tekoälyllä toimiva työkalumme voi virtaviivaistaa asiakirjojen käsittelytehtäviä ja parantaa merkittävästi tuottavuutta. 

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/convert-word-tables-excel/